Ghidul simplu pentru cartografierea proceselor

Planifică o nouă strategie? Doriți să îmbunătățiți satisfacția clienților? Vrei să știi de ce unele dintre proiectele tale eșuează?

Maparea proceselor este primul pas pentru a afla cum și de ce la aceste întrebări de mai sus.

În acest ghid de cartografiere a procesului vă vom arăta;

• Ce este o hartă de proces?
• Simbolurile hărții de proces
• Tipuri de hărți de proces
• Cum se creează o hartă a procesului
• Cele mai bune practici de cartografiere a proceselor
• Beneficiile cartografierii proceselor
• Șabloane de cartografiere a proceselor
• Simboluri hărți de proces (continuare)

Ce este o hartă de proces?

O hartă a procesului prezintă vizual etapele unei activități de muncă și persoanele care sunt implicate în realizarea fiecărui pas.

Când mapați un proces, pur și simplu desenați o casetă pentru fiecare pas și le conectați cu săgeți pentru a afișa un flux. Puteți utiliza un instrument online pentru a crea cu ușurință o hartă a proceselor. O hartă de bază a procesului ar arăta astfel;

Simbolurile hărții de proces

Fiecare pas dintr-un proces este reprezentat printr-o formă într-o hartă a procesului. Aceste forme sunt numite și forme de diagramă de flux.

Există aproape 30 de forme standard pe care le puteți utiliza în maparea procesului. Cu toate acestea, credem că pentru majoritatea oamenilor, folosirea unora dintre cele mai comune forme va fi mai ușor de înțeles.

Formă	Nume	Utilizare
	Activitate/Proces	A reprezenta o etapă/activitate a unui proces
	Decizie	Pentru a reprezenta o decizie care trebuie luată
	Start/Sfârșit	Pentru a reprezenta începutul și sfârșitul unui proces
	Săgeată	Pentru a reprezenta legătura dintre doi pași și direcția curgerii
	Document	Pentru a reprezenta date sau informații care pot fi citit de oameni

Setul complet de forme de hartă de proces/diagramă de flux se află în partea de jos a acestui ghid.

Tipuri de hărți de proces

Mai jos este o listă cu diferite tipuri de hărți de proces, împreună cu o scurtă descriere și când le puteți utiliza pe fiecare. Alegeți tipul de hartă a procesului care este cel mai potrivit pentru obiectivul dvs.

Diagramă de bază

O diagramă de flux de bază este o hartă simplă care vizualizează pașii unui proces, inclusiv intrările și ieșirile acestuia.

Când să utilizați:

• pentru a planifica noi proiecte
• să modeleze și să documenteze un proces
• sa rezolve probleme
• pentru a ajuta echipele să comunice mai bine ideile
• Pentru a analiza și gestiona fluxurile de lucru

Cum se desenează:

Iată ghidul final al diagramei flux de care aveți nevoie pentru a învăța cum să le desenați.

Harta proceselor la nivel înalt

Aceasta este, de asemenea, cunoscută ca o hartă a lanțului valoric sau o hartă de sus în jos. Acesta arată activitățile de bază ale unui proces. Nu intră în multe detalii despre punctele de decizie, bucla de reluare, rolurile implicate etc.

Când să utilizați:

• pentru a proiecta și defini procesele de afaceri
• pentru a identifica pașii cheie și detaliile cheie ale unui proces

Cum se desenează:

1. enumerați cei mai de bază pași ai procesului (nu mai mult de 5-6 pași)
2. organizați-le în ordine, orizontal
3. enumerați fiecare sub-pas (din nou, nu mai mult de 5-6 pași) sub pașii principali

Hartă detaliată a procesului

O diagramă de flux care arată o versiune detaliată a unui proces. Aceasta înseamnă că toate detaliile sub-proceselor sunt conținute în acest tip de hartă.

Când să utilizați:

• pentru a oferi toate detaliile (intrări și ieșiri) legate de o etapă a procesului
• pentru a documenta punctele de decizie în cadrul unui proces

Cum se desenează:

1. definiți limitele procesului
2. ce declanșează procesul? Utilizați un SIPOC pentru a identifica intrările de proces
3. identificați ce se întâmplă imediat după fiecare intrare (întreabați în mod repetat „ce se întâmplă mai departe?” până când ajungeți la rezultat)

Diagramă de flux interfuncțională

O diagramă de flux care arată relațiile dintre etapele procesului și unitățile funcționale (echipe/departamente) responsabile cu acestea cu piste de înot. Este, de asemenea, cunoscut sub numele de diagramă flux de implementare.

Când să utilizați:

• pentru a identifica rolurile cheie responsabile pentru proces și modul în care acestea se relaționează între ele
• pentru a evidenția modul în care un proces trece peste granițele companiei
• pentru a identifica potențialele defecțiuni ale procesului, redundanțe, întârzieri, reluări, inspecții excesive etc.

Cum se desenează:

1. Adunați o echipă interfuncțională competentă și relevantă
2. Identificați părțile interesate
3. enumerați părțile interesate de proces (în funcție de cât de aproape sunt aceștia de clientul procesului), începând cu clientul procesului
4. adăugați benzi de înot pentru a separa coloanele între fiecare parte interesată
5. adăugați pașii executați de fiecare parte interesată pe banda de înot respectivă
6. conectați pașii cu săgeți pentru a indica fluxul

SIPOC

SIPOC arată elementele cheie ale unui proces, cum ar fi Furnizori, Intrări, Proces, Ieșiri și Clienți.

Când să utilizați:

• pentru a identifica elementele cheie ale unui proces înainte de a face o hartă detaliată
• pentru a defini domeniul de aplicare al proceselor complexe
• poate fi utilizat în faza Măsurare a metodologiei DMAIC

Cum se desenează:

1. Desenați un tabel cu 5 coloane pentru Furnizori, Intrări, Proces, Ieșiri și Clienți
2. Începeți cu maparea procesului în 5-6 pași de nivel înalt
3. Identificați ieșirile
4. Identificați clienții
5. Identificați intrările procesului
6. Identificați furnizorii fiecăruia dintre inputuri
7. Verificați diagrama SIPOC cu șeful de proiect și cu alte părți interesate

Harta fluxului valoric

Hărțile fluxului de valoare vizualizează fluxul de materiale și informații necesare pentru a vă aduce produsul către client.

Când să utilizați:

• pentru a înregistra măsurători ale intrărilor și ieșirilor etapelor procesului
• pentru a identifica deșeurile în cadrul și între procese
• pentru a documenta, analiza și îmbunătăți fluxul de informații și materiale
• pentru a obține o perspectivă asupra procesului de luare a deciziilor și a fluxului de proces
• pentru a identifica unde să se concentreze proiectele sau subproiectele viitoare

Cum se desenează:

Iată un ghid cuprinzător de cartografiere a fluxului de valoare pentru a stăpâni cum să le desenezi. Rețineți că hărțile fluxului de valoare au un set diferit de forme, dar principiile mapării proceselor rămân aceleași.

Cum se creează o hartă de proces| Etapele cartografierii procesului

Acum că știți ce simboluri de mapare a proceselor sunt și ce tipuri de hărți de proces există, sunteți gata să creați o hartă a procesului? Iată pașii pe care trebuie să-i urmezi,

Pasul 1: Identificați procesul pe care trebuie să îl mapați

Decide de unde vrei să începi. Este cu procesul care este subperformant? Este cu procesul care este important pentru noua ta strategie? Sau este procesul care are un impact direct asupra satisfacției clienților?

Și apoi dă-i un nume.

Pasul 2: Adunați echipa potrivită

Contribuția tuturor celor implicați în proces este necesară pentru a vă asigura că acoperiți fiecare aspect al procesului atunci când îl mapați. Echipa potrivită ar trebui să includă pe cei care efectuează și gestionează procesul și oferă contribuția .

Pasul 3: Adunați toate informațiile necesare

• Unde începe și se termină procesul?
• Care sunt pașii dintre aceste două puncte?
• Care sunt intrările și ieșirile procesului?
• Cine ce face? Când, unde și cum?

Pasul 4: Organizați pașii într-o ordine secvențială

Faceți-vă echipa să aranjeze fiecare pas într-o ordine secvențială de la început până la sfârșit.

Pasul 5: Desenați harta procesului de bază

Desenați o hartă a procesului care arată harta așa cum este în prezent. Țineți cont de <cele mai bune practici de cartografiere a proceselor.>

Pasul 5: Analizați harta pentru a găsi zone de îmbunătățire

Identificați ineficiențele și blocajele din cadrul proceselor. Care sunt pașii care ar trebui eliminați? Unde poți face îmbunătățiri?

Pasul 6: Implementați îmbunătățirile și monitorizați-le

Implementați îmbunătățirile la o scară mai mică la început. Dacă funcționează mai bine, îl puteți aplica la o scară mai mare. Monitorizați procesul nou și îmbunătățit pentru a vedea cum funcționează și dacă are nevoie de optimizare suplimentară.

Cele mai bune practici de cartografiere a proceselor

• Înainte de a identifica etapele procesului, începeți cu identificarea punctelor de început și de sfârșit ale procesului. Acest lucru ajută la stabilirea limitelor

• Faceți hărțile de proces cât mai ușor de citit și de înțeles de către oricine din compania dvs

• Păstrați doar detaliile necesare pe harta dvs. Nu mai puțin sau mai mult decât este necesar pentru a identifica zonele de îmbunătățire

• Asigurați-vă că utilizați simbolurile corecte ale hărții de proces atunci când desenați pentru a evita confuzia

• Includeți toate părțile interesate cheie atunci când mapați procesul pentru a evita pierderea unor informații sau pași importanți

• Utilizați un software de cartografiere a proceselor de afaceri care vă permite să desenați rapid și să colaborați cu echipa dvs. în timp real pentru eficiență

Mai multe bune practici de cartografiere a proceselor?

Beneficiile mapării proceselor

Deoarece citiți deja despre maparea proceselor, credem că știți cel puțin câteva beneficii ale efectuării acesteia. Totuși, citește cu atenție această secțiune, deoarece te va ajuta să-i convingi pe alții!

• Ușurează înțelegerea și comunicarea procesului între echipe, părți interesate sau clienți

• Servește ca un instrument util pentru testarea scenariilor și evaluările ce se întâmplă dacă

• Poate fi folosit ca instrument de marketing pentru a demonstra investitorilor sau clienților industriali că procesele dvs. de afaceri sunt de încredere

• Este o cerință a multor tipuri de standarde și certificare, cum ar fi ISO 9000

• Face documentația procesului mai ușor de citit

• Răspândiți conștientizarea rolurilor și responsabilităților celor care sunt implicați

• Ajută la identificarea defectelor în proces și în cazul în care ar trebui făcute îmbunătățiri

• Echipele SIDA fac brainstorming idei pentru îmbunătățiri sau noi schimbări care vor ajuta la abordarea unor provocări precum păstrarea angajaților, scăderea veniturilor etc.

• Ajută la reducerea costurilor asociate cu dezvoltarea produselor și serviciilor

• Îmbunătățiți performanța echipei și satisfacția angajaților

• Poate fi folosit ca material de învățare pentru a pregăti noii angajați

• Ajută la măsurarea eficienței proceselor de lucru

Șabloane de hartă de proces

Mai jos sunt câteva șabloane de hărți de proces pe care le puteți edita online cu editorul Creately.

Șablonul 1

Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online

Șablonul 2

Șablonul 3

Doriți mai multe șabloane editabile gratuite pentru hărți de proces?

Simboluri de cartografiere a proceselor (continuare)

În plus față de simbolurile de bază pe care le-am discutat mai devreme, maparea proceselor folosește și următoarele simboluri.

Simboluri de proces/operații

Formă	Nume	Utilizare
	Proces / Subrutine predefinite	Pentru a reprezenta un proces care este deja predefinit
	Proces alternativ	Pentru a reprezenta o etapă a procesului care este o alternativă la etapa normală a procesului
	Întârziere	Pentru a reprezenta o întârziere sau o pauză înainte ca fluxul procesului să continue
	Bucla manuală	Pentru a reprezenta pași automati care trebuie opriți manual
	Pregătirea	Pentru a reprezenta ceva care trebuie modificat sau ajustat în proces înainte de a continua

Ramificare și control al simbolurilor de flux

Formă	Nume	Utilizare
	Conector pe pagină	Pentru a reprezenta un punct de inspecție în fluxul procesului
	Conector off-page	Pentru a reprezenta referințe încrucișate și legături către proces dintr-un alt proces pe altă pagină
	Combina	Pentru a reprezenta un pas care va îmbina mai mulți pași într-unul singur
	Extrage	Pentru a reprezenta un proces care este împărțit în căi paralele
	Sau	Pentru a reprezenta logica „sau”.
	Și	Pentru a reprezenta logica „și”.

Simboluri de intrare și de ieșire

Formă	Nume	Utilizare
	Date	Pentru a reprezenta intrările și ieșirile din proces
	Documente multiple	Pentru a reprezenta mai multe documente
	Afişa	Pentru a reprezenta datele care sunt afișate pentru a fi citite pe un ecran sau afișaj
	Introducere manuală	Pentru a reprezenta etapele procesului care vor fi efectuate manual de către o persoană

Simboluri pentru stocarea fișierelor și informațiilor

Formă	Nume	Utilizare
	Date stocate	Pentru a reprezenta datele stocate
	Bază de date	Pentru a reprezenta o bază de date
	Stocare cu acces direct	Pentru a reprezenta un hard disk
	Stocare internă	Pentru a reprezenta un dispozitiv de stocare intern

Simboluri de prelucrare a datelor

Formă	Nume	Utilizare
	Adunați	Să reprezinte o etapă în care datele sunt organizate într-un mod standard
	Fel	Pentru a reprezenta sortarea articolelor într-o anumită ordine

Ce părere aveți despre Ghidul de cartografiere a proceselor?

Hărțile de proces nu sunt doar o parte vitală a documentației procesului, ci sunt și o metodologie populară de îmbunătățire a proceselor de afaceri.

Urmați ghidul pentru a crea hărți eficiente ale proceselor de afaceri și împărtășiți cu noi orice îngrijorare ați putea avea, chiar dacă este o altă tehnică de cartografiere a proceselor pe care o utilizați personal.

În următorul nostru ghid, vom discuta despre diagrame care pot fi folosite pentru a face managementul resurselor umane mai eficient.