Prioritizarea proiectelor | # 7 Începeți cu managementul de proiect

În articolul de astăzi, vom vorbi despre prioritizarea proiectelor. Este mai important să te angajezi într-un proiect riscant care poate aduce rapid un profit mare? Sau este mai important să se finalizeze dezvoltarea de soluții care pot aduce profituri mai mici, dar pe termen lung și sunt în fazele finale de implementare? Multe organizații au numeroase proiecte care se desfășoară simultan. Cum ajungi să le prioritizezi cu resurse limitate?

Prioritizarea proiectelor – cuprins:

1. Prioritizarea proiectelor – introducere
2. Matricea Eisenhower
3. Moscova
4. ZARURI
5. Prioritizarea proiectelor – rezumat

Prioritizarea proiectelor – introducere

În textul următor, vom analiza cele mai populare metode care facilitează luarea deciziilor pentru prioritizarea proiectelor – atât cele derulate independent, cât și cele aparținând unui program sau portofoliu de proiecte. Vom discuta despre matricea Eisenhower, aplicată nu numai pentru prioritizarea proiectelor, ci și a sarcinilor îndeplinite în cadrul acestora. De asemenea, vom arunca o privire mai atentă la metoda MoSCoW folosită frecvent creată de Dai Clegg, precum și la modelul DICE inventat la mijlocul anilor '90 la Boston Consulting Group.

Matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower permite prioritizarea proiectelor prin plasarea lor într-un spațiu definit de două axe – ceea ce este urgent și ceea ce este important. Există o diagramă comună pentru a le prezenta:

Moscova

Oracle a devenit pionierul aplicării tehnicii MoSCoW. Este, de asemenea, menționată ca o schemă eficientă de prioritizare în cel mai recent Corp de cunoștințe privind managementul proiectelor (PMBOK), alături de analiza multicriterială. Acesta împarte proiectele în patru categorii:

• Elemente obligatorii – adică proiecte de finalizat, deoarece sunt cruciale pentru funcționarea companiei; acestea aparțin unor proiecte precum stabilirea securității și definirea drepturilor de acces în cloud-ul companiei, pregătirea situațiilor financiare și rapoartelor pentru un investitor sau implementarea de soluții la un client cheie,
• Should-want – adică cele care ar trebui implementate, deoarece neglijarea lor ar putea înrăutăți performanța companiei; aceasta ar putea fi, de exemplu, schimbarea sediului într-o locație mai convenabilă sau intrarea într-o nouă platformă de vânzări care câștigă popularitate,
• Ar fi putut – adică proiecte de implementat „dacă timpul permite”, deoarece este mai probabil să afecteze pozitiv compania; un exemplu de proiect din această categorie ar putea fi participarea la un eveniment din industrie sau pregătirea unui concurs pentru antreprenori,
• Nu le va avea – adică cele care pot fi implementate în viitor, dar nu se află în prezent pe lista de priorități.

ZARURI

Metoda DICE traduce prioritățile atribuite proiectelor în valori numerice și caracteristici în peste 1.000 de organizații mari din întreaga lume. Acronimul DICE este format din următoarele componente:

1. D (Durata) – durata proiectului, căruia i se atribuie următoarele valori:
• 1 – când proiectul durează mai puțin de 2 luni
• 2 – când proiectul durează 2-4 luni
• 3 – când proiectul durează 4-8 luni
• 4 – când proiectul durează mai mult de 8 luni
2. I (Team Performance Integrity) – capacitatea echipei, cu accent deosebit pe managerul de proiect, de a executa cu succes proiectul, căruia i se acordă puncte de valoare:
• 1 – foarte bine
• 2 – bine
• 3 – medie
• 4 – scăzut
3. C (Angajament) – niveluri de suport, formate din două componente
• C1 – sprijin vizibil al proiectului din partea sponsorului sau a consiliului de administrație
• C2 – sprijin din partea persoanelor afectate de implementarea proiectului, unde fiecăreia dintre acestea corespund următoarele valori:
• 1 – sprijin comunicat clar
• 2 – suport destul de clar
• 3 – postură neutră
• 4 – rezistență clară
4. E (Efort) – efortul necesar implementării proiectului, dincolo de îndatoririle zilnice de conducere a companiei, unde valorile arată astfel:
• 1 – mai puțin de 10% din circulația suplimentară
• 2 – 10-20% circulatie suplimentara
• 3 – 20-40% circulatie suplimentara
• 4 – mai mult de 40% din circulație suplimentară

Valoarea DICE este calculată folosind următoarea formulă: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

În funcție de scor, puteți determina probabilitatea că proiectul planificat va avea succes și, prin urmare, dacă merită să fie plasat în fruntea listei de priorități:

• 7 – 14 – zona de câștig – proiectul are șanse foarte bune de implementare
• 14 – 17 – zona de pericol – proiectul are unele șanse de succes
• peste 17 – zonă de disperare – rezultatul proiectului este greu de prezis sau este puțin probabil ca proiectul să reușească.

Prioritizarea proiectelor – rezumat

Metodele de prioritizare a proiectelor prezentate sunt, desigur, nu întotdeauna disponibile pentru selecția și clasarea proiectelor. Multe organizații nu aplică metode formalizate de prioritizare, cum ar fi DICE, iar în unele părerea unui individ ghidat exclusiv de propriile opinii este decisivă. Cu toate acestea, mai ales atunci când mai multe proiecte critice și cu risc ridicat sunt luate în considerare să înceapă sau să continue în același timp, instrumentele de prioritizare merită folosite.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor