Nouă cele mai bune practici esențiale pentru urmărirea cheltuielilor întreprinderilor mici

Cheltuielile sunt un fapt de afaceri. După cum se spune: „Trebuie să speculezi pentru a acumula.”

Dar cum poți fi sigur că, la un moment dat, câștigi mai mult decât cheltuiești?

Cheltuielile micilor afaceri se pot aduna rapid și, dacă nu le urmăriți cu atenție, ați putea suferi un șoc urât atunci când vă verificați bugetul.

Prin urmare, este important să urmăriți îndeaproape unde și când vă cheltuiți banii.

Urmărirea cheltuielilor întreprinderilor mici nu trebuie să fie o corvoadă, totuși. Cu instrumentele și tehnicile potrivite, este ușor de urmărit, evaluat și gestionat.

Iată nouă cele mai bune practici încercate și testate pentru a vă ajuta.

Sari la:

• Nouă bune practici pentru urmărirea cheltuielilor întreprinderilor mici

Sursă

Cum beneficiază întreprinderile mici de urmărirea eficientă a cheltuielilor

Există o mulțime de beneficii pentru urmărirea eficientă a cheltuielilor. Iată doar câteva dintre ele.

• Vă ajută să vă gestionați fluxul de numerar mai eficient.
• Oferă o mai bună perspectivă asupra tiparelor dvs. de cheltuieli.
• Vă arată unde puteți economisi bani și unde vă puteți permite să cheltuiți puțin mai mult.
• Vă ajută să stabiliți bugete realiste.
• Este grozav pentru prognoza de afaceri.
• Ajută la deducerile fiscale.
• Este important pentru conformitate.
• Face multe procese contabile mult mai simple.

Nouă bune practici pentru urmărirea cheltuielilor întreprinderilor mici

1. Alegeți un sistem bazat pe dimensiunea și cerințele afacerii dvs
2. Definiți categorii clare relevante pentru operațiunile dvs. de afaceri
3. Mențineți o înregistrare consecventă și la timp a cheltuielilor
4. Integrați urmărirea cheltuielilor cu software-ul de contabilitate
5. Evaluați în mod regulat cheltuielile pentru a găsi oportunități de economisire a costurilor
6. Educați angajații cu privire la politicile și procedurile de urmărire a cheltuielilor
7. Stabiliți un sistem centralizat pentru toate documentele legate de cheltuieli
8. Asigurați accesibilitatea și scalabilitatea soluțiilor de urmărire a cheltuielilor
9. Protejați datele sensibile ale cheltuielilor cu măsuri de acces sigur

Deci, la pasul următor evident.

Acum știi de ce contează, iată nouă dintre cele mai bune modalități de a ține evidența eficientă a cheltuielilor afacerii tale.

1. Alegeți un sistem bazat pe dimensiunea și cerințele afacerii dvs

Când vine vorba de tendințele financiare pentru 2024 , veți descoperi că aveți răsfățat de alegere când vine vorba de procese automate, cum ar fi sistemele de urmărire și prognoză a cheltuielilor.

Există o mulțime acolo, toate oferind ceva ușor diferit.

Deci, nu optați doar pentru primul sistem pe care îl găsiți. Fă-ți timp, fă-ți cercetări și obține unul care se potrivește nevoilor tale.

Una dintre cele mai bune modalități de a face acest lucru este să vă asigurați că aveți o înțelegere aprofundată a situației și cerințelor dvs.

Gândiți-vă în special la dimensiunea afacerii dvs. și la amploarea operațiunii dvs. de cheltuieli.

De exemplu, un IMM probabil nu are nevoie de un instrument care să vă permită să adăugați sute de utilizatori noi la sistem la un cost scăzut, dar ar putea beneficia de automatizare pentru a ajuta la reducerea volumului de muncă pentru un mic departament financiar sau care se va extinde pe măsură ce afacerea crește .

Între timp, este posibil ca o afacere mai mare să nu fie nevoită să-și facă griji atât de mult cu privire la costurile abonamentului, dar ar putea găsi accesul la distanță avantajos.

2. Definiți categorii clare relevante pentru operațiunile dvs. de afaceri

Sursă

Cu cât sunteți mai organizat, cu atât vă veți găsi mai ușor să vă urmăriți cheltuielile de afaceri.

Așadar, sortați cele mai comune costuri în categorii clar definite.

Pentru a vă asigura că fiecare cheltuială este rezonabilă, aliniați aceste categorii cu operațiunile dvs. de afaceri.

De exemplu, dacă conduceți o companie de formare, categoriile de cheltuieli pot include:

• Papetărie
• Cheltuieli de călătorie (acest lucru ar putea fi împărțit în lucruri precum combustibil, bilete de transport public, călătorii cu taxiul etc.)
• Cazare (pentru cursuri rezidentiale)
• Băuturi răcoritoare
• Tehnica de predare
• Software de predare
• Utilități
• Inchiriere spatiu

…și așa mai departe.

Orice lucru în afara acestor categorii poate fi considerat în mod rezonabil o cheltuială nerezonabilă .

De exemplu, dacă cineva a încercat să revendice o mașină nouă, iar aceasta nu se încadrează în niciuna dintre categoriile dvs. „Călătorii”, conducerea ar fi alertată și ar putea apoi să contacteze reclamantul pentru a afla dacă revendicarea este sau nu justificată.

3. Mențineți o înregistrare consecventă și la timp a cheltuielilor

Înregistrarea consecventă și la timp a cheltuielilor este crucială pentru gestionarea eficientă a fluxului de numerar , dar nu este întotdeauna ușor.

Dacă o cheltuială este neașteptată sau dacă cheltuiți într-o situație de urgență, este posibil să fiți prea preocupat pentru a introduce aceste costuri în sistem imediat.

Acesta este motivul pentru care poate fi util să folosiți o varietate de instrumente de automatizare și urmărire.

Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că toate cheltuielile dvs. sunt înregistrate automat și ușurează revizuirea cheltuielilor și activităților anterioare.

De exemplu, un software bun de gestionare a comenzilor poate automatiza o mare parte a procesului de înregistrare și ușurează urmărirea inventarului dumneavoastră.

La rândul său, acest lucru vă va ajuta să urmăriți automat cheltuielile și comenzile, precum și să oferiți informații detaliate în cazul în care apar neconcordanțe.

4. Integrați urmărirea cheltuielilor cu software-ul de contabilitate

Sursă

Prin integrarea software-ului de urmărire a cheltuielilor și de contabilitate, vă puteți economisi o cantitate imensă de timp.

Toate cheltuielile trebuie să treacă prin conturi în cele din urmă, așa că de ce să nu le integrăm pe cele două de la început?

Procedând astfel, vă puteți sincroniza imediat cheltuielile cu conturile dvs.

Acest lucru îi va ajuta să-i mențineți complet actualizați, ceea ce vă ajută cu gestionarea fluxului de numerar, taxe și multe altele.

Cel mai bine, vă scutește departamentul financiar de a trebui să introduceți manual toate cheltuielile de afaceri.

5. Evaluați în mod regulat cheltuielile pentru a găsi oportunități de economisire a costurilor

Cheltuielile pot fi insidioase.

Cheltuirea puțin aici și puțin acolo poate duce la o pierdere mare a bugetului și poate cauza probleme serioase de flux de numerar.

Prin urmare, este important nu numai să urmăriți îndeaproape cheltuielile, ci și să le evaluați în mod regulat pentru a găsi oportunități de economisire a costurilor și pentru a reduce cheltuielile de afaceri .

De exemplu, s-ar putea să vă uitați la cheltuielile dvs. și să descoperiți că plătiți mult pentru alocația de combustibil pentru angajat.

Ați putea reduce acest cost prin încurajarea carpooling-ului pentru membrii personalului care locuiesc aproape împreună, implementând o inițiativă de la ciclu la muncă sau permițând mai multe oportunități de lucru la distanță.

Din nou, tehnologia și instrumentele potrivite sunt cruciale aici.

Un software bun de gestionare a fluxului de numerar pentru întreprinderile mici nu numai că va arăta situația dvs. de cheltuieli dintr-o privire, dar vă poate evidenția unde cheltuiți mai mult decât media și va indica modele în ciclul dvs. de cheltuieli.

6. Educați angajații cu privire la politicile și procedurile de urmărire a cheltuielilor

Sursă

Eroarea umană sau neînțelegerea este unul dintre cele mai mari obstacole în calea urmăririi eficiente a cheltuielilor întreprinderilor mici.

Este posibil ca oamenii să uite să introducă cheltuieli, să le introducă incorect sau să se agațe luni de zile înainte de a le trimite pe toate simultan (deranjand sistemul dumneavoastră de gestionare a fluxului de numerar).

Din acest motiv, este important ca toată lumea să înțeleagă politicile și procedurile dvs. de urmărire a cheltuielilor.

Explicați angajaților dvs.:

• Cum urmăriți cheltuielile
• Scopul politicilor și procedurilor dvs
• Cum se introduc cheltuielile
• Termenul limită pentru cereri
• Cum funcționează software-ul
• Cu cine să vorbesc despre problemele legate de cheltuieli

Și așa mai departe.

7. Stabiliți un sistem centralizat pentru toate documentele legate de cheltuieli

Evidența este esențială pentru monitorizarea cheltuielilor și plata impozitelor.

Un sistem central pentru toate documentele de cheltuieli ale afacerii mici va face managementul atât mai simplu, cât și mai eficient.

Nu mai săriți între platforme în căutarea unui anumit document sau tranzacție.

Nu mai transferați manual date de la o platformă la alta.

În schimb, totul poate fi găsit într-un singur loc.

Desigur, nu toate platformele de cheltuieli fac tot ce ai nevoie.

În astfel de cazuri, este o idee bună să căutați o soluție care să se integreze cu alte instrumente și platforme, astfel încât datele să se sincronizeze automat de la acestea în sistemul dumneavoastră central.

8. Asigurați accesibilitatea și scalabilitatea soluțiilor de urmărire a cheltuielilor

Am vorbit despre importanța ca angajații să înțeleagă politicile și procedurile dvs. de cheltuieli.

Dar pentru ca aceștia să utilizeze corect instrumentele de urmărire a cheltuielilor, acestea trebuie să fie accesibile.

Alegeți un software de urmărire a cheltuielilor, care este suficient de ușor pentru a se familiariza cu membrii personalului.

Caracteristicile de accesibilitate sunt de asemenea importante.

Dacă unii membri ai echipei dvs. nu vă pot folosi instrumentele de urmărire a cheltuielilor, deoarece nu sunt suficient de accesibile, aveți o problemă, așa că faceți asta o prioritate.

Scalabilitatea este de asemenea importantă. Doriți să vă asigurați că sistemul dvs. de urmărire a cheltuielilor poate crește odată cu afacerea dvs. și poate prelua utilizatori și încărcături de lucru suplimentare, atunci când este necesar.

Prin urmare, caută un sistem scalabil cu care să te poți menține în viitor.

9. Protejați datele sensibile ale cheltuielilor cu măsuri de acces sigur

Sursă

Este de la sine înțeles că datele despre cheltuieli sunt extrem de sensibile. Prin urmare, este important să îl protejați.

Securitatea și încălcările datelor nu numai că vă pot afecta finanțele și compromite confidențialitatea, dar vă pot pune pe partea greșită a reglementărilor privind protecția datelor, ceea ce poate avea consecințe legale grave.

Atunci când alegeți instrumente și platforme de urmărire a cheltuielilor, căutați soluții care pot face față oricăror provocări de securitate cibernetică cu care se poate confrunta afacerea dvs.

Actualizați-vă funcțiile de securitate cât mai des posibil și nu vă fie teamă să contactați asistența dacă aveți nelămuriri.

Orice companie de renume va face din securitate o prioritate și va fi bucuroasă să efectueze verificări, să implementeze upgrade-uri și să răspundă la orice întrebări pe care le aveți despre aceasta.

Urmăriți corect cheltuielile întreprinderilor mici

Sursă

Urmărirea eficientă a cheltuielilor pentru întreprinderile mici poate face o mare diferență pentru fluxul de numerar, profituri și chiar volumul de muncă, așa că este important să o faceți corect.

Cu software-ul corect, instruirea și politicile și procedurile solide de urmărire a cheltuielilor, puteți obține controlul asupra costurilor afacerii dvs. mici și puteți culege roadele unui management cu adevărat eficient al fluxului de numerar.

Instrumentele digitale bune pot schimba jocul pentru aproape fiecare aspect al afacerii dvs., iar urmărirea cheltuielilor nu este diferită.

Cercetați-vă și nu ar trebui să aveți nicio problemă în a găsi un software de renume care poate face acest proces mai ușor, mai eficient și mai sigur.