Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect | # 25 Începeți cu managementul de proiect

Managerii de proiect (PM) sunt ca directorii executivi la scară mai mică, gândind strategic la proiectul în derulare și plasându-l în perspectiva activităților întregii organizații. Sarcinile lor sunt interdisciplinare. Deși nu trebuie să fie experți în conducerea afacerii sau în domeniul pe care îl privește proiectul, ar trebui să aibă cunoștințe generale despre ele. Deși este vorba despre specialistul care este membru al echipei de proiect care va propune cea mai bună soluție, Managerul de Proiect trebuie să înțeleagă de ce acea soluție este cea mai bună. Deci, care sunt principalele sarcini și responsabilități ale managerului de proiect?

Sarcini și responsabilități ale managerului de proiect – cuprins:

1. Introducere
2. Planificare si organizare
3. Pregatirea bugetului
4. Monitorizarea proiectului
5. Sprijinirea echipei
6. Comunicarea cu părțile interesate
7. rezumat
8. Consultați software-ul nostru pentru managementul proiectelor

Introducere

Managerul de proiect nu gestionează oamenii, ci proiectul. Prin urmare, el sau ea ar trebui să țină mereu cont de faptul că echipa este formată din specialiști care își desfășoară munca la maxim. Sarcina premierului este de a facilita implementarea acestor activități și de a le direcționa. Prin urmare, PM ar trebui:

• Evitați micromanagementul - instruiți membrii echipei despre cum să-și îndeplinească sarcinile,
• Lasă libertatea de a alege cum să rezolvi problemele,
• Gestionați responsabilitatea – potriviți sfera sarcinilor cu capacitățile individuale ale membrilor echipei.

Cu toate acestea, ce sarcini fac parte din responsabilitățile managerului de proiect?

Planificare si organizare

Managementul timpului într-un proiect constă în sarcini, inclusiv planificarea și organizarea executării sarcinilor. Planificarea este o parte a ciclului de viață al proiectului, care, deși în proporții diferite, este o parte integrantă a fiecărei etape a proiectului. Dar cum arată planificarea ca parte zilnică a sarcinilor managerului de proiect, adică din punct de vedere practic?

Aspectul crucial al planificării este utilizarea eficientă a software-ului de management de proiect. În primul rând, aceasta include compilarea unei liste de sarcini de efectuat și prioritizarea acestora. În legătură cu această din urmă sarcină este a doua sarcină cheie a PM – organizarea muncii.

Implica nu numai selectarea sarcinilor cele mai urgente de realizat, ci si asigurarea faptului ca acestea sunt realizate la timp si ca toti membrii echipei au un volum de munca cat mai egal posibil. Acest lucru va evita blocajele. Această organizare necorespunzătoare a muncii echipei are ca rezultat o singură persoană responsabilă pentru un număr excesiv de sarcini. Adunarea responsabilităților face ca munca celorlalți membri ai echipei să țină, iar progresul proiectului încetinește sau chiar se oprește.

Asigurați-vă că ajustați complexitatea programului pe care îl utilizați sau variați aplicațiile funcțiilor acestuia în funcție de specificul proiectului în cauză. La urma urmei, numărul de posibilități nu înseamnă întotdeauna un management mai bun. Vă recomandăm să respectați principiile Lean și să adoptați doar acele funcții care îmbunătățesc capacitățile echipei sau oferă datele necesare pentru evaluarea progresului proiectului. Deși datele frumos prezentate pot seduce părțile interesate, nu merită să petreceți prea mult timp pentru a le colecta dacă este doar pentru a servi acestui scop.

Pregatirea bugetului

Managerul de proiect stabilește bugetul în faza de planificare a proiectului. Este menționat în PMBOK ca:

„Devizul aprobat pentru proiect sau orice componentă a structurii de defalcare a lucrărilor sau orice activitate programată.” (Devizul aprobat pentru proiect sau orice componentă a structurii de defalcare a lucrărilor (WBS) sau orice activitate programată.)

Pregătirea unui buget și controlul cheltuielilor într-un proiect nu este o sarcină ușoară. În ciuda cheltuielilor planificate cu meticulozitate, schimbările vor fi necesare pentru aproape fiecare proiect implementat. Prin urmare, un buget de proiect bine planificat presupune un minim de 10-15% pentru cheltuieli neprevăzute. 20% din toate costurile sunt considerate un prag sigur, dar există proiecte în care modificările bugetare sunt și mai mari.

Pentru a preveni abaterile excesive de la cheltuielile planificate, este, prin urmare, necesar nu numai să planificați cu pricepere ținând cont de cele mai probabile cheltuieli. De asemenea, PM trebuie să acorde o atenție considerabilă monitorizării cheltuielilor într-un proiect în derulare pentru a reacționa la timp, de exemplu, la schimbarea prețurilor .

Monitorizarea proiectului

Un alt set important de responsabilități ale managerului de proiect este monitorizarea proiectului. Ne permite să abordăm cu înțelepciune riscurile, să anticipăm și să răspundem proactiv la schimbări.

Cu toate acestea, monitorizarea nu se referă doar la urmărirea riscurilor emergente. Responsabilitățile managerului de proiect pentru monitorizarea proiectului includ, de asemenea:

• Păstrarea statisticilor privind progresul sarcinilor,
• rata de executie a bugetului,
• Controlul și optimizarea fluxului de lucru.

Scopul tuturor responsabilităților de monitorizare ale Managerului de Proiect este de a optimiza activitățile astfel încât proiectul să fie executat conform intenției, precum și de a afla cum se derulează și se schimbă procesele repetitive din multe proiecte.

Sprijinirea echipei

Responsabilitățile Managerilor de Proiect includ formarea unei echipe, organizarea și coordonarea activității acesteia, dar și încetarea cooperării cu cei care nu își îndeplinesc sarcinile în mod satisfăcător.

Atunci când formează o echipă, PM trebuie să se asigure că membrii săi au împreună toate abilitățile necesare pentru atingerea scopului proiectului. Dar, de asemenea, asigurați-vă că există o împărțire clară a responsabilităților și transparență în cadrul echipei.

Amintiți-vă că Managerii de Proiect nu trebuie și nici măcar nu pot fi un expert în domeniul reprezentat de fiecare participant la proiect. Aceștia sunt responsabili de sprijinirea experților în munca lor și de asigurarea faptului că metoda de implementare a proiectului este înțeleasă și eficientă și că fluxul de lucru al echipei este optimizat.

Comunicarea cu părțile interesate

Un alt domeniu al sarcinilor îndeplinite de managerul de proiect este comunicarea cu părțile interesate. O sarcină cheie este de a selecta informațiile pentru a le transmite persoanelor potrivite la momentul potrivit – adică de a optimiza canalele de comunicare, precum și de a se asigura că toate părțile interesate înțeleg mesajele care le-au fost transmise cu privire la proiect. Acest lucru se poate dovedi a fi deosebit de important în cazul sarcinilor complexe din punct de vedere tehnic sau foarte specializate relevante pentru proiectul general.

Primul-ministrul este cel care ține întâlniri periodice cu părțile interesate și întocmește rapoarte. Uneori, acestea sunt sub formă de e-mailuri scurte, iar uneori sunt documente cu mai multe pagini care conțin date și analize detaliate.

Rețineți că rolul reprezentativ al PM nu este întotdeauna plăcut. Mai ales în momentul în care trebuie să comunice părților interesate informații negative despre proiect. Acesta este momentul în care abilitățile soft bine dezvoltate se vor dovedi foarte utile.

rezumat

Managerul de proiect este persoana responsabilă cu planificarea, coordonarea și supravegherea implementării proiectelor. Sarcinile sale principale includ:

• Crearea unui plan de implementare a proiectului și organizarea execuției sarcinilor,
• Stabilirea bugetului proiectului,
• Monitorizarea – a cheltuielilor, a riscurilor și a potențialelor probleme,
• Organizarea muncii echipei de proiect
• Comunicarea și raportarea părților interesate

Managerul de proiect trebuie deci să aibă o gamă largă de competențe – atât de specialitate, cât și interpersonale. El sau ea ar trebui, de asemenea, să se familiarizeze cu metodologiile de management de proiect, cum ar fi Waterfall, Agile și Scrum.

Consultați software-ul nostru pentru managementul proiectelor:

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor