Gestionarea angajaților de la distanță: provocări, instrumente și bune practici pentru productivitate

Te confrunți cu provocări legate de gestionarea angajaților de la distanță?

Indiferent dacă ai avut o forță de muncă de la distanță de ani de zile sau ai fost nevoit să te adaptezi la blocarea COVID-19 – gestionarea angajaților de la distanță vine cu provocări.

Dacă ați fost forțat să schimbați rapid structura companiei și să puneți oamenii să lucreze de acasă, vă confruntați cu provocări neprevăzute. Dar, o echipă de la distanță vine și cu posibilități și potențial mari.

Experții susțin că munca de la distanță este un viitor inevitabil. Pe măsură ce tot mai multe companii intră online, locurile de muncă la distanță devin mai accesibile.

Din 2003 până în 2018, munca la distanță a crescut cu 140% – de aproape 10 ori mai rapid decât restul forței de muncă. Și asta înainte ca tendințele actuale să fie luate în considerare. După blocaj, și mai mulți oameni vor continua să lucreze de la distanță.

Întrucât cererea de angajați la distanță este deja în creștere, de ce să nu analizați imediat posibilitățile? Abordarea devreme la tendință vă oferă un avantaj.

În plus, o echipă de la distanță este rezistentă la pandemii. Dan Lok își conduce afacerea aproape exclusiv online. Din această cauză, afacerea lui a putut să meargă fără probleme atunci când statele au inițiat blocaje.

În timp ce alte afaceri se luptau, echipa lui Dan Lok a reușit să meargă mai departe. Învățați din exemplul său și începeți să gestionați angajații de la distanță astăzi, pentru a asigura siguranța în cazul în care așa ceva s-ar întâmpla din nou.

Găsiți mai jos sfaturile noastre de top despre gestionarea angajaților de la distanță.

Provocări comune ale gestionării angajaților de la distanță

Cele mai frecvente două provocări pentru gestionarea lucrătorilor la distanță sunt comunicarea și așteptările false.

Comunicarea cu lucrătorii la distanță este un act de echilibru. Vrei ca ei să poată comunica cu tine și cu echipa, în ciuda absenței proximității fizice.

Într-un birou, este ușor să te lovești unul de celălalt sau să ai un moment de discuție mai rece. Lucrătorii de la distanță, însă, sunt singuri. Deci, a te simți conectat cu întreaga echipă poate fi o provocare.

În același timp, nu doriți să-i supraîncărcați cu e-mailuri și bătăi zilnice. Prea mult accent pe comunicare poate reduce productivitatea angajaților tăi de la distanță. E-mailurile au prioritate cu ușurință asupra sarcinilor, iar chaturile video întrerup fluxul de lucru.

Aceasta este dificultatea de a echilibra comunicarea în timp ce gestionați o echipă la distanță: nu doriți ca aceștia să se simtă închiși, dar nici nu doriți să le puneți în pericol productivitatea.

Așteptări greșite față de angajații de la distanță

A doua provocare cu care te-ai putea confrunta sunt așteptările greșite. A te aștepta la prea mult sau la un lucru greșit poate scădea productivitatea angajaților tăi.

Pe de o parte, nu vrei să te aștepți ca echipa ta de la distanță să lucreze la fel ca o echipă fizică. Nu vă așteptați să lucreze strict de la 9 la 5.

Lucrul de la distanță este atât de grozav, deoarece permite angajaților tăi să lucreze la ora dorită. Dacă știu că sunt cei mai productivi noaptea, lăsați-i să lucreze noaptea. Atâta timp cât îndeplinesc termenele și criteriile pe care le-ați convenit, nu există nicio problemă cu asta.

A doua așteptare provocatoare cu care se confruntă mulți lucrători de la distanță este menținerea disponibilității. Orele flexibile sunt ușor de confundat cu disponibilitatea constantă. Dar angajații de la distanță au nevoie de odihnă, la fel ca personalul obișnuit.

Stai departe de microgestionarea echipelor tale de la distanță. Micromanagementul îi face pe angajați să se simtă urmăriți și le poate reduce productivitatea.

Acest lucru este valabil mai ales pentru angajații care trebuie să se conecteze la sisteme care își urmăresc timpul de lucru. Timpul petrecut lucrând nu este cel mai bun indicator al productivității.

Dacă poți, stai departe de timpul de urmărire. Aveți încredere în echipa dvs. că au depus munca necesară. În schimb, creați KPI-uri care vă permit să urmăriți performanța acestora. KPI-urile pot fi independente de timpul pe care îl alocă.

