Unele proiecte de marketing de conținut sunt monștri.

Ei te pot mânca pe tine și pe echipa ta de vii dacă nu îi împarte în mini-fiare mai mici și mai ușor de gestionat!

Când am studiat programarea C la universitate la sfârșitul anului 2009, profesorul meu a spus că o problemă uriașă este imposibil de rezolvat dacă, la fel ca un grup tribal care încearcă să mănânce un elefant mare, noi împărțim acea problemă în bucăți mici, ușor de digerat și numai atunci putem începe să pună mâna la cod.

De ce? După împărțirea problemei în sarcini mai mici, vom ști exact cum să programăm fiecare parte a software-ului și să rezolvăm problema mai mare!

Același lucru funcționează pentru proiecte uriașe de marketing de conținut.

Ca echipă, puteți conduce un proiect până la finalizare (și succes) doar atunci când împărțiți volumul de muncă în sarcini acționabile și apoi delegeți membrilor echipei.

Mai ușor de spus decât de făcut, nu? Nu e de mirare, numărul de sarcini, date și urmărire de gestionat poate crește exponențial!

De aceea, aveți nevoie de o platformă de gestionare a activităților, de preferință una bazată pe web, astfel încât echipa dvs. să se poată conecta oricând, indiferent unde se află.

7 manageri de activități online care împart proiectele monstru în sarcini de echipă acționabile

Ca persoană obsedată de planificare (crede-mă, este o obsesie sănătoasă atunci când suferi de anxietate și depresie), îmi place să merg la vânătoare de manageri de activități online care îmi vor face viața mai ușoară, mai ales când vreau să colaborez cu alții la conținut. proiecte de marketing.

Cele șapte instrumente analizate mai jos au trei caracteristici comune pe care le consider ca puncte plus într-un bun manager de activități online:

• Sunt intuitive și ușor de stăpânit la diferite grade, dar niciuna nu mi-a luat mai mult de o oră să încep.

• Acestea sunt în mare parte cuprinzătoare, incluzând funcții utile, cum ar fi categorii de sarcini sau etichete și prioritate, diagrame, instrumente de urmărire a productivității și discuții în echipă.

• Îți vor salva viața de marketing cu notificări de sarcini și mementouri!

• Toate sunt accesibile online, în browserul dvs. web sau prin intermediul aplicațiilor, ceea ce este ideal pentru echipele de la distanță, echipele internaționale și echipele care călătoresc frecvent.

Să le vedem în detaliu, inclusiv avantajele , dezavantajele , planurile și prețurile fiecărui instrument.

D ropTask

Vizitati site-ul

Lucrul frumos despre DropTask?

Puterea vizuală.

Am început să folosesc DropTask în mai puțin de zece minute, așa că vorbiți despre o curbă rapidă de învățare!

Interfața este curată și colorată și funcționează cu diagrame drag-and-drop (cercuri și săgeți). DropTask facilitează o imagine generală a proiectului și a fiecărei sarcini mici la care lucrează echipa ta. Puteți vizualiza fluxul de lucru dintr-o privire.

Iată un exemplu de sarcină în categoria mea „Articole pentru clienți”:

Puteți vedea cât de ușor este să setați progresul, importanța, efortul și alte date pentru o sarcină!

DropTask vine și cu un sistem de mesagerie (deci nu este nevoie să utilizați e-mailul) și integrări (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365 și multe altele).

Ai două planuri:

• Gratuit: planul gratuit funcționează pentru până la cinci membri. Veți primi gratuit o mulțime de funcții, cum ar fi prioritatea sarcinilor, o căsuță de e-mail internă, urmărirea progresului, actualizări ale echipei, notificări, etape și termene limită, rezumate zilnice, integrarea cu Google și Outlook și multe altele. Sunt multe în cartea mea!

• Afaceri: (Începând de la 3,49 USD/utilizator/lună pentru o echipă de cel puțin cinci persoane) Acesta este pachetul complet pentru membri nelimitați, inclusiv programarea sarcinilor, invitațiile și rolurile membrilor, controlul accesului, toate integrările (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365 etc.) și multe altele.

Reducerea de trei ani este ceva de luat în considerare dacă vă place DropTask și veți lucra cu echipa pe termen lung.

• Pro: Vine cu aplicații pentru toate sistemele operative majore și se afișează frumos pe un computer, tabletă și smartphone. De asemenea, prețul pentru Business poate ajunge până la 1,87 USD/utilizator/lună dacă echipa ta ajunge la 100 de membri – o filosofie foarte prietenoasă cu bugetul „cu cât echipa ta este mai mare, cu atât plătești mai puțin”!

• Contra: Ar fi bine dacă planul Free ar permite două proiecte în loc de unul singur.
  

T odoist

Vizitati site-ul

Todoist este una dintre primele aplicații de manager de activități pe care le-am folosit pentru gestionarea propriei activități și mi-a luat mai puțin de cinci minute să încep.

Todoist poate fi folosit ca utilizator unic sau ca o echipă. Cele două soluții au caracteristici similare: o căsuță de e-mail pentru comentarii și notificări, o filă Azi (de făcut astăzi, sarcini restante, pentru programare etc.) și o filă Următoarele 7 zile pentru sarcinile care urmează săptămâna aceasta.

Puteți gestiona proiecte prin Etichete, Adaugă proiect (sau „+” din bara de meniu de sus) și Filtre (pentru a seta priorități, termene limită și pentru a atribui sarcini membrilor echipei).

Acesta este un exemplu din propriul meu tablou de bord Todoist (utilizator unic):

Singurul plan pentru echipe, Todoist Business (deoarece Free și Premium sunt pentru utilizatori unici), începe cu o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile, după care costă 28,99 USD/utilizator/an sau 3 USD/utilizator/lună.

Aceasta include planificarea proiectelor și nivelurile de responsabilitate, partajarea fișierelor, urmărirea progresului, grafice de productivitate, sincronizarea datelor 24/7 și backup-uri automate.

Cât despre argumente pro și contra:

• Pro: Disponibil ca aplicație și prin web. De asemenea, este foarte rapid pentru a începe, datorită unei interfețe intuitive și caracteristici condensate.

• Contra: Păcat că versiunea gratuită este doar pentru utilizatori individuali. O soluție de bază gratuită pentru echipe ar fi fost un început mai bun, chiar dacă nici o încercare gratuită de 30 de zile nu este o idee rea.
  

Wrike

Vizitati site-ul

Nicio suită pe care am vizitat-o ​​până acum nu este la fel de cuprinzătoare ca Wrike! Am primit fiori de emoție când am aflat mai multe despre asta.

Dar știi, acesta este exact tipul de cadru cuprinzător pe care îl cauți atunci când trebuie să gestionezi o echipă mare și mai multe proiecte la mai mult de unul sau două niveluri.

Pe lângă crearea proiectelor și a sarcinilor, Wrike vine cu caracteristici demne de remarcat, cum ar fi formulare de solicitare și atribuiri automate de sarcini, editarea live a documentelor, o cronologie vizuală pentru progresul proiectului și gestionarea resurselor pe baza fluxului de lucru. De asemenea, urmărirea timpului și a bugetului, șabloane, feedback simplificat și cicluri de aprobare.

Iată cum creați un proiect din tabloul de bord Wrike:

Nu uitați să creați un proiect și nu un folder dacă doriți să urmăriți progresul sarcinilor și subsarcinilor, deoarece orice creat ca dosar nu este urmărit!

O sarcină poate aparține mai multor proiecte. De exemplu:

Prețurile Wrike variază de la gratuit la personalizat, dar vă înscrieți întotdeauna gratuit și apoi puteți începe o încercare de 14 zile pentru a testa soluții plătite:

• Gratuit: Până la cinci utilizatori, echipele mici pot partaja cu ușurință liste de sarcini.

• Profesionist: (9,80 USD/utilizator/lună) Până la 15 utilizatori, puteți crea proiecte și puteți cere membrilor echipei să colaboreze. Include diagrame Gantt și integrări cu MS Project, Excel și RSS.

• Afaceri: (24,80/utilizator/lună) Până la 200 de utilizatori, vă puteți gestiona întreaga organizație, puteți obține personalizări și rapoarte în timp real, grupuri de utilizatori și integrare cu Salesforce.

• Marketeri: (34,60 USD/utilizator/lună) Pentru echipele de marketing și creative, de la cinci la utilizatori nelimitați, cu extensia Adobe Creative Cloud, briefs creative și proofing.

• Întreprindere: (preț personalizat) O suită avansată și cuprinzătoare cu securitate suplimentară (autentificare cu doi factori, conectare unică SAML și politici de parolă).

Per total:

• Pro: Una dintre cele mai cuprinzătoare suite de gestionare a sarcinilor pe care le-am revizuit până acum, dar nu atât de complexă încât să fie imposibil de învățat în câteva ore.

• Contra: Planul Professional este probabil puțin prea scump pentru caracteristicile sale.

CoSpot

Vizitati site-ul

CoSpot ajută echipele de marketing de conținut să se ocupe de proiecte de scriere, așa că este foarte special adaptat propriului public – și nu este un lucru frumos?

Ai putea crede că sunt părtinitoare pentru că eu sunt cel care scriu aici, dar când am fost angajat, am găsit CoSpot atât de esențial și ușor de utilizat încât am reușit să încep imediat. Interfața este curată și intuitivă și este ușor pentru membrii echipei să comunice între ei datorită sistemului de mesagerie bazat pe comentarii pentru fiecare parte de conținut (sau sarcină).

Scriitorii din echipă pot alege cuvinte cheie din listele preaprobate și își pot atribui postări pe care să le poată începe să le scrie imediat ce ideile lor sunt aprobate de editorii lor.

Managerii și editorii pot păstra o imagine de ansamblu a productivității și performanței echipei lor prin intermediul graficelor de date istorice. CoSpot este, de asemenea, integrat cu WordPress, ceea ce face mai rapidă încărcarea și editarea schițelor. Procesul este simplificat și fără probleme.

CoSpot vine cu un singur plan pentru 9 USD/utilizator/lună și începeți cu o încercare gratuită de 14 zile.

• Pro: echipele de marketing de conținut obțin tot ce au nevoie într-o singură soluție, fără pufături suplimentare care nu ajută o echipă care se concentrează pe scris.

• Contra: Numai pentru scrierea proiectelor, deci nu este o alegere bună dacă aveți și proiecte de marketing prin e-mail și social media de gestionat.
  

Asana

Vizitati site-ul

Asana este un instrument de management de proiect pentru echipe mici și mari și este o suită cuprinzătoare, care include totul, de la managementul proiectelor și sarcinilor până la securitate și raportare.

Asana este flexibilă și poate fi folosită de echipe cu mai multe fațete care lucrează la mai multe proiecte de natură diferită.

Aceasta este vizualizarea Listă pentru sarcini din Asana, dar puteți selecta și vizualizarea calendarului și lista de fișiere. După cum puteți vedea, instrumentul este foarte intuitiv și cu aspect curat.

Prețul vine în trei soluții:

• Gratuit: dacă echipa ta este abia la început și are 15 sau mai puțini membri, planul gratuit te ajută să gestionezi proiecte, sarcini și comunicări și vine cu tablouri de bord și funcții de căutare de bază.

• Premium: (9,99 USD/membru/lună) Acest plan adaugă căutare și raportare avansate, proiecte private, dependențe de sarcini, Single Sign-On și resurse utile, cum ar fi asistență prioritară și seminarii web.

• Întreprindere: (preț personalizat) Acest plan adaugă SAML, asistență dedicată, caracteristici de securitate și branding personalizat.

Deci, pentru Asana:

• Pro: Este o bucurie de utilizat, știi exact unde să găsești ceea ce ai nevoie și nu există funcții suplimentare de lux de care nu vei avea niciodată nevoie.

• Contra: Din propria mea experiență, aplicația bazată pe web face ca Firefox să încetinească și să întârzie până când devine imposibil de gestionat, dar asta ar putea depinde de resursele propriului computer. De asemenea, mi-ar plăcea să văd un fel de raportare de bază chiar și pentru conturile gratuite.
  

Citiți recenzia completă despre Asana aici.

Bună sarcină

Vizitati site-ul

Managementul sarcinilor făcut simplu și ieftin, voi spune!

Acest software este specific pentru agenții, startup-uri și echipe de marketing, complet cu criptare SSL și reduceri automate pentru echipele sub 20 de persoane.

Hitask vine cu o listă frumoasă de funcții, inclusiv stocare, un calendar partajat, urmărire a timpului, integrări (Outlook și Google Calendar), o aplicație mobilă, posibilitatea de a trimite sarcini prin e-mail, notificări push și mementouri pentru sarcini, un chat în echipă, subsarcini și ierarhia sarcinilor, urmărirea termenului limită și multe altele.

Hitask are planuri pentru toate nevoile:

• Echipa gratuită: înregistrarea este gratuită pentru echipe de până la cinci utilizatori. Aceasta include sarcini și proiecte fără limite, partajare pentru sarcini, proiecte și calendare, un spațiu de stocare mic per echipă, sincronizare calendar cu Google și Outlook, fără partajare, doar asistență online.

• Team Business: Planul pentru echipe mai mari este de 4,98 USD/utilizator/lună și include sincronizare în timp real, stocare nelimitată, partajare selectivă, privilegii de acces și asistență prioritară.

• Întreprindere: (14,98 USD/utilizator/lună) Acest plan vine cu asistență personalizată, serviciu pentru clienți 24/7 și Single Sign-On.

Destul de ieftin, nu rău!

• Pro: O suită cuprinzătoare, bine prezentată chiar și în versiunea sa gratuită.

• Contra: Interfața nu este la fel de curată și intuitivă ca celelalte platforme analizate aici și este nevoie de puțină privire în jur și testare pentru a începe (există un tur ghidat, totuși, pentru a fi puțin mai ușor).
  

TaskQue

Vizitati site-ul

O caracteristică unică a TaskQue este atribuirea automată a sarcinilor membrilor echipei pe baza volumului de lucru, ceea ce este inteligent!

Asta înseamnă că niciun membru al echipei nu va avea vreodată prea multe sarcini de rezolvat, în timp ce alții au o zi liberă pentru că nu au altceva de făcut.

TaskQue face ca întregul proces de management al proiectelor să fie transparent atât pentru companie sau agenție (productivitate generală), cât și pentru membrii echipei (de exemplu, urmărirea propriului progres).

Instrumentul facilitează colaborarea membrilor echipei cu un sistem intern de mesagerie, liste de proiecte, posibilitatea redeschiderii sarcinilor închise, discuții (chiar și asupra sarcinilor), urmărirea fluxului de lucru și notificări.

Managerii pot verifica starea unui proiect, pot transmite sarcini, pot verifica privilegiile pentru sarcini și proiecte și pot atribui niveluri de acces (Administrator, Normal, Limitat). TaskQue se poate integra și cu Slack.

Iată cum creați un proiect în TaskQue:

În secțiunea Proiect din bara laterală din stânga, puteți edita, închide sau arhiva un proiect și puteți vizualiza rezumatul acestuia (statistici).

Planuri:

• De bază: eliberați până la 10 utilizatori (nu se pot crea grupuri în cozi, nu pot invita utilizatori externi, limită de 5 MB de stocare a atașamentelor).

• Afaceri: (5 USD/utilizator/lună) Atribuiți privilegii, creați proiecte private, grupuri și discuții avansate.

TaskQue vine cu:

• Pro: Super ușor de început imediat, cu toate funcțiile de bază de management de proiect.

• Contra: Atribuirea sarcinii de lucru poate fi puțin dificil de înțeles la început. Când creați o sarcină nouă, puteți atribui o sarcină de lucru, adică numărul maxim de sarcini pe care le puteți efectua. Asta înseamnă că nu veți putea prelua noi sarcini atâta timp cât „farfuria” este plină.
  

Gânduri finale: Managerul de sarcini potrivit este ceea ce funcționează pentru echipa ta

Fiecare manager de sarcini corespunde unei filozofii pe care dezvoltatorii au construit instrumentul.

Asta înseamnă că fiecare manager de sarcini va fi alegerea optimă pentru cei cu nevoi specifice.

De exemplu, dacă vă concentrați pe scris, CoSpot este cea mai bună alegere. Dacă aveți nevoie de un instrument cu mai multe fațete pentru a gestiona diferite proiecte (software, e-mail, social media etc.), Asana, Todoist sau DropTask vor fi o alegere mai bună.

De asemenea, dacă echipa ta este mică (mai puțin de cinci până la zece membri), poți merge gratuit cu instrumente precum Hitask, Asana și TaskQue.

Deci întrebările potrivite sunt:

• Cum abordează echipa ta proiectele mari (și mici)?

• Colaborați la fiecare etapă a proiectului sau o faceți de sine stătător și apoi puneți totul cap la cap la final?

• De câte și de ce caracteristici aveți cu adevărat nevoie?

Dacă răspundeți la aceste trei întrebări, veți avea direcția care vă va ajuta să alegeți managerul de activități potrivit.

Un manager de activități online vă ajută pe dvs. și echipa dvs. să împărțiți proiectele mari în bucăți mici, cum ar fi problema de programare de mărimea unui elefant despre care a vorbit profesorul meu în prelegerea sa.

Acesta este obiectivul tău final pe care managerul de sarcini îl ajută pe echipa ta: să-l avansezi până când ajungi la finalizarea proiectului, tu și echipa ta împreună.

Nu există timp – și buget – pentru funcția suplimentară elegantă pe care știi că echipa ta nu o va folosi.

Trebuie să câștigi acel proiect monstru și să îmblânzești fiarele mai mici (sarcini sau subproiecte).

Mult noroc!