O modalitate simplă de a elimina distragerile într-o ședință de consiliu
Publicat: 2019-08-24Cele mai bune ședințe de consiliu sunt discuțiile și dezbaterile despre afacere, dar multe echipe executive și-au petrecut timpul dorind să parcurgă ore întregi de diapozitive despre cât de grozav se descurcă.
Oamenii se descurcă mult mai bine atunci când participă decât atunci când sunt predați.
Cea mai mare valoare pe care o vei obține din consiliul tău este atunci când vorbesc și îți oferă feedback și experiențe de la alte companii în care sunt implicați.
Câțiva membri ai executivului dvs. și-au luat ore întregi pentru a pregăti materialele consiliului, astfel încât să puteți informa consiliul despre cum au decurs lucrurile de la ultima întâlnire în urmă cu 3 luni și aveți la dispoziție 3 ore împreună pentru a vă asigura că au o imagine corectă și pentru a vă asigura că aveți contribuția lor cu privire la modul de a proceda în lunile următoare. Având în vedere cât de rar întâlniți, v-ați imagina că veți avea toată atenția plăcilor în acest timp. Cel mai probabil ai greși. Poți rezolva asta dacă ești dispus.
Cum să faceți față distrațiilor electronice
Desigur, cea mai mare competiție pe care o aveți în atenția membrilor consiliului dumneavoastră este telefoanele mobile ale acestora. Majoritatea membrilor consiliului de administrație nu au intenția de a verifica e-mailurile, de a citi știrile sau de a trimite un mesaj text rapid, dar la fel ca majoritatea fumătorilor nu vor să scoată o țigară – directorul modern nu se poate abține.
Acest lucru este mult mai ușor de rezolvat, așa cum ați crede.
- Anunțați la începutul întâlnirii că doriți ca ședința consiliului să fie „fără electronică”, inclusiv telefoane mobile, laptopuri sau tablete. Aveți la dispoziție hârtie și pixuri pentru note. Fii super politicos și nu agresiv și pur și simplu subliniază că vrei cu adevărat cel mai productiv timp de la membrii consiliului tău.
- Nu permiteți echipei dvs. să folosească laptopuri. Știu că mulți directori doresc să „rămînă productivi” în timp ce sunt la întâlnire și nu sunt chemați, dar dacă nu sunt prezenți și nu participă, atunci ai putea la fel de bine să-i lași afară din cameră. Este super distrage atenția când directorii tăi scriu pe e-mail, în timp ce restul consiliului este menit să fie implicat într-o discuție.
- Mulți avocați din afară le place să participe la reuniunile consiliului de administrație. Toți aduc laptopuri și toți petrec mult timp în ședința consiliului de administrație făcând alte e-mailuri. Opreste asta. Fie le cereți să apeleze, fie dacă vin, cereți-le să fie cu adevărat prezenți. Dacă aceasta nu este o bună utilizare a timpului lor, atunci pur și simplu cereți-i să nu participe.
- Programați o pauză în întâlnire. Dacă aveți o întâlnire de 3 ore, puneți-o la 1,5 ore și țineți-o timp de 15 minute. Anunțați-l la începutul întâlnirii și spuneți fiecărui membru că acesta este cel mai bun moment pentru a verifica e-mailurile sau pentru a efectua un scurt apel telefonic, dar că ați aprecia cu adevărat dacă nu ar face-o oricând.
- Dacă cineva spune „Eu chiar lucrez cel mai bine când pot să iau note electronice” pe (laptop, iPad, telefon mobil), spune: „Sunt sigur că este corect. Dar dacă aș putea să te rog să nu faci asta pentru azi. Scopul meu este să mă asigur că fiecare membru este prezent.” Cei mai disciplinați oameni din lume vor rezista cu greu „să verifice rapid” textul, e-mailul, știrile atunci când sunt la bord. Atunci i-ai pierdut.
- Dacă vreți cu adevărat să faceți o emisiune, puteți pune telefoanele mobile ale executivului într-o tavă pe marginea camerei și să cereți fiecărui membru al consiliului să facă același lucru când sosesc. Știu că este puțin agresiv, dar dacă faci asta cu un zâmbet larg pe buze și cu o cerere mare de politețe, pun pariu că poți reuși. Este într-adevăr o modalitate de a sublinia cât de serios ești. Adevărul este că oamenii care ies la cină sau la concerte sau evenimente sportive și care își lasă telefoanele mobile în mașină sunt de fapt mai prezenți la eveniment și se bucură mai mult. Același lucru este valabil și pentru ședințele consiliului de administrație.
Știu că toate acestea sună draconic și mulți ar spune că în lumea modernă acest lucru este contraproductiv. Dar, ca persoană care a stat în cameră de ani de zile în timp ce directorii sunt prezenți, am văzut membri bine intenționați ai consiliului de administrație verificând e-mailurile, citind Facebook, scanând Twitter, descarcând filme pentru zborurile lor acasă, trimițând mesaje mesaje prietenilor, citind știrile sau orice altceva. alt număr de lucruri care distrag atenția de la o discuție productivă de grup.
Veți întâlni mulți oameni sensibili care spun versiuni ale acestui lucru:
Recomandat pentru tine:
Cum este setat cadrul de agregare de conturi al RBI să transforme Fintech în India
Antreprenorii nu pot crea startup-uri durabile și scalabile prin „Jugaad”: Cit...
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Bineînțeles că înțeleg că laptopurile pot adăuga productivitate, dar, din păcate, sunt pante alunecoase, iar aspectele negative ale întâlnirii tale și chiar ale cunoștinței tale în întâlnire nu merită niciun câștig din căutarea lucrurilor. Nu servește doar ca o distragere a atenției pentru utilizatorii de laptop, ci și pentru toată lumea din jurul lor.
Cum să păstrați membrii consiliului implicați
O altă problemă cu implicarea membrilor consiliului de administrație ești tu . Dacă prezentați diapozitiv după diapozitiv și dacă aceasta devine o descărcare de prea multe informații și o discuție insuficientă, atunci atenția oamenilor se întinde.
Cele mai bune ședințe de consiliu sunt discuțiile și dezbaterile despre afacere, dar multe echipe executive și-au petrecut timpul dorind să parcurgă ore întregi de diapozitive despre cât de grozav se descurcă. Oamenii se descurcă mult mai bine atunci când participă decât atunci când sunt predați. Cea mai mare valoare pe care o vei obține din consiliul tău este atunci când vorbesc și îți oferă feedback și experiențe de la alte companii în care sunt implicați.
Recomand ca echipele executive să trimită materiale cu 72 de ore înainte. Recomand directorilor executivi să efectueze 1–1 apeluri cu membrii consiliului înainte de întâlnire pentru a parcurge situațiile financiare la nivel înalt. Și recomand ca consiliile să aibă 2-3 subiecte strategice pe care le ia în considerare în timpul întâlnirii în persoană. Dacă vă conduceți tabla în acest fel, veți maximiza timpul pe care îl aveți împreună ca grup și veți menține tabla angajată.
Cum să împiedici membrii consiliului să deruleze înainte
Ultimul sfat. Unele echipe imprimă materiale și înmânează un liant tipărit în timpul ședinței consiliului de administrație. Nu fi această echipă. Deși este tentant să ai o biblie pentru membrii consiliului tău, le vei permite doar să „defileze înainte” și să privească diapozitivele viitoare când se plictisesc. Dacă le distragi atenția, atunci ai de vină doar atunci când ei nu acordă atenție.
Uneori, membrii consiliului de administrație îți tipăresc pachetele sau informațiile financiare în avans și își aduc propriile imprimări. Este foarte ușor să spui politicos: „Dacă nu te-ar deranja, mi-ar plăcea să-ți lași notițele în geantă. Nu vreau să fiu controversat, dar mi-ar plăcea să încerc să implic pe toată lumea pe deplin în discuție și, pentru a face acest lucru, vreau să mă asigur că toată lumea este pe aceeași pagină în același timp.”
Notă: această postare face parte dintr-o serie despre gestionarea panourilor de pornire. Dacă doriți să vedeți lista completă de postări, puteți da clic pe linkul de mai sus.