De fapt, majoritatea angajaților de la distanță sunt de încredere și lucrează în medie cu patru ore mai mult pe săptămână în comparație cu forța de muncă obișnuită.

indicatori de performanta

Indicatorii cheie de performanță (KPI) vă permit dvs. și angajaților dvs. să urmăriți succesul. Indicatorii KPI sunt fie stabiliți de dvs., fie de echipă împreună. Oricum, se asigură că toată lumea știe ce trebuie să facă.

KPI-urile ar trebui să fie măsurabile și să le permită angajaților să vadă dacă sunt pe drumul cel bun cu munca lor. Face performanța de lucru a angajaților dvs. mai ușor de urmărit.

Dacă o persoană nu își poate îndeplini KPI-urile în mod repetat, ar putea merita să discutați cu ea. Dacă o persoană reușește adesea în ceea ce privește KPI-urile, gândiți-vă să le promovați.

Procesul de angajare și procedurile de plată

Puteți evita potențialele provocări dacă aveți un proces de angajare eficient. Când angajați angajați, este o idee bună să verificați dacă aceștia se califică pentru lucrul la distanță.

Această aptitudine depinde de talentele și punctele lor naturale. Marii lucrători la distanță sunt de obicei puțin mai introvertiți. De asemenea, sunt orientați spre detalii și sunt capabili să acționeze în mod independent.

Desigur, extrovertiții pot lucra și de la distanță, dar trebuie să le asigurați bunăstarea socială . Dacă au nevoie de oameni din jurul lor pentru a fi fericiți, munca la distanță îi poate lăsa nemulțumiți.

Deci, atunci când angajați, asigurați-vă că luați în considerare acești factori. Uneori, este o idee bună să angajați mai întâi pentru o poziție part-time și să puneți angajații într-o fază de testare. Astfel, amândoi puteți testa dacă relația voastră de muncă este fructuoasă.

Un alt factor care poate elimina multe provocări din timp este plata. Mulți proprietari de afaceri ar crede că angajații de la distanță sunt mai ieftini și, de obicei, au dreptate.

Totuși, ceea ce doriți să faceți este să le plătiți mai mult decât standardul industriei. Dacă faci asta, vor fi mai productivi, deoarece motivația și satisfacția lor cresc. Angajații fericiți muncesc mai mult.

Distragerea atenției acasă

Un ultim obstacol atunci când vine vorba de gestionarea angajaților de la distanță poate fi un mediu care distrage atenția. Acest lucru este deosebit de important să ne gândim dacă această persoană lucrează de acasă pentru prima dată.

Angajații dvs. ar trebui să aibă un spațiu de birou desemnat. În acest fel, își mențin productivitatea în timp ce lucrează de acasă. Acest spațiu ar trebui să fie lipsit de distrageri (de exemplu, fără televizor în cameră).

Dacă au alți oameni în gospodărie, ar trebui luat în considerare și acest lucru. Înțeleg colegii lor că munca de acasă este încă muncă? Au tendința să-ți întrerupă angajatul?

Întrebați devreme despre mediul lor și vedeți dacă eviți obstacole similare.

Unii angajați le-ar putea plăcea să lucreze dintr-o cafenea sau afară. Este în regulă, dar ar trebui să aibă un loc unde să lucreze fără distrageri.

Instrumente de comunicare

Acum că sunteți conștient de unele dintre cele mai comune obstacole pentru gestionarea angajaților de la distanță, să luăm în considerare instrumentele de comunicare. Acestea includ aplicații și sisteme de management care vă permit să gestionați mai eficient echipele de la distanță.

Instrumentele de comunicare ajută la eficientizarea comunicării sau la optimizarea fluxurilor de lucru. Iată câteva pe care ar trebui să le știți.

Pentru comunicarea video, cele mai populare instrumente sunt Zoom sau Skype. Skype este complet gratuit. Dacă aveți un buget de investit, s-ar putea să preferați Zoom, deoarece este o soluție mai completă pentru afaceri.

Zoom vă permite să înregistrați întâlniri, să vă partajați ecranul și multe altele. Este instrumentul perfect pentru a aduce o comunicare față în față în echipa ta.

Pentru mesajele text, Slack este extrem de popular în rândul companiilor. Slack vă permite să creați un canal pentru compania dvs., precum și mai multe sub-canale.

Dacă echipa ta este mare, poți crea aceste sub-canale pentru fiecare subechipă. Evitați ca întreaga echipă să fie spam cu mesaje inutile.

Mesajele text sunt de obicei mai rapide decât e-mailul; Doar comunicarea prin e-mail ar putea încetini întregul flux de lucru.

Instrumente de management de proiect

În timp ce majoritatea proprietarilor de afaceri sunt conștienți de instrumentele de comunicare, software-ul de management al proiectelor și extrasele sunt adesea trecute cu vederea.

Fără instrumentele care susțin fluxul de lucru, productivitatea scade. Oamenii nu știu ce ar trebui să facă și nici unde se află proiectul.

Să presupunem, de exemplu, că ai derula o afacere video și filmare. Ai nevoie de oameni specializați în film, design grafic, copywriting și multe altele.

Dacă nu există un flux de lucru sau un proces, editorul nu știe când să editeze următorul videoclip; persoana care filmează ar putea să nu aibă idee unde să încarce videoclipul și ce ar trebui să se întâmple în continuare.

Instrumente precum Asana, Basecamp, ClickUp sau Float vă ajută să mențineți un proces clar și eficient. Totul se întâmplă într-un singur loc, iar angajații tăi știu unde să verifice următoarele sarcini.

Un astfel de instrument simplu poate avea un impact imens asupra productivității forței de muncă.

Instrumente pentru colaborare

În cele din urmă, doriți să vă asigurați că instrumentele pe care le utilizați le permit angajaților să colaboreze. Crearea colaborării în echipă poate fi o provocare atunci când gestionați angajații de la distanță. Toți ar putea ajunge să lucreze independent unul de celălalt.

Dar, atunci când angajații cooperează, poate duce la noi idei creative. Pentru o echipă de la distanță, instrumente precum documentele Google care permit mai multor persoane să lucreze la un singur document sau foaie pot fi utile.

Indiferent ce alegeți, asigurați-vă că este un instrument care permite editarea în direct, astfel încât să poată avea loc munca efectivă în echipă.

Cele mai bune practici

Acum ați obținut o perspectivă asupra provocărilor comune și a instrumentelor utile pentru gestionarea angajaților de la distanță. Dar care sunt unele dintre cele mai bune practici din care poți învăța tu și echipa ta de la distanță?

Urmați aceste practici pentru a evita în mod natural provocările și eșecurile, asigurând în același timp bunăstarea productivă a angajaților dvs.

Echipele nefericite de la distanță se consumă rapid, lucrează neproductiv și costă bani. De aceea, este o idee bună să aruncați o privire asupra sistemelor și ideilor dovedite a funcționa.

Cultură și viziune de afaceri

Rădăcina unei echipe de succes la distanță este cultura dvs. de afaceri. Fiecare companie sau afacere are o anumită cultură. Dar cultura nu se întâmplă întâmplător: ea este modelată de tine, ca lider, și de fiecare membru al echipei.

Pentru a gestiona cu succes angajații de la distanță, doriți o cultură a proprietății și a răspunderii. Dacă fiecare membru al echipei este conștient de responsabilitatea sa și se consideră răspunzător, nu este nevoie să microgestionați.

Acesta este ceea ce creează încredere. Când managementul este prea controlant, angajații se simt descurajați și mai puțin creativi.

Afacerile de succes își tratează angajații cu încredere și grijă, și nu ca pe o marfă.

După cum am menționat mai devreme, oferă angajaților tăi șansa de a lucra în condițiile lor. Nu aplicați un anumit interval de timp când nu pot fi productivi în acele perioade.

Crearea unei culturi pozitive și hrănitoare cu lucrătorii de la distanță este de obicei ușoară. Asta pentru că echipele aflate la distanță sunt adesea mai fericite, mai mulțumite și tind să iubească ceea ce fac.

În plus, doriți să comunicați clar viziunea dvs. de afaceri. Angajații tăi ar trebui să știe de ce fac ceea ce li se cere să facă. Cel mai bun scenariu – obiectivele lor personale sunt aliniate cu obiectivul general al companiei.

Întâlniri recurente și structurate

Am atins deja provocările comunicării la distanță. O modalitate excelentă de a eficientiza comunicarea este organizarea de întâlniri video recurente.

Unele companii aleg să se întâlnească săptămânal sau bisăptămânal; unii chiar aleg întâlniri zilnice. Dacă decideți să aveți întâlniri zilnice, totuși, păstrați-le scurte pentru a proteja timpul angajaților.

Întâlnirile săptămânale sau bisăptămânale funcționează de obicei cel mai bine. Unele companii apelează și la apeluri lunare, dar acea perioadă ar putea fi prea prelungită și poate afecta negativ productivitatea.

De asemenea, doriți ca întâlnirile dvs. video să urmeze o structură. Întâlnirile haotice scad productivitatea. Dacă nu poți să vină singur cu o structură, folosește formule dovedite: întâlnirea de nivel 10, de exemplu.

Pe lângă întâlnirea de echipă, este o idee bună să aveți întâlniri individuale trimestriale. Aceste întâlniri sunt grozave, deoarece aprofundează comunicarea cu fiecare angajat și vă permit să verificați dacă au performanțe bune.

Îți îndeplinesc așteptările, precum și propriile lor obiective? Dacă apar probleme, acestea pot fi discutate și în cadrul ședințelor trimestriale.

Perioade de comunicare

Am spus că are sens să-i lași pe angajații să-și creeze propriul program de lucru. Ceea ce vrei să ai, totuși, sunt anumite puncte de contact pe care toată lumea trebuie să le îndeplinească.

De exemplu, toată lumea trebuie să participe la o întâlnire săptămânală. Sau, toată lumea trebuie să răspundă la mesaje text în termen de 24 de ore.

Comunicați angajaților dvs. de la distanță ceea ce are sens pentru dvs. și afacerea dvs. și clarificați așteptările dvs.

De asemenea, este o idee bună să îi instruiți pe ce canal de comunicare să folosească pentru ce. În ce cazuri vă așteptați să folosească mesaje text? În ce cazuri ar trebui să folosească e-mailul? Au voie să vă trimită un mesaj privat?

Nu există reguli formale; asigurați-vă că le spuneți angajaților dvs. despre cum doriți să funcționeze lucrurile.

Obiective și șanse de carieră

Este o capcană obișnuită să tratezi lucrătorii de la distanță ca pe niște freelanceri. Dacă fac parte din echipa ta, tratați-i ca pe niște angajați. Oferă-le șanse de a-și continua cariera și de a-și urmări obiectivele personale.

Nu-i face să simtă că s-au blocat pentru totdeauna cu poziția lor. Faceți apeluri individuale în fiecare an sau jumătate de an și discutați cum se descurcă. Care sunt obiectivele lor pentru anul următor și cum poate ajuta echipa.

Tratează-ți angajații cu respect și fă-i fericiți. Astfel ai o echipă loială. Angajații loiali sunt de neprețuit, deoarece fluctuațiile din echipa ta te costă mulți bani.

Pierzi timp și bani atunci când trebuie să angajezi noi angajați și să-i instruiești. Încă vrei să angajezi oameni noi atunci când este nevoie; noii angajați aduc și idei noi. Dar, evită o cultură care îi împinge pe oameni să plece frecvent.

Constructia unei echipe

Crearea unei echipe puternice este deosebit de dificilă pentru companiile care rulează de la distanță. După cum am menționat anterior, într-un spațiu fizic de birou, oamenii se ciocnesc în mod natural unul de altul și comunică.

De aceea, unele locuri de muncă le place să ofere angajaților lor de la distanță un chat deschis. În acel chat, ei pot vorbi despre orice doresc, în afară de muncă. Este o modalitate excelentă de a înlocui discuțiile obișnuite care ar avea loc într-un birou.

Dacă intenționați să aveți o echipă la distanță pe termen lung, luați în considerare întâlnirile anuale ale echipei. Doar două sau trei zile împreună pe an pot fi benefice pentru întreaga echipă.

Aliniați-vă fluxul de lucru cu Lista de verificare a Dragonului 100 de obiceiuri

Acum, sunt multe de reținut atunci când vine vorba de gestionarea angajaților de la distanță. Dar dacă ți-am spune că există o modalitate de a face gestionarea echipei mai clară și mai transparentă?

Prin consiliul său consultativ Dragon 100, Dan Lok îndrumă alți proprietari de afaceri cu privire la modul de extindere. Chiar dacă nu faci parte din Dragon 100, poți accesa Lista de verificare Dragon 100 Habits.

Lista de verificare vă permite să aveți claritate din partea tuturor angajaților. Aliniați-vă echipa de la directori seniori la membri juniori. Obțineți acces la ghidul dvs. astăzi.