Dacă oamenii ar putea fi un pic mai mult ca albinele.

Adică, din perspectiva colaborării, sunt creaturi cu adevărat incredibile.

Toți au sarcini individuale de îndeplinit, dar lucrează împreună pentru aceeași cauză.

Fiecare știe exact ce trebuie să facă în orice moment, iar studiile au arătat că aceste creaturi minuscule pot comunica de fapt pentru a face treaba mai rapid și mai eficient.

Din păcate, oamenii nu lucrează întotdeauna împreună atât de bine.

Adesea, toți lucrătorii din cadrul unei echipe de marketing de conținut trebuie să aibă o direcție specifică și multă comunicare pentru a-și îndeplini sarcinile în cel mai eficient mod.

De aceea există platforme de management de proiect precum cea despre care vom discuta astăzi: Microsoft Project .

Dacă sunteți în căutarea unei soluții pentru a gestiona mai bine proiectele și sarcinile pentru echipa dvs. de marketing de conținut, Microsoft Project ar putea fi foarte interesant pentru dvs.

Astăzi, vom analiza motivele pentru care ar trebui să fiți interesat de Microsoft Project, precum și modul în care funcționează.

Să organizăm acele albine lucrătoare și să le pregătim pentru orice sarcină!

Microsoft Project: Ce este și cum funcționează

Microsoft Project este un sistem de management al proiectelor extrem de detaliat pentru afaceri.

Aceasta este mai mult decât o simplă listă de activități sau aplicația organizațională. Acesta este un sistem complet dezvoltat care vă va ajuta să aveți aceeași productivitate ca un stup ocupat.

După cum puteți ghici din nume, acest sistem provine de la o companie care a devenit un nume cunoscut în lumea software-ului și a sistemelor de afaceri. Microsoft este o parte integrantă a majorității tuturor birourilor, iar Project este doar o altă piesă care se integrează frumos în alte produse Microsoft.

De fapt, Project poate fi folosit chiar și ca parte a Office 365 , punând întregul sistem complet în cloud. Dacă produsele Microsoft sunt deja o parte integrantă a fluxului dvs. de lucru, atunci Project este soluția perfectă de management de proiect.

Dar ce face Microsoft Project mai bun decât alte sisteme de management de proiect? Care sunt punctele sale slabe? Și pe cine ar trebui să fie interesat de acest sistem?

Să aflăm.

Microsoft Project Review: Software-ul de management al proiectelor pentru a vă menține stupul de albine

Unde Microsoft Project Excelează cu adevărat

Urmărirea simplă

Sarcinile pot fi ușor conectate și interconectate.

Când faceți clic pe o sarcină, veți putea vedea toate celelalte sarcini la care este conectată — trecute, prezente și planificate pentru viitor — dintr-o privire, cu coduri de culoare imposibil de ratat.

Finalizarea sarcinilor și a proiectului este salvată cu cronologie, astfel încât să puteți vedea cât de mult a durat lucrurile să se reunească. Funcția simplă de raportare vă oferă grafice și diagrame pentru a vedea ceea ce a fost planificat față de ceea ce a fost finalizat efectiv de echipa dvs.

De asemenea, puteți atribui anumite persoane anumitor sarcini sau chiar să afișați prioritatea fiecărei sarcini individuale în cadrul unui proiect.

Aceste funcții de urmărire sunt perfecte pentru managerii ocupați de marketing de conținut care supraveghează o echipă mare de scriitori, editori și designeri.

Toate beneficiile managementului de proiect în cloud

Când toate informațiile de care aveți nevoie sunt în cloud, veți avea întotdeauna acces la lucrurile de care aveți nevoie.

Fie că este vorba de colaborare în timp real cu restul echipei sau de schimbarea dispozitivelor la mijlocul proiectului, Microsoft Project are totul stocat online pentru tine. Este gata pentru tine ori de câte ori ai nevoie pentru a fi acolo.

De asemenea, permite utilizatorilor să trimită foi de pontaj, să gestioneze resursele proiectului și chiar să se sincronizeze cu listele de activități SharePoint.

Aceasta este o caracteristică extrem de utilă pentru echipele de marketing de conținut care nu lucrează împreună în aceeași locație fizică. Dacă o parte sau toată echipa ta este la distanță, poți fi sigur că Microsoft Project îi va ține la zi oriunde s-ar afla.

Șabloane care economisesc timp

Dacă vă faceți griji în legătură cu crearea unui plan de proiect de la zero, puteți să nu vă mai faceți griji acum. Așa cum alte produse Microsoft includ șabloane ușor de utilizat, Project vă oferă, de asemenea, acces la o serie de șabloane diferite pentru managementul proiectelor, care se potrivesc nevoilor dumneavoastră.

Project vă oferă, de asemenea, acces la instrumente precum diagramele Gantt personalizabile, care vă vor ajuta să programați proiecte cu diverși membri ai echipei. În acest fel, conținutul tău va fi întotdeauna gata la timp.

Comunicare și partajare în timp real

După cum am menționat mai sus, punerea proiectelor dvs. în cloud face incredibil de ușor să mențineți toți membrii echipei dvs. actualizați și să lucreze eficient, chiar și atunci când nu sunteți toți împreună.

Dar mai sunt.

De asemenea, Microsoft Project se integrează minunat cu Skype for Business, permițând membrilor echipei să vorbească între ei direct în timp ce lucrează la diferite proiecte. De asemenea, utilizatorii pot partaja documente și fișiere, astfel încât toată lumea să aibă ceea ce are nevoie pentru a îndeplini sarcinile.

Dacă echipa ta lucrează de la distanță, aceasta este o modalitate excelentă de a păstra legătura cu ei. Puteți organiza cu ușurință întâlniri zilnice sau săptămânale pentru a discuta despre calendarul de conținut folosind Skype for Business și puteți partaja sarcinile și materialele proiectului tuturor celor din echipa dvs. atunci când au nevoie de ele.

Nu ratați nicio ritm cu aplicațiile iOS și Android

Vrei să te asiguri că toată lumea din echipa ta este la curent, oriunde s-ar afla?

Trebuie să monitorizați cum se descurcă toată lumea când nu sunteți la birou?

Oricum, Microsoft Project are soluția pentru tine. Acest sistem de management al proiectelor este disponibil pentru dispozitivele Windows, iOS și Android, ceea ce înseamnă că tu și albinele tale lucrătoare puteți rămâne informați despre ceea ce se întâmplă fără să fiți măcar la birou!

Și, deoarece toate informațiile sunt stocate în cloud, toată lumea are acces constant, în timp real, la ceea ce se întâmplă.

Gestionarea încorporată a bugetului și a resurselor

Când gestionați resursele unei companii pentru orice proiect dat, este nevoie de timp și energie pentru a aloca fondurile potrivite în locurile potrivite. Acest lucru poate fi deosebit de dificil atunci când încercați să rămâneți la numerele pe care le-ați propus unui client.

Cu Microsoft Project, veți putea face acest lucru rapid și eficient. Folosind soluțiile de gestionare a resurselor disponibile în Project, veți putea să țineți cont de ceea ce se întâmplă în fiecare proiect.

Puteți urmări orele pe care fiecare membru al echipei le petrece pentru fiecare sarcină și chiar puteți stabili tarife de plată pe oră pentru fiecare individ.

În acest fel, vă puteți asigura întotdeauna că fiecare parte a proiectului rămâne la buget.

Peste 20 de milioane de oameni au încredere în Microsoft Project ca soluție pentru managementul proiectelor

Așa este, literalmente milioane de oameni din întreaga lume folosesc deja Microsoft Project pentru a-și sincroniza albinele lucrătoare pentru o muncă armonioasă. Printre acestea se numără multe echipe de marketing de conținut.

Unii dintre cei care folosesc în prezent Microsoft Project sunt de fapt nume mari din lumea afacerilor, finanțelor, comerțului cu amănuntul și aproape în orice altă industrie. Acestea includ nume cunoscute precum Tesla, Netflix, BMW, Toyota, 21st Century Fox, Amazon, American Express și multe, multe altele.

Dezavantajele Microsoft Project

Curbă abruptă de învățare

Microsoft Project are o mulțime de opțiuni de personalizare și o mulțime de părți mobile. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că echipa ta va avea nevoie de o pregătire aprofundată pentru a se familiariza cu sistemul și pentru a-l folosi la maximum.

Un pic mai scump decât alte opțiuni de management de proiect

Vom discuta mai multe despre asta mai jos, dar evident că acesta este un sistem destul de costisitor. Acestea fiind spuse, marea majoritate a celor care îl folosesc spun că merită fiecare bănuț.

Oarecum lipsit de imagini

O altă plângere în rândul utilizatorilor este lipsa opțiunilor vizuale. Deși există unele diagrame disponibile, mulți oameni ar dori să aibă mai multe imagini personalizabile în cadrul programului.

Microsoft Project: Opțiuni și prețuri pentru afacerile moderne

Există mai multe opțiuni diferite în cadrul Microsoft Project care se potrivesc întreprinderilor de dimensiuni diferite.

Pentru soluțiile bazate pe cloud, veți plăti fie 30 USD, fie 55 USD pe lună, per utilizator. Prețul depinde de caracteristicile de care afacerea dvs. are nevoie.

Pentru soluții on-premise, veți plăti un preț unic (per computer) de 590 USD sau 1160 USD. Din nou, prețul variază în funcție de serviciile de care aveți nevoie.

Nu este surprinzător faptul că prețul este ceea ce îi îndepărtează pe mulți de Microsoft Project. Cu toate acestea, deși există și alte sisteme de management de proiect care pot fi chiar folosite gratuit, cum ar fi Asana, aceste sisteme nu pot rezista în niciun caz caracteristicilor pe care Microsoft Project le oferă.

Cine ar trebui să folosească Microsoft Project?

Evident, Microsoft Project nu este doar pentru echipa ta obișnuită de marketing de conținut. Acest sistem nu este ieftin și va fi potrivit pentru tine doar dacă ești dispus să faci all-in cu managementul de proiect.

Sistemul Microsoft Project va fi cel mai util pentru echipele de marketing de conținut cu un număr mare de persoane implicate - într-adevăr, orice echipă mare de conținut care are nevoie de o organizare mai bună.

Acest sistem a fost conceput având în vedere companiile corporative mari, așa că nu va fi potrivit pentru fiecare echipă de marketing de conținut.

Cu toate acestea, chiar și echipele de dimensiuni medii care înregistrează o creștere rapidă ar putea beneficia de utilizarea Microsoft Project, în special cele dintr-un mediu corporativ mai mare sau cu o răspândire internațională.

După cum am văzut mai sus, Microsoft Project este un instrument incredibil de util, care are nenumărate caracteristici și opțiuni pentru managementul proiectelor.

Este una dintre cele mai utilizate și mai cunoscute opțiuni disponibile, așa că este chiar probabil ca unii dintre membrii echipei tale să știe deja cum să o folosească.

În timp ce Microsoft Project are dezavantajul de a fi relativ scump și dificil de utilizat la început, beneficiile sale depășesc cu mult aceste puncte.

De departe, Microsoft Project este unul dintre cele mai cuprinzătoare instrumente de management de proiect disponibile.

Ar putea fi asta ceea ce ai nevoie pentru a-ți zbuna stupul?