Documente cheie ale proiectului de care are nevoie fiecare manager de proiect

Documentația corectă a proiectului este o parte integrantă a managementului de proiect. Documentarea proceselor și informațiilor esențiale ale proiectului ajută la configurarea unui proiect într-un mod eficient și ușor de înțeles și, în cele din urmă, asigură succesul acestuia.

În această postare, vom analiza de ce este importantă documentația de proiect și vom trece peste documentele de proiect esențiale și alte documente utile care sunt create pe parcursul ciclului de viață al unui proiect. Toate șabloanele furnizate sunt personalizabile; faceți clic pe ele pentru a începe editarea. Utilizați meniul de mai jos pentru a naviga cu ușurință.

Initierea proiectului

• Plan de proiect
• Carta Proiectului
• Document de cerințe de afaceri
• Declarație de muncă

Planificarea proiectului

• Propunere de proiect
• Carta echipei
• Bugetul proiectului
• Planul de comunicare al proiectului
• Programul proiectului
• Structura de defalcare a muncii
• Registrul de risc
• Declarația de aplicare a proiectului
• Registrul părților interesate
• Organigrama proiectului

Execuția și închiderea proiectului

• Raport privind starea proiectului
• Închiderea Proiectului
• Lecții învățate

Ce este documentația de proiect?

Documentația de proiect presupune crearea și menținerea documentelor de management de proiect pe parcursul diferitelor faze ale ciclului de viață al proiectului. Aceste documente de proiect permit managerului de proiect să gestioneze, să controleze și să livreze în mod adecvat proiectul.

Importanța documentației de proiect

Documentarea detaliilor importante ale proiectului vă ajută, astfel, pe dumneavoastră și pe echipa să verificați dacă ideile implementate au sens. Documentația proiectului simplifică clarificarea așteptărilor și obiectivelor proiectului, împărțind livrabilele în sarcini gestionabile, gestionând resursele și menținând toate părțile interesate pe aceeași pagină.

În plus, ajută și la,

• Păstrarea cunoștințelor acumulate de-a lungul proiectelor anterioare, ceea ce permite simplificarea integrării noilor angajați sau a noilor membri ai echipei de proiect.
• Creșterea clarității și transparenței fluxurilor de lucru în echipă, permițând o mai bună aliniere interfuncțională a echipei.

Top 10 documente de proiect esențiale

Următoarele sunt documentele esențiale de management de proiect care ar trebui create în fiecare fază a ciclului de viață al proiectului.

Plan de proiect

Planul de management al proiectului – sau planul de proiect – este un document cuprinzător care subliniază modul în care proiectul este executat, monitorizat și controlat. Poate include linii de bază, planuri de management subsidiare și alte documente de planificare. Evidențiază informații esențiale ale proiectului, cum ar fi termenele limită, sarcinile și reperele cheie și este de obicei reprezentată sub forma unei diagrame Gantt.

Carta Proiectului

Carta proiectului este un scurt document care explică ce presupune un proiect. Descrie care sunt obiectivele proiectului, cine este implicat și responsabilitățile acestora și părțile interesate și definește autoritatea managerului de proiect. Este creat în conformitate cu cazul de afaceri pentru proiect, așa cum este descris de sponsorul proiectului.

Document de cerințe de afaceri

Documentul de cerințe de afaceri explică soluția de afaceri pentru un proiect bazat pe nevoile și cerințele afacerii sau ale clienților. Descrie scopul proiectului, soluția de afaceri pe care o oferă, caracteristicile și funcționalitățile, precum și cronologia proiectului. Sintetizează contribuțiile părților interesate și analiza situației actuale de afaceri pentru a oferi o descriere neutră din punct de vedere tehnologic a ceea ce ar trebui să facă produsul.

Bugetul proiectului

Bugetul proiectului este costul total estimat al unui proiect. Acesta include o estimare detaliată a tuturor costurilor, cum ar fi costurile cu forța de muncă, costurile de achiziție de materiale și costurile de operare, care sunt susceptibile de a fi suportate în timpul finalizării sarcinilor proiectului în fiecare fază a unui proiect. Ajută la stabilirea așteptărilor privind cheltuielile și la obținerea aprobării proiectului de la părțile interesate, la asigurarea că fondurile sunt gata la momentul potrivit și la măsurarea performanței.

Programul proiectului

Un program de proiect este cronologia proiectului dvs., constă din toate sarcinile, activitățile și etapele succesive care trebuie finalizate într-un anumit interval de timp. Crearea unui program de proiect este o modalitate de a comunica toate sarcinile care trebuie îndeplinite, clarificând în același timp ce resurse sunt necesare și în ce interval de timp.

Registrul de risc

Registrul de risc, denumit și jurnal de risc, este un document care conține informații despre riscurile identificate, cum ar fi natura riscului, nivelul riscului, cine este responsabil pentru acesta și măsurile preventive și acțiunile corective. la loc. Acesta servește ca un cadru de brainstorming pentru a stabili riscurile și ca o bază de date cu riscuri posibile și potențiale și măsuri de atenuare pentru acestea.

Declarația de aplicare a proiectului

O declarație privind domeniul de aplicare al proiectului descrie munca care trebuie făcută pentru a livra rezultatele proiectului la timp și în limita bugetului. Documentul cu declarația scopului proiectului subliniază ceea ce este livrat (în sfera de aplicare), ceea ce nu este livrat (în afara sferei de aplicare), ipoteze pentru a clarifica rezultatele și cerințele de nivel înalt.

Planul de comunicare al proiectului

Un plan de comunicare a proiectului este un ghid pentru ce, când și cum informațiile cheie despre proiect vor fi partajate la intervale cheie cu părțile interesate investite. Include ce fel de informații vor fi distribuite, cui și cât de des vor fi actualizate.

Raport privind starea proiectului

Raportul de stadiu al proiectului este un document care prezintă progresul general al proiectului în raport cu planul de proiect proiectat. Ajută la informarea tuturor părților interesate de proiect cu privire la informațiile de nivel înalt, cum ar fi reperele, munca realizată, riscurile și obstacolele.

Închiderea Proiectului

Raportul de închidere a proiectului este un document care formalizează închiderea proiectului. Deși ajută la determinarea dacă un proiect a avut succes sau nu, oferă confirmarea faptului că au fost îndeplinite criteriile de acceptare a clienților și solicită aprobarea de la sponsorul proiectului pentru a închide proiectul.

Alte documente utile de management de proiect

În timp ce documentele pe care le-am enumerat mai sus sunt esențiale pentru a asigura succesul proiectului, există mai multe alte documente de proiect care vor contribui și mai mult la accelerarea finalizării cu succes a acestuia.

Declarație de muncă

O declarație de lucru este un document care descrie cerințele unui proiect. Acesta servește ca un acord între un client și o agenție sau un furnizor de servicii și definește întregul domeniu de activitate implicat pentru un furnizor, livrabilele proiectului, costurile și calendarul.

Propunere de proiect

Propunerea de proiect este un document care enumeră toate aspectele unui proiect, inclusiv fundalul, viziunea, obiectivele, sarcinile, cerințele, proprietarii, riscurile asociate etc. Scopul său este de a oferi un rezumat al detaliilor proiectului și de a obține sprijin pentru proiect idee de la părțile interesate.

Carta echipei

O carte de echipă explică practic modul în care o echipă intenționează să-și ducă la bun sfârșit munca. Se concentrează pe motivul pentru care există echipa, pe obiectivele pe care echipa este concepută pentru a le îndeplini și pe modul în care le va atinge. Scopul cartarii echipei este de a-i aduce pe toți pe aceeași pagină și de a-i menține concentrați.

Structura de defalcare a muncii

Structura de defalcare a lucrărilor este o diagramă care ajută la împărțirea proiectelor mari în părți mai mici și mai ușor de gestionat, care conțin rezultatele proiectului pe care le va finaliza. Acesta împarte livrabilele proiectului în sub-livrabile și pachete de lucru care definesc munca, durata și costurile pentru sarcinile care trebuie îndeplinite.

Registrul părților interesate

Registrul părților interesate este un document care detaliază informații despre părțile interesate ale unui proiect. Acesta conține numele lor, detaliile de contact, rolul pe care îl joacă în proiect, puterea lor de a lua decizii de proiect și nevoile, preocupările și așteptările lor. Acesta servește drept bază pentru formarea echipei, atribuirea de roluri și responsabilități, definirea criteriilor de succes și planificarea comunicării cu părțile interesate.

Organigrama proiectului

O organigramă a unui proiect este o reprezentare vizuală a membrilor echipei și a rolurilor pe care le joacă într-un proiect dat. Acesta ilustrează ierarhia și relațiile de raportare dintre membrii echipei. Ele ajută la alocarea resurselor, la clarificarea responsabilităților și la stabilirea așteptărilor cu privire la efortul necesar fiecărui individ.

Lecții învățate

Un raport de lecție învățată poate fi folosit pentru a documenta toate provocările cheie, riscurile, incertitudinile și blocanții pe care le-ați întâlnit în timpul unui proiect, împreună cu soluțiile în timp util pe care le-ați implementat. Rapoartele lecțiilor învățate sunt concepute pentru a vă ghida pe măsură ce lucrați pentru a obține rezultatele dorite, astfel încât vă ajută pe dvs. și pe alții care vor lucra la un proiect similar în viitor să evitați greutățile și să obțineți cu ușurință rezultatul așteptat.

Cum poate ajuta Creately eficientizarea documentației proiectului

Creately – un software de gestionare a muncii care rulează pe o pânză vizuală – vă poate ajuta să simplificați crearea, organizarea, gestionarea și partajarea documentelor de management de proiect care sunt importante pentru succesul proiectului dumneavoastră.

Creately este un instrument simplu, cu funcții simple, dar avansate, pe care chiar și un utilizator netehnic le poate învăța cu ușurință. Are navigare intuitivă cu funcționalitate de glisare și plasare, ceea ce face organizarea conținutului fără efort. În plus, se integrează cu instrumente pe care le utilizați în fiecare zi, cum ar fi aplicațiile Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams etc., ceea ce face mai ușor să vă mențineți sincronizate elementele proiectului.

Instrumente vizuale ușor de utilizat pentru a începe

Creately oferă mai multe biblioteci de forme, șabloane prefabricate și capabilități puternice de diagramare pentru a vizualiza și organiza datele legate de proiect în structuri vizuale ușor de înțeles, cum ar fi cronologie, panouri Kanban, diagrame WBS, diagrame de flux etc.

Cu capabilitățile bazei de date care pot fi accesate prin panoul Shape Data, puteți stoca date și informații nelimitate într-o singură formă într-o structură și puteți crea cu ușurință wiki-uri și baze de cunoștințe de proiect. De exemplu, vă puteți extinde Structura de defalcare a lucrărilor care conturează livrabilele proiectului cu câmpuri de date suplimentare pentru a capta informații despre termenele scadente, proprietari, costuri etc. sau puteți oferi o imagine de ansamblu detaliată pentru fiecare livrabil cu note.

O singură sursă de adevăr

Spațiile de lucru unificate ale Creately funcționează pe o pânză infinită, permițându-vă să plasați mai multe documente una lângă alta într-o singură locație. Deși puteți atașa și încorpora resurse, documente, imagini și link-uri cu previzualizări în aplicație, puteți, de asemenea, să importați date externe în fișiere Google Sheets, Excel sau CSV și să le organizați ca elemente vizuale semnificative, păstrând toate elementele legate de proiect. centralizat în același spațiu de lucru.

Notă: Căutați și localizați cu ușurință orice informație în spațiile de lucru și folderele cu opțiunea universală de căutare a textului.

Capacități avansate de colaborare și partajare

Creately oferă o platformă online colaborativă și sigură pentru a simplifica crearea, actualizarea și partajarea documentelor de proiect cu părțile interesate. Funcțiile de colaborare, cum ar fi colaborarea cu mai mulți utilizatori cu editare concomitentă, urmărirea în timp real a cursorului, sincronizarea offline, comentariile contextuale și firele de discuții și apelurile audio și video în aplicație ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru interfuncționale ale echipei de proiect, indiferent dacă echipele sunt co. -localizat, la distanță sau hibrid.

Dosarele și spațiile de lucru Creately au mai multe niveluri de acces și rol (proprietar, editor, comentator și vizualizator), permițându-vă să gestionați modul în care partajați documentele proiectului cu părțile interesate interne și externe.

Notă: Setați starea spațiului de lucru prin preferințele spațiului de lucru și marcați-l Schiță, În curs, În revizuire, Aprobat, Final sau Arhivat pentru a indica starea de revizuire.

Simplificați documentația proiectului cu Creately

Documentarea tuturor aspectelor unui proiect va ajuta la succesul proiectului dumneavoastră în multe feluri. Fie că este vorba de a clarifica termenii unui acord către clienți sau furnizori, pentru a îndeplini cerințele legale, pentru a vă menține echipa aliniată sau pentru a ține evidența actualizărilor proiectului, menținerea documentației adecvate a proiectului pentru procesele și informațiile cheie este cheia.

Documentarea proiectului poate părea plictisitoare, dar cu instrumentul și tehnicile potrivite, puteți nu numai să simplificați procesul de documentare, ci și să vă asigurați că rezultatul final este eficient. Încercați astăzi Creately pentru a simplifica și îmbunătăți procesul de documentare a proiectului.