Ce sunt procesele-verbale de întâlnire (MoM)? Software și șabloane pentru MoM

Publicat: 2024-01-10

Rezumat: prin crearea proceselor verbale ale întâlnirilor, puteți documenta subiectele discutate, puteți rezuma punctele importante de întâlnire și puteți evidenția concluziile cheie. Să aflăm mai multe despre MOM și despre cum poți crea unul.

Întâlnirile productive sunt cruciale pentru colaborare, dar amintirea tuturor detaliilor discutate în cadrul întâlnirii poate fi dificilă. De aceea, trebuie să creați un proces-verbal al întâlnirii pentru a documenta fiecare detaliu despre aceasta. În acest articol, vom afla despre MOM și cum puteți crea unul. Dar mai întâi, să aflăm ce este exact MAMA.

Cuprins

Ce sunt procesele-verbale de întâlnire (MoM)?

MOM înseamnă de obicei „Minutes of Meeting”. Se referă la o înregistrare formală scrisă a discuțiilor, deciziilor și acțiunilor care au loc în timpul unei întâlniri.

MOM este esențială pentru documentarea punctelor discutate în timpul unei întâlniri, atribuirea responsabilităților și furnizarea unei referințe pentru participanți. Include punctele cheie de discuție, toți participanții și rezoluția întâlnirii.

Importanța procesului-verbal de ședință

Procesul-verbal de întâlnire (MOM) joacă un rol esențial în eficiența organizațională și comunicare. Prin documentarea discuțiilor, deciziilor și acțiunilor, MOM servește ca un punct de referință crucial, asigurând claritate și înțelegere în rândul participanților.

MOM servește ca o arhivă istorică, surprinzând evoluția ideilor și strategiilor de-a lungul timpului.

Pe lângă facilitarea comunicării prin împărtășirea informațiilor cheie cu membrii echipei absenți, MOM contribuie la o planificare mai eficientă și la dezvoltarea strategiei.

Când ar trebui să faci mamă?

MOM poate fi folosit în următoarele cazuri:

  • Înregistrarea concluziilor și a obiectivelor unei întâlniri
  • Crearea rezumatului întâlnirii pentru cei care nu au participat la întâlnire
  • Păstrarea acestuia ca document legal în cazul întâlnirilor formale
  • Mentinerea unui document de referinta pentru a fi folosit in viitoarea intalnire

Pași implicați în crearea mamei

În timp ce creați procesele verbale de întâlnire, trebuie să enumerați agenda întâlnirii, lista de participanți și MOM existentă. De asemenea, trebuie să notați cine este absent și prezent la întâlnire. Să vedem o enumerare detaliată a tuturor pașilor pe care trebuie să-i urmezi pentru a crea o MAMĂ:

  • Pregătire: Adunați detaliile necesare, cum ar fi agenda, lista de participanți și MOM-ul anterioară. De asemenea, configurați un șablon pentru înregistrare.
  • Prezență: notați detaliile participanților care sunt prezenți și absenți. Marcați oaspeții sau participanții de seamă.
  • Revizuirea agendei: parcurgeți agenda întâlnirii, asigurându-vă că fiecare punct este abordat.
  • Detalii de discuție: Înregistrați punctele cheie, deciziile și elementele de acțiune folosind un limbaj concis.
  • Atribuiți responsabilități: atribuiți clar elementele de acțiune persoanelor cu termene limită.
  • Clarificări: Includeți orice clarificări făcute în timpul întâlnirii pentru context.
  • Închidere: Confirmați concluzia întâlnirii și notați orice cerințe ulterioare.
  • Examinare și aprobare: Partajați MOM pentru revizuire și obțineți aprobările necesare.
  • Distribuție: Distribuiți prompt MOM-ul final participanților și părților interesate relevante.

Beneficiile de a face o mamă

Minutes of Meeting (MOM) oferă beneficii cruciale. Acestea oferă o înregistrare documentată a discuțiilor, deciziilor și acțiunilor, asigurând claritate și responsabilitate. Iată câteva alte beneficii ale creării unei mame:

  • Documentație: oferă o înregistrare oficială a discuțiilor, deciziilor și acțiunilor din timpul unei întâlniri.
  • Referință: Procesele verbale servesc ca referință pentru participanții pentru a-și aminti ceea ce s-a discutat și ce sarcini au fost atribuite.
  • Responsabilitate: Ei atribuie responsabilitatea prin documentarea elementelor de acțiune și a termenelor limită, promovând responsabilitatea în rândul participanților.
  • Comunicare: MOM facilitează comunicarea prin împărtășirea informațiilor cheie cu cei care nu au putut participa la întâlnire.
  • Planificare: ajută la planificarea viitoare prin rezumarea discuțiilor și rezultatelor trecute, ajutând la modelarea acțiunilor și strategiilor viitoare.
  • Aliniere: Procesele verbale asigură că toți participanții au o înțelegere comună a ceea ce s-a discutat și s-a decis, reducând neînțelegerile.

Ce să includeți în procesul-verbal al ședinței?

Când vine vorba de redactarea procesului-verbal de întâlnire, există câteva elemente pe care trebuie să le includeți în document: Iată câteva elemente esențiale ale MOM:

  • Data și ora întâlnirii
  • Lista participanților și rolurile acestora
  • Obiectivele sau scopurile întâlnirii
  • Agenda ședinței și subiectele discutate
  • Acțiuni care trebuie luate și decizii luate
  • Pașii următori și calendarul de urmărire
  • Semnăturile și inițialele participanților pentru validare

Redactarea procesului-verbal de întâlnire (cele mai bune practici)

Pentru procesele verbale efective ale întâlnirii, trebuie să înregistrați data, ora și numărul de participanți. Apoi, trebuie să adăugați detalii despre întâlnirea viitoare.

  • Creați schița întâlnirii în avans: pentru a face întâlnirea mai fructuoasă, este mai bine să creați o schiță a întâlnirii împreună cu toate punctele care vor fi discutate în cadrul unei întâlniri. Acest lucru va ajuta la evitarea confuziei la începutul întâlnirii și va asigura că participanții respectă agenda validă.
  • Notați Scopul întâlnirii: În acest timp, încercați să notați scopul întâlnirii și ceea ce se așteaptă să fie realizat în această întâlnire. Aceste note vor fi utile pentru cei care nu au putut participa la întâlnire
  • Decideți data viitoarei întâlniri: dacă luați note de întâlnire, atunci este la fel de esențial să includeți când va avea loc următoarea întâlnire cu privire la subiectul discutat. Acest lucru va oferi participanților un ghid cu privire la cât timp au nevoie pentru a îndeplini sarcinile atribuite. Mai mult decât atât, decizia unei date viitoare a întâlnirii vă va ajuta, de asemenea, la prioritizarea sarcinilor dvs.
  • Utilizați AI pentru a crea un rezumat al întâlnirii: dacă sunteți responsabil pentru crearea notelor în cadrul întâlnirii, atunci puteți utiliza un instrument de transcriere a întâlnirii. Cu acest instrument, toate înregistrările apelurilor, transcripțiile și rezumatele sunt legate de întâlnire și calendar, astfel încât totul să rămână într-un singur loc.
  • Utilizați agenda pentru a urmări punctele cheie ale întâlnirii: după întâlnire, puteți utiliza agenda întâlnirii pentru a urmări rezultatele. Folosind o agendă ca ghid general, veți putea să vă măsurați progresul către obiectivele stabilite.

Șabloane pentru crearea proceselor-verbale ale ședințelor

  1. Șablon formal pentru mamă de bord
  2. Exemplu de întâlnire informală cu mama
  3. Șablon pentru ședința consiliului de conducere
  4. Șablonul pentru reuniunea consiliului de administrație SaaS al lui David Sacks
  5. Reuniunea lunară a conducerii
  6. Șablon de planificare sprint
  7. Șablon de întâlnire unu-la-unu

Pentru a crea rapid procesele verbale ale întâlnirilor, puteți utiliza șabloane preconfigurate. Șabloanele MOM pot varia de la procesele verbale oficiale ale reuniunii consiliului de administrație până la procesele verbale lunare de management, procesele-verbale ale întâlnirilor informale, planificarea Sprintului, întâlnirea SaaS și așa mai departe. Fiecare dintre aceste șabloane este furnizat mai jos pentru a vă simplifica procedura MOM.

  1. Șablon de proces-verbal oficial al ședinței Consiliului

Sunați la comandă

Facilitat de „Președintele consiliului”

• [Facilitatorul de întâlnire] a sunat pentru a ordona întâlnirea obișnuită a [Organizației] la [ora] la [data] în [locație].

Apel nominal
 Secretara a efectuat un apel nominal. Au fost prezente următoarele persoane:

• Secretar
• Senior Manager
• Facilitator de întâlniri

Aprobarea proceselor verbale
 Înainte de a putea fi efectuată orice activitate oficială, consiliul de administrație trebuie să aprobe procesul-verbal de la ultima ședință.
• [Secretar] a citit procesul-verbal de la ultima întâlnire. Procesul-verbal a fost aprobat.

Probleme deschise
 Elemente pe care consiliul le-a discutat anterior și care sunt gata pentru aprobare formală.

Afacere noua
 Aceste puncte pot fi votate, modificate, depuse, mutate în comisie pentru examinare sau amânate.

Amânare
 După ce toate problemele deschise și noile afaceri au fost discutate și documentate, facilitatorul întâlnirii va amâna ședința consiliului.

• [Facilitatorul întâlnirii] a amânat întâlnirea la [ora la încheierea întâlnirii].
Depunerea și aprobarea procesului-verbal
Procesul-verbal trebuie să trimită procesul-verbal spre aprobare de către președintele consiliului sau de către facilitatorul ședinței.

• Proces-verbal transmis de: [Nume]
• Proces-verbal aprobat de: [Nume]

  1. Exemplu de proces-verbal de întâlnire informală

Sunați la comandă

O întâlnire a [organizației] a avut loc la [locație] la [data].

Participantii

• Membrii cu drept de vot prezenți au inclus:
• Oaspeții prezenți au inclus:
• Membrii care nu au participat au inclus:

Aprobarea procesului-verbal
 • O moțiune de aprobare a procesului-verbal al ședinței anterioare [date] a fost făcută de [nume] și secundată de [nume].

Rapoarte
 • [Numele raportului] a fost prezentat de [numele prezentatorului].
• [Numele raportului] a fost prezentat de [numele prezentatorului].

Moțiunile principale
 • Mișcare: Mutat de [nume] și secundat că [indicați mișcarea aici]. Moțiunea [a fost adoptată sau a eșuat] cu [număr] pentru și [număr] împotrivă.

Amânare
 • [Numele mutantului] a propus ca ședința să fie amânată, iar acest lucru a fost convenit la [ora amânării].
• Secretar:
• Data aprobării:

  1. Șablon de proces-verbal al ședinței Consiliului

Detalii întâlnire

Notați tipul întâlnirii, data și ora.
• Numele întâlnirii:
• Data:
• Ora:

Apel nominal
 Notați participanții la întâlnire.
• Președinte:
• Secretar:
• Presedinte:
• Directori absenți:
• Alți oaspeți sau membri ai personalului prezenți:

Afaceri vechi
 Procesul-verbal cheie al ședinței și deciziile de la ultima ședință a consiliului.
• Aprobarea procesului-verbal al ședinței precedente
• Acțiuni nerezolvate de la ședințele anterioare ale consiliului

Afacere noua
 Includeți rapoarte de la ofițeri, comitete sau diferiți directori de consiliu.
• Punctul 1 al ordinii de zi
• Punctul 2 de pe ordinea de zi
• Punctul 3 de pe ordinea de zi

Pași de acțiune

Închidere
Încheiați ședința consiliului de administrație documentând următoarele informații:
• Data și ora următoarei ședințe de consiliu
• Ora la care ședința se suspendă
• Aprobarea secretarului:
• Aprobarea președintelui/președintelui:

  1. Șablonul de reuniune a consiliului de administrație SaaS al lui David Sacks

• Actualizare CEO [30 de minute]
Câștigări, provocări, învățăminte și KPI.

• Actualizare vânzări [30 de minute]
ARR, oferte, închise, obiecții și prognoză

• Actualizări departamentale [20 de minute]
Foaia de parcurs pentru produse și actualizări de la alte departamente.

• Finanțe [10-20 de minute]
Marja brută, planuri financiare și cheltuieli operaționale.

• Echipa [10-20 minute]
Ce zone au cea mai mare nevoie de noi angajați?

• Probleme administrative [5-10 minute]
Menaj și chestiuni administrative

• Elemente de acțiune
Ce a ieșit din această întâlnire?

  1. Reuniunile lunare ale managementului

Reuniunea lunară a conducerii

Examinați valorile/KPI-urile
Urmăriți progresul în ceea ce privește valorile și obiectivele față de rezultatele reale. Unde plecăm de la plan? De ce?

Actualizare companie
Distribuiți actualizări cheie și furnizați o „Stare a Uniunii”.

Masa rotundă pentru conducere de departament/echipă
Țineți-i pe toți la curent, căutați eficiențe și ajutați-vă reciproc să se deblocheze.

Nume

• Victorii recente
• Priorități curente
• Ceva în care ești blocat?

Dezvoltare profesională (opțional)

Îmbunătățiți-vă rezultatele afacerii pe termen lung printr-o experiență de învățare interactivă sau de formare a echipei.

Sesiune de rezolvare a problemelor
Alegeți o provocare sau o zonă de prioritate.
• Prezentarea provocării
• Discuție deschisă pentru a înțelege mai bine provocarea și a găsi soluții
• Atribuiți pașii următori

Pasii urmatori
@name Sarcina până la DATA SCADĂ

  1. Șablon de planificare sprint

Planificarea sprintului

Gol de sprint

Care este scopul principal al acestui sprint? Definiți mai jos obiectivele cheie.‍

Sprint Backlog

Ce povești de utilizator se potrivesc cu obiectivul sprintului? Împărtășiți acest lucru cu echipa dumneavoastră înainte de întâlnire, astfel încât să poată contribui. Împărțiți fiecare poveste de utilizator în sarcini individuale. Asigurați-vă că fiecare sarcină are cât mai multe informații posibil. Includeți valori importante.

Epopee de livrat

Enumerați epopeele pe care intenționăm să le începem sau să le oferim în timpul acestui sprint.‍

Scopul clarificării lucrării

Revizuiește-ți definiția „terminat”. Decideți asupra criteriilor de acceptare utilizate pentru a determina când fiecare sarcină este finalizată. Asigurați-vă că toate acestea se aliniază în mod realist cu capacitatea echipei dvs.

Principalele riscuri și preocupări

Ce probleme potențiale ar putea apărea pe baza obiectivului și a restanțelor de sprint? Cum le putem rezolva? Domeniul de activitate alocă suficient timp pentru probleme neașteptate.

Note și lucruri la pachet

Care au fost principalele perspective și puncte de discuție din această sesiune de planificare a sprintului?‍

act

Obțineți confirmare verbală de la echipa dvs. cu privire la următorii pași care trebuie urmați. Clarificați cine le completează și când ar trebui să le facă. Rețineți aceste informații aici pentru a le distribui și a atribui.

Urmare

Cum vom păstra legătura și vom fi la curent cu progresul? Ar trebui să programăm o întâlnire ulterioară?

  1. Șablon de întâlnire unu-la-unu

Unu la unu: Manager săptămânal 1:1

Întrebare introductivă

Începeți cu o întrebare deschisă. Cum a fost saptamana trecuta? Ce ți-a funcționat bine în ultima vreme?

Sărbătorește câștigurile și lecțiile învățate

Ce am realizat de la ultima noastră întâlnire? Observați progresul privind inițiativele importante.
Cum putem fi mai buni? Evidențiați lecțiile învățate din săptămâna precedentă.

Eliminați blocajele rutiere

Ce (dacă ceva) vă oprește – sau vă încetinește – progresul? Cum putem elimina acel blocaj? De ce sprijin ai nevoie?
Planificați eliminarea anumitor blocaje și creați elemente de acțiune.

Evaluare bidirecțională și feedback

Cum facem? Cum putem lucra împreună mai eficient?

Discutie deschisa

Oferiți timp pentru discuții deschise. Mai e ceva despre care vrei să vorbești?

Urmare

Ar trebui să ne programăm un alt unu-la-unu? Examinați orice acțiune care decurge din unu-la-unu.

Elemente de acțiune

Top software pentru crearea proceselor verbale de întâlnire

Puteți alege atât programele gratuite, cât și cele plătite, disponibile pentru a crea MoM. Iată câteva dintre cele mai populare opțiuni pe care le puteți lua în considerare:

Software MOM gratuit

  • Google Notes: Este un software gratuit pe care îl puteți folosi pentru a crea MOM, a le partaja, a arhiva note etc.
  • Evernote: Evernote poate fi folosit gratuit pentru a lua și capta note, pentru a crea o listă de lucruri de făcut, pentru a colabora la note etc.
  • EasyRetro: Cu acesta, puteți crea note lipicioase, le puteți partaja colegilor, puteți crea elemente de acțiune, puteți nota idei de proiecte și așa mai departe.

Software MOM plătit

  • NTask: Poate fi folosit pentru crearea și atribuirea sarcinilor, partajarea detaliilor sarcinii cu alții, planificarea detaliilor proiectului, desfășurarea de întâlniri etc.
  • Zipdo: această aplicație pentru note de întâlnire se conectează cu calendarul și creează note de colaborare pentru fiecare întâlnire.
  • Notă: Este un software bazat pe inteligență artificială pe care îl puteți utiliza pentru a crea, gestiona și organiza întâlnirile dvs.

Concluzie

Cu ajutorul proceselor verbale de întâlnire, devine extrem de ușor să rezumați întreaga întâlnire în câteva puncte importante.

După ce parcurgeți articolul, v-ați făcut o idee de ce ar trebui să vă creați o MAMĂ și vă puteți crea una pentru dvs. Pentru o abordare mai ușoară, puteți lua în considerare și șabloane pentru a crea MOM, în funcție de cazurile dvs. de utilizare.

Întrebări frecvente legate de procesele-verbale de întâlnire (MoM)

  1. Cine este responsabil pentru întocmirea procesului-verbal de întâlnire?

    Secretarul companiei este, în general, responsabil pentru întocmirea procesului-verbal de întâlnire.

  2. Care este formatul procesului-verbal al întâlnirii?

    Formatul de bază al procesului-verbal al întâlnirii include schița ideilor cheie discutate în timpul întâlnirii, deciziile luate și, de asemenea, pașii pe care participanții trebuie să îi facă pentru a-și îndeplini obiectivele.

  3. Ce înseamnă procesul-verbal al întâlnirii?

    Procesele verbale ale întâlnirilor sunt notele luate în timpul unei întâlniri care includ subiectele discutate, detaliile participanților, concluziile cheie și așa mai departe.

  4. Ce înseamnă MOM?

    MOM înseamnă Minutes of Meeting in business. Este folosit pentru a nota toate detaliile importante discutate în timpul unei întâlniri, scopul acesteia și rezultatul.

  5. Care sunt formatul proceselor verbale profesionale ale întâlnirii?

    În procesele verbale profesionale ale întâlnirii sunt incluse detalii despre participanți, ordinea de zi discutată, pașii viitori și multe altele.