Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine? | # 15 Începeți cu managementul de proiect

Scopul proiectului, sau ceea ce dorim să realizăm prin executarea proiectului, trebuie să fie clar pentru toți cei implicați. Pentru echipa, managerul de proiect, clienti, beneficiari precum si managementul organizatiei. Este baza pentru coordonarea activităților, stabilirea obiectivelor individuale și alocarea sarcinilor. Starea proiectului este măsurată prin distanța de realizare. Deci, cum să definești bine obiectivul proiectului?

Scopul proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Care este scopul proiectului?
3. Cele mai frecvente greșeli la formularea scopului proiectului
4. Cum se definește scopul proiectului?
5. rezumat

Introducere

Scopul proiectului include multe obiective și etape mai mici . Le depășește pe toate în răspunsul la întrebarea „Ce facem?”. Deci, ce ar trebui inclus într-o formulare adecvată a unui obiectiv de proiect pentru a sprijini cel mai bine un început fără probleme a implementării?

Care este scopul proiectului?

În cea de-a șaptea ediție a PMBOK, scopul proiectului este definit astfel:

„Ceva către care acțiunile sunt îndreptate o poziție strategică, un scop de atins, un rezultat de realizat, un produs produs sau un serviciu furnizat.”

Prin urmare, scopul proiectului nu trebuie să fie material. În timp ce rezultatul multor proiecte include producția unui articol, conținut sau software, poate include, de asemenea, un serviciu sau o schimbare a clientului sau a organizației în sine. Un obiectiv al proiectului este, de exemplu:

• Implementarea procesului la clientul A până la sfârșitul lunii decembrie a acestui an
• Atinge zero emisii de gaze cu efect de seră până în 2025
• Lansarea produsului B pe piața europeană până la sfârșitul lunii ianuarie 2023
• Organizarea unui eveniment C pentru 1.000 de persoane în luna mai viitoare
• Optimizați cheltuielile și reduceți costurile cu 30% în departamentul D al companiei E
• Reduceți numărul de reclamații cu 10% în următorul trimestru.

Scopul urmărit este, așadar, strâns legat de viziunea proiectului , care indică motivul urmăririi scopului, răspunzând la întrebările „de ce?” și „pentru ce?”.

Cele mai frecvente greșeli la formularea scopului proiectului

Una dintre cele mai frecvente greșeli care apar la formularea unui obiectiv de proiect este să presupunem că toată lumea implicată „știe ce să facă” . Și, ca urmare, nu este nevoie să formulați un obiectiv de proiect sau să creați documente aferente. Din păcate, chiar dacă acest lucru este adevărat în prima săptămână de implementare a proiectului, obiectivul devine rapid neclar și sfera proiectului se extinde și se modifică. Prin urmare, implementarea spontană a proiectelor dă rareori rezultatele așteptate.

Din acest motiv, atingerea obiectivului unui proiect de afaceri este de obicei determinată nu doar de documentele de proiect, ci și de KPI-uri, Indicatori Cheie de Performanță. Acestea se referă de obicei la realizarea bugetului proiectului, la calitatea execuției și la timpul petrecut pentru finalizarea proiectului. Cu acestea sunt legate erorile care apar cel mai adesea în formularea obiectivului proiectului. Acest lucru se datorează faptului că se preocupă de faptul că rezultatul dorit nu este măsurabil în niciunul dintre aspectele cheie. Nu este specificat în el, de exemplu:

• Cât se preconizează că va dura proiectul?
• Ce caracteristici trebuie să aibă produsul pentru ca proiectul să fie considerat finalizat?
• Care este limita de netrecut a bugetului alocat pentru implementarea lui?

Pentru a preveni astfel de probleme, merită să folosiți tehnici dovedite pentru a defini corect scopul proiectului.

Citește și: Tipuri de proiecte

Cum se definește scopul proiectului?

Una dintre tehnicile cel mai frecvent aplicate pentru a formula un obiectiv de proiect este SMART , care înseamnă:

• S-Specific (Specific) – scopul ar trebui să fie cât mai specific posibil, dar trebuie să acopere toate sferele de activitate incluse în proiect
• M-măsurabil – bugetul, timpul de implementare, numărul de persoane implicate și capacitatea de a stabili măsuri obiective pentru a determina dacă proiectul a fost finalizat sunt cheia unui obiectiv bine definit de proiect
• A-Realizabil (Realizabil) – din cauza unor circumstanțe imprevizibile, se poate întâmpla întotdeauna ca obiectivul să nu poată fi atins, dar la momentul stabilirii acestuia, acesta ar trebui perceput ca realizabil de către toți părțile interesate și echipa de proiect
• R-Realistic (Relevant) – un obiectiv al proiectului este realist dacă este realizabil cu resursele disponibile organizației, mai degrabă decât să necesite, de exemplu, o sută de specialiști greu de găsit și angajat
• T- Limitat în timp – proiectul trebuie să aibă o durată clar definită și atingerea rezultatului dorit.

Pentru a vedea dacă obiectivul proiectului îndeplinește cerințele SMART , încercați să răspundeți la următoarele întrebări:

• Ce se va întâmpla când obiectivul va fi atins?
• Te inspiră și te motivează acest obiectiv?
• Conform cunoștințelor și experienței tale, acest obiectiv este realizabil?
• Se poate urmări progresul către acest obiectiv și cum?
• Când va apărea rezultatul așteptat?

rezumat

Un obiectiv de proiect este un răspuns articulat și specific la întrebarea „Ce facem?”. Deși rezultatele vor varia foarte mult în funcție de tipul de proiect implementat, fiecare obiectiv ar trebui să îndeplinească criteriile SMART descrise mai sus. Cu un cadru de implementare, este posibil să se planifice și, de asemenea, să se determine dacă proiectul este derulat conform planificării.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor