Erori majore de salarizare și cum să evitați aceste greșeli de salarizare

Gestionarea salariilor este esențială pentru funcționarea fără probleme a oricărei afaceri. Cu toate acestea, gestionarea salarizării necesită o atenție deosebită pentru a preveni eventualele erori de salarizare. Aceste calcule greșite nu au ca rezultat doar nemulțumirea angajaților sau moralul scăzut al personalului, ci și nerespectarea reglementărilor fiscale și de muncă, care pot atrage penalități mari. Chiar și o mică discrepanță numerică în calculele salariilor poate cauza probleme serioase.

Mai mult, aceste erori pot afecta puternic profiturile companiei, în special în timpul recesiunilor economice precum Marea Recesiune. În astfel de momente, atragerea, reținerea și motivarea talentelor de top devine o provocare deosebit de dificilă.

Aspectul critic al managementului eficient al salarizării nu se aliniază doar cu satisfacția angajaților, ci și influențează profund profitabilitatea generală și susținerea unei organizații.

Care sunt 8 erori majore de salarizare și cum să evitați aceste greșeli?

• Lipsesc termene limită pentru salarizare

Lipsa termenelor limită de salarizare poate avea repercusiuni financiare grave pentru o companie. Erorile comune de salarizare, cum ar fi taxele de întârziere, penalitățile și nemulțumirea angajaților apar din cauza plăților întârziate. Nerespectarea programelor de plată consecvente poate duce, de asemenea, la o pierdere a încrederii în rândul angajaților și poate încălca cerințele de frecvență de plată impuse de stat.

Soluție: sistemele de salarizare oferă memento-uri pentru termenele limită de impozitare, automatizează setările de plată și ajută la respectarea unui program de plată consecvent. Utilizarea software-ului de salarizare precum SkizzleHR, care vine cu funcționalități de calendar și capabilități de plată automată, asigură plățile în timp util și respectarea termenelor fiscale. Acest lucru reduce sarcinile administrative și previne sancțiunile.

• Calcule greșite de plată

Greșelile obișnuite de salarizare, cum ar fi calcularea incorectă a salariilor, bonusurilor sau indemnizațiilor, pot duce la plăți excesive sau insuficiente, ceea ce poate provoca nemulțumiri în rândul angajaților. Erorile de salarizare în plăți variabile sau creșteri bazate pe datele de evaluare a performanței pot afecta productivitatea.

Soluție: Pentru a atenua calculele greșite, utilizați un sistem de gestionare a salariilor care validează ratele de impozitare, calculează cu exactitate plata orelor suplimentare și asigură precizia calculelor componentelor salariale. Cu toate acestea, software-ul de salarizare eficientizează calculele, reduce erorile umane și actualizează automat structurile salariale, asigurând plăți precise în timp ce remediază erorile de salarizare.

• Nu păstrarea curată a evidențelor salariale

Evidențele de salarizare inexacte sau prost întreținute cresc riscul proceselor, penalităților guvernamentale și haosului organizațional. Nerespectarea politicilor companiei și a legii privind greșelile de salarizare amplifică aceste riscuri.

Soluție: Software-ul de salarizare ajută la corectarea erorilor de salarizare în instrumentele de bază PAYE și menține înregistrări precise. Aceasta include integrarea software-ului de cronometrare, stocare bazată pe cloud și funcționalități de depozit direct. Astfel de instrumente asigură păstrarea corectă a înregistrărilor, mențin conformitatea cu reglementările și minimizează greșelile de salarizare prin eficientizarea procesului general.

• Erori de calcul al impozitelor

Erorile în calculul impozitelor, în special neactualizarea cotelor de impozitare sau luarea în considerare a scutirilor, pot încălca legea greșelilor de salarizare. Astfel de inexactități duc la plăți incorecte și pot duce la potențiale penalități.

Soluție: rămânerea la curent cu modificările ratei de impozitare și utilizarea unui sistem robust de salarizare precum SkizzleHR ajută în mod semnificativ la pregătirea precisă a impozitelor. Această platformă avansată reduce riscul de inexactități prin automatizarea calculelor complexe. De asemenea, ia în considerare diverse reglementări fiscale în diferite locații pentru a asigura deduceri precise care sunt aliniate cu reglementările guvernamentale.

• Clasificarea greșită a angajaților

Angajatorii continuă să facă greșeli de salarizare, clasificând greșit angajații, fie ca scutiți de ore suplimentare, fie ca antreprenori independenți. Această clasificare greșită prezintă riscuri juridice și necesită ajustări retroactive.

Soluție: Angajarea serviciilor de gestionare a salariilor de renume sau a companiilor de leasing pentru contractori ajută la clasificarea exactă a lucrătorilor. Acest lucru atenuează riscurile de clasificare greșită și asigură conformitatea cu legislația muncii, reducând complicațiile legale și penalitățile asociate cauzate de greșeala angajatorului în clasificarea salariilor.

• Confuzie între angajații scutiți și angajații neexempți

Distingerea incorectă între angajații scutiți și cei care nu sunt scutiți duce la probleme legate de salariu și la amenzi potențiale legate de FLSA.

Soluție: Înțelegerea diferenței dintre angajații scutiți și cei care nu sunt scutiți conform ghidurilor FLSA este crucială. Clasificarea exactă a angajaților asigură conformitatea și previne complicațiile legale, evitând amenzi și penalități.

• Întârziere în furnizarea formularelor fiscale către angajați

Neprezentarea formularelor fiscale în termenele limită poate încălca legea greșelilor de salarizare, ceea ce duce la penalități și împiedică depunerea de impozite a angajaților.

Soluție: Pentru a corecta erorile de salarizare, companiile folosesc portaluri de autoservire și e-mailuri automate care, la rândul lor, facilitează distribuirea la timp a formularelor fiscale. Acest lucru asigură că angajații primesc formularele necesare înainte de termenele limită de depunere a declarațiilor individuale, minimizând penalitățile și menținând conformitatea.

• Proces slab de salarizare

O altă greșeală de salarizare implică procese de salarizare ineficiente. Poate duce la medii negative la locul de muncă care afectează adesea păstrarea angajaților și reputația afacerii.

Soluție: Evaluarea proceselor de salarizare existente și adoptarea sistemelor moderne de salarizare sporesc reținerea talentelor, atrage noi talente și reduc costurile operaționale. Această abordare asigură o operare mai bună a salarizării, cu o cultură pozitivă la locul de muncă și reputația generală a companiei.

Concluzie

În gestionarea salariilor, greșelile nu pot fi întotdeauna evitate în totalitate, dar impactul lor poate fi redus. Indiferent de dimensiunea unei companii, planificarea meticuloasă și instrumentele adecvate pot atenua riscurile asociate cu gestionarea salariilor angajaților. Înțelegerea greșelilor predominante de salarizare servește drept piatră de temelie pentru a se proteja împotriva potențialelor accidente, asigurând operațiuni mai bune de salarizare.

Este mai înțelept să preveniți erorile de salarizare în avans decât să le corectați ulterior în timpul procesării salariilor. Prin identificarea acestor erori comune de salarizare, companiile investesc cu înțelepciune în perfecționarea proceselor de salarizare.

Software precum SkizzleHR reduce greșelile de salarizare și implică corectarea erorilor de salarizare în instrumentele de bază PAYE. Recunoscând greșelile de salarizare și luând măsuri proactive, SkizzleHR nu numai că asigură operațiuni mai bune de salarizare, dar influențează pozitiv și spectrul organizațional mai larg.