8 piloni ai raportării PR pentru a vă dovedi valoarea

În lumea relațiilor publice , obținerea de rezultate pentru clienți nu contează dacă aceștia nu știu despre ei.

Raportarea PR este baza pentru comunicarea impactului dumneavoastră către clienți.

Este cea mai importantă parte a unei campanii de PR, deoarece arată valoarea muncii tale.

Pentru a fi unul dintre profesioniștii în PR, trebuie să depășiți expertiza în comunicare în managementul reputației, crearea de conținut, relațiile cu media, responsabilitatea socială corporativă și influența socială. De asemenea, trebuie să vă concentrați clar asupra modului în care veți monitoriza și măsura rezultatele.

Aici vă vom oferi pilonii raportării PR, astfel încât să înțelegeți întotdeauna corect.

4 tipuri de rapoarte PR

Când vine vorba de raportarea PR , o singură dimensiune nu se potrivește tuturor. În funcție de publicul țintă și de scop, raportul dvs. poate arăta complet diferit.

Supraîncărcarea de informații este un pericol real pentru majoritatea directorilor, așa că atunci când alcătuiți un raport este important să rămâneți concentrat pe ceea ce doriți să comunicați părților interesate cheie .

Oferiți o actualizare simplă privind valorile și KPI -urile ? Sau evaluați direcția strategică a unei campanii în ansamblu?

Cu un obiectiv clar definit, vă puteți concentra pe realizarea unui raport care oferă informații utile pentru luarea deciziilor bazate pe date și, cel mai important, vă pune realizările în prim-plan.

Rapoarte lunare – urmăriți-vă progresul

Raportarea lunară de PR ar trebui să arate cum progresează campania ta, până acum. Cheia aici: până acum.

Observați că nu sunteți pe cale să vă atingeți KPI -urile ?

Acesta este momentul să arăți ce funcționează, ce nu și cum vei pivota pentru a obține rezultate.

Rapoartele lunare regulate sunt cel mai probabil direcționate către managerul dvs. și sunt în primul rând despre urmărirea celor mai importanți KPI-uri. Probabil veți include valori precum mențiuni în timp, afișări totale sau o diagramă a locațiilor.

Rapoarte trimestriale – este timpul să ajungeți la nivel înalt

Trimestrul se apropie de final? Este timpul pentru o evaluare la nivel înalt a situației în care vă aflați.

Accentul pentru raportarea trimestrială PR este să demonstreze valoarea afacerii pe care munca ta o aduce clienților tăi.

Rapoartele trimestriale sunt mai puțin frecvente, astfel încât datele pe care le culegeți devin mai strategice. Rapoartele trimestriale tind să fie partajate mai sus în structura de management a unui client, potențial până la VP, CMO sau chiar CEO în companii mai mici, așa că este important să vă evidențiați succesele.

În rapoartele trimestriale , doriți să:

• Arătați valoarea cheltuielilor dvs
• Faceți o legătură între activitățile de PR și veniturile clienților
• Rezumați-vă marile câștiguri
• Furnizați date de nivel înalt
• Afișați pașii următori

Rapoarte anuale – jocul lung

Rapoartele anuale de PR merg mai sus în lanțul alimentar de management decât orice alt tip de raport și, cel mai probabil, vor fi citite de CMO și CEO-ul clientului dvs. sau de alți membri ai c-suite, precum și de consiliul de administrație și de orice investitor cheie.

De obicei, motivul principal pentru care îl vizionează este să decidă bugetul pentru anul viitor și să își planifice strategiile viitoare.

Mizele pentru rapoartele anuale sunt mai mari. Rapoartele dvs. anuale trebuie să prezinte realizările susținute de date și grafice concrete.

Accentul se pune pe valoarea ta pe termen lung în context. Dincolo de a demonstra rezultatele anului trecut, ar trebui să vă proiectați așteptările pentru viitor având în vedere un anumit buget și cheltuieli.

Rapoarte de campanie

Un raport de campanie este chiar mai bine direcționat decât unul oportun și este legat de un obiectiv foarte specific sau de un set de KPI . Este posibil să rulați PR pentru lansarea unui produs, o nouă intrare pe piață sau în jurul unui anumit eveniment, iar raportarea dvs. se va reflecta direct asupra realizărilor dvs. în vederea atingerii acestui obiectiv.

Este esențial să urmăriți valorile privind expunerea, acoperirea și interacțiunile și să vă demonstrați în mod clar succesele vizual.

8 piloni ai raportării PR

Furnizarea unui raport de PR de impact care să se lipească de părțile interesate (spre bine) este o artă. Iată opt pași pentru a spune o poveste convingătoare bazată pe date.

1. Pune golurile în față și în centru

Înainte de a explora detaliile și datele, raportul dvs. ar trebui să sublinieze obiectivele convenite în prealabil ale campaniei dvs., indiferent de tipul de raport pe care îl compilați. Aceste obiective trebuie declarate clar într-un limbaj simplu.

Sfat profesionist: Cereți unui coleg să se uite la raportul dvs. de PR și să identifice obiectivele campaniei. Dacă nu sunt capabili să facă acest lucru instantaneu, nu sunt suficient de clari.​

De exemplu, dacă obiectivul dvs. este să creșteți loialitatea mărcii , prin creșterea vizitatorilor care revin cu 20%, acest lucru ar trebui să fie precizat clar la începutul raportului.

2. Folosiți analizele potrivite

După ce ați reformulat obiectivele campaniei și valorile PR pe care le utilizați pentru a le măsura, este timpul să vă colectați datele. Luați în considerare cele mai potrivite valori pentru a vă urmări progresul către acele obiective, inclusiv valorile predefinite . Trebuie să arătați o creștere și să comparați aceste valori cu perioadele anterioare. Acestea pot include:

• Numărul total de mențiuni
• Adepți în rețelele sociale
• Total afișări, total clicuri
• Mențiuni după sursă, permițând clienților să vadă care canale generează cele mai multe conversații
• Mențiuni în timp, de exemplu, pentru a vedea impactul diferitelor părți ale unei campanii
• Hărți de locație, grafice de unde din lume provin cele mai multe mențiuni

Datele dvs. fac parte din povestea dvs. mai amplă pe care o spuneți prin raport. Extragerea de informații cheie din datele și analizele dvs. se va adăuga la povestea dvs. generală și va face raportul dvs. de PR și mai puternic.

3. Rezumă

Oamenii creează o primă impresie în doar 1/10 de secundă și judecăm informațiile necunoscute aproape la fel de repede. De aceea, abilitatea raportului dvs. de a rezuma constatări cheie importante, succese și recomandări folosind date este importantă pentru a avea un impact asupra directorilor ocupați.

Includeți valorile de care clientul dvs. este cel mai interesat și evidențiați cele mai semnificative constatări și modificări sugerate pentru campanie.

Rezumatul dvs. ar putea începe astfel:

„Scopul a fost să vă construiți cunoașterea mărcii , în special pe Facebook și Twitter. Campania a realizat o creștere a mențiunilor totale pe acele platforme de 185%. Aceasta este aproape de două ori creșterea pe care am estimat-o și o rată de creștere cu 60% mai rapidă decât de care sa bucurat principalul tău concurent. Am reușit acest lucru datorită a patru activități unice și a cincisprezece activități în desfășurare pe care le vom detalia în restul acestui raport.”

Dar pentru a avea un impact, trebuie să fie scanat și vizual:

4. Integrați inteligența competitivă

După cum a concluzionat Einstein pentru universul în ansamblu, progresul este relativ și nu este diferit pentru agențiile de PR . Cele mai bune rapoarte de PR depășesc detaliile succeselor tale, ele oferă contextul, astfel încât clientul tău să poată vedea cum îi construiești marca în raport cu concurenții lor și în raport cu performanța lor din trecut.

Ați obținut o creștere mai rapidă, o acoperire mai largă sau mai multe impresii decât concurenții clientului dvs.? Analiza competitivă poate fi o modalitate puternică de a prezenta imaginea de ansamblu:

Iată câteva dintre valorile cheie de măsurat:

• Cota de voce
  Această măsură de acoperire arată clientului dvs. câtă atenție îi primește ca proporție din ansamblu, cu o descriere clară a cotei de expunere evaluată de fiecare interogare relevantă.
• Impresii
  Includeți un grafic cu afișările totale ale mărcii, din nou comparate cu concurența.
• Numărul total de mențiuni pe canal
  Aici puteți oferi un punct de referință al performanței clientului dvs. pe fiecare canal cheie, cum ar fi rețelele sociale și instituțiile de presă, în funcție de relațiile dvs. cu media și de comunicatele de presă pe care le publicați. Aceasta este o modalitate excelentă de a identifica cele mai puternice canale, precum și pe cele care ar putea avea performanțe slabe și vă ajută să vă ajustați strategia în consecință.
• Mențiuni de-a lungul timpului
  Pentru un raport cu un domeniu mai larg, veți dori să atrageți o atenție deosebită asupra modului în care mențiunile lor de marcă s-au schimbat de-a lungul timpului, mai ales dacă există o creștere clară de când lucrați cu ei.

5. Evidențiați cei mai influenți

Influenții cheie fac o diferență uriașă în campaniile de PR de succes , fie că sunt o persoană cu un număr mare de urmăritori activi pe rețelele sociale , un site web de recomandare cu un volum mare de trafic sau un mijloc media cu autoritate semnificativă.

Includerea influențelor de top vă poate ajuta să capturați ținte potrivite pentru activități sau parteneriate viitoare și, de asemenea, să identificați de unde concurenții clientului dvs. pot atrage o parte semnificativă a angajamentului lor. Pentru o mai mare profunzime a detaliilor, luați în considerare includerea imaginilor separate pentru cei mai influenți, împărțite după numărul de mențiuni, sursă și acoperire.

6. Includeți valorile mențiunilor

Indiferent de tipul de raport pe care îl compilați, analiza mențiunilor este o modalitate puternică de a vă conecta la conversația despre marca, produsele și serviciile clientului dvs. și domeniile în care aceștia își desfășoară activitatea.

Ar trebui să includeți volumul total de mențiuni, dar și să le calificați între reacții pozitive și negative pentru a obține o lectură mai specifică despre modul în care este primit brandul.

Există o legătură directă între volumul de mențiuni și gradul de cunoaștere măsurabil al mărcii , care demonstrează în mod clar impactul campaniilor tale.

7. Adăugați analiza sentimentelor

Captarea sentimentelor publicului față de brandul clientului îi ajută să creeze o strategie care să interacționeze cu publicul în mod corect. O revărsare bruscă de sentimente pozitive, de exemplu, justifică un alt tip de campanie de implicare decât un val de negativitate.

Instrumentele de monitorizare a rețelelor sociale vă pot ajuta aici, permițându-vă să măsurați sentimentul și să prezentați acest lucru pe un grafic în raport cu termenii de căutare aleși. Efectuarea acestei căutări pentru clientul dvs., precum și pentru concurenții acestora, vă poate ajuta, de asemenea, să identificați oportunități de a profita de orice discordie de pe piață.

8. Nu uitați de recomandările dvs

În afară de rezumat, acesta este probabil cel mai important element al raportului dvs. de PR . Clienții dvs. doresc valoarea informațiilor strategice pe care le puteți oferi, precum și să vadă îmbunătățiri ale parametrilor cheie care îi apropie de obiectivele lor.

Datele pe care le-ați colectat în restul raportului dvs. ar trebui să vă ofere o mulțime de dovezi pentru a identifica tendințele, oportunitățile și domeniile în care să vă modificați abordarea. Observând aceste informații în date și întocmind informații utile, veți oferi și mai multă valoare clientului dvs., ghidându-și strategia de PR în jurul evenimentelor de lansare, campaniilor unice și eforturilor de PR „întotdeuna”.

Ca și în restul raportului, cheia este să fie scurt, persuasiv și practic.