Îmbunătățiți-vă serviciul pentru clienți cu Zoho Desk

Indiferent de dimensiunea și amploarea unei afaceri, există întotdeauna o cerință de a ajunge la clienți pentru a ieși în evidență și a câștiga o mai bună fiabilitate. Una dintre cele mai organice moduri de a face același lucru este fie prin e-mail, fie prin telefon. Cu toate acestea, este important ca toate apelurile clienților să fie tratate într-o manieră liniară și controlată. A face același lucru fără a folosi instrumentul corect se poate dovedi dificil.

La început, veți avea nevoie de un loc în care să stocați și să gestionați toate conversațiile, deoarece dacă clientul apreciat revine urmărind apelurile anterioare sau pune mai multe întrebări, atunci trebuie să fiți conștient. Cu timpul, vei putea forma o relație cu clienții tăi și va trebui, de asemenea, să menții contextul tuturor interacțiunilor tale cu aceștia. În plus, va fi nevoie să faceți aceleași tipuri generale de canale, astfel încât clienții dvs. să poată contacta în mod eficient.

Acestea fiind spuse, toate acestea sunt doar o privire a ceea ce poate fi făcut exact de software-ul de serviciu pentru clienți. În acest blog, vom avea o privire detaliată asupra pașilor în care vă puteți eclipsa serviciul pentru clienți cu Zoho Desk.

Înainte de a arunca o privire la modul în care asistența Zoho Desk ne ajută în detaliu, să începem mai întâi prin a înțelege ce este Zoho Desk în detaliu.

Ce este Zoho Desk?

Zoho Desk este de fapt un software de servicii pentru clienți care este creat pentru a ajuta companiile să ofere asistență excepțională clienților lor valoroși. Este încorporat cu diverse instrumente și funcționalități care oferă o gamă largă de analize utile, sporind în același timp productivitatea afacerii.

Cu ajutorul Zoho Desk, companiile își pot permite managerilor să exploreze toate problemele fundamentale care ar putea fi legate de performanța generală a angajaților. Scopul principal al Zoho Desk este de a stimula servicii de afaceri îmbunătățite și abilități de luare a deciziilor. Mai mult, companiile pot profita la maximum de asistența relevantă și la timp cu ajutorul acestui software.

Colaborând cu partenerii Zoho , corporațiile își pot oferi asistență expertă cu instrumentul de încredere, automatizarea sarcinilor și diferite tipuri de rețele care ajută la obținerea unei livrări rapide și asistență promptă clienților valoroși. Zoho Desk ajută la adunarea echipelor din diferite departamente, astfel încât acestea să poată lucra ca o singură echipă și să ofere clienților cea mai bună experiență posibilă.

Asistența Zoho Desk ajută numeroase industrii. De exemplu; toate organizațiile de producție și distribuție ar putea întâmpina o problemă cu returnările lor din cauza produselor defecte, a livrărilor bruște și altele asemenea. Cu ajutorul Zoho Desk, acești clienți pot fi ajutați obținând o modalitate simplă de a trimite cereri. În plus, Zoho poate fi, de asemenea, încorporat în aplicațiile Zoho Finance sau în aplicațiile software Zoho ERP, ceea ce oferă o soluție personalizată mai bună.

Funcționarea Zoho Desk:

Funcționarea Zoho Desk este destul de simplă și fără probleme. În momentul în care un client întâmpină o problemă pe care ar dori să o rezolve cel mai devreme, este mai mult decât probabil să sune sau să trimită un e-mail companiei. Deși acest lucru poate suna și părea evident, se poate transforma într-adevăr într-o problemă dacă volumul apelurilor la serviciul clienți crește prea mult.

Ca suport în această situație, Zoho Desk vine și direcționează diferitele solicitări de asistență direct către un anumit departament sau către un agent de asistență. Cu ajutorul Zoho Desk, clienții pot fi încurajați să contacteze o adresă de telefon de asistență angajată. Acest lucru ajută și mai mult la sprijinirea administratorului, în sensul că oferă posibilitatea de a direcționa și de a supraveghea orice solicitare pe măsură ce ajung.

Din nou, administratorul poate vedea exact ce au nevoie pentru a urma o hartă care poate fi configurată mai devreme. Agenții unei companii pot comunica și pe plan intern atunci când doresc să discute despre bilete, astfel încât toată comunicarea să fie legată. În plus, administratorii unei organizații pot trimite și soluții către o bază de cunoștințe, pe care clienții o pot accesa conectându-se la o platformă specială de asistență.

În concluzie, administratorii de asistență pot vizualiza toate tipurile de metrici legate de un sistem de asistență. Aceasta include un timp de răspuns la nivel de departament sau specific agentului, evaluarea satisfacției clienților, problema specifică produsului și multe altele. Cu ajutorul autentificării Zoho Desk, problemele de asistență predominante și iminente pot fi abordate și rezolvate.

Beneficiul Zoho Desk For Customer Service:

Cel mai important beneficiu al Zoho Desk este că ajută la gestionarea biletelor, descoperă tendințele și modelele care predomină în fluxul de lucru, colaborează eficient cu echipele și oferă clienților diverse servicii. Toate companiile, indiferent de dimensiunile lor, pot beneficia de o gamă variată de rețele de asistență și de opțiuni pentru livrarea la timp și servicii pentru clienți de înaltă calitate.

Acest lucru permite stabilirea unei relații cu clienții receptive, care de obicei duce la venituri și funcții de afaceri mai bune. Punctul de vedere integrat al Zoho Desk funcționează pentru a ajuta companiile să ofere clienților lor rețele de asistență care pot satisface în continuare toate preferințele. Companiile sunt libere să aleagă între furnizarea de asistență în timp real prin funcționalitatea centrului de apeluri sau să abordeze preocupările și întrebările cu ajutorul unui sistem de ticketing.

Zoho Desk este de fapt integrat cu suportul social care permite clienților să pună întrebări, să treacă cereri și să apeleze pentru asistență prin intermediul rețelelor binecunoscute de pe platformele de socializare precum Twitter, Facebook etc. Este bine cunoscut faptul că calitatea asistența pentru clienți ar trebui să fie la vârf în toate cazurile și astfel, software-ul ajută managerii de afaceri să se asigure că suportul complet este oferit prin toate rețelele.

Cu sprijinul expert al instrumentelor de analiză și raportare, managerii și operatorii companiei își pot da seama de preocupările și problemele legate de productivitatea și performanța personalului. Toate informațiile astfel obținute din software sunt utilizate pentru îmbunătățirea performanței în timp ce gestionați sarcinile de asistență pentru clienți.

Overshine Customer Service cu Zoho Desk, iată cum:

1. Notificări automate privind biletele: organizațiile pot configura Zoho Desk astfel încât, atunci când un client trimite un e-mail la o anumită adresă de e-mail, acesta să fie captat organic sub forma Zoho Desk. După ce acesta este configurat, aproape orice e-mail care ajunge la acea anumită adresă va notifica toți utilizatorii dintr-o organizație doar pentru a putea fi luate măsuri prompte.

În plus, se poate primi și o notificare automată în cazul în care un client răspunde sau merge mai departe pentru a redeschide biletul. Toți utilizatorii sunt întotdeauna notificați când apar aceste mesaje, astfel încât atunci când piesa este pierdută, puteți evita în mod activ telefonul și e-mailul.

2. Urmărirea disponibilității agentului: În cazul în care cunoașteți serviciul pentru clienți, știți că Acordurile privind nivelul de servicii sau SLA-urile sunt un concept important. Se poate seta un anumit timp de răspuns care este necesar pentru a răspunde la biletele de asistență, fie pentru urmărire, fie pentru închidere.

Dacă Acordul privind nivelul de servicii nu este îndeplinit, veți fi anunțat imediat și biletul va avea o evidențiere roșie. De asemenea, agenții își pot seta disponibilitatea în colțul din dreapta sus al Zoho Desk.

În acest fel, poți ști că la birou este disponibil un agent pentru îngrijirea tichetelor de suport. Există o altă caracteristică numită coliziunea agenților în interfața de ticketing, care permite doi sau mai mulți agenți să deschidă și să vadă biletele în același timp.

3. Răspuns direct clienților: Cu Zoho Desk , reprezentantul organizației poate răspunde direct clienților și poate vizualiza lanțul lor de e-mail în consecință. În acest fel, nu este nevoie să acordați personalului de asistență acces direct la căsuța de e-mail de asistență.

Personalul de asistență poate răspunde la dreptul tuturor clienților din ID-ul de e-mail de asistență furnizat și conectat la Zoho Desk. În plus, există și o funcție privată de comentarii care ajută la comunicarea cu personalul intern despre un anumit bilet. Toate aceste comentarii pot fi văzute efectiv de către clienți.

4. Crearea de rapoarte personalizate: se poate găsi un rezumat al tuturor biletelor împreună cu rapoarte detaliate despre valorile care explică biletele. Rapoartele pot fi vizualizate în rezumat sub formă tabelară sau matrice. Va fi necesar să configurați sau să personalizați raportul înainte de a-l putea vizualiza.

Puteți selecta un modul și apoi o coloană diferită de modulul pe care doriți să o vedeți în raport. De asemenea, vă puteți grupa coloanele așa cum doriți, în timp ce alegeți o metodă pentru a afișa o sumă matematică sau o medie.

De exemplu: în cazul în care doriți să vedeți câte bilete au fost închise de un agent, tot ce trebuie să faceți este să selectați numele, adresa de e-mail și statutul agentului, astfel încât să puteți obține o sumă a tuturor numerelor. Acestea sunt diferite tipuri de personalizări care pot fi realizate, dar toate rapoartele se concentrează în mod clar la tipurile de rapoarte, criteriile și coloana pentru raport.

5. Crearea modulelor: Zoho Desk permite crearea de module distincte de servicii pentru clienți. De exemplu: este posibil să aveți diferite persoane care trimit un bilet de asistență sau care au fost clienții dvs. într-un proiect. Aceste persoane sunt adesea plasate în modulele Contact.

Aceste persoane de contact pot fi afiliate unei companii care este facturată. Prin urmare, contactele vor fi în cele din urmă asociate cu conturi care sunt de obicei un modul.

Concluzie:

Zoho Desk este de fapt o platformă destul de robustă, care poate crește considerabil performanța serviciilor pentru clienți a unei companii. După cum explică informațiile menționate mai sus, autentificarea Zoho Desk facilitează colaborarea unei organizații și deservirea clienților împreună. Se pot discuta toate biletele și se pot răspunde clienților pe un singur ecran, se pot partaja întrebări și se pot integra cu aplicații terțe.

Disponibil și pe alte dispozitive, cum ar fi mobile și tablete, Zoho Desk oferă multă flexibilitate atunci când vine vorba de rularea operațiunilor de servicii pentru clienți. A încerca această platformă este o mișcare utilă, deoarece cel mai probabil se va potrivi bine organizației dvs.

În cazul în care aveți nevoie de orice asistență, contactați Encaptechno pentru asistență, integrări, configurare și multe altele.