Cum se scrie o notă?: sfaturi și șabloane (2022)

O notă, cunoscută și sub numele de memento și memorandum, este o parte importantă a afacerii. Este folosit pentru comunicarea internă cu privire la afaceri sau proceduri oficiale.

Este una dintre modalitățile principale de comunicare a informațiilor către angajații din cadrul organizației. Memo-urile sunt rapide, precum și o opțiune eficientă pentru distribuirea informațiilor.

Spre deosebire de un e-mail, puteți trimite o notă ca mesaj unui grup mare de angajați. Poate fi întregul departament sau chiar toți cei care lucrează în compania ta.

Cu toate acestea, scrierea unei note poate fi o luptă dacă nu cunoașteți bine formatele. Pentru a ști cum să scrieți o notă, continuați să citiți articolul pentru a înțelege mai multe despre subiect.

Cum ar trebui să alegeți formatul pentru scrierea unei note

Când vine vorba de alegerea formatului potrivit, este important să înțelegeți că diferitele formate au obiective sau scopuri diferite.

Depinde pentru ce alegi, de exemplu, poți scrie o notă informativă pentru a partaja informațiile cu angajații tăi, apoi pentru o notă de solicitare, ți se cere să te concentrezi pe partea convingătoare.

Ei bine, există diferite tipuri pe care le puteți găsi în memorii, acestea includ confirmarea, solicitarea de informații, raportul periodic, rezultatele studiului și notele de sugestii.

Cu toate acestea, toate tipurile de note pot avea un format similar, dar puteți găsi unele dintre diferențe în corpul mesajului.

De aceea, este important să vă concentrați pe ce fel de mesaj veți scrie, precum și pe cine trimiteți nota.

Asigurați-vă că înțelegeți clar obiectivul sau scopul pe care îl deține nota.

Care sunt secțiunile unei note de afaceri ?

Un memoriu de afaceri este împărțit în secțiuni, spre deosebire de scrisoarea formală de afaceri, nu are un salut sau semnătura expeditorului.

Un format obișnuit de notă include diferite secțiuni, cum ar fi:

Titlu

Ei bine, secțiunea de titlu include numele, precum și adresa companiei. Cu toate acestea, dacă aveți antet, aceste informații vor fi deja tipărite.

Chiar sub această secțiune, vi se cere să scrieți cuvântul Memorandum sau Memo. Acest lucru va ajuta la crearea că mesajul este comunicat prin utilizarea unei note.

Destinatari

Această secțiune este pentru identificarea destinatarilor.

Aici trebuie să menționați cui îi va sau îi aparține nota.

De exemplu, dacă scrieți o notă pentru angajații dvs. din departamentul de marketing

Aici trebuie să menționați „ Către: Toți angajații Departamentului de Marketing ”

Expeditor

Secțiunea expeditor este pentru a specifica cine este persoana care scrie nota. Include numele, departamentul și desemnarea.

De exemplu, dacă sunteți asistent manager din departamentul de vânzări.

Aici trebuie să vă menționați mai întâi numele, apoi să adăugați „Asistent Manager, Vânzări”

CC sau Destinatari suplimentari

CC (Carbon Copy) sau Destinatari suplimentari sunt secțiunile în care menționați cui îi va trimite copia noțiunii de dragul informațiilor.

Ei bine, numele menționat aici nu este adresat direct notei sau secțiunii Către.

Data

Este important să menționați data când a fost scris nota. Includeți când ați scris nota în secțiunea Data.

Linia de subiect

Subiectul este secțiunea în care trebuie să scrieți o idee scurtă și precisă despre ce este vorba în memoriul.

Aici trebuie să menționați ideea rapidă a conținutului pe care o conține nota.

De exemplu, dacă nota este despre o sesiune de instruire pentru angajații care lucrează în departamentul SEO. Apoi aici trebuie să scrieți „Subiect: Sesiune de instruire pentru angajații din departamentul SEO”

Conținutul mesajului

Ei bine, corpul mesajului este important și secțiunea în care trebuie să te concentrezi cel mai mult

Corpul mesajului include despre ce este vorba în nota, informații și scop. Îl poți împărți în două sau trei paragrafe.

Primul paragraf al acestui organism precizează scopul memoriului. Acum puteți trece la următorul paragraf pentru a menționa Informația sau mesajul.

Ei bine, dacă conținutul este lung, puteți adăuga rezumatul mesajului. De asemenea, puteți adăuga îndemnul sau ștergeți îndemnul la acțiune

Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce acțiune ar trebui să întreprindă destinatarul.

Atasamente

Cu toate acestea, adăugarea atașamentului nu este importantă sau necesară. Dar puteți adăuga dacă memoriul are legătură cu rezultatele prezentate, cercetați sau aveți nevoie de date suplimentare.

Apoi nota ar trebui să aibă un atașament pentru a justifica mesajul notului.

Cum să-ți scrii nota de afaceri?

Ei bine, acum trebuie să înțelegeți cum ar trebui să vă scrieți nota. Scrierea are câțiva pași de bază care sunt simpli și ușor de urmat.

Include :

Pasul 1: enumerați ce scop păstrați nota dvs

Primul paragraful introductiv ar trebui să menționeze scopul notei dvs

Persoana care citește nota ar trebui să își facă imediat o idee despre ceea ce le comunică expeditorul în paragraful introductiv.

De asemenea, conținutul notei dvs. ar trebui să fie elaborat în așa fel încât să poată răspunde la întrebări. Asigurați-vă că luați în considerare ce fel de întrebare ar putea avea angajatul sau receptorul dvs.

Scopul ar trebui să fie primul lucru care trebuie să fie clar, apoi puteți extinde detaliile sau acțiunile pe care trebuie să le întreprindeți.

Asigurați-vă că puneți totul într-o serie cronologică de evenimente. Acest lucru va ajuta să ofere mult mai multă claritate angajatului, de asemenea, ei pot lua măsuri mult mai ușor dacă este necesar.

Pasul 2: Fă-l concis și pozitiv pe tot parcursul

Din moment ce scrierea notei dvs. se va adresa managerului sau colegilor. Este important să păstrați limbajul pozitiv în timp ce scrieți nota.

De asemenea, va fi trimis persoanelor pe care le cunoașteți și cu care veți interacționa zilnic. Păstrați limba în așa fel.

În afară de aceasta, păstrează-ți propozițiile scurte și clare. De asemenea, utilizați vocea activă, astfel încât să puteți transmite scopul.

Acest lucru va ajuta la creșterea credibilității în rândul colegilor dvs.

Pasul 3: Comunicați mesajul prin linia de subiect

Următorul lucru ar trebui să fii atent la ceea ce scrii în linia de subiect. Această secțiune ar trebui să le spună cititorilor la ce ar trebui să se aștepte în timp ce citesc nota.

De asemenea, linia de subiect oferă direcția cu privire la locul în care ar fi depuse dosarele de e-mail.

De exemplu, dacă este o actualizare a bugetului pentru departamentul de marketing, atunci va ajuta la înțelegere citind subiectul memoriului, precum și previzualizării acțiunilor care vor afecta funcționarea, precum și departamentul.

Pasul 4: Defalcați informațiile folosind paragraful și concluzia corpului

Folosiți paragraful corpului pentru elaborarea anunțului deciziei pe care o luați. De asemenea, adăugați cum va afecta angajații și funcționarea în continuare.

De asemenea, acest lucru poate fi util pentru a aborda întrebările, precum și sentimentul pe care l-ar putea simți angajații tăi.

Exprimați recunoștința și navigați prin schimbări.

Care este șablonul pentru scrierea unei note?

Acum, este important să înțelegeți șablonul de scriere a unei note. Formatul pe care ar trebui să-l utilizați este:

Memorandum de afaceri

Data : Adăugați luna, ziua și anul curent

Către: adăugați numele angajatului căruia îi trimiteți nota

De la: aici trebuie să adăugați numele și prenumele, împreună cu titlul companiei

Subiect: Pentru ce este acest memoriu?

Corp: începeți cu enumerarea motivelor care au stat la baza scrierii notei. Păstrați-o într-o singură propoziție, dar dacă nu este posibil, puteți trece la două propoziții. Acum adăugați detaliile pe care persoana trebuie să le împărtășească cu angajații de la nivel de intrare. Explicați răspunsul sau urmărirea care a fost trimisă de companie, dacă aveți.

Acum spuneți concluzia. Puteți utiliza acest lucru și pentru a identifica reacția de la cititor. Menționați acțiunile pe care doriți să le întreprindă cititorul dvs.

Mulțumesc,

Numele și numele tău

Adresa de e-mail a companiei dvs

Numărul de telefon al companiei dvs

Dacă adăugați atașamente, trebuie să explicați acest lucru în notă.

Sfaturi pentru scrierea notei de afaceri

Ei bine, acum când înțelegeți cum să scrieți nota împreună cu formatul potrivit.

Iată câteva dintre sfaturile care pot face nota dvs. eficientă.

• Verificați dacă aveți vreun fel de cerințe stilistice care vin cu jobul dvs. De asemenea, căutați orice formular standard pe care compania dumneavoastră îl are pentru a scrie note. Se poate descărca sau nu?
• Asigurați-vă că corpul textului este concis, corect și luați în considerare. De asemenea, păstrați verificarea gramaticală, astfel încât să știți că totul este corect și ușor de citit.
• Păstrează-ți propozițiile simple. Nu folosiți propoziții lungi și nu evitați frazele pronunțate.
• Nu utilizați soluțiile. Nota dvs. ar trebui să meargă direct la subiect.
• Dacă aveți ceva important, utilizați lista cu marcatori, precum și titlul pentru transmiterea mesajului.
• De asemenea, utilizați declarațiile de încheiere de la sfârșitul notei dvs. Păstrați-o inspirație și directă, astfel încât cititorul dvs. să știe ce măsuri trebuie să întreprindă.
• Dacă adăugați atașamentele împreună cu nota dvs., menționați-o sau utilizați singurul cuvânt „atașament”.
• După ce finalizați schița, asigurați-vă că o împărtășiți cu cineva cunoscut sau unui coleg. Vă va ajuta să identificați erorile care ar fi putut scăpa.

Întrebări frecvente (Întrebări frecvente)

Surse suplimentare