Dacă eficientizați un element surprinzător de subtil al muncii dvs., puteți economisi nenumărate ore .

Acest element este organizarea documentelor .

Documentele ne fac viața profesională mult mai ușoară – atunci când apare o situație, nu trebuie să vă întrebați „ce fac?” Aveți deja un sistem pe care să îl consultați întreaga echipă.

Gata cu întrebările fără rost la care trebuie să răspunzi zi de zi. Nu mai petrec ore petrecute cu o problemă care are deja o soluție. Doar verificați documentele!

Dar unde păstrați toate listele de sarcini, procedurile, ghidurile de stil, notele întâlnirilor și alte documente importante?

Uneori, s-ar putea să fi avut acel espresso dublu, să fii pe deplin în jocul tău și să știi exact unde să găsești totul:

Cu toate acestea, aș spune că sunt șanse mari ca în mod normal să nu fie așa.

În mod normal, aș începe căutarea documentelor făcând clic pe mai multe foldere de pe desktop sau dosare Google Docs, apoi tastând cuvinte cheie asociate în barele de căutare.

Dacă nu găsiți documentul acolo, poate apelați la Dropbox sau Evernote.

Atunci, hm — nu ai conectat pe cineva la documentul din Asana odată? Poate că ar trebui să căutați și în vechile sarcini acolo linkul.

Când lucrați cu o echipă, această problemă este în esență multiplicată exponențial și devine complet insuportabilă.

Uf. Presupunând că acest lucru se întâmplă de câteva ori în fiecare zi pentru fiecare membru al echipei, cât timp pierzi?

Organizația este una dintre cele mai – dacă nu cea mai – parte fundamentală a îndeplinirii cu succes a oricărei sarcini de marketing de conținut. Probabil că ați încercat mai multe soluții, dar de cele mai multe ori sunt scurte într-un aspect sau altul.

Asta pentru că nu există aproape niciodată un loc în care să poți pune de fapt tot ceea ce are de-a face cu munca ta.

Noțiunea este concepută pentru a fi acel loc. Acționează ca un „control al misiunii” pentru a organiza și stoca perfect orice informație care se referă la munca și echipa ta.

Pare destul de înalt, nu? Sunt de acord, dar Notion oferă soluții pentru documente, note, sarcini, liste, baze de date și aproape orice alt tip de informații cu care ai putea să te ocupi de-a lungul zilei.

În acest articol, vom arunca o privire mai profundă asupra acestui „spațiu de lucru all-in-one” pentru a vedea cum ar putea să vă transforme vânătoarea obișnuită de informații într-un sediu de echipă bine organizat, perfect orchestrat.

Notion Review: Spațiul de lucru all-in-one care poate organiza orice

Noțiunea poate completa o mulțime de lacune în organizarea echipei tale. Acolo unde alte platforme nu sunt insuficiente, Notion a venit cu o soluție. Să parcurgem toate tipurile de documente și alte elemente legate de muncă pe care Notion le poate accepta.

1. Importă-ți lucrurile în Notion

Aceasta este o mare parte a frumuseții Notion, așa că vreau să o descompun în diferitele tipuri de documente pe care le puteți importa în Notion.

Pur și simplu făcând clic pe una dintre numeroasele opțiuni diferite, puteți importa aproape orice tip de document de care ați putea avea nevoie în timp ce lucrați cu echipa dvs.

Caracteristica de import este flexibilizată de numărul de integrări posibile. Când vine vorba de colectarea documentelor pe Notion pentru utilizare ulterioară, aproape că nu aveți limitări cu privire la tipul de document pe care îl puteți utiliza.

Note și documente

Pentru note și documente , puteți încărca documente din Evernote, Word, Google Docs sau Dropbox Paper, ceea ce înseamnă că nu va mai trebui să vă faceți griji că parcurgeți aceste programe individual pentru a găsi o anumită informație.

Totuși, nu se oprește aici - puteți încorpora o mulțime de informații dintr-o gamă largă de aplicații și programe, cum ar fi Google Maps, Twitter, Typeform și Codepen, chiar în documentele dvs. Notion.

Baza de cunoștințe / Wiki

În al doilea rând, pentru baza dvs. de cunoștințe, puteți încărca din mai multe programe foarte comune, cum ar fi Confluence sau GitHubWiki, ceea ce înseamnă, în esență, că nu veți mai avea niciodată file noi deschise pentru a căuta acele informații din nou - puteți doar să căutați în Notion și să găsiți instantaneu ceea ce doriți. cauti.

Cred că acest lucru este deosebit de puternic atunci când vă gândiți să integrați un instrument de colaborare în echipă precum Confluence. Puterea sa de a gestiona discuțiile în echipă și fluxurile de lucru este mărită atunci când este integrată cu netețenia inteligentă a Notion.

Sarcini și proiecte

Echipa dvs. se învârte în jurul sarcinilor și proiectelor, așa că Notion are o soluție excelentă pentru integrarea celorlalte programe de management de proiect pentru a vă ajuta să păstrați totul într-un singur loc.

De exemplu, puteți importa panourile Trello sau instrumentele de management al echipei Asana în Notion pentru a organiza și gestiona toate dintr-un singur loc.

Prin integrarea altor instrumente puternice, puteți valorifica pe deplin Notion pentru a gestiona, monitoriza și comunica cu echipa dvs.

Cu toate acestea, dacă nu utilizați deja un flux de lucru sau un instrument de gestionare a proiectelor, Notion are propriul său sistem unic de creare și gestionare a fluxurilor de lucru. Poate deveni instrumentul de management de proiect de care ai știut întotdeauna că ai nevoie.

Foi de calcul și baze de date

Cei mai mulți dintre noi folosesc foi de calcul și baze de date în mod religios. Sunt prea utile pentru a fi lăsate deoparte, așa că Notion acceptă și integrarea instrumentelor puternice pentru foi de calcul, cum ar fi Google Sheets sau Airtable.

Păstrarea notițelor, documentelor, cunoștințelor și bazelor de date într-o singură interfață ușor de utilizat sună ca o idee simplă atunci când vă imaginați ușurința cu care ați putea realiza toate acestea punându-le împreună într-un singur loc.

2. Creați pagini noi

Crearea de pagini noi este cea mai de bază și obișnuită activitate pe care o veți face pe Notion, așa că este logic să fie destul de flexibilă.

În loc să fii doar un singur buton pentru a crea o pagină nouă, vi se prezintă mai multe opțiuni care vă permit să personalizați și să formatați noua pagină pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice pentru partea din proiect.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți când creați o pagină nouă este să alegeți tipul de pagină de creat.

Aceasta înseamnă că trebuie să decideți dacă va fi un simplu document, o bază de date, o galerie, un calendar, o tablă sau dacă veți alege dintre unul dintre șabloanele pe care Notion le-a deja prefabricat.

Aceste șabloane sunt extrem de flexibile. De exemplu, dacă creați un document pentru specificațiile de proiectare, puteți face acest lucru cu ușurință alegând șablonul potrivit și introducând informațiile dvs.

Șablonul de specificații de design are spații pentru fundal și cercetare, o listă de activități și alte părți importante, cum ar fi un link către un site web.

Când vine vorba de baza de cunoștințe, șabloanele sunt la fel de flexibile. Puteți adăuga ușor și rapid o pagină nouă pentru o casă de echipă, o casă personală, note de întâlnire sau înscrierea angajaților.

Aceste șabloane sunt frumoase și practice – accelerează cu adevărat întregul proces de creare a ghidurilor și de a ghida membrii echipei prin finalizarea sarcinilor.

Un lucru interesant de remarcat despre șabloanele bazei de cunoștințe este că șablonul de înscriere a angajaților este foarte asemănător cu un panou Trello conceput pentru a compara și contrasta potențialele angajări.

Indiferent dacă utilizați un șablon sau importați din Trello, depinde în cele din urmă de dvs., dar flexibilitatea incredibilă a acestui instrument de a îndeplini sarcini similare în mai multe moduri este extrem de utilă pentru a păstra toate cunoștințele echipei într-un singur loc.

Pentru sarcini și proiecte, puteți alege dintre șabloane în stil listă, cum ar fi sarcini de făcut, liste de verificare și fluxuri de lucru, dar puteți selecta și șabloane cu formatare diferite, cum ar fi șablonul de calendar sau șablonul de foaie de parcurs, care sunt ambele concepute pentru a vă ajuta să organizați și să vizualizați. sarcinile și proiectele viitoare.

În cele din urmă, puteți selecta dintre diferite stiluri de șablon pentru colectarea și stocarea datelor, de asemenea, inclusiv un șablon de note și schițe, canalizare de recrutare, CRM ușor, listă de citire și bază de date de strângere de fonduri.

Evident, puteți colecta date într-un număr aproape infinit de moduri, așa că aceste șabloane sunt pur și simplu un început de drum pentru a vă ajuta să proiectați și să dezvoltați pagini care vă vor ajuta să culegeți și să analizați date împreună cu echipa dvs.

3. Creați Sub-pagini noi

Acest pas este locul în care spațiile dvs. de lucru vor prinde cu adevărat viață.

Paginile pe care le adăugați sunt completate și completate de subpagini, care sunt la fel de flexibile și pot fi create pe baza acelorași șabloane.

Când ați creat o pagină, tot ce trebuie să faceți pentru a crea o subpagină este să faceți clic pe simbolul plus mic de lângă pagină din meniul pliabil din partea stângă a paginii.

În cadrul subpaginilor, ca și în paginile și spațiile de lucru, puteți personaliza complet cine poate vedea, edita sau modifica informațiile din interior. Puteți chiar să blocați paginile sensibile pentru a vă asigura că documentul nu se modifică.

Gânduri finale despre noțiune

Este foarte clar că Notion este un instrument extraordinar de flexibil pe care oricine îl poate folosi pentru a-și îmbunătăți organizația.

În timp ce oricine poate folosi acest instrument, oamenii care lucrează în echipă și se ocupă în mod regulat cu diferite tipuri de documente, programe sau date vor descoperi că acest instrument scade drastic cantitatea de recuperare pe care trebuie să o facă pentru a găsi informațiile potrivite. Oferă un cadru frumos pentru colaborare și contribuții productive la proiect. Notion este disponibil și pe mobil pentru conectivitate totală.

Pentru echipele mai mari care lucrează cu date mai mari sau pentru antreprenorii care au nevoie de mai mult acces, există planuri plătite care încep de la 4 USD pe lună pentru o persoană și 8 USD pe lună per membru al echipei, ceea ce nu este prea rău, având în vedere că ai putea încheia abonamentele la multe. a altor instrumente plătite de organizare și management de proiect.

Poate cea mai bună parte este că Notion poate fi folosit complet gratuit de echipe care au nevoie doar de o platformă de bază pentru a-și gestiona documentația și nu au nevoie să găzduiască fișiere mari și au setări avansate de permisiuni. Acest lucru înseamnă că este deosebit de ușor să începeți cu Notion - în esență aveți la dispoziție o perioadă de încercare gratuită nelimitată.

Dacă Notion sună tentant, nu ai nimic de pierdut dacă încerci.

Yassir Sahnoun este strateg de conținut, scriitor și co-fondator al WriteWorldwide. El ajută companiile SaaS cu strategia de conținut și SEO. Puteți afla mai multe despre Yassir la YassirSahnoun.com.