Ce este documentația de proces |Ghidul ușor de procesare a documentației cu șabloane

Pe măsură ce afacerea dvs. crește, crește și complexitatea acesteia. Există mai mulți pași, mai mulți oameni și mai multe lucruri implicate care nu pot fi întotdeauna aranjate în cel mai eficient mod.

Regândirea modului în care funcționează afacerea dvs. poate părea descurajantă, dar vă va aduce cu siguranță eficiențe majore. Documentarea procesului este primul pas către aceasta!

Acest ghid ușor de procesare a documentației vă va ajuta să faceți totul corect.

Citiți mai departe pentru a găsi;

• Ce este documentația de proces?
• De ce să o faci: importanța documentării procesului
• Cum să documentezi un proces
• Sfaturi și trucuri: Cele mai bune practici pentru documentarea procesului
• Ce este în ea pentru dvs.: Beneficiile documentării procesului
• Șabloane de diagrame de flux de proces de pornire ușor

Ce este documentația de proces?

Documentația procesului oferă o descriere detaliată a modului în care se realizează un proces de afaceri.

Include toate tipurile de documente care susțin un proces, cum ar fi

• politici
• liste de verificare
• tutoriale
• forme
• capturi de ecran
• link-uri către alte aplicații
• hărți de proces

Este folosit ca ghid pentru a ajuta angajații de la toate nivelurile, inclusiv factorii de decizie și părțile interesate, să înțeleagă rapid procesele companiei.

De ce o faci? : Importanţa documentării procesului

Documentarea unui proces vă va ajuta să realizați 5 lucruri cheie:

1) Ajută la îmbunătățirea proceselor. Identificați blocajele și ineficiențele prin documentarea proceselor exacte. Veți vedea rapid ce procese trebuie să îmbunătățiți sau de care trebuie să scăpați.

2) Ajută la formarea angajaților. Puteți folosi documentele de proces pentru a ajuta noii angajați să-și înțeleagă rolurile postului și să se familiarizeze cu procesele în care vor fi implicați. Chiar și angajații cu experiență pot consulta aceste documente oricând doresc să se asigure că execută corect procesul.

3) Ajută la păstrarea cunoștințelor companiei. Tine o evidenta a proceselor cunoscute doar de cateva persoane specializate in realizarea lor. Astfel, chiar și atunci când pleacă, nou-veniții își pot relua munca cu ușurință.

4) Ajută la atenuarea riscurilor și la menținerea coerenței operaționale .

5) Documentația detaliată a procesului este, de asemenea, o parte vitală a brevetelor și secretelor comerciale .

Cine este implicat în documentarea procesului

Există 3 roluri cheie de proprietate în documentația procesului. În unele cazuri, aceeași persoană poate juca toate cele trei roluri.

Cum se documentează procesele

Folosirea unei metode pas cu pas pentru a documenta un proces vă va ajuta să-l finalizați rapid.

Pasul 1: Identificați și denumiți procesul

Aflați ce proces veți documenta mai întâi. Determinați scopul acestuia (de ce și cum va beneficia organizația) și furnizați o scurtă descriere a procesului.

Pasul 2: Definiți domeniul de aplicare al procesului

Furnizați o scurtă descriere a ceea ce este inclus în proces și a ceea ce este în afara domeniului de aplicare al procesului sau a ceea ce nu este inclus în acesta.

Pasul 3: Explicați limitele procesului

Unde începe și se termină procesul? Ce determină să înceapă? Și de unde știi când s-a terminat? Obțineți aceste limite bine definite.

Pasul 4: Identificați ieșirile procesului

Stabiliți ce va fi produs de proces sau ce rezultat va obține procesul odată ce este finalizat.

Pasul 5: Identificați intrările procesului

Enumerați ce resurse sunt necesare pentru a efectua fiecare dintre pașii procesului.

Pasul 6: Faceți brainstorming etapele procesului

Adunați toate informațiile despre etapele procesului de la început până la sfârșit. Fie începeți cu ceea ce declanșează procesul, fie începeți la sfârșitul procesului și urmăriți pașii până la punctul de pornire.

Sesiunea de brainstorming ar trebui să implice cei care sunt direct responsabili pentru sarcinile procesului sau cineva cu cunoștințe ample despre acesta, deoarece pot furniza date precise.

Pasul 7: Organizați pașii secvenţial

Luați lista de pași cu care ați venit și puneți-le într-o ordine secvențială pentru a crea un flux de proces.

Păstrați numărul de pași la minimum și, dacă un pas include mai multe sarcini, enumerați-le sub pasul principal.

Pasul 8: Descrieți cine este implicat

Decideți fiecare individ care va fi responsabil pentru sarcinile procesului . Definiți-le rolurile. Nu uitați să menționați mai degrabă titlul postului decât numele.

De asemenea, fiți atenți cu privire la cei care ar face referire la document . Scrieți-l într-un mod în care orice angajat cu cunoștințe rezonabile să îl poată citi și înțelege.

Pasul 9: Vizualizați procesul

Acest lucru este pentru a îmbunătăți claritatea și lizibilitatea documentației dvs. Folosind o diagramă de proces, vizualizați cu atenție pașii procesului pe care i-ați identificat mai devreme.

Pasul 10: Notați excepțiile de la fluxul normal de proces

Este posibil ca un proces de afaceri să nu urmeze întotdeauna același flux din diverse motive. Menționați aceste excepții și ce măsuri vor fi luate pentru a le rezolva.

Pasul 11: Adăugați puncte de control și măsurători

Identificați unde ar putea apărea riscurile în proces și adăugați puncte de control pentru a ajuta proprietarul procesului atunci când monitorizează procesul.

Stabiliți măsurători pentru a determina eficacitatea procesului și pentru a ajuta la îmbunătățirea acestuia.

Pasul 12: Examinați și testați procesul

Adunați pe toți cei implicați și examinați diagrama fluxului procesului pe care ați mapat-o. Lipsesc pasi? Este totul în ordine? După ce ați terminat, testați procesul și vedeți dacă ați omis ceva.

Vizualizați, analizați și documentați procesele dumneavoastră organizaționale. Distribuiți și colaborați cu echipa dvs. la identificarea blocajelor de proces și a zonelor de îmbunătățire.

Creați o hartă a procesului

Sfaturi și trucuri: Cele mai bune practici pentru documentarea procesului

• Păstrați documentul simplu și concis . Deși ar trebui să fie precis din punct de vedere tehnic , ar trebui să fie ușor de urmărit .

• Aveți un plan adecvat pentru a actualiza documentele când/dacă procesul s-ar schimba. Asigurați-vă că le revizuiți cel puțin o dată pe an .

• Sau atribuiți un proprietar de proces care poate face recenzii regulate și poate notifica pe alții cu privire la modificări.

• Păstrați documentație separată pentru fiecare proces diferit pentru a evita confuzia.

• Când documentați procesele pentru prima dată, evitați să acoperiți întreaga organizație deodată. Porniți de la un singur proces în cadrul unui departament sau un proces major comun întregii organizații.

• Depozitați documentele într-o locație ușor de accesat de oricine le caută.

• Asigurați-vă că este ușor de revizuit atunci când este necesar și că noua versiune poate fi distribuită cu ușurință tuturor celor implicați.

• Aveți documentele stocate online într-o locație centrală printr-un instrument de documentare a procesului. Acest lucru va ajuta automat cele două bune practici menționate mai sus.

• Folosiți exemple adecvate, grafice, coduri de culori, capturi de ecran, platforme multiple etc. după cum este necesar.

• Asigurați-vă că documentația procesului respectă standardele existente ale organizației dumneavoastră.

• Dacă evidențiați fluxul procesului într-un format verbal, echilibrați-l întotdeauna cu grafice – o diagramă de flux a procesului.

• Adăugați piste de înot în diagramele de flux ale procesului de afaceri pentru a distinge diferitele roluri ale proceselor, cronologie etc.

• Creați un ghid de documentare a procesului , la care oricine se poate referi ca un șablon standard pentru documentarea unui proces.

• Utilizați materialul documentar existent , înregistrările, interviurile, studiile de caz, jurnalele de teren ale personalului de proiect și cunoștințele angajaților pentru a aduna informații pentru documentația procesului.

Ce este în ea pentru dvs.: Beneficiile documentării procesului

• Ajutați-i pe toată lumea pe aceeași pagină, oferind o vedere comună a pașilor procesului . Pentru coerență este necesară o viziune comună.

• Acolo unde există o documentație clară a procesului, modificările proceselor pot fi făcute în timp util, într-un mod direct.

• Ajută la identificarea condițiilor ideale pentru o colaborare și performanță eficiente .

• Ajută la identificarea blocajelor și ineficiențelor în procese (chiar și în acele proceduri „bine rafinate”) care altfel ar putea trece neobservate.

• Un proces clar documentat economisește timp și previne erorile prin eliminarea oricărei confuzii și oferind instrucțiuni clare.

• Reduce costurile și cheltuiește resursele inutile .

• Ajută la îmbunătățirea calității generale a proceselor și a calității rezultatului.

• Ajută la creșterea productivității angajaților, precum și a satisfacției .

• Deoarece se înregistrează clar modul în care trebuie efectuate procesele, este mai ușor să externalizeze munca.

• Documentația proceselor ajută, de asemenea, la automatizarea cu ușurință a proceselor atunci când este necesar.

Șabloane de documentare a procesului de pornire ușor

Practic , maparea proceselor ajută la reprezentarea informațiilor documentate, cum ar fi pașii procesului, rolurile procesului, intrările și ieșirile într- o imagine simplificată .

Următoarele sunt șabloane de diagrame de proces/șabloane de mapare a proceselor pe care le puteți edita rapid online cu informații despre procesele dumneavoastră organizaționale. Faceți clic pe șablon pentru a-l deschide în editorul Creately.

Șablonul 1

Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online

Șablonul 2

Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online

Șablonul 3

Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online

Șablonul 4

Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online

Feedback cu privire la Ghidul simplu pentru procesarea documentației

Acest ghid de documentare a procesului acoperă tot ce trebuie să știți pentru a documenta un proces în mod corespunzător. Urmați pașii de documentare a procesului pe care i-am discutat mai sus și utilizați șabloanele de diagramă de proces pentru a asigura un proces de documentare de calitate.

În comunitatea noastră, puteți găsi mai multe șabloane de diagrame de proces.

În următorul nostru ghid, vom discuta despre tehnicile de îmbunătățire a proceselor care vă vor ajuta să vă eficientizați cu ușurință procesele de afaceri.