Execuția proiectului | # 20 Începeți cu managementul de proiect

Execuția proiectului reprezintă implementarea sarcinilor care conduc la atingerea scopului urmărit. Prin urmare, domeniul execuției proiectului include mai mult decât realizarea sarcinilor de zi cu zi. De asemenea, creează procese, gestionează resursele companiei și lucrează pentru a construi un mediu deschis, incluziv, care încurajează colaborarea și învățarea.

Execuția proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Domeniul de execuție a proiectului
3. Managementul proceselor în execuția proiectului
4. Retrospectivă, învățare și îmbunătățire
5. rezumat

Introducere

Domeniul de execuție este unul dintre cele opt domenii principale în care se desfășoară activitățile proiectului. Nu este doar o etapă care urmează planificării sarcinilor. Mai degrabă, domeniul de execuție definește toată munca care se desfășoară în timpul proiectului.

Domeniul de execuție a proiectului

Execuția proiectului este în primul rând o listă lungă de sarcini îndeplinite de fiecare membru al echipei de proiect. Acestea sunt selectate dintr-o listă de sarcini pregătită de managerul de proiect, organizate pe priorități și postate de obicei pe un panou Kanban.

Printre sarcinile care aparțin domeniului de execuție a proiectelor, vom găsi atât activități ciclice recurente legate, de exemplu, de actualizări de software, cât și evenimente unice, precum proiectarea unui logo pentru o aplicație.

Domeniul de execuție a proiectului constă din activități legate de:

• Efectuarea sarcinilor zilnice,
• Dezvoltarea de noi sarcini,
• Efectuarea de modificări la sarcinile deja efectuate și planificate pentru execuție,
• Crearea de procese eficiente,
• Comunicarea cu părțile interesate,
• Gestionarea materialelor, echipamentelor, datelor și a altor resurse ale companiei,
• Intocmirea documentelor necesare implementarii proiectului,
• Observarea schimbărilor din interiorul și din exteriorul organizației care pot afecta implementarea proiectului
• Învățare continuă și acțiuni de corectare.

Vom arunca o privire puțin mai atentă la ce rol joacă managementul procesului și învățarea în implementarea proiectului și unde domeniile monitorizării și implementării proiectului se întâlnesc cel mai aproape.

Managementul proceselor în execuția proiectului

Pentru ca managementul proceselor de proiect să își servească scopul și să nu devină o birocrație inutilă, acestea trebuie să provină din practică. Prin urmare, dezvoltarea lor este de obicei împărtășită între Managerul de Proiect și echipa de proiect. În această abordare, fiecare proces intern, numit și proces tehnic sau de producție, este determinat simultan de două axe:

• Etapa de implementare a sarcinii
• Fluxul de lucru privind o anumită sarcină

Etapele executării sarcinii

Etapele executării unei sarcini sunt determinate de așa-numitele porți, adică criterii pe care trebuie să le îndeplinească o sarcină pentru a trece la etapa următoare. Starea unei sarcini date se poate schimba după cum urmează:

• destinat execuției – adică plasat de Managerul de proiect pe lista de sarcini,
• în implementare – adică selectat pentru execuție de către unul dintre membrii echipei de proiect,
• testat – sarcina a fost finalizată și predată unei alte persoane care testează corectitudinea și calitatea performanței sale, dacă testele eșuează sarcina revine la etapa anterioară,
• în așteptarea publicării – sarcina a trecut testele și a fost aprobată pentru publicare, producție sau transfer către client, în funcție de tipul de proiect în derulare;
• terminat – toate lucrările au fost efectuate și rezultatul a fost aprobat ca fiind finalizat.

Numărul de statusuri este ajustat în funcție de nevoile echipei de proiect și de specificul sarcinilor în derulare. La rândul său, versiunea minimă folosită adesea este cea trei preluată din panourile Kanban clasice care definesc sarcina ca „de finalizat”, „în curs” și „gata”.

Fluxul de lucru

Fluxul de lucru se referă la pașii necesari pentru o sarcină și cine o finalizează la un moment dat. Prin urmare, definește responsabilitatea îndeplinirii sarcinii. Fluxul de lucru indică, de asemenea, ce acțiuni trebuie întreprinse pentru ca sarcina să treacă la următoarea etapă de execuție.

Să luăm în considerare cum ar putea arăta fluxul de lucru al unei sarcini: „publicați o postare pe LinkedIn despre finalizarea proiectului”. Este să își schimbe starea de la „în curs” la „finalizat”. Fluxul său de lucru ar putea arăta după cum urmează:

• Alegerea subiectului postării și a conținutului publicației – responsabilul este un specialist în social media marketing, care deleagă sarcina copywriter-ului și graphic designer-ului,
• Pregătirea textului – sarcina este efectuată de un freelancer specializat în scrierea textului,
• Dezvoltarea grafică – un designer grafic pregătește imaginile urmând branding-ul companiei,
• Controlul calității – evaluare de către un specialist în marketing și posibile corecții sau aprobare pentru publicare,
• Publicare – decizia cu privire la momentul afisarii este luata de persoana care gestioneaza orarul de afisare.

Optimizarea proceselor

O altă parte importantă a managementului procesului în execuția proiectului este optimizarea procesului. Implica monitorizarea si reorganizarea procesului daca acesta nu functioneaza fara probleme. Se concentrează în principal pe eliminarea blocajelor – adică momentele în care o persoană este responsabilă pentru mai multe sarcini decât poate îndeplini, în timp ce ceilalți membri ai echipei așteaptă cu nerăbdare până când termină. Blocajele pot fi legate și de performanța mașinilor sau de execuția sau timpul de livrare a componentelor de către un furnizor extern.

Retrospectivă, învățare și îmbunătățire

Valorificarea învățării și crearea unui mediu incluziv care sprijină comunicarea și asistența reciprocă duce la rezultate excelente în managementul proiectelor. Prin urmare, în timpul întâlnirilor cu echipa, merită să acordați o atenție deosebită:

• cele mai bune sarcini îndeplinite și sărbătorirea succeselor,
• neîndeplinirea sarcinilor fără a da vina pe membrii echipei,
• reflectând asupra modului de lucru și cooperare în echipă.

Îmbunătățirea împreună și învățarea din succesele și eșecurile cuiva este cea mai bună modalitate de a dezvolta cele mai bune practici în finalizarea sarcinilor. Pe de altă parte, reflectarea asupra modului de lucru, a motivației, a instrumentelor folosite și chiar a împărțirii rolurilor în echipă duce la o îmbunătățire a eficienței generale a echipei. De aceea, este atât de important să avem întâlniri regulate dedicate nu numai rezumatelor muncii depuse, ci și retrospectivelor.

Acest lucru se datorează faptului că o parte din cunoștințele dobândite pot fi utilizate imediat. În acest fel, echipa accelerează finalizarea sarcinilor și adâncește cooperarea . Membrii echipei de proiect învață unii de la alții metode din ce în ce mai bune de a îndeplini sarcinile și de a îmbunătăți cooperarea.

rezumat

Domeniul de execuție a proiectului solicită Managerului de proiect să proiecteze procese, să supravegheze procesele în desfășurare, să le observe simultan și să le îmbunătățească treptat. Domeniul de execuție include și toate sarcinile îndeplinite de echipa de proiect care conduc progresiv la realizarea scopului proiectului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor