Multitasking vs single task. Care metodă este mai bună pentru productivitatea ta?

Care metodă asigură eficiență și productivitate mai bune? Abilitatea de a prioritiza, de a vă organiza propria muncă sau de a planifica strategic este adesea dorită de angajatori. Când numărul de responsabilități crește și supervizorul se așteaptă la rezultate rapide, merită să vă gândiți dacă veți obține rezultate mai bune prin îndeplinirea mai multor sarcini simultan sau concentrându-vă pe un singur lucru la un moment dat. Să aflăm!

Multitasking vs single task – cuprins:

1. Ce este multitasking?
2. Sarcina unică: o alternativă la multitasking
3. Cum să o singură sarcină?
4. Multitasking vs single task
5. rezumat

Ce este multitasking?

Multitasking-ul poate fi înțeles în două moduri. În primul rând, este asociat cu divizibilitatea atenției , datorită căreia o persoană poate îndeplini mai multe sarcini în același timp, cum ar fi să răspundă la un e-mail de la un client în timp ce participă la o întâlnire de echipă și discută cu colegii de muncă. Multitasking-ul poate fi, de asemenea, echivalat cu capacitatea de a comuta rapid între sarcinile individuale.

Multitasking-ul este eficient? Potrivit studiului, ale cărui rezultate au fost prezentate în publicația „Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability”, doar 2,5% dintre participanți au îndeplinit cu succes mai multe sarcini simultan. Restul au prezentat scăderi semnificative ale performanței.

Cynthia Kubu, neuropsiholog, confirmă că creierul uman este capabil să se concentreze asupra îndeplinirii unei singure sarcini la un moment dat: „Când credem că facem mai multe sarcini, cel mai adesea nu facem cu adevărat două lucruri deodată. Dar, în schimb, facem acțiuni individuale în succesiune rapidă sau schimbarea sarcinilor.”

Un alt studiu, de data aceasta realizat de cercetătorii de la Institut National de la Sante et de la Recherche Medicale (INSERM) din Paris, arată cum multitasking-ul afectează cortexul prefrontal. Când efectuați o singură sarcină, ambele părți ale cortexului prefrontal lucrează împreună. Atunci când se desfășoară mai multe sarcini în același timp, părțile laterale ale creierului încep să funcționeze independent, ceea ce duce la probleme de memorie, rezultând performanțe mai scăzute și un număr crescut de erori.

Dacă efectuarea mai multor sarcini simultan este ineficientă, cum este posibil ca o persoană să poată, de exemplu, să mănânce cina, să deruleze pe rețelele de socializare și să asculte radioul în același timp? Răspunsul constă în nivelul de angajare al cortexului prefrontal – activitățile pe care le efectuăm automat (cum ar fi mersul pe jos) pun mai puțină presiune asupra acestuia decât, de exemplu, conducerea unei mașini.

Sarcina unică: o alternativă la multitasking

Ce să faci în loc să faci multitasking? Ei bine, o singură sarcină poate fi o alternativă la multitasking . Implică concentrarea pe o singură sarcină la un moment dat. Această metodă are un impact pozitiv nu numai asupra productivității, ci și asupra corpului uman. Deci, care sunt beneficiile unei singure sarcini?

• Eficiență mai mare – depunerea energiei în îndeplinirea unei sarcini asigură că aceasta va fi realizată în profunzime, astfel încât riscul de a face o greșeală este redus.
• O concentrare mai bună – capacitatea de a vă concentra asupra unei sarcini specifice vă permite să obțineți rezultate mai bune. Acest lucru se aplică nu numai îndatoririlor profesionale, ci și relațiilor. De exemplu, concentrarea sau „a fi aici și acum” atunci când vă întâlniți cu prietenii vă permite să vă bucurați mai mult de momentul.
• Mai puține distrageri – concentrarea pe o singură sarcină face ca aceasta să devină o prioritate, iar distragerile externe sunt eliminate automat.
• Control mai mare – „comutația” între sarcini lasă o persoană distrasă de la muncă, ceea ce îi face mai dificil să măsoare ulterior efectele eforturilor lor sau timpul petrecut pentru o sarcină.
• Niveluri reduse de stres – o singură sarcină crește probabilitatea de a îndeplini efectiv o anumită sarcină. De asemenea, crește satisfacția și reduce nivelul de stres, deoarece angajatul nu mai trebuie să se gândească când și cum să-l termine.

Cum să o singură sarcină?

Prioritizează

Înainte de a începe lucrul, decideți care sarcini se află în partea de sus a listei dvs. de priorități. Utilizați matricea Eisenhower care vă va ajuta să determinați care probleme sunt urgente și necesită o atenție imediată și care pot fi abordate mai târziu. După ce ați setat prioritatea sarcinilor, creați-vă propria listă de activități . Aceasta este una dintre caracteristicile oferite de Firmbee. Acest sistem vă permite nu numai să vă notați responsabilitățile, ci și să le prioritizați, să le acordați statusuri și termene limită.

Aflați cum să vă gestionați timpul

Există diverse tehnici care vă ajută să vă gestionați mai bine timpul, împărțind sarcinile mari în altele mai mici, care pot fi finalizate cu atenție completă într-o perioadă scurtă de timp. Un exemplu este tehnica Pomodoro, care se bazează pe lucrul în blocuri ciclice de timp . Cea mai comună diviziune este să faci o sarcină timp de 25 de minute, apoi să faci o pauză de 5 minute. După patru blocuri, se recomandă o pauză mai lungă.

Blocarea distragerilor vă ajută, de asemenea, să vă concentrați mai bine. În acest scop, este o idee bună să dezactivați toate notificările și să părăsiți site-urile web care vă distrag atenția de la munca dvs. Desigur, unii colegi se pot aștepta la un răspuns imediat la mesajul lor. Apoi ar trebui să-i anunțați pe ceilalți în prealabil că trebuie să vă concentrați asupra sarcinii în cauză și să le cereți să nu vă deranjeze în timp ce o faceți. Astfel de situații te învață și cum să stabilești limite sănătoase. De asemenea, liderii ar putea lua în considerare introducerea sau cel puțin educarea suplimentară a angajaților cu privire la subiectul comunicării asincrone.

Utilizați sistemul de management al proiectelor

Software-ul de management de proiect are multe caracteristici care pot fi folosite pentru a vă organiza munca . În primul rând, cu ajutorul panourilor Kanban, o echipă poate lucra împreună pentru a defini sarcinile, a le stabili prioritățile și statusurile, a desemna angajați responsabili pentru finalizarea acestora sau pentru a stabili termene limită. O persoană cu sarcini atribuite le poate scrie pe propria listă de sarcini, apoi le poate completa individual și succesiv și le poate marca ca finalizate.

Practicați ascultarea activă

Ascultarea activă vă ajută să vă concentrați asupra celeilalte persoane și să vă amintiți cât mai multe din întâlnire. Datorită acestei practici, nu numai că arătați respect față de cealaltă persoană, dar puteți înțelege mai bine problemele discutate, precum și evitați greșelile și neînțelegerile . Prin urmare, este o idee bună să puneți deoparte dispozitivele care vă distrag atenția (telefon, laptop etc.) atunci când participați la o întâlnire și, de preferință, să le lăsați într-o altă cameră. În timpul discuțiilor online, este, de asemenea, o idee bună să dezactivați toate filele inutile din browserul dvs. web.

Multitasking vs single task

Nu este greu de observat că multitasking și single tasking sunt metode complet diferite de a efectua sarcini. În tabelul de mai jos, prezentăm diferențele de bază.

rezumat

Astăzi, multitasking-ul este o abilitate de dorit de către angajatori, mai ales pentru că este asociată cu o productivitate și eficiență mai mari. După cum arată studiile, relația este chiar invers. Prin comutarea constantă între sarcini, prin imposibilitatea de a-ți prioritiza și organiza munca și fiind frecvent distras, eficiența unui angajat poate fi redusă semnificativ și există un risc mai mare de a face greșeli, care necesită din nou timp și energie pentru a le corecta.

Desigur, în unele situații și pentru unele persoane, multitasking-ul poate fi o soluție ideală. Cu toate acestea, merită să ne amintim că doar un mic procent din populație are aptitudinea potrivită pentru aceasta.

De asemenea, este esențial să schimbați atitudinea față de o singură sarcină și să respingeți opinia că este o metodă inferioară. În numeroase publicații, articole și bloguri, puteți citi despre efectele sale pozitive asupra muncii, precum și asupra sănătății. Deci poate fi o alternativă ideală pentru persoanele care nu doresc să simtă atât de multă presiune și stres și, în schimb, doresc să se simtă mulțumiți de îndeplinirea unor sarcini specifice.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările