Faza de inițiere a proiectului – la ce să acordați atenție? | # 16 Începeți cu managementul de proiect

Faza de inițiere a proiectului începe cu o idee pentru o afacere. Se încheie, însă, cu o decizie obligatorie de a începe proiectul. Înainte de a veni momentul planificării bugetului, a selectării metodei de implementare și a componenței echipei, Managerul de Proiect pregătește o schiță a viziunii și scopului proiectului. Deci, ce necesită o atenție specială în faza de inițiere?

Faza de lansare a proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Documente și părți interesate
3. Stabiliți cum să gestionați noul proiect
4. De la inițiere până la planificare
5. rezumat

Introducere

Faza de inițiere a proiectului are loc o singură dată, indiferent de modalitatea de implementare. Scopul său este de a defini despre ce este vorba în proiect. De asemenea, este cel mai bun moment pentru a abandona un proiect dacă există îndoieli serioase cu privire la posibilitatea acestuia de finalizare. În această etapă incipientă, organizația nu va suporta costuri mari, în timp ce managerului de proiect este relativ ușor să se despartă de un proiect încă incomplet. Totuși, dacă un nou proiect pare promițător, la ce merită să acordați atenție în faza de inițiere?

Documente și părți interesate

După primele aranjamente, este timpul să facem un studiu de fezabilitate și o carte de proiect . Primul document va determina șansele de succes ale întreprinderii noastre. În timp ce în al doilea, managerul de