Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează | # 23 Începeți cu managementul de proiect

Potrivit raportului 2021 al Project Management Institute, procentul proiectelor care au eșuat scade de la an la an. În 2019, a fost 15% din proiecte. În 2020 – 13%, iar în 2021 doar 12%. Cu ce ​​datorează întreprinderile scăderea treptată, dar marcată a procentului de eșecuri ale proiectelor? Și ce să faci pentru a fi printre echipele de proiect care sărbătoresc succesul?

Eșecul proiectului – cuprins:

1. Eșecul proiectului. Introducere
2. 5x De ce?
3. 5 motive pentru eșecul proiectului
4. rezumat

De ce proiectele eșuează? Introducere

Putem aminti nenumărate motive pentru eșecurile proiectului. A renunțat sponsorul? Materialele nu au îndeplinit așteptările în timpul testării la șantierul clientului? S-a dovedit că bugetul a fost mult prea mic, iar echipa s-a destramat? Fiecare dintre aceste motive merită studiat, deoarece reflectă abordarea eșecurilor, permițându-vă să le preveniți. Deci, cum descoperi problema de bază?

5x De ce?

Pentru a nu fi condus de emoții și pentru a descoperi cauza principală a eșecului proiectului, apelează la metode dovedite. Tehnica cu cinci întrebări este ideală pentru aceasta. A fost dezvoltat de Taiichi Ohno pentru corporația Toyota. Cu toate acestea, a devenit popular datorită eficienței sale ridicate. Astăzi este folosit, printre altele, în managementul proiectelor bazat pe metodele Lean și Six Sigma.

5 x De ce? va funcționa atâta timp cât suntem dispuși să le oferim răspunsuri oneste și cuprinzătoare. În acest fel, este posibil să ajungeți la sursa problemei. La rândul său, acest lucru va ajuta la prevenirea repetării unor greșeli similare.

Dacă motivul eșecului proiectului este, de exemplu, demisia sponsorului, următoarea întrebare necesită un răspuns:

De ce au demisionat sponsorii?

Răspunsurile ulterioare la întrebări ar putea arăta astfel:

1. De ce? – Pentru că și-au pierdut interesul pentru proiect.
2. De ce? – Pentru că nu cunoșteau stadiul actual al proiectului.
3. De ce? – Pentru că prea rar erau informați despre progresul lucrării sale.
4. De ce? – Pentru că în timpul planificării comunicării, frecvența întâlnirilor și termenele de raportare nu au fost determinate
5. De ce? – Pentru că Managerul de Proiect nu a reușit să asigure transparența și comunicarea în proiect.

Prin urmare, ne vom uita la motivele eșecurilor proiectului care răspund celui de-al cincilea „De ce?” întrebare, adică probleme de sursă . Potențialele probleme de rădăcină merită să le acordați o atenție deosebită atunci când planificați o nouă afacere.

5 motive pentru eșecul proiectului

Cele mai dificile probleme de rezolvat care pot cauza eșecul proiectului sunt legate de domenii:

• părțile interesate – se întâmplă că deja în etapa de planificare există insinuări care nu sunt realizate de părțile interesate care convin asupra detaliilor implementării proiectului,
• echipă – atât sarcina de a crea o echipă, cât și de a gestiona eficient activitatea acesteia poate fi o provocare,
• partea tehnică a proiectului – atât disponibilitatea resurselor, cât și competențele persoanelor angajate în proiect,
• mediul de afaceri – monitorizarea și răspunsul la evenimente externe este deosebit de important atunci când apar schimbări rapide, care la rândul lor necesită un grad ridicat de flexibilitate și răspuns rapid, adică un management eficient al schimbării.

Vom discuta mai jos motivele eșecurilor proiectului în următoarele domenii:

Eșecuri de comunicare

Problemele de transparență și comunicare se referă în primul rând la contactele cu părțile interesate. În planul proiectului trebuie incluse aranjamente pentru a preveni neînțelegerile care pot duce la eșecul întregului proiect.

Aceleași principii merită aplicate și atunci când planificați fluxul de informații în cadrul echipei. Aici va fi foarte important nu numai ca lista de sarcini să fie transparentă și ușor de înțeles, ci și să comunice și să reamintești despre obiectivele urmărite de echipă.

Sfera neclară a proiectului

Definirea domeniului de aplicare a unui proiect și prevenirea modificărilor acestuia în timpul implementării este una dintre sarcinile principale ale unui manager de proiect. El sau ea trebuie să înțeleagă temeinic așteptările clientului și, dacă se fac modificări, să-l informeze pe client cu privire la impactul acestora asupra sferei proiectului.

Deoarece proiectul este o afacere unică, limitată de un anumit timp și buget, un domeniu vag poate deveni cu ușurință o cauză a eșecului. De exemplu, ne angajăm să creăm un prototip de bicicletă electrică de 10.000 USD într-o lună. Cu toate acestea, suntem de acord cu așteptările în schimbare ale clientului. Astfel, în cursul implementării, constatăm că în același timp și buget, și cu aceeași echipă, se așteaptă să realizăm un prototip de motocicletă cu hidrogen.

Modificările domeniului de aplicare în software-ul sau proiectele de evenimente sunt uneori mai puțin ilustrative decât în ​​exemplul nostru. Dar o schimbare a cerințelor și a rezultatelor așteptate, infimă din punctul de vedere al clientului, poate face ca sarcinile finalizate să ajungă la gunoi, în timp ce activitățile planificate de echipă necesită noi resurse.

Probleme legate de resurse

Problemele cu materiile prime sau componentele necesare sarcinilor tehnice pot bloca eficient proiectul. Prin urmare, Managerul de Proiect trebuie să se orienteze către mediul de afaceri și să se consulte cu membrii echipei – inclusiv cu privire la resursele necesare proiectului. Livrările intempestive și lipsa disponibilității pot bloca proiectul.

O mare problemă o pun și soluțiile de calitate scăzută care, în loc să ușureze proiectul, îl îngreunează. Acest lucru se poate aplica software-ului de management al proiectelor, precum și soluțiilor specializate specifice proiectului – produse semifabricate, materiale vizuale sau disponibilitate de transport.

O problemă separată legată de gestionarea resurselor este timpul necesar clientului pentru a finaliza sarcinile. Un motiv comun pentru lipsa de realism în evaluarea termenelor limită este presiunea din partea clientului sau lipsa de experiență a companiei în proiecte similare. Există și proiecte a căror zonă de execuție nu permite anumite date de finalizare. Acestea includ proiecte în care sunt dezvoltate soluții de deep learning. Atingerea preciziei presupuse a modelului poate fi nu numai imposibil de realizat în intervalul de timp specificat, dar, în general, de neatins din cauza accesului dificil la date sau a puterii de calcul necesare.

Dificultăți în cooperare

O altă dificultate care poate provoca un fiasco al proiectului este dificultățile de cooperare în cadrul echipei. Ele pot fi cauzate de probleme interpersonale, Cu toate acestea, cea mai frecventă cauză este o împărțire prost concepută a responsabilităților, când o persoană este suprasolicitată de muncă, iar ceilalți așteaptă ca el să își termine sarcinile.

Atunci când se formează o nouă echipă, pot apărea și probleme neașteptate în găsirea și angajarea specialiștilor, precum și dificultăți în gestionarea unei echipe la distanță sau hibridă.

Lipsa de flexibilitate

Lipsa flexibilității și incapacitatea de a se adapta la mediul de afaceri în schimbare este o cauză frecventă a eșecurilor proiectelor pe termen lung. Mediile în schimbare, cerințele de reglementare și dinamica competitivă pot lăsa un manager de proiect incapabil să țină pasul cu schimbările. Sau, așa cum se întâmplă și mai des, el sau ea nu poate convinge părțile interesate cheie de necesitatea de a răspunde dinamic la schimbare. Astfel, până la finalizarea proiectului, se poate dovedi că rezultatul este deja învechit sau nu îndeplinește cerințele mediului.

rezumat

Eșecurile proiectelor sunt uneori asociate cu evenimente imprevizibile, astfel încât procentul de proiecte eșuate nu va fi niciodată zero. Cu toate acestea, există instrumente pentru a anticipa riscurile și planuri de urgență pentru a le face față. Chiar și în etapa de planificare, este de asemenea esențial să se acorde o atenție deosebită transparenței și comunicării cu părțile interesate. De asemenea, este important să se definească cu strictețe domeniul de aplicare al proiectului și să se convină asupra așteptărilor clientului și a capacităților tehnice ale contractantului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor