Externalizarea controlului sau departamentului de control intern

În zilele noastre, companiile cu mai mult de unități unidimensionale sunt percepute ca organisme elaborate care necesită munca sincronă a diverselor elemente pentru a se dezvolta corespunzător. Totuși, fiecare dintre aceste elemente ar trebui să fie organizat și exclusiv? Când merită să luați în considerare delegarea responsabilității în afara întreprinderii? În articolul de astăzi, ne vom concentra pe problema externalizării în ceea ce privește controlul diferitelor tipuri de afaceri, aruncând o privire mai atentă asupra modalităților de creștere a eficienței operațiunilor pe o piață din ce în ce mai solicitantă.

Controlul externalizării

Controlling-ul este strâns legat de managementul afacerii în general. Formând sistemul de bază al funcționării companiei, ea este responsabilă de planificarea, stabilirea obiectivelor individuale, îndeplinirea sarcinilor aferente, controlul, motivarea, controlul sau coordonarea, adesea chiar și activități de afaceri aparent neconectate.

Întreprinderea unor activități de control bine gândite într-o companie are, fără îndoială, un impact pozitiv asupra dezvoltării acesteia sau organizării muncii zilnice. Cu toate acestea, trebuie amintit că acesta este un proces extrem de complex, care nu poate fi redus la simpla raportare sau furnizare momentană a celor mai necesare informații la un moment dat. Cel mai esențial aspect devine focalizarea pe aprofundarea descentralizării organizaționale a unei companii date, care va sprijini în cele din urmă optimizarea unui sistem informațional multidimensional responsabil cu controlul ipotezelor definite inițial.

Externalizarea controlului în sine se bazează pe cooperarea cu o companie externă sau cu experți specializați în acest domeniu pentru a eficientiza activitățile cheie de control. Luarea unor astfel de măsuri are ca scop reducerea semnificativă a costurilor de control și garantarea economisirii timpului care ar trebui cheltuit în mod tradițional pentru implementarea activităților în acest domeniu.

Drept urmare, cu asistența unei astfel de externalizări, compania are șansa de a folosi la maximum și eficient serviciile de control, care joacă, de asemenea, un rol extrem de important în contextul planificării dezvoltării companiei și al prognozării situației economice a acesteia. Controlul, adaptat corespunzator profilului companiei, faciliteaza in plus rezolvarea rapida a situatiilor de urgenta, sporind confortul persoanelor care isi indeplinesc atributiile in diverse posturi.

Elaborarea de bugete periodice raționale și planuri financiare sau de investiții sunt alte facilități asociate potențialului de externalizare. De asemenea, în cazul oricăror nereguli, structurile avansate de control permit proprietarilor să rezolve eficient problemele, minimizând riscul de a suferi pierderi semnificative.

Este necesar un departament de control?

Pentru mulți antreprenori, externalizarea unui serviciu atât de cheie și important din punct de vedere strategic precum controlul crește anxietatea. De teamă să nu piardă controlul real asupra afacerii, sunt sceptici față de ideea de a preda unor entități externe cunoștințele despre procesele de bază, secretele comerciale, finanțele sau operațiunile generale. Sunt companiile justificate să evite controlul extern și este întotdeauna cel mai bine să dezvoltați un departament de control intern?

Analizând tema organizării muncii de control în companii, unii antreprenori se confruntă cu mitul că controlul nu poate fi separat de o organizație externă. Acest tip de viziune distorsionată este de obicei motivat de concepții greșite despre pierderea controlului managerial, scurgerea de informații confidențiale sau faptul că controlul este prea adaptat unei anumite întreprinderi pentru a fi posibil extern.

Prin urmare, atunci când verifică legitimitatea unui departament de control intern, companiile trebuie să fie conștiente de faptul că externalizarea acestui domeniu nu înseamnă separarea proceselor decizionale. Outsourcing se concentrează pe suportarea sarcinilor de bază, bazându-se pe infrastructura IT externă, care în același timp nu exclude implementarea controlului intern în modelul SaaS.

Chiar și cu ajutorul asistenței externe, toate deciziile sunt luate în continuare în cadrul entității pe baza datelor furnizate acesteia. Companiile de consultanță specializate prestează servicii în mod clasificat, ceea ce permite ca și datele financiare sensibile să fie ținute sub control strict. Astfel, prin îndepărtarea de organizarea departamentului lor de control, companiile nu au de ce să se teamă de scurgeri de informații.

Controlul de externalizare vs. departamentul de control intern – rezumat

Pentru mulți antreprenori, în special cei responsabili cu conducerea companiilor mici și mijlocii cu creștere dinamică, devine din ce în ce mai mult o alternativă tentantă să opteze pentru consultanți externi în procesul de planificare. Luarea unor astfel de măsuri duce la excluderea persoanelor din domeniile principale de afaceri de la implementarea planificării sau controlului

proceduri, care eficientizează activitatea întregii organizații, permițând angajaților să se concentreze asupra sarcinilor cheie.

Ca rezultat, companiile care implementează controlul externalizării pot observa o reducere vizibilă a nevoii de resurse combinată cu o minimizare a costurilor în sine. Nu trebuie să apelați la specialiști ajută la extinderea afacerii, crescând veniturile mai rapid decât costurile asociate.

Companiile nu mai trebuie să-și facă griji cu privire la organizarea unor procese de recrutare adesea problematice. În loc să angajați noi angajați, este mai bine să angajați specialiști externi deja pregătiți corespunzător, ceea ce, în același timp, reduce semnificativ riscul de a angaja o persoană incompetentă. În acest fel, antreprenorii economisesc în plus timp, care nu mai trebuie cheltuit cu administrarea resurselor umane sau gestionarea directă și controlul proceselor extinse.

Un alt avantaj al controlului extern este că nu este nevoie să se dezvolte infrastructura IT, cum ar fi servere, software sau echipamente de rețea. O companie externă care se concentrează pe controlul strict al serviciilor aplică software modern, care îi permite să desfășoare activități în acest domeniu respectând cele mai recente cerințe legale. Facilități IT extinse eficientizează fluxul de informații, susținând procesul decizional în sine, inclusiv în fața crizelor.

Cu toate acestea, abordarea externalizării controlului arată puțin diferit pentru companiile relativ mari, care folosesc datele din contabilitate mai mult în contextul plății la timp a creanțelor decât în ​​analiza regulată a bugetelor sau a situației financiare generale. Separarea unității de control le permite să consolideze disciplina costurilor, precum și să lege precis sarcinile, resursele și responsabilitățile, stabilizând rezultatele întregii unități.

Organizațiilor, în cea mai mare parte, nu le pasă de rapoartele ciclice, care le-ar permite să urmărească tendințele schimbărilor în afacerile lor, să optimizeze operațiunile sau să controleze mai bine lichiditatea. În același timp, adesea motivată de credințe stereotipe, lipsa de încredere în controlorii externi devine factorul final de motivare pentru antreprenori să-și conducă în continuare departamentul de control.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.