7 Cele mai bune exemple de instrumente de automatizare de birou pentru întreprinderile mici
Publicat: 2023-07-26Rezumat: instrumentele de automatizare de birou au făcut mai ușor pentru companii schimbul de date cu alte aplicații prin integrare. Să aflăm mai jos despre aceste instrumente în detaliu!
În urmă cu câțiva ani, majoritatea companiilor se bazau pe gestionarea manuală a datelor. De la generarea statelor de plată până la introducerea detaliilor angajaților și crearea facturilor, totul s-a făcut manual. Astfel de procese manuale plictisitoare au dus la fluxuri de date inexacte, care au cauzat pierderi financiare uriașe și daune reputației. În timp ce, astăzi, fiecare sarcină de birou poate fi simplificată și finalizată în mai puțin timp cu instrumente de automatizare.
De la gestionarea finanțelor până la procesarea comenzilor, automatizarea integrării clienților și generarea de semnături electronice, mai multe sarcini pot fi gestionate cu instrumente de automatizare de birou. În acest articol, vom compara unele dintre cele mai bune instrumente pentru automatizarea biroului.
Cuprins
Ce sunt instrumentele de automatizare de birou?
Un instrument de automatizare de birou este o combinație de software și hardware care ajută la mutarea automată a datelor de la un sistem la altul, fără intervenție umană și inexactități. Software-ul ajută companiile să colecteze, să gestioneze și să analizeze datele în siguranță pentru operațiunile de afaceri de zi cu zi.
Scopul principal al instrumentelor de automatizare de birou este de a reduce munca manuală și de a stoca datele cu acuratețe. Datele care sunt gestionate de sistemul de automatizare de birou pot proveni din diferite departamente, cum ar fi contabilitate, finanțe, resurse umane, recepție, infrastructură cloud, management de proiect și așa mai departe.
Lista celor 7 cele mai bune instrumente de automatizare de birou pentru exemple de afaceri
- Expensify: Cel mai bun pentru gestionarea cheltuielilor
- Keka HRMS: Cel mai bun pentru gestionarea înregistrării și procesarea salariilor
- Okta: Cel mai bun pentru managementul identității
- Kisi: Cel mai bun pentru gestionarea controlului accesului
- Envoy: Cel mai bun pentru gestionarea spațiului de lucru
- Noțiune: Cel mai bun pentru managementul proiectelor
- DocuSign: Cel mai bun pentru gestionarea semnăturilor electronice
Există diferite instrumente de automatizare de birou disponibile pentru a automatiza diverse proceduri de afaceri, cum ar fi salarizarea, integrarea, procesarea comenzilor, facturarea etc. Iată câteva exemple de aceste instrumente pentru diferite cazuri de utilizare:
Expensify: Cel mai bun pentru gestionarea cheltuielilor
Expensify este un instrument de automatizare de birou conceput special pentru urmărirea și gestionarea cheltuielilor personale și de afaceri.
Acest instrument este utilizat pentru urmărirea, analizarea, aprobarea, reconcilierea și rambursarea cheltuielilor. De asemenea, oferă funcționalități pentru automatizarea plății facturilor, gestionarea cheltuielilor de salarizare și de călătorie și așa mai departe.
Caracteristicile lui Expensify
- Acceptă scanarea chitanțelor cu un singur clic
- Importă detaliile tranzacțiilor personale și ale cărților de vizită
- Personalizează fluxurile de lucru pentru a gestiona cheltuielile
- Importă coduri de registru general în sistemul dvs
- Gestionează și analizează cheltuielile companiei
Avantaje și dezavantaje ale lui Expensify
- Cu el, puteți ține o evidență a cheltuielilor de călătorie.
- Acesta generează mai multe rapoarte de cheltuieli pentru a vă analiza cheltuielile.
- Utilizatorii au raportat că uneori reconciliază greșit datele de cheltuieli.
Probă gratuită: Nu este disponibilă
Preț Expensify: plan gratuit disponibil | Prețul este diferit pentru diferite caracteristici
Keka HRMS: Cel mai bun pentru gestionarea înregistrării și procesarea salariilor
Keka HRMS vă ajută să automatizați diferite fluxuri de lucru HR pentru a gestiona cu ușurință procesele oamenilor. Începând de la angajarea și integrarea candidaților până la ieșirea lor din organizație, fiecare sarcină poate fi gestionată cu acest software. În plus, cu analiza HR, puteți vizualiza datele forței de muncă și puteți obține informații valoroase din acestea.
Caracteristici Keka HRMS
- Managementul integrării angajaților
- Oferă management avansat de concediu
- Gestionează salariile și cheltuielile
- Oferă un portal de autoservire pentru angajați
- Suportă urmărirea timpului bazată pe GPS
- Digitalizați toate documentele
Avantaje și dezavantaje ale Keka HR
- Îl puteți folosi pentru gestionarea evaluărilor de performanță ale angajaților.
- Poate fi folosit și pentru a gestiona întregul ciclu de angajare al unui angajat
- Calculele sale fiscale nu sunt uneori exacte.
Probă gratuită: disponibilă
Prețul Keka HRMS: nu este disponibil niciun plan gratuit | Planul plătit începe de la 6999 INR/lună
Okta: Cel mai bun pentru managementul identității
Okta este o soluție de gestionare a identității și a accesului care ajută utilizatorii să gestioneze permisiunile de acces la dispozitive și aplicații. A fost creat în primul rând pentru gestionarea accesului la aplicațiile cloud, dar îl puteți folosi și pentru gestionarea accesului pentru dispozitivele locale.
Unele funcții pe care le obțineți cu Okta includ guvernarea identității, managementul ciclului de viață al utilizatorului, automatizarea fluxului de lucru, API și gestionarea accesului privilegiat.
Caracteristici Okta
- Autentifică și autorizează accesul la aplicații și dispozitive
- Gestionează controalele privilegiilor
- Oferă conectare unică clienților și angajaților
- Protejează datele împotriva atacurilor rău intenționate
- Nu există opțiuni de personalizare a codului pentru a personaliza activele conform identității mărcii
- Gestionează furnizarea și deprovisioning de identități
Avantaje și dezavantaje ale Okta
- Puteți gestiona ciclul de viață al identităților utilizatorilor.
- Face auditurile nedureroase cu privire la utilizatori (angajați și vizitatori) împreună cu detaliile de acces la cont
- Este nevoie de mult timp pentru a anula furnizarea unui ID de conectare a utilizatorului.
Probă gratuită: 30 de zile
Prețul Okta: oferă prețuri diferite pentru gestionarea clienților și a identității forței de muncă.
Kisi: Cel mai bun pentru gestionarea controlului accesului
Kisi este o platformă completă care oferă atât software, cât și hardware pentru a restricționa și gestiona accesul la ușile, aplicațiile, dispozitivele și dispozitivele IOT ale clădirii tale.
Cu acesta, puteți gestiona accesul la instalație, puteți să vă integrați cu alte programe software pentru a gestiona controlul accesului, să identificați vulnerabilități în sistemele de securitate existente, etc. Această aplicație de automatizare de birou poate fi folosită și pentru restricționarea accesului la un anumit etaj cu Elevator Access.
Caracteristicile lui Kisi
- Vă permite să oferiți acces temporar vizitatorilor prin intermediul cardurilor
- Oferă metode 2FA pentru verificare
- Acceptă furnizarea automată a identităților
- Gestionează accesul de la distanță la dispozitivele și aplicațiile dvs
- Blocează și deblochează cu ușurință accesul la anumite locuri din organizațiile tale
Avantaje și dezavantaje ale lui Kisi
- Puteți utiliza acest software chiar și în modul offline.
- Oferă management global pentru a gestiona permisiunile în diferite locații fizice.
- Nu este o opțiune de încredere pentru a identifica vulnerabilitățile.
Prețuri Kisi: preț disponibil la cerere pe site-ul său oficial.
Envoy: Cel mai bun pentru gestionarea spațiului de lucru
Envoy este o platformă la locul de muncă care vă permite să lucrați și să colaborați cu echipe dintr-o singură soluție. Cu acesta, vă puteți gestiona vizitatorii, angajații, locul de muncă etc.
Cu această platformă, puteți gestiona directorul angajaților dvs., gestionați toți vizitatorii, stocați documente semnate legal, creați insigne pentru vizitatori, preînregistrați oaspeții și așa mai departe.
Caracteristicile lui Envoy
- Sortează și filtrează datele vizitatorilor
- Personalizează documentele legale în funcție de tipul de vizitator
- Ajută la gestionarea mai multor locații de birou
- Menține o evidență a angajaților din trecut și din prezent
- Ajută la crearea panoului echipei de administrare pentru gestionarea vizitatorilor
Avantaje și dezavantaje ale lui Envoy
- Puteți organiza și gestiona cu ușurință toate locațiile biroului dvs. într-o bază de date centralizată.
- Cu acesta, puteți, de asemenea, să scanați ID-urile și să le înregistrați informațiile în sistemul dvs.
- Devine lent în timpul transferului datelor vizitatorilor.
Probă gratuită: disponibilă
Prețuri Envoy: plan gratuit disponibil | Planul plătit începe de la 8.956,04 INR/lună
Noțiune: Cel mai bun pentru managementul proiectelor
Notion este un program software care vă permite să creați un flux de lucru conectat pentru a urmări și gestiona toate proiectele. Cu acesta, vă puteți păstra toată baza de cunoștințe, proiectele și documentele într-o bază de date centralizată. Noțiunea poate fi folosită și pentru sortarea și filtrarea diferitelor sarcini, personalizarea etichetelor și etichetelor, generarea de calendare, gestionarea permisiunilor și multe altele.
Caracteristicile noțiunii
- Creează spații private de echipă
- Oferă analiză avansată a paginii
- Permisiuni de furnizare și deprovisionare
- Vă permite să invitați alții să lucreze la proiecte
- Suportă încărcări nelimitate de fișiere
- Personalizează domeniul site-ului dvs
Avantaje și dezavantaje ale noțiunii
- Oferă analize de pagină pentru a analiza performanța paginilor dvs.
- Oferă integrare cu software precum Zapier și Slack.
- Gestionarea mai multor proiecte simultan devine dificilă pentru membri.
Probă gratuită: disponibilă
Noțiune de preț: plan gratuit disponibil | Planul plătit începe de la 6999 INR/lună
DocuSign: Cel mai bun pentru gestionarea semnăturilor electronice
DocuSign eSignature este folosit pentru a obține documente semnate legal și în siguranță. Puteți utiliza acest software pentru toate documentele care necesită semnături electronice.
În plus, orice modificări făcute în documentul după semnături pot fi, de asemenea, înregistrate și urmărite. Alte caracteristici ale DocuSign includ identificarea și autentificarea semnatarului, arhivarea documentelor, validarea datelor, corectarea documentelor și așa mai departe.
Caracteristicile DocuSign
- Trimite documente clienților pentru semnături electronice
- Suportă urmărirea de audit în timp real pentru a verifica procedura de semnare
- Permite semnături în peste 44 de limbi
- Acceptă semnarea mobilă receptivă
- Branding personalizabil pentru e-mailuri și notificări
- Gestionează permisiunile utilizatorilor pentru a accesa contracte și documente
- Se integrează cu diverse aplicații de productivitate
Avantaje și dezavantaje ale DocuSign
- Cu acesta, obțineți criptare AES pe 256 de biți pentru a cripta documentele pentru securitate.
- De asemenea, îl puteți folosi pentru a captura semnături scrise de mână direct pe documente.
- Calitatea documentelor scanate scrise de mână nu este la înălțime.
Probă gratuită: Disponibil timp de 30 de zile
Prețuri DocuSign: Nu există niciun plan gratuit disponibil | Planul plătit începe de la 1.231,68 INR/lună
Cum se utilizează instrumente pentru automatizarea biroului?
Pentru a utiliza instrumentele de automatizare de birou, urmați pașii dați:
Pasul 1: Selectați tipul de instrument de automatizare de birou pe care doriți să îl utilizați, cum ar fi contabilitate, HRMS, backend etc.
Pasul 2: După aceea, instalați și conectați-vă la software cu acreditările dvs. de conectare
Pasul 3: Apoi, completați detaliile companiei dvs. în funcție de tipul dvs. de instrument de automatizare de birou.
Pasul 4: După aceea, selectați sarcinile pe care doriți să le automatizați. De exemplu, dacă utilizați software HRMS, puteți selecta onboarding, salarizare, managementul performanței etc.
Pasul 5: Sarcinile selectate vor fi finalizate automat și le puteți modifica conform cerințelor dvs.
Beneficiile instrumentelor de automatizare de birou
- Ușurează stocarea și gestionarea datelor
- Puteți schimba cu ușurință date între diferite aplicații
- Ajută la automatizarea sarcinilor complexe pentru a economisi timp și bani
- Oferă informații valoroase asupra datelor existente prin analiză
- Vă permite să restricționați accesul la aplicații locale și cloud
- Ușurează angajații să lucreze și să colaboreze în timp real
Limitările instrumentelor de automatizare de birou
- Mulți angajați s-ar putea să nu aibă neapărat abilitățile necesare pentru a gestiona automatizarea biroului și necesită pregătire suplimentară.
- Costul inițial al implementării acestor instrumente devine un cost suplimentar pentru afaceri.
- Pot apărea încălcări ale datelor dacă sunt afectate protocoalele de securitate.
- Probleme de compatibilitate pot apărea atunci când sistemele vechi nu se pot integra în noul software.
Concluzie
Sistemele de automatizare de birou pot ajuta foarte mult la creșterea productivității și la îmbunătățirea eficienței operaționale. Prin automatizarea diferitelor sarcini de birou, cum ar fi salarizarea, gestionarea cheltuielilor sau managementul proiectelor, afacerile pot economisi o mulțime de resurse și bani pe termen lung.
Întrebări frecvente despre instrumentele de automatizare de birou
Ce sunt instrumentele de automatizare de birou?
Instrumentele de automatizare de birou sunt un fel de software folosit pentru a colecta, stoca, transfera, modifica și utiliza digital informații de afaceri pentru executarea mai multor sarcini.
Care sunt tipurile de automatizări de birou?
Există patru tipuri diferite de automatizare de birou, inclusiv publicarea electronică, instrumentele de comunicare și colaborare electronică, procesarea imaginilor și stocarea documentelor și managementul biroului.
Care este cel mai bun instrument de automatizare?
Există mai multe instrumente de automatizare pe care le puteți utiliza pentru automatizarea diferitelor procese de afaceri. Unele dintre cele mai bune opțiuni includ Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi etc.
Care este cel mai bun instrument gratuit de automatizare?
Puteți alege dintre mai multe instrumente gratuite de automatizare de birou pentru a vă gestiona procesele de afaceri. Notion, DocuSign și Okta sunt unele dintre cele mai bune opțiuni în acest scop.