Cum se menține o bază de date CRM curată?

În rularea unui sistem de baze de date CRM , o sarcină obișnuită dificilă este asigurarea preciziei și validității datelor stocate în acesta. Atunci când întreținerea datelor de către o organizație nu este la egalitate, activitățile sunt încetinite, rapoartele devin inexacte și devine dificil să se verifice manual detaliile fiecărei înregistrări, deoarece există și alte activități importante de care trebuie să te ocupi.

Un exemplu

Să luăm în considerare un exemplu. Dacă un reprezentant de vânzări A dintr-o organizație efectuează un apel de vânzări ulterior către un client și află că un alt reprezentant de vânzări B a efectuat deja acel apel, atunci întreaga situație poate fi puțin jenantă pentru reprezentantul A. Cu toate acestea, întrebarea este unde a apărut confuzia și de ce anume a făcut rep. Un apel oricum?

Acum să presupunem că reprezentantul A a continuat să verifice datele și a constatat că nu a existat nicio înregistrare anterioară a unui apel efectuat către persoana de contact. În urma investigațiilor ulterioare, reprezentantul A descoperă că a existat o copie duplicată a aceluiași contact atribuit reprezentantului de vânzări B. Prin urmare, concluzia, în acest caz, a fost că doi reprezentanți din echipa de vânzări au avut un contact similar și ambii și-au făcut loc de muncă prin apelul de urmărire către client.

Acesta este un exemplu clasic al faptului că CRM-ul are date inexacte, motiv pentru care a împiedicat procesul de vânzare în cazul organizației menționate mai sus. Deoarece aceste date nu sunt gestionate, uneori acest lucru poate duce la neadministrarea persoanelor de contact și la schimbarea numerelor de telefon sau a adreselor de e-mail ale acestora.

Menținerea unui set de date curat și organizat

În exemplul menționat mai sus, am observat că un caz de duplicare a datelor a dus la un apel jenant de urmărire a vânzărilor. Pe lângă duplicare, poate exista și o șansă de dificultate în gestionarea validității datelor în cazul în care deduplicarea CRM nu se face.

Prin urmare, este necesar să se mențină un set de date curat, organizat și valid în baza de date de vânzări, astfel încât datele să poată fi actualizate în mod regulat. În caz contrar, rapoartele de vânzări pot fi pline de erori care pot duce în cele din urmă la probleme mult mai mari.

De exemplu, să presupunem că o organizație permite doar o reducere de 10% la produsele sale, conform politicii, iar unii dintre reprezentanți ar putea să nu cunoască această politică sau pot fi neglijenți cu ea și pot introduce o reducere mai mare pentru unele dintre ele. oferte.

În cazul în care se întâmplă acest lucru, va fi necesar să vă ocupați manual de excepții și să corectați lucrurile. Acest lucru poate consuma mult timp cu siguranță și, de asemenea, inutil. Mai mult decat atat, reprezentantii vor trebui sa se grabeasca in prinderea erorilor pentru ca vanzarile sa nu fie afectate.

Astfel, toate acestea ajung la un simplu fapt și acesta este deduplicarea bazelor de date . Utilizarea Zoho CRM prin asistența unui consultant CRM poate ajuta la întreținerea și curățarea bazei de date. Unele dintre modalitățile eficiente în care acest lucru poate fi realizat cu Zoho CRM sunt menționate mai jos. Le vom privi pe rând.

Gestionarea înregistrărilor duplicate

Utilizarea Zoho CRM poate fi utilă pentru a oferi o soluție promptă și eficientă la problema înregistrărilor duplicate. Vom vedea cum să facem asta în două moduri și un exemplu.

• Arestarea duplicatelor înainte de a le crea

  Când faceți un câmp un câmp unic, crearea unei înregistrări duplicat este oprită imediat. Aceasta este o modalitate eficientă de întreținere a unei baze de date.

În cazul în care ați marcat „Adresa de e-mail” ca un câmp unic într-un modul, CRM vă poate avertiza să creați un client potențial nou cu aceeași adresă de e-mail, la fel ca un client potențial existent. Pentru a face un câmp unic, trebuie doar să selectați opțiunea „Nu permiteți valori duplicate” din setările câmpului.

• Fuzionarea înregistrărilor duplicate

  Indiferent de crearea câmpurilor unice și verificarea dublă a datelor, este posibil să existe încă unele înregistrări duplicat în CRM. În acest caz, instrumentul de deduplicare al Zoho CRM poate fi folosit pentru a îmbina datele duplicate.

Atunci când utilizatorul execută o verificare deduplicată, CRM poate îmbina automat înregistrările care sunt copii exacte una ale celeilalte. În cazul în care există un conflict, se poate alege o înregistrare principală, astfel încât duplicatele să poată fi îmbinate în înregistrarea aleasă.

În afară de instrumentul de deduplicare, Zoho CRM vine și cu o opțiune specială „Găsiți și îmbinați” care dublează funcțiile. Puteți utiliza opțiunea Găsiți și îmbinați duplicate în cazul în care știți ce înregistrare din modul a fost duplicată și ar trebui îmbinată.

De exemplu, în cazul în care știți că o persoană de contact numită Sanjay are copii duplicate și doriți să îmbinați copiile, atunci puteți merge la pagina lui Jame și faceți clic pe Găsiți și îmbinați duplicatele. Puteți selecta înregistrările, puteți seta înregistrarea potrivită și puteți îmbina copiile duplicate.

Validarea datelor CRM

În afară de eliminarea dublării datelor, trebuie să fiți proactivi pentru a vă asigura că baza de date CRM nu acumulează date nedorite în primul rând. Aceasta înseamnă, de asemenea, că ar trebui să găsească modalități de validare a datelor care vin în contul CRM.

Zoho CRM vine cu câteva funcții prin care puteți asigura cu ușurință validitatea datelor. Aceasta include, de asemenea, diferite eforturi, cum ar fi punerea în aplicare a unui proces, stabilirea unor restricții de acces și trimiterea automată a înregistrărilor pentru aprobare manuală.

• Trimiterea automată a înregistrărilor

Fiind manager de vânzări, de multe ori nu veți avea timp să priviți și să verificați fiecare informație care intră în baza de date CRM . Indiferent, vei dori să fii atent la câteva detalii importante, cum ar fi procentul de reducere la produs.

În cazul în care cineva introduce o reducere inacceptabilă, atunci ați dori să fiți anunțat despre aceasta. Zoho CRM vine cu o soluție fiabilă pentru a răspunde acestei cerințe, în care înregistrările create de echipa de vânzări pot fi trimise automat pentru aprobarea superiorilor, pe baza unor criterii personalizate.

Prin urmare, acesta este o modalitate prin care puteți rămâne informat cu privire la datele sensibile care intră în CRM în cazul în care aceasta este un motiv de îngrijorare. Configurarea simplă a procesului de aprobare a fluxului de lucru cu criterii adecvate este suficientă pentru trimiterea automată a înregistrărilor spre aprobare.

• Data validarii

Când o înregistrare este adăugată la CRM, uneori poate exista o situație în care nu puteți completa toate câmpurile înregistrării dintr-o singură mișcare. De exemplu, în timp ce adăugați un client potențial, puteți vedea un câmp numit Interesat de.

Acum, în acest moment, s-ar putea să nu fiți foarte sigur, dar odată ce suni liderul și îi întrebi de ce sunt interesați, vei putea completa acest câmp. În acest fel, poți completa și un procent de reducere pentru o afacere atunci când ai avut o discuție cu managerul de vânzări.

În acest caz, urmați un proces detaliat. Detaliile pot fi introduse numai în diferite etape ale procesului. S-ar putea să fii întâlnit cu etape precum calificarea lead-ului, negocierea, aprobarea reducerii, etapa contractului etc.

Dacă aceasta este o situație care sună similar, atunci puteți plasa un proces în CRM și în diferite etape ale procesului, puteți avea mandatul de sistem în timp ce validați informațiile după cum este necesar. Pe măsură ce înregistrarea progresează, CRM-ul va solicita utilizatorului să introducă detaliile în contextul potrivit. Când înregistrarea iese dintr-un proces, puteți avea informații complete pentru înregistrare.

Zoho CRM poate fi folosit pentru a crea un proces de afaceri cu ajutorul Blueprint. Ajută la proiectarea și executarea procesului într-o manieră sistematică. Cu ajutorul Zoho Blueprint, fiecare etapă dintr-un proces și persoanele asociate cu fiecare etapă pot fi definite. De asemenea, vă puteți ghida echipele prin execuția procesului. Puteți valida și solicita informații în timp ce automatizați și acțiunile de rutină.

Personalizați câmpurile

Zoho CRM poate fi folosit pentru a personaliza un câmp pe baza strategiilor menționate mai jos. Le vom privi pe rând.

• Informații despre vânzări din mandat :

Prima metodă este de a solicita informațiile importante de vânzări prin marcarea câmpurilor ca fiind obligatorii. O problemă majoră care vine cu datele neorganizate este că multe câmpuri sunt incomplete.

Când trimiteți documentele legale prin e-mail, veți vedea adesea că informațiile stradale lipsesc în secțiunea cu adresă, ceea ce este un mod ineficient de a face lucrurile. Această situație poate fi evitată prin marcarea câmpurilor ca obligatorii în Zoho CRM. Odată făcut acest lucru, o înregistrare nu poate fi salvată fără a completa toate informațiile obligatorii.

• Setarea limitei maxime de caractere pentru câmpuri :

De multe ori, puteți simți nevoia de a completa un câmp care este unic pentru organizația dvs. De exemplu, un număr de identificare unic care vine cu 10 cifre. Ce se întâmplă dacă cineva introduce 9 cifre? În cazul în care sistemul acceptă numărul, atunci datele vor fi inexacte.

Când personalizați acest câmp în Zoho CRM, puteți seta o limită maximă de caractere permisă pentru câmpurile de text și cifrele maxime permise pentru câmpurile cu numere pentru a evita această problemă.

Menținerea unei foi de stil

Nu există nicio îndoială că automatizarea lucrează mult. Cu toate acestea, nu se poate nega faptul că eforturile umane sunt importante pentru asigurarea calității datelor. O modalitate eficientă de a vă asigura că introducerea datelor este ușoară și consecventă este prin introducerea convențiilor de denumire.

De exemplu, uneori se poate face referire la o țară cu nume diferite și în formate diferite. Regatul Unit este cunoscut sub numele de Regatul Unit, Marea Britanie și Regatul Unit. Acesta este motivul pentru care un format standard pentru date ajută la generarea de rapoarte precise în timp ce se filtrează înregistrările pe baza criteriilor.

Puteți urma o foaie de stil cu o listă de abrevieri și formate standard de introducere a datelor pentru adrese, nume de companii, adrese de e-mail, desemnări etc. Valorile derulante predefinite ajută, de asemenea, la eliminarea unei părți a problemei în acest caz, este posibilă deduplicarea bazei de date .

Utilizarea rolurilor pentru securitate

Datele provin din mai multe surse și mai mulți utilizatori le accesează simultan. Aceasta înseamnă că întreținerea unei baze de date CRM curate nu este atât de ușoară. Cu toate acestea, una dintre cele mai bune și dovedite practici pentru a realiza această sarcină este restricționarea accesului la datele din contul CRM.

Puteți defini rolurile care vă vor ajuta să controlați drepturile de acces ale utilizatorilor în timp ce lucrați la datele CRM. În acest fel, utilizatorii vor modifica înregistrările care sunt relevante pentru ei. Accesul este limitat doar la cei care sunt responsabili pentru acesta.

Concluzie

Asigurarea că datele CRM sunt curate este responsabilitatea tuturor, iar beneficiile de a face același lucru includ o înțelegere mult mai bună a clienților, împreună cu abilitatea de a comunica eficient.

În cazul în care aveți nevoie de ajutor pentru a începe cu strategia de curățare și întreținere a datelor CRM, Encaptechno este un partener de consultanță CRM care vă poate fi la dispoziție. În calitate de consultanți CRM cu o gamă largă de experiență, am ajutat multe companii să reușească cu soluții tehnologice.

Luați legătura cu noi astăzi, astfel încât să vă putem curăța datele și să creăm un proces care să le păstreze așa în continuare.