Cele mai bune practici ale organigramelor pentru organigrame semnificative

O organigramă este o reprezentare grafică a relațiilor dintre departamentele, funcțiile și oamenii unei organizații. De asemenea, poate indica fluxul de date, responsabilitate și raportare de jos în sus sau de sus în jos. Utilizarea sa pe tot globul este o dovadă a eficacității sale. Mai jos sunt câteva reguli pentru desenarea organigramelor și cele mai bune practici pentru organigrama pentru a face organigrama dvs. mai semnificativă și mai utilă.

Diviza și cuceri

Cu excepția cazului în care sunteți o companie mică, cu puțini angajați, organigramele vor fi cu siguranță complexe, cu multe interrelații între departamente sau funcții.

De exemplu, o companie multinațională poate avea filiale în diferite țări/piețe care vor avea o varietate de structuri organizatorice (în funcție de situația pieței și funcțiile de lucru) iar compania va avea o structură organizatorică uriașă și complexă.

Când organigrama dvs. devine prea mare și complexă ca cea de mai sus, poate fi împărțită în diagrame mai mici. Îl puteți împărți pe departament, proiect, site, regiune etc.

Oricare ar fi, are sens pentru alții din organizația ta. Acest lucru face ca privitorul să înțeleagă mai ușor responsabilitățile sau așteptările fiecărui departament.

Împărțirea organigramei în diagrame mici face ca devine mult mai ușor să monitorizezi progresul sau volumul de muncă al angajaților. Astfel încât să fie mai ușor să distribuiți munca între lucrătorii cu sarcină mai mică. De asemenea, face foarte ușor să faceți o analiză comparativă a unei situații, astfel încât alocarea resurselor să poată fi raționalizată pentru a răspunde cerințelor diferitelor situații.

Software pentru organigrama

Există multe programe pentru organigrame disponibile atât online, cât și offline, care facilitează crearea diferitelor tipuri de organigrame.

Atunci când organizațiile mari au mai multe organigrame care acoperă subunitățile lor, este probabil să fie dificil să le studiem împreună dintr-o privire.

Cu o diagramă care acoperă mai multe pagini, poate fi, de asemenea, confuz să stabiliți conexiunile dintre fiecare entitate afișată în diagramă. Cu Creately ca instrument de diagramă a organigramei, puteți evita această problemă folosind funcția de conectare a diagramelor. Acest lucru permite spectatorilor diagramei să vadă conexiunile dintre diagrame, să navigheze între diferitele diagrame și, eventual, să le placă profilurilor individuale ale angajaților.

De exemplu, aruncați o privire la organigrama de mai jos. Acesta arată ierarhia de vârf a companiei. Acum faceți clic pe caseta evidențiată (caseta albastră a CEO-ului din dreapta) și vă va duce la o altă organigramă care defalcă în continuare acel departament. Puteți reveni rapid la diagrama originală făcând clic pe butoanele săgeți din bara de instrumente de jos. Continuați și încercați singur.

Creately oferă mai multe dreptunghiuri/forme ale organigramei pe care le puteți folosi pentru a desena structuri organizaționale în mod eficient; Forma Nume și Poziție care conține doar informațiile de bază, cum ar fi numele și titlul postului angajatului, forma Nume Nume care conține doar Numele angajatului, formele în care puteți introduce fotografia de profil a angajatului etc. sunt printre multe. alte optiuni.

Faceți grupări sensibile

Atunci când organigramele sunt împărțite în sub-diagrame, gruparea și legarea sensibilă este o necesitate, deoarece conexiunea dintre fiecare diagramă și fluxul ar trebui să fie ușor de înțeles de către privitor.

Gruparea rațională se face pe baza modului în care indivizii, locurile de muncă, funcțiile sau activitățile sunt diferențiate și agregate. Fluxul de informații necesită și optimizare în cadrul fiecărui grup, dar în același timp diferențierea clară a acestuia de celelalte grupuri.

Legături structurale

Legătura structurală a grupurilor ar trebui realizată cu un mecanism de integrare (de exemplu: roluri de legătură, grupuri încrucișate, roluri sau proiecte de integrator și linii punctate) pentru a ajuta la coordonarea și partajarea informațiilor între grupuri, ceea ce va permite conducerii organizației să ofere îndrumări. și direcție în întreaga organizație.

5 tipuri de structuri organizatorice

1. Structura organizațională funcțională

Cea mai comună structură organizată pe funcții sau departamente. De exemplu, finanțe, marketing, vânzări etc. Potrivit pentru organizații programatice mici sau singure care nu trebuie să gestioneze o zonă geografică mare.

Beneficiile acestui model sunt:

• Dezvolta abilitățile profunde într-o anumită funcție sau departament (majoritatea posturilor sunt de natură funcțională)
• Promovează inovația funcțională, scalarea și costurile mai mici
• Este simplu de făcut și ușor pentru fiecare departament să-și înțeleagă responsabilitățile de bază și să-i tragă la răspundere

2. Structura organizatorică geografică

Această structură este organizată în jurul unor geografii majore. Potrivit pentru companiile mari, cu programe multiple care diferă adesea în funcție de zonele geografice, unde diferențele locale sunt esențiale pentru succes (de exemplu, reglementare, strângere de fonduri, economie).

Beneficiile acestui model sunt:

• Pune la dispoziție resursele necesare pentru a reuși într-o geografie
• Permite o mai mare personalizare a programelor sau serviciilor în funcție de regiune
• Permite o focalizare clară cu responsabilitate pentru rezultate în funcție de geografie
• Permite concentrarea asupra surselor geografice de finanțare

3. Structura organizatorică a programului

Această structură este organizată în jurul unor proiecte majore. Potrivit pentru organizații și fundații cu servicii multiple, care au programe care sunt foarte diferite unele de altele (de exemplu clienți diferiți, economie etc.) și unde resursele și abilitățile necesare pentru a reuși un program sunt, de asemenea, foarte diferite. Cu toate acestea, factorii pentru fiecare program sunt similari în toate zonele geografice.

Beneficiile acestui model sunt:

• Promovează o înțelegere profundă într-un anumit domeniu de program și poate promova inovarea programului
• Pune la dispoziție resursele necesare pentru a reuși în cadrul unui program
• Permite o concentrare clară cu responsabilitate pentru rezultatele programului
• Permite concentrarea asupra surselor de finanțare care sunt adesea orientate spre program

4. Structura organizațională client/piață

Această structură este organizată în jurul clienților/clienților deserviți de organizație. Este potrivit pentru companiile care au clienți foarte diferiți care au cerințe diferite de servicii (rezultând diferite programe furnizate).

Beneficiile acestui model sunt:

• Oferă accent pe client, prin urmare, permițând dezvoltarea de programe adaptate nevoilor populației și capacitatea de a obține „rezultate”
• Permite o concentrare clară cu responsabilitate pentru rezultate în funcție de grupul de clienți
• Permite concentrarea clară asupra celor mai importanți clienți și/sau piețe

5. Structura organizațională a matricei

Aceasta este o structură organizată pentru a gestiona mai multe dimensiuni, de exemplu, programul și geografia. Din cauza dificultății de gestionare, acest model NU este recomandat a fi folosit.

Beneficiile acestui model sunt:

• Permite organizației să gestioneze (cel puțin teoretic) mai multe dimensiuni organizaționale simultan

Unele dintre aceste tipuri pot fi găsite în exemplele noastre de organigrame.

Referințe de structură: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Ștergeți calea / ierarhia de raportare

La desenarea unei organigrame care indică ierarhia organizațională, trebuie evidențiate căi clare de raportare, astfel încât spectatorul/angajatul să înțeleagă clar structura de raportare pe care ar trebui să o urmeze. O metodă de utilizat ar fi utilizarea unui cod de culoare sau a unor cozi vizuale pentru a indica calea de raportare. Când vine vorba de organigramele Matrix, în care relațiile de raportare sunt configurate ca o grilă sau matrice, mai degrabă decât în ​​ierarhia tradițională, indicarea unei căi clare de raportare este esențială pentru succesul operațiunii organizației.

Mai jos este un exemplu bun de organigramă neconvențională a unei organizații neregulate (bazate pe echipe/funcționale).

Care sunt cele mai bune practici pentru organigrama dvs.?

Sper că ați găsit util acest articol despre cele mai bune practici privind structura organizațională și că v-a ajutat să creați organigrame mult mai eficiente. Acestea sunt câteva dintre cele mai bune practici privind organigramele pe care le urmăm în Cinergix. Deci care sunt ale tale? Asigurați-vă că ne anunțați în comentarii.