Stabilirea priorităților pentru curățenia de primăvară a birourilor

Primăvara este la orizont. Începem să vedem zăpada risipindu-se, florile înflorind și copacii își recapătă frunzele (cel puțin unii dintre voi ar trebui să vedeți asta). Unul dintre obiceiurile pe care le-am adoptat este curățenia de primăvară. Ideea de a curăța o mulțime de exces din viața ta oferă o masă curată din care să-ți conduci viața. Ce moment mai bun pentru a prioritiza organizarea biroului tău decât în ​​timpul curățeniei de primăvară? Curățenia de primăvară în birou este practica de a vă pregăti biroul pentru succes.

Configurați un sistem de fișiere

În primul rând, ca biroul tău să fie frumos și curat necesită multă atenție. Configurarea sistemului dvs. de fișiere este vitală. Dacă ești genul de persoană care aruncă totul pe birou într-o grămadă sau într-un coș și nu își amintește niciodată că este acolo, acesta este pentru tine. Configurați categorii care contează pentru dvs. Sistemul meu de înregistrare personală este configurat în lucruri care sunt prioritizate pe categorii. În primul rând, facturile de plătit. Apoi, facturile care sunt plătite. În al treilea rând, doar pentru înregistrări și, în sfârșit, lucruri care sunt arhivate, dar încă importante de păstrat (cum ar fi evidențele fiscale și altele).

Configurarea sistemului de arhivare este mai mult despre atragerea la ceea ce vă uitați. Este posibil să aveți diferite categorii care sunt importante pentru dvs. Corespondența primită, de exemplu, ar putea fi ceva care este pe hârtie pentru dvs. Configurarea fișierelor pentru a vă organiza corespondența primită poate fi vitală pentru dvs. Creați un fișier de corespondență pentru clienți și vânzători pentru a vă asigura că nu pierdeți nimic. Dacă lucrați în contracte pe hârtie, înființați un fișier cu datele de execuție pentru contracte. Acest lucru vă va ajuta să vă păstrați sinceritatea cu termenele limită. pentru proiectele viitoare.

Sau, organizați lucrurile după data numirii. Medicii și avocații sunt grozavi la asta. Ei au programele de întâlnire și dosarele întocmite pentru a doua zi, la sfârșitul zilei precedente. Dacă ești un profesionist ocupat cu o mulțime de întâlniri, fă-ți timp pentru a-ți așeza fișierele pentru a doua zi într-un dulap mai mic sau, dacă fișierele tale sunt electronice, setează-le pe desktop, astfel încât să le poți avea pregătite când intră clientul tău.

Luați puțină curățenie de primăvară în căsuța dvs. de e-mail

Sunt atât de vinovat de asta. Dacă ceva pare că va fi util în orice moment în viitor, îl voi păstra pentru totdeauna. Sunt un șobolan de e-mail. Dacă ești vinovat de asta ca mine, fă-ți timp să parcurgi acele e-mailuri. Găsește-i pe cei pe care i-ai ignorat și fă-i pe aceia să meargă direct la gunoi. Și golește gunoiul. Acest lucru vă va oferi o imagine clară a listei dvs. de activități. Dacă aveți nevoie de niște e-mailuri doar pentru înregistrările dvs., creați un folder în e-mailul dvs. pentru arhive și trimiteți-le la acele arhive. Păstrați doar e-mailurile relevante în prezent. Crede-mă, te vei simți mult mai bine pentru asta. Dacă ești ca mine, voi înnebuni văzând ceva în e-mailul meu pentru mai mult de câteva zile. Deci, îmi voi curăța căsuța de e-mail, inutil să spun.

Nu vă neglijați canalele de socializare

Dacă aveți o mulțime de postări Evergreen, profitați de această ocazie pentru a acorda prioritate celor care fac cel mai bine. Utilizați Analytics pe canalele dvs. de socializare pentru a afla ce are cea mai mare acțiune. Odată ce ți-ai dat seama de cele mai bune postări ale tale, stabilește un program în jurul acelor postări și completează-le cu cele care ar putea necesita puțin mai multă atenție. dlvr.it are o suită grozavă de instrumente care vă vor ajuta să vă setați postarea Evergreen la specificațiile potrivite cu categoriile corecte. Pur și simplu setați o categorie cu postările prioritizate, apoi setați o altă categorie cu postările mai puțin importante. Apoi, setați-vă programul pentru a alterna postările așa cum doriți. Folosind EverQueue, poți evita să postezi prea des.

Fă-ți timp pentru a-ți evalua furnizorii

Curățenia de primăvară este momentul perfect pentru a reevalua instrumentele pe care le utilizați. Tind să mă obișnuiesc cu un set de unelte sau două și să nu mă abat niciodată de la acele unelte. Cu toate acestea, dacă utilizați o mulțime de instrumente pentru o lucrare care ar putea fi realizată de un singur instrument, veți economisi timp, efort și bani dacă utilizați mai puține instrumente. De obicei, un singur instrument va fi o soluție mult mai bună decât multe. De exemplu, dacă puteți edita sunet și videoclipuri cu un singur instrument, ați dori să faceți asta. În cazul meu, prefer SnagIt pentru a captura video, audio și capturi de ecran. Acest instrument ajută la menținerea lucrurilor consolidate și foarte simple. Utilizarea unor instrumente specifice pentru anumite locuri de muncă poate fi grozavă, dar dacă puteți combina acele locuri de muncă, cu atât mai bine.

Eliminați abonamentele inutile

Huffington Post are o sugestie excelentă. Ei sugerează să vă parcurgeți e-mailul pentru abonamentele care nu și-au redus greutatea. Verificați abonamentele pe care le aveți în e-mail și vedeți dacă v-ați deranjat să deschideți e-mailurile de la aceste persoane oricând în ultima lună. Dacă nu ai făcut-o, lasă-le! Vă puteți abona mai târziu dacă aveți nevoie. În cea mai mare parte, totuși, a scăpa de greutatea moartă nu va face decât să vă avantajeze.

Actualizați-vă șabloanele

În special dacă utilizați un format standard pentru aproape orice, actualizarea acestor șabloane este esențială pentru a vă menține afacerea. Ați actualizat o politică în ultimul an? Pune-o în contract. Doriți acum să faceți oferte prin e-mail în cea mai mare parte? Scrieți șabloane electronice pentru probleme comune. Toate aceste șabloane vă vor fi utile, indiferent dacă le utilizați pe hârtie sau electronic.

Treci digital ori de câte ori este posibil

Trebuie să păstrați chitanțele în scopuri fiscale? Introduceți-le în computer. Ai un teanc uriaș de facturi care ocupă spațiu pe birou? Puneți-le într-o foaie de calcul și sfărâmați copiile de hârtie. Continuați să faceți asta pe măsură ce vă vin facturile. Nu numai că hârtia va scădea, dar veți fi mult mai organizat decât dacă ar trebui să vă amintiți o bucată de hârtie prostească. De asemenea, primiți facturi electronice cât de des puteți. Facturile electronice pot intra în căsuța dvs. de e-mail și vă pot atrage atenția mult mai repede decât o factură care s-ar putea pierde prin poștă.

Punând totul împreună

În general, curățenia de primăvară înseamnă să-ți faci viața mai ușoară cu o ardezie curată. Organizandu-te pe hartie si pe computer, vei fi de obicei mai fericit pentru ca nu vei uita lucrurile. Am probleme să-mi amintesc toate lucrurile pe care trebuie să le fac și să întocmesc o listă de lucruri de făcut prin curățarea căsuței de e-mail pe care nu ai atins-o de un an nu va face decât să-ți ofere mai mult timp în viața ta.