Digitalizați și gestionați fără probleme datele angajaților cu software-ul de resurse umane

Profesioniștii în resurse umane se ocupă cu o mulțime de date ale angajaților legate de recrutare, îmbarcare, performanță, dezvoltarea carierei, detalii privind asigurările și așa mai departe. Gestionarea corectă a tuturor acestor tipuri de date nu este o sarcină ușoară.

În plus, aceste tipuri de date sunt de natură sensibilă și accesul neautorizat la ele poate cuprinde integritatea angajaților dumneavoastră. Prin urmare, este important să gestionați eficient datele angajatului dvs. pentru a le păstra în siguranță și pentru a vă asigura că sunt ușor disponibile atunci când este necesar.

În acest articol, veți afla mai multe despre gestionarea bazei de date a angajaților și modalitățile necesare care vă pot ajuta în gestionarea datelor angajatului dvs.

Ce este managementul datelor angajaților?

Managementul bazei de date a angajaților implică organizarea, stocarea și întreținerea sistematică a informațiilor legate de angajații din cadrul unei organizații. Aceasta include diverse aspecte, cum ar fi detalii personale, istoricul angajării, înregistrările de performanță, informațiile privind salariile, înscrierea la beneficii și certificările de formare.

Beneficiile managementului bazei de date pentru angajați

Menținerea unei baze de date actualizate a angajaților vă poate oferi o multitudine de beneficii, cum ar fi automatizarea introducerii datelor, identificarea potențialelor probleme cu datele angajaților, respectarea reglementărilor etc.

Să ne uităm la câteva beneficii suplimentare ale gestionării bazei de date a angajaților.

• Păstrarea eficientă a evidenței : permite stocarea organizată a informațiilor angajaților, cum ar fi detaliile de contact, istoricul angajării și evaluările performanței.
• Procese HR simplificate : Accesul la date centralizate simplifică sarcini precum procesarea salariilor, gestionarea concediilor și revizuirile performanței, sporind eficiența resurselor umane.
• Conformitate și cerințe legale : Ajută la asigurarea conformității cu legile și reglementările muncii prin menținerea unor evidențe exacte ale contractelor, certificărilor și formării angajaților.
• Comunicare îmbunătățită : facilitează comunicarea eficientă în cadrul organizației prin furnizarea de informații de contact actualizate și permițând comunicarea direcționată pentru anunțuri sau actualizări de politici.
• Securitate îmbunătățită : controalele de acces și măsurile de criptare protejează datele sensibile ale angajaților, reducând riscul accesului neautorizat sau al încălcării datelor.
• Managementul performanței : permite urmărirea valorilor performanței angajaților, facilitând revizuirea performanței, stabilirea obiectivelor și planificarea dezvoltării carierei.

10 moduri de a digitiza și gestiona inteligent baza de date a angajaților

Pentru a gestiona eficient baza de date a angajatului dvs., puteți clasifica datele angajatului dvs. și le puteți cripta pentru securitate. Mai mult, poate fi necesar să vă reformulați strategiile de gestionare a datelor pentru a gestiona fluxul de date ale angajaților în organizația dvs.

Iată principalele modalități pe care le puteți lua în considerare pentru digitizarea și gestionarea bazei de date a angajatului dvs.:

1. Accesați și auditați-vă datele în mod regulat

Accesați cu atenție datele stocate în departamentul dvs. de resurse umane. Trebuie să vă asigurați ce fel de date aveți și cât de relevante sunt acestea pentru organizația dvs. Înțelegând tipurile de date, veți putea să le organizați și să le stocați. Mai mult, puteți șterge și baza de date care nu este atât de relevantă pentru angajații și organizația dvs.

2. Clasificați datele angajaților dvs

Este important să vă clasificați datele pentru a le organiza și sorta cu ușurință. Puteți utiliza mai multe valori pentru a clasifica datele, cum ar fi informațiile personale, datele de prezență, detaliile de salarizare etc. Categorizarea diferitelor tipuri de date vă permite să accesați rapid datele și să economisiți timp prețios care altfel ar fi pierdut în găsirea fișierelor împrăștiate.

3. Limitați accesul la datele angajaților

Anumite tipuri de date ale angajaților, cum ar fi dosarele medicale, sunt confidențiale și pot fi accesate numai de o persoană autorizată. Din acest motiv, trebuie să creați o structură adecvată pentru a defini cine poate accesa aceste date.

În acest caz, puteți utiliza software-ul HRMS pentru a pune parolele și pentru a implementa metode de autentificare cu mai mulți factori pentru protecția datelor.

4. Modificați metodele de manipulare a datelor

Pentru a vă remodela metodele sau tehnicile de prelucrare a datelor, trebuie mai întâi să obțineți claritate cu privire la legile și reglementările existente referitoare la manipularea datelor de către angajați. După aceea, puteți evalua metodele de prelucrare a datelor și puteți identifica dacă acestea trebuie modificate sau nu.

Odată evaluat, puteți face modificări în metodele de tratare a datelor, cum ar fi modificarea permisiunilor bazate pe roluri, efectuarea de evaluări regulate a riscurilor pentru date, implementarea planurilor de răspuns la incident etc.

5. Încorporați un software de gestionare a bazelor de date pentru angajați

Menținerea manuală a înregistrărilor de date ale angajatului poate duce la erori de date și poate crește șansele de furt de date. Cu ajutorul software-ului de gestionare a datelor, puteți înregistra și urmări automat datele tuturor angajaților într-un singur loc. Acest lucru facilitează accesul la date de oriunde și oricând.

6. Criptați datele angajaților

Încălcările de date pot apărea oricând din cauza creșterii infracțiunilor cibernetice, așa că este important să luați măsuri eficiente pentru a vă proteja datele. În acest scop, puteți cripta fișierele de date ale angajatului și vă puteți asigura că numai utilizatorii autorizați le pot accesa.

7. Instruiți personalul să manipuleze datele cu atenție

Echipa de resurse umane și toți membrii care accesează datele angajatului ar trebui să fie instruiți cu privire la legile aplicabile, rezultatele încălcării datelor și gestionarea defectuoasă a datelor. Acest lucru îi va ajuta să gestioneze în siguranță datele angajaților.

Mai mult, ține echipa la curent cu legile angajării în vigoare pentru a menține conformitatea legală cu privire la stocarea datelor tale.

8. Creați un plan de răspuns pentru încălcarea datelor

Este important să dezvoltați un plan cuprinzător de răspuns la incident pentru a gestiona eficient încălcările de date și incidentele de securitate. Mai mult, se va asigura, de asemenea, că angajații dvs. cunosc pașii pe care trebuie să-i urmeze atunci când există o încălcare a datelor.

9. Implementați măsuri de securitate cibernetică

Pentru a păstra datele angajatului dumneavoastră protejate împotriva încălcării, puteți utiliza software-ul de gestionare a bazei de date a angajaților. Cu acest software, puteți implementa diverse măsuri de securitate cibernetică, cum ar fi criptarea și firewall-urile, pentru a vă păstra datele protejate.

10. Mențineți conformitatea cu confidențialitatea datelor

Rămâneți la curent cu reglementările privind confidențialitatea datelor precum GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor) și CCPA (Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California) este important pentru a vă asigura că procesați datele angajaților conform reglementărilor impuse.

Software-ul de gestionare a bazei de date a angajaților vă ajută să vă asigurați că datele dumneavoastră rămân în conformitate cu reglementările.

Tipuri de date de stocat într-un sistem de management al bazelor de date pentru angajați

Un sistem de gestionare a bazei de date a angajaților servește ca un depozit central pentru stocarea și gestionarea tuturor informațiilor importante ale angajaților. Datele specifice stocate pot varia în funcție de dimensiunea organizației, industria și cerințele legale.

Cu toate acestea, unele tipuri comune de date găsite de obicei într-un EDMS includ:

• Informații despre personal : implică informații de bază despre un angajat, cum ar fi detalii despre CV, verificări ale antecedentelor, documente de reziliere, înregistrări de promovare etc.
• Informații privind salariile : Datele privind salariile sunt sensibile și partajate într-un mod limitat. Poate include formulare W-4, formulare W-2, detalii bancare, solicitări ale creditorului pentru verificarea angajatului etc.
• Informații medicale : acest tip de informații includ detaliile unui angajat despre testele de droguri, date legate de Family and Medical Leave Act (FMLA), date despre Covid-19 etc.
• Informații demografice : în detalii demografice, sunt înregistrate date precum sexul, rasa, vârsta, statutul de dizabilitate, etnia etc. Aceste date ar trebui colectate numai după cum este necesar și vă vor spune ce tip de persoană aveți în forța de muncă.
• Date de angajare : În acest tip de date, compania păstrează o evidență a experiențelor anterioare ale unui angajat, a stimulentelor de angajare, a contractelor de muncă, a documentelor legale etc. Datele de angajare includ, de asemenea, politicile de concediu și detaliile bancare ale unui angajat.
• Date de performanță : Majoritatea organizațiilor evaluează performanța angajaților lor în mod regulat. Prin urmare, ei stochează datele angajaților pe baza diferitelor valori de HR pentru a evalua performanța și a stabili un punct de referință pentru performanță.

Sfaturi în timpul manipulării setului de date pentru angajați

În timp ce manipulați setul de date al angajatului dvs., asigurați-vă că respectați reglementările și clasificați datele angajatului în mod eficient. De asemenea, ar trebui să creați un plan de răspuns la incident pentru a gestiona cazurile de încălcare a datelor.

Iată sfaturile de urmat în timp ce gestionați corect datele:

• Respectați reglementările relevante privind confidențialitatea datelor în timpul colectării, stocării și utilizării datelor.
• Evitați colectarea excesivă de informații personale care nu sunt esențiale pentru funcțiile de resurse umane.
• Efectuați audituri periodice pentru a recunoaște inconsecvențele sau încercările de acces neautorizat în setul de date.
• Implementați măsuri de securitate cum ar fi controale de acces, criptare și backup-uri regulate pentru a proteja informațiile sensibile ale angajaților.
• Eliminați datele urmând procedura adecvată de eliminare a datelor pentru a preveni orice scurgere de date.

Concluzie

Gestionarea datelor angajaților poate fi o sarcină complexă și consumatoare de timp. Cu toate acestea, prin implementarea unui software robust de resurse umane, puteți transforma acest proces într-o experiență fără întreruperi și eficientă. Cu securitatea îmbunătățită a datelor, păstrarea precisă a înregistrărilor și informații valoroase despre date, puteți lua decizii informate pentru a stimula o forță de muncă înfloritoare și angajată.

Managementul bazei de date a angajaților: întrebări frecvente