Cum să gestionați eficient lucrul de la echipele de acasă

Cu câteva luni în urmă, lucrurile erau foarte diferite. Nici măcar nu s-a gândit să faci parte dintr-o echipă care lucrează toată săptămâna de acasă. Dar în această nouă realitate creată de răspândirea nefericită a COVID-19, acest lucru a devenit obișnuit.

Cu toate acestea, munca de acasă a fost o tendință în rândul multor organizații chiar înainte de zorii erei carantinei. Multe echipe au practicat acest lucru în mod eficient, în timp ce au atenuat cu succes numeroasele provocări inerente echipelor care lucrează de acasă.

În acest ghid, vom discuta

• unele dintre aceste provocări comune ale gestionării angajaților de la distanță pe care poate le-ați întâlnit deja
• cele mai bune practici pe care le puteți urma pentru a rămâne în vârful jocului dvs

Provocările conducerii unei echipe care lucrează de acasă

Există multe provocări atunci când vine vorba de gestionarea unei echipe, iar atunci când acea echipă este răspândită pe continent sau pe lume, devine și mai greu să o conduci.

Identificarea a ceea ce afectează negativ performanța echipei tale de la distanță mai întâi te va apropia de găsirea soluției pe care o cauți.

Când gestionați angajați de la distanță, trebuie să fi întâlnit singuri câteva dintre aceste provocări,

• Lipsa interacțiunii în persoană. În timp ce managerii își fac griji că angajații ar putea să nu lucreze la fel de eficient pe cât ar fi făcut-o sub supravegherea lor, angajații înșiși se luptă fără sprijin din partea capului lor. Acest lucru va duce, de asemenea, la dificultăți în construirea încrederii între membrii echipei.

• Fusuri orare diferite care duc la dificultăți de programare. O întâlnire pe care doriți să o programați dimineața ar putea afecta pauza de masă a unuia dintre membrii echipei dvs.

• Lipsa accesului la informații, inclusiv resurse, documente etc. Când lucrați din aceeași locație, puteți să vă întoarceți și să cereți colegilor orice aveți nevoie. Dar când lucrezi de acasă, este un scenariu complet diferit.

• Distrageri la domiciliu. Dacă nu locuiești singur, ești obligat să fii întrerupt de multe ori de ceilalți rezidenți de la casa ta. Acest lucru poate avea un impact negativ asupra productivității dvs. În același timp, lipsa interacțiunii sociale va face ca angajații să se simtă izolați.

• Dacă echipa ta este formată din oameni din întreaga lume, s-ar putea să te confrunți și cu bariere culturale și lingvistice.

• Cultivarea culturii companiei dvs. ar putea avea de suferit în timp. Cultura companiei este încurajată în mod natural într-un birou, dar s-ar putea să nu fie același lucru pentru o echipă care lucrează de acasă.

Cele mai bune practici pentru gestionarea echipelor de lucru de la domiciliu

Să aruncăm o privire la câteva dintre cele mai bune practici care vă vor ajuta să depășiți în mod eficient provocările pe care le-am discutat mai sus.

Utilizați instrumentele adecvate și setați liniile directoare

Într-un mediu de birou, puteți oricând să vă reuniți echipa și să vorbiți despre lucruri și să faceți planuri.

Nu este la fel de ușor să faci asta cu o echipă care lucrează de acasă. Dar integrând setul potrivit de instrumente în fluxul dvs. de lucru, vă puteți asigura că echipa este pe aceeași pagină, chiar dacă nu vă aflați în aceeași locație.

Instrumentele în care trebuie să investești includ,

• Instrumente de chat și videoconferință pentru comunicare. Există multe opțiuni din care puteți alege; Slack, Zoom, Skype etc. pentru a numi câteva. Și este important să oferiți o varietate de instrumente pentru a stimula comunicarea între membrii echipei și în timpul orelor de lucru și în afara orelor de lucru.
• Instrumente de management de proiect/sarcină pentru a urmări performanța.
• Instrumente de editare și partajare a documentelor/fișierelor precum Google Docs și OneDrive. Stocarea tuturor fișierelor într-o singură locație îl va face ușor accesibil pentru toată lumea.
• Platforme de colaborare vizuală pentru a reproduce tabla albă de birou. Un software canvas online precum Creately vă poate ajuta să vă planificați Sprintul, să faceți brainstorming, să colaboreze la wireframes de produs sau să analizeze procesele în timp real.

Iată o listă extinsă cu mai multe instrumente de comunicare și colaborare pentru echipele WFH.

La fel de important ca și selectarea instrumentelor potrivite este stabilirea regulilor de bază despre cum și când să le folosești. Clarificarea lor în avans vă va economisi timp și confuzie. De exemplu,

• Fiți întotdeauna disponibil pe platforma dvs. de chat atunci când lucrați și, dacă vă îndepărtați, notificați-i pe ceilalți.
• Activați videoclipurile atunci când participați la o întâlnire online sau la o întâlnire zilnică de check-in.
• Defalcați sarcinile individuale pe platforma de management de proiect și estimați-le pe ore.

Comunicați și implicați-vă în mod constant cu echipa dvs

Comunicarea regulată cu angajații tăi este o modalitate eficientă de a te asigura că aceștia se pot baza pe tine și te pot consulta. Este, de asemenea, o oportunitate excelentă de a afla despre preocupările, întrebările și sugestiile lor.

Puteți avea o întâlnire individuală zilnică sau săptămânală, în echipă sau pur și simplu le puteți trimite un mesaj pe platforma dvs. de chat, cerând o actualizare cu privire la ceea ce lucrează.

Anunțați-vă echipa când veți fi disponibil și cea mai bună modalitate de a vă aborda. Dacă apare o urgență într-o oră devreme, dacă numărul dvs. de telefon mobil este împărtășit echipei dvs. îi va ajuta pe aceștia să vă sune sau să trimită un mesaj instantaneu.

De asemenea, încurajați membrii echipei să folosească un canal public pentru conversațiile lor legate de muncă. Acest lucru vă va permite să monitorizați ceea ce se întâmplă și să oferiți ajutor acolo unde este necesar.

Iată câteva dintre cele mai bune practici de comunicare după care ar trebui să le trăiască echipele care lucrează de acasă.

Fiți îngrijorat de diferitele fusuri orare

Când întreaga echipă este împrăștiată în diferite locații, trebuie să fii mai conștient de diferitele fusuri orare în care trăiesc.

• Când programați întâlniri, asigurați-vă că verificați cu toată lumea și programul lor și selectați o oră în care toată lumea este confortabilă.
• Documentați punctele cheie discutate în timpul întâlnirilor dvs., astfel încât să le puteți împărtăși membrilor echipei care nu au putut fi prezenți în timpul discuției.

• Puteți, de asemenea, să faceți eforturi suplimentare și să vă înregistrați întâlnirea pentru ca ei să o vadă mai târziu sau să le informați despre ceea ce s-a discutat, cu o întâlnire individuală a doua zi.

Depuneți un efort suplimentar pentru colaborare și formarea echipei

Două lucruri care tind să le lipsească echipelor care lucrează de acasă sunt încrederea și spiritul de echipă. Fără ei, o echipă nu va putea să se bazeze una pe cealaltă și să înflorească în relațiile lor.

În timp ce folosirea instrumentelor potrivite va oferi echipei dvs. platforma pentru a colabora între ele, trebuie totuși să găsiți mai multe modalități de a vă ajuta echipa să se unească.

• Începeți prin a defini în mod clar rolurile și responsabilitățile și relațiile de raportare în cadrul echipei. O echipă bine structurată, care este conștientă de locul în care aparțin și căreia îi raportează poate evita confuzia și poate stimula cooperarea.

• Încurajați membrii echipei să interacționeze între ei în afară de muncă. Ei pot avea un grup Facebook sau un canal Slack separat pentru conversații distractive pe care le-ar fi avut în timp ce luau prânzul sau stăteau lângă răcitorul de apă dacă ar fi fost la birou. Este o modalitate eficientă de a-i determina pe angajații de la distanță să se cunoască la nivel personal, ceea ce se va reflecta pozitiv asupra legăturii în echipă.
• Lăsați câteva minute la începutul unei întâlniri pentru o conversație obișnuită.
• Organizați activități virtuale de team building ori de câte ori puteți. Ele sunt esențiale pentru promovarea fericirii angajaților și creșterea productivității acestora. Iată câteva activități de team building virtuale ieftine pe care le puteți încerca imediat.

Fii clar cu privire la așteptări și obiective

Dacă vrei rezultatele pe care le cauți, fii clar în privința lor echipei tale. Stabilirea așteptărilor clare și definirea obiectivelor în avans vă va ajuta să faceți acest lucru mai rapid.

A începe cu

• Stabiliți obiective clare pentru toată lumea săptămânal, lunar sau trimestrial și discutați planul lor de acțiune.

• Oferă-ți frecvent feedback-ul despre performanța angajaților. De asemenea, faceți din aceasta o oportunitate de a le asculta și așteptările.
• Interacționează cu echipa ta în mod regulat, oferindu-le sprijin emoțional, mai ales dacă se luptă cu anxietatea și stresul.
• Stabiliți linii directoare clare cu privire la ceea ce vă așteptați de la echipa dvs. (adică doriți să primiți răspuns la toate e-mailurile în 24 de ore). Documentați-le și stocați-le într-o locație centrală ușor accesibilă tuturor.
• Recunoașteți și sărbătoriți câștigurile angajaților pentru a-i menține motivați.

Aveți mai multe sfaturi despre gestionarea angajaților de la distanță?

Cele mai bune practici pe care le-am discutat sunt ieftine și pot fi implementate imediat pentru a asigura rezultate eficiente. Doriți să adăugați mai multe sfaturi la listă? Lasă un comentariu mai jos.

Tu și echipa ta ați început să lucrați de acasă recent? Iată ghidul practic pentru a lucra de acasă ca o echipă care acoperă tot ce trebuie să știi pentru a rămâne eficient și eficient.