Funcții PMS și cazuri de utilizare pentru a gestiona proiecte în mod inteligent

Rezumat : Ce face software-ul de management de proiect atât de popular printre managerii de proiect și alți profesioniști? Aflați caracteristicile sale uimitoare care pot face sarcini precum planificarea proiectelor, bugetarea, programarea sarcinilor și urmărirea stării proiectului mult mai ușoare.

Software-ul de management al proiectelor este menit să ajute companiile cu planificarea, programarea, executarea, urmărirea și alocarea resurselor unui proiect. Gestionează și optimizează eficient toate sarcinile legate de un proiect pentru finalizarea cu succes a acestuia. De la planificarea sarcinilor până la finalizarea cu succes, software-ul urmărește și gestionează întregul ciclu al unui proiect.

Să aflăm despre unele dintre funcțiile PMS care te-ar putea ajuta cu managementul proiectelor.

Recomandări cheie

Funcțiile software-ului de management de proiect

Software-ul de management al proiectelor ar trebui să ofere funcții precum managementul sarcinilor, colaborarea în timp real, managementul resurselor, managementul rolului utilizatorului, planificarea proiectelor și multe altele. Toate funcțiile PMS sunt menite să ajute utilizatorii să își gestioneze cu succes toate proiectele într-un singur loc.

• Managementul sarcinilor

Managementul sarcinilor este una dintre cele mai importante funcții PMS. Ajută organizațiile să păstreze o atingere pe fiecare proiect din momentul în care a intrat în conductă și până la finalizare. Soluția oferă mai multe moduri de a reprezenta sarcinile și subsarcinile legate de un proiect în cronologie. Unele dintre cele mai comune formate, inclusiv-

• Diagramele Gantt

Diagrama Gantt vă va ajuta să vă prezentați sarcinile finalizate într-o anumită perioadă în comparație cu timpul planificat pentru aceste sarcini. Poate include detalii despre proiect, cum ar fi termenele limită ale sarcinii, dependențele dintre sarcini, membrii sarcinii etc.

• Scrum Boards

Permite utilizatorilor să împartă proiectul în trei subsecțiuni: de făcut, în curs și finalizare. Funcționează prin împărțirea proiectului în sprinturi cu date limită specifice. Astfel, ușurând organizațiile să finalizeze proiectul cu cadrul scrum.

• Panouri Kanban

Sub acest format, organizațiile pot mapa toate detaliile despre proiect sub formă de carduri și coloane. Coloanele reprezintă stadiul proiectului și cardurile sarcinile individuale.

Exemplu: Dacă dezvoltați un software, puteți separa detaliile proiectului în mai multe coloane și carduri, cum ar fi numele proiectului, în curs, finalizare etc., printr-un panou Kanban. Toate sarcinile pot fi dezvoltate în sprinturi, cum ar fi proiectarea, dezvoltarea, conținutul etc. Cu funcționalitatea drag and drop, puteți muta cu ușurință aceste sarcini în mai multe coloane care evidențiază diferite etape ale proiectului de dezvoltare software.

• Planificarea și programarea proiectelor

Planificarea proiectului și atribuirea acestuia membrilor echipei este importantă pentru executarea la timp a proiectului. Software-ul de management de proiect va ajuta echipa să împartă proiectul în mai multe subsarcini și să le atribuie anumitor membri ai echipei. În plus, utilizatorii pot adăuga, de asemenea, date limită și durata proiectului. Acest lucru îi ajută pe managerii de proiect să mențină o foaie de parcurs clară a proiectului, împreună cu timpul necesar pentru a-l finaliza folosind funcțiile PMS.

Cu planificatorul, obțineți o vedere a câte ore sunt necesare pentru a finaliza proiectul, pentru a stabili prioritățile sarcinilor și pentru a vă planifica cu ușurință activitățile viitoare legate de proiect.

Exemplu: inginerii civili pot folosi software de management de proiect pentru planificarea proiectării și construcției oricărei infrastructuri. Ei pot planifica sarcini pentru diferite etape ale unui proiect și pot programa același lucru cu membrii echipei.

Citire sugerată: Importanța instrumentelor de management al proiectelor de inginerie software

• Managementul bugetului

Crearea și gestionarea bugetului este importantă pentru a obține o estimare a cheltuielilor necesare pentru finalizarea proiectului. Cu un software de management de proiect, managerul de proiect poate crea un buget bazat pe resurse și diverse costuri, inclusiv forță de muncă, utilaje, materiale etc. Acest lucru ar asigura că proiectul este finalizat în limita costurilor și nu are loc risipa de bani.

Bugetarea ajută, de asemenea, la asigurarea că fondurile adecvate sunt disponibile pentru finalizarea la timp a oricărui proiect. Există diferite moduri de a crea bugetul pentru un proiect, inclusiv estimarea analogă, analiza valorii câștigate, estimarea parametrică, metoda de jos în sus, metoda de sus în jos și multe altele. Organizațiile pot utiliza oricare dintre metodele de bugetare a proiectelor pentru crearea bugetului.

Exemplu: Inginerii constructori pot aloca bugetul unui proiect prin estimarea costului capitalului uman, materiilor prime, utilajelor etc., pentru finalizarea la timp. Acest lucru va ajuta la minimizarea risipei de resurse.

• Urmărirea timpului

Urmărirea timpului este una dintre funcțiile PMS, mai ales atunci când lucrați cu părțile interesate. Cu software-ul PMS, organizațiile pot ține evidența orelor petrecute pe fiecare proiect și pot adăuga tarife orare ale proiectelor. Acest lucru îi ajută să înregistreze cheltuielile pentru fiecare proiect și să creeze factura pentru clienți. Factura creată cu software va include toate detaliile proiectului, inclusiv orele de lucru, tarifele percepute pe oră, taxele dacă există, detaliile clientului etc.

Exemplu: dacă proiectați un site web pentru clientul dvs., puteți urmări orele de lucru pentru fiecare proiect de design și puteți calcula costul de lucru. Odată ce proiectul de proiectare este finalizat, vă puteți factura cu ușurință părților interesate și puteți genera facturi în consecință.

• Colaborare

Un proiect mare poate cuprinde mai mulți membri ai echipei care lucrează la diferitele aspecte ale acestuia. Prin urmare, este important să existe un canal de comunicare rapidă pentru a colabora și a împărtăși informații relevante cu ceilalți membri ai echipei.

Caracteristica de colaborare la proiect a unei soluții de management de proiect permite organizațiilor să colaboreze la proiecte în timp real, permițându-le să partajeze fișiere, calendare și liste de contacte în timp real. Fiecare membru al echipei poate adăuga informații în sistem, făcându-i astfel mai ușor să adauge și să acceseze informațiile despre proiect oriunde și oricând.

În plus, disponibilitatea unui tablou de bord pentru echipă ajută, de asemenea, la verificarea constantă dacă echipa îndeplinește sau nu KPI-urile setate. În funcție de soluție, utilizatorii pot trimite mesaje direct sau pot discuta într-un grup pentru o mai bună colaborare cu membrii echipei.

Exemplu: Într-o echipă de dezvoltare software, membrii pot colabora în timp real în timp ce dezvoltă software cu ajutorul acestui instrument. Membrii echipei care lucrează la diferite aspecte, cum ar fi proiectarea, prototiparea, conținutul etc., se pot conecta oricând între ei în ceea ce privește orice modificări în diferite procese de dezvoltare software.

Citire recomandată: 20 de software de management de proiect cu sursă deschisă și gratuit

• Managementul resurselor

O organizație trebuie să păstreze o evidență a tuturor resurselor necesare pentru a finaliza un anumit proiect, cum ar fi spațiile de întâlnire sau materialele pentru proiect. O soluție de management de proiect ajută utilizatorii să programeze toate resursele proiectului și oferă o estimare aproximativă a fiecărei resurse necesare pentru finalizarea proiectului. Acest lucru ajută organizațiile să-și gestioneze în mod judicios resursele proiectului și să evite cheltuielile excesive.

În plus, managerul de proiect poate verifica cu ușurință disponibilitatea resurselor, le poate aloca unor proiecte specifice și se poate asigura că toți membrii au resursele necesare pentru finalizarea proiectului.

Exemplu: întreprinderile de comerț electronic pot folosi software de management de proiect pentru a aloca resurse pentru livrarea la timp a bunurilor lor. De exemplu, pot atribui parteneri de livrare în funcție de fusul orar, locația și disponibilitatea forței de muncă.

• Managementul rolului utilizatorului

Datele legate de proiect nu pot fi întotdeauna accesate de toți angajații, cum ar fi datele financiare sau informațiile despre clienți. Prin urmare, funcțiile de gestionare a permisiunilor rolului utilizatorului și de control al accesului ajută companiile să creeze și să gestioneze permisiunile pentru o anumită sarcină secundară a proiectului. Astfel, restricționarea accesului la informațiile confidențiale ale proiectului.

În plus, îi ajută să atribuie sarcini sau proiecte private membrilor echipei și să definească roluri personalizate pentru proiecte specifice.

Exemplu: angajații care lucrează în departamentul de securitate cibernetică pot crea și gestiona permisiuni bazate pe roluri în timp ce lucrează cu datele angajaților și clienților. Ei pot restricționa accesul la aceste date pentru angajații care lucrează în afara departamentului respectiv.

• Raportare și analiză în timp real

Toți membrii echipei trebuie să fie la curent cu proiectul. Cu raportare în timp real, toți membrii care lucrează la proiect vor fi notificați despre progresul acestuia, termenele limită ratate sau orice alte modificări în curs de desfășurare a proiectului. Câteva soluții software de management de proiect oferă chiar și funcții de personalizare a rapoartelor pentru a personaliza rapoartele conform cerințelor afacerii.

De exemplu, puteți utiliza mai multe șabloane, cum ar fi rapoarte KPI, pentru a măsura progresul oricărui proiect. Prin urmare, comparând rapoartele, puteți găsi probleme cu proiectul actual și puteți formula strategii pentru a le depăși.

Utilizatorii pot crea, de asemenea, un tablou de bord KPI al proiectului pentru a măsura progresul proiectului în raport cu KPI-urile setate, cum ar fi valoarea planificată și reală a proiectului, procentul de sarcini finalizate etc. Acest lucru ar ajuta la îmbunătățirea ratei de succes a unui proiect.

Exemplu: managerii de rețele sociale nu doar creează strategii eficiente de marketing pe rețelele sociale, ci și măsoară eficacitatea acestora prin raportare în timp real. Ei pot găsi blocaje în strategiile de marketing analizându-le față de concurenți.

• Partajarea calendarului

Un calendar de proiect îi ajută pe managerii de produs să organizeze sistematic cronologia unui proiect. Definește orele de lucru și non-lucrătoare ale unui proiect și le permite utilizatorilor să creeze sarcini împreună cu data scadentă a acestora, să atribuie sarcinile membrilor echipei și să înregistreze toate reperele pentru un proiect.

Prin partajarea calendarului creat cu echipa, managerul se poate asigura că toți membrii primesc notificări pentru toate sarcinile, întâlnirile, evenimentele programate etc., legate de proiect, la timp. Acest lucru ar asigura că toți membrii care lucrează la proiect participă la toate întâlnirile de proiect.

Exemplu: echipa de vânzări poate crea un calendar pentru mai multe întâlniri cu clienții sau campanii de vânzări și poate împărtăși același calendar cu membrii. De asemenea, ei pot adăuga detalii suplimentare despre aceste întâlniri în calendarul membrilor echipei.

• Managementul documentelor

În timp ce lucrează la un proiect, organizația trebuie să creeze și să gestioneze mai multe documente, inclusiv detaliile proiectului, detaliile părților interesate, calendarul proiectului, bugetul proiectului etc. O soluție de management de proiect ajută organizațiile să creeze și să gestioneze toate aceste documente în timp real. Prin urmare, facilitând crearea de documente pentru membrii echipei, actualizarea lor în timp real, partajarea acestora cu părțile interesate etc.

Cu ajutorul software-ului, membrii echipei pot accesa toate documentele legate de proiect într-un singur loc decât să le caute la întâmplare. Mai mult, oferă integrare cu soluții de stocare în cloud terțe, cum ar fi Dropbox , OneDrive , Google Drive etc., pentru stocarea suplimentară a documentelor.

Lectură sugerată: Utilizarea software-ului de management de proiect în industria construcțiilor

• Flux de lucru personalizat

Fluxul de lucru personalizat este una dintre funcțiile cheie PMS pentru gestionarea proiectelor și sarcinilor. Software-ul oferă șabloane pre-construite pentru a personaliza fluxul de lucru pentru diferite departamente, cum ar fi resurse umane, vânzări, marketing, sectorul IT etc. Prin urmare, facilitând crearea rapidă a fluxului de lucru pentru utilizatori.

Cu toate acestea, soluția oferă și modulul de personalizare a acestor fluxuri de lucru prin adăugarea sau eliminarea unor secțiuni specifice în funcție de cerințele proiectului. În acest fel, oferă control complet asupra structurii proiectului.

Exemplu: Departamentul de resurse umane, în timp ce creează sarcini pentru recrutare, poate alege un șablon pre-construit și îl poate personaliza în funcție de cerințele lor. Ei pot elimina sau adăuga anumite module, cum ar fi onboarding și crearea unui proiect separat pentru ele.

• Integrare

Software-ul poate fi integrat cu soluții de afaceri mamă pentru a ajuta companiile să gestioneze mai multe sarcini de pe o singură platformă. Este o funcție integrală PMS.

Integrare software prin e-mail: integrarea prin e-mail vă va ajuta să răspundeți direct membrilor echipei prin intermediul software-ului. În plus, puteți, de asemenea, să creați sarcini, să programați întâlniri, să partajați calendare cu echipa etc.

Integrare CRM: Integrarea cu software-ul CRM te-ar ajuta să păstrezi toate informațiile legate de părțile interesate ale proiectului într-un singur loc. Acest lucru elimină necesitatea de a menține toate informațiile clientului într-un portal separat.

Integrarea sistemului de management al identității: prin această integrare, managerul de proiect poate atribui și gestiona permisiuni bazate pe roluri pentru proiect. Acest lucru asigură că numai membrii potriviți au acces la datele specifice ale proiectului.

Concluzie

Indiferent de dimensiunea organizației dvs., software-ul de management de proiect poate ajuta în mai multe moduri, cum ar fi colaborarea în timp real, managementul sarcinilor, gestionarea permisiunilor și așa mai departe. Fiecare organizație are propriile cerințe pentru gestionarea proiectelor, așa că alegeți un software care se aliniază cu obiectivele dvs. de afaceri și cerințele Funcțiilor PMS.

Categorii înrudite: Software de management al fluxului de lucru | Instrumente Kanban | Software de management al produsului |
Software de management al sarcinilor | Instrumente Scrum | Managementul informațiilor despre produs | Software de cartografiere mentală | Instrumente wireframe | Software de management al calității | Software pentru diagrame Gantt | Software de planificare a rutelor