Importanța închiderii proiectului | # 22 Începeți cu managementul de proiect

Închiderea oficială a proiectului poate părea de mică importanță. Cu toate sarcinile îndeplinite și scopul proiectului atins, ce zici de o scurtă întâlnire într-o atmosferă prietenoasă și felicitări reciproce? Și pentru aceasta, merită să planificați o întâlnire suficient de lungă cu echipa și părțile interesate. Rețineți însă că închiderea proiectului este momentul cheie nu numai datorită integrării celor implicați în proiect.

Închiderea proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Ce zici de renunțarea la închidere până la urmă?
3. Cum să închizi bine un proiect
4. Lista sarcinilor la închiderea proiectului
5. rezumat

Introducere

Managementul de proiect poate fi prezentat ca cinci grupuri de procese, inclusiv:

• Inițiere - definirea domeniului și sensului acesteia,
• Planificare – stabilirea domeniului de aplicare al proiectului și a obiectivelor specifice care trebuie atinse,
• Execuție – execuția lucrării planificate,
• Monitorizare și control – verificarea în mod continuu dacă lucrările decurg conform planului,
• Închidere – finalizarea formală a proiectului.

Astăzi ne vom concentra asupra ultimului grup de procese, și anume închiderea proiectului. Acesta este un grup mic de sarcini. Are insa un impact destul de mare asupra perceptiei intregului proiect, proiecte similare derulate in cadrul aceluiasi portofoliu sau portofoliu, precum si proiecte viitoare derulate pentru acelasi client. Vă vom sugera la ce să acordați atenție pentru a închide cu succes proiectul, a finaliza contractul și a trage cele mai interesante lecții pentru viitor.

Ce zici să nu închidem deloc proiectul?

Renunțarea la sarcina de închidere a proiectului pare tentant. După atingerea obiectivului, o tranziție mai lină la inițierea următorului proiect pare mai bună. Aplicarea cunoștințelor și abilităților dobândite din sarcinile recente pare acum simplă și intuitivă. Cu toate acestea, omiterea închiderii oficiale a proiectului vine și cu anumite riscuri. Iata de ce.

Deteriorarea imaginii

Deteriorarea imaginii echipei și a managerului de proiect este primul și acut rezultat resimțit al neglijării proceselor de închidere a proiectului. O lucrare neterminată sau un proiect neterminat listat în sistemul companiei nu arată bine. Mai important, scade credibilitatea contractanților, chiar dacă clientul este mulțumit de rezultatele proiectului. Acest lucru poate cauza dezacorduri privind proiectele viitoare sau termeni de cooperare mai puțin favorabili.

Dublarea muncii

Lipsa documentației adecvate a obiectivului proiectului finalizat înseamnă că alți membri ai organizației nu vor afla despre acesta. Cu alte cuvinte, ei nu vor cunoaște soluțiile dezvoltate în proiectul nostru. Și ar putea începe să implementeze un proiect foarte asemănător cândva de acum încolo, în loc să se bazeze pe ceea ce au deja.

Ocazii ratate

Sarcinile managerului de proiect efectuate în faza de închidere a proiectului includ crearea de documentație care descrie beneficiile așteptate ale proiectului. Acestea pot include aplicații comerciale, precum și implementări interne sau clienți.

Fără îndeplinirea acestei formalități, chiar și un rezultat de proiect foarte reușit poate deveni „orfan” (produsul orfan). Acest lucru se poate întâmpla dacă nu este comunicat în mod corespunzător specialiștilor implicați în sensibilizarea clienților, vânzări și marketing. Drept urmare, pur și simplu nu va apărea pe piață, în ciuda tuturor șanselor de succes.

Riscuri formale

Finalizarea unui proiect realizat pentru un client presupune finalizarea contractului, timp in care toate documentele necesare trebuie intocmite si semnate la timp. Prin urmare, procesele neterminate implică un risc real de deficiențe formale care sunt costisitoare pentru companie.

Din aceste motive este recomandabil să folosiți etapa finală a proiectului pentru a finaliza toate lucrurile. Ca să te poți lăuda cu activitățile care au fost butonate până la ultimul buton.

Cum să închizi bine un proiect

O bună finalizare a proiectului ar trebui să includă trei domenii:

• Finalizarea tehnică a proiectului - pentru a vă asigura că scopul proiectului a fost atins și că toate sarcinile au fost îndeplinite,
• Învățare – pentru a face bilanțul a ceea ce s-a făcut bine și a reflecta asupra a ceea ce a mers prost, atât în ​​sarcinile efectuate, cât și în managementul proiectelor,
• Cooperare și motivare – să recunoască contribuția fiecărui membru al echipei la munca depusă și să sărbătorim succesul proiectului.

Lista sarcinilor la închiderea proiectului

Pentru a începe să sărbătorim succesul cât mai bine posibil, cel mai bine este să creați o listă de sarcini finale și să planificați implementarea acesteia în conformitate cu metodologia aleasă. Deși fiecare proiect are specificul său, următoarele sarcini ar trebui să fie pe listă:

1. Asigurați-vă că rezultatul proiectului îndeplinește cele mai importante din punct de vedere strategic și, de preferință, toate criteriile enumerate în documentul de proiect.
2. Verificați dacă rezultatul proiectului epuizează domeniul de aplicare.
3. Pregătiți documentația proiectului și puneți-o la dispoziția tuturor părților interesate.
4. Verificați dacă toți utilizatorii rezultatului proiectului îl pot aplica și au acces la documentație.
5. Examinați contractele cu clienții și membrii echipei pentru a vedea dacă toate cerințele sunt îndeplinite.
6. Asigurați-vă că aveți documentația de acceptare a tuturor rezultatelor de către client sau alte părți interesate autorizate.
7. Țineți o întâlnire sau întâlniri pentru a finaliza contractele.
8. Pregătiți un document cu feedback pentru viitor despre managementul proiectelor.
9. Împreună cu echipa, pregătiți un document privind regulile de cooperare în echipă și problemele de rezolvat înainte de a începe următorul proiect.
10. Arhivați toate materialele proiectului.
11. Faceți o întâlnire pentru a încheia proiectul.

Fiecare sarcină din lista de mai sus necesită rafinare în funcție de cerințele proiectului nostru și ale părților interesate. Cu toate acestea, pentru a parcurge cu succes pașii de închidere a proiectului, este bine să rămâneți la lista generală și să o modificați cu fiecare proiect.

rezumat

Un proiect finalizat necesită o încheiere formală, dar și lecții învățate și timp pentru a sărbători succesul alături de echipă. Asigurarea faptului că atât scopul, cât și obiectivele au fost îndeplinite și că clientul este mulțumit de rezultate sunt cei mai importanți pași pe care trebuie să-i facă un manager de proiect. Cu toate acestea, nu merită să neglijăm să pregătim documentație accesibilă și să o punem la dispoziție persoanelor potrivite. Acesta din urmă este cel care poate determina soarta viitoare a proiectului nostru – chiar dacă totul pare clar acum.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Manager HR cu o capacitate excelentă de a construi o atmosferă pozitivă și de a crea un mediu valoros pentru angajați. Îi place să vadă potențialul oamenilor talentați și să îi mobilizeze pentru a se dezvolta.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor