Așteptările proiectului și cum să le îndepliniți

Sarcina de a realiza un proiect poartă o mare responsabilitate. Fie că lucrezi ca manager de proiect sau ca freelancer, trebuie să îndeplinești câteva așteptări definite și înalte ale proiectelor. De multe ori, din cauza lipsei unei comunicări adecvate, acele cerințe sunt înțelese și interpretate greșit. Echipa își pierde moralul pe măsură ce timpul este folosit pentru a face proiectul mai puțin haotic în loc să avanseze. Cum să faci un proiect să răspundă tuturor așteptărilor? În articolul de astăzi, am dori să vă oferim câteva îndrumări, care, atunci când sunt puse în practică, vă vor asigura că proiectul dumneavoastră este realizat fără cusur și cu ușurință.

Așteptări ale proiectului – cuprins:

1. Așteptările proiectelor – de ce duc adesea la dezamăgire
2. Cele 5 elemente ale managementului așteptărilor proiectului:
3. Pentru viitor

Așteptările proiectelor – de ce duc adesea la dezamăgire

Probabil ți s-a întâmplat ca clientul tău să nu fie mulțumit de rezultatul muncii tale. Te-ai tot întrebat de ce viziunile tale nu se potriveau și în ce măsură a făcut ca toată agenda să fie neclară. Când în sfârșit îți dai seama, este mult prea târziu, uneori chiar mai rău – întregul proiect s-a încheiat, Totuși, îți trezești mintea – ce a mers prost? Răspunsul, în acest caz, este aproape întotdeauna comunicarea și exprimarea corectă a așteptărilor ambelor părți . Din fericire, există o modalitate de a preveni astfel de dezastre.

Așteptările nu sunt altceva decât convingeri puternice că ceva pe care îl avem în minte are un aspect definit, o formă, o țesătură etc. și că lucrurile se vor întâmpla așa cum ne imaginăm. Aceste chestiuni sunt adesea greu de stabilit bine, ceea ce poate fi supărător, mai ales din punctul de vedere al afacerii. De asemenea, estompează atât obiectivele proiectului, cât și modalitățile de măsurare a succesului acestuia.

Mai mult, problema poate fi lipsa de priorități și intervale de timp definite pentru o anumită sarcină sau concentrarea prea multă atenție asupra etapelor greșite. Până la urmă, ne rămâne timp pierdut, moral scăzut și eficiență redusă a muncii. Un astfel de haos organizațional duce la o lipsă de implicare în cadrul echipei, dar, mai important, o pierdere gravă a încrederii între client și echipa de oameni care lucrează la un proiect dat, inclusiv dvs.

Cele 5 elemente ale managementului așteptărilor proiectului:

După cum puteți vedea, gestionarea adecvată a așteptărilor vă poate ajuta să evitați multe necazuri inutile și să conduceți pe parcursul întregului proces de realizare a proiectului de la început până la sfârșit, așa cum a intenționat clientul. Există 5 elemente de bază ale managementului așteptărilor proiectului:

1. Planificarea proiectului

Este adesea cazul ca părțile interesate de un proiect să aibă o anumită viziune gata făcută chiar înainte de a crea modelul pentru o anumită întreprindere. Din acest motiv, este o idee bună să implicați clientul deja în faza inițială , adică planificarea. Împreună cu clientul și colegii de muncă determină domeniul de aplicare al activităților, prioritățile și obiectivele, identifică relațiile dintre sarcini . Dacă ceva nu este clar - nu ezitați să întrebați. De asemenea, nu uitați să formulați un plan de evaluare a riscurilor pentru a avea o cale de ieșire în cazul unor circumstanțe neprevăzute.

Este posibil ca așteptările ambelor părți să nu se potrivească întotdeauna – această metodă va clarifica toate ipotezele pentru un anumit proiect și va implica mai mult întreaga echipă.

2. Implementarea proiectului

Planificarea proiectului este importantă, dar nu la fel de crucială ca execuția acestuia. Pentru a face acest lucru, trebuie să organizați întâlniri cu clientul și echipa pentru a determina cum să executați și să monitorizați dezvoltarea demersului dumneavoastră.

Când vă întâlniți cu echipa, asigurați-vă că toată lumea își înțelege rolul și știe ce ar trebui să facă. Stabiliți rolurile, sarcinile, timpul de alocat pentru acestea, un plan de comunicare și o modalitate de a ține seama de reperele. Cel mai bine este să includeți și KPI imediat, precum și următoarele întâlniri programate când veți face o actualizare.

Comunicarea este substanțială în această etapă – aveți grijă de ea, de exemplu prin introducerea unei platforme adecvate pentru comunicare. Firmbee este unul dintre aceste tipuri de astfel de instrumente care, pe lângă posibilitatea de a comunica cu colegii, are multe alte funcții utile în managementul proiectelor și în muncă. Este una dintre puținele platforme de management de proiect datorită căreia nu este nevoie să integrăm mai multe programe și așa-zisa oboseală tehnică încetează să ne deranjeze.


3. Comunicare

După cum puteți vedea, partea leului pentru un flux de lucru eficient și, astfel, îndeplinirea așteptărilor, se referă la capacitatea de a comunica clar . Acest lucru trebuie reținut în toate etapele proiectului pentru a evita neînțelegerile inutile și, în consecință, pierderea de timp și motivație.

Mai presus de toate, folosiți un limbaj simplu și clar , unul pe care toată lumea îl înțelege. Nu ar trebui să existe ambiguitate sau îndoială. În plus, cel mai bine este să rezumați toate întâlnirile cu feedback rapid .

De asemenea, puteți crea un plan de comunicare care să includă:

• metoda de comunicare (e-mailuri, mesaje, instrumente de comunicare),
• frecvența comunicării,
• o anumită persoană responsabilă pentru o anumită sarcină,
• evaluarea riscurilor și probleme potențiale de comunicare.

Se va asigura că cei implicați știu la ce să se aștepte și că chiar și cele mai defavorabile scenarii sunt mai degrabă o surpriză neplăcută decât o surpriză neplăcută. Ascunderea veștilor proaste nu va ajuta și poate duce la pierderea încrederii în echipă și a angajamentului.

4. Subpromisiune și supralivrare

Literal, subpromisiune denotă scăderea promisiunilor cuiva la începutul unui efort , iar dimpotrivă, supra-livrarea înseamnă depășirea așteptărilor la îndeplinirea acesteia .

Nu este greu să te lași dus de entuziasm și să promiți ceva la începutul procesului de planificare care, în timp și după ce entuziasmul s-a răcit, se poate dovedi greu sau chiar imposibil de îndeplinit. Din moment ce zarul este aruncat și nu îl poți lua înapoi, atunci ce? Probabil ceva stres înainte. Trucul este să nu lași această situație să se întâmple în primul rând. Cum?

Ar trebui să propunem puțin mai puțin decât putem oferi . În acest fel, clientul se simte mulțumit când proiectul se încheie și am reușit să-i depășim așteptările. În cazul unor circumstanțe supărătoare neprevăzute care smulg câteva bucăți și bucăți din plan, clientul este încă bucuros, deoarece sperăm că am reușit să ne ținem de cuvânt. Cu toate acestea, pentru a rămâne calmi pe tot parcursul procesului, trebuie să stabilim cu meticulozitate obiectivele și reperele cât mai realist posibil pentru a ne calibra strategia de sub și peste.

5. Așteptări personale

Oamenii nu pot citi gândurile . Ei nu vor ghici ce vrem să spunem, să presupunem sau să prevadă dacă nu articulăm lucrurile în mod clar și explicit. Așa ajungem la ultimul, dar deloc cel mai puțin semnificativ element - exprimându-ne așteptările. Transparența și claritatea intențiilor, acțiunilor și așteptărilor noastre le permit colegilor și potențialilor noștri clienți să înțeleagă și să își imagineze perspectiva completă a proiectului pe care îl întreprindem.

Pentru viitor

Așteptările sunt o parte integrantă a vieții noastre , inclusiv aspectul său profesional. Gestionarea proactivă a acestora poate eficientiza fluxul de lucru și poate duce la o echipă mai implicată, clienți mulțumiți și, în cele din urmă, succes personal! Țineți cont de acest lucru atunci când lucrați la proiectele dvs. și încercați să puneți în practică aceste câteva principii - veți vedea diferența în cel mai scurt timp.

Citiți: Ce noi abilități de management de proiect ar trebui să aveți în 2021 și 2022.

Dacă vrei să rămâi în legătură, alătură-te comunității noastre Facebook.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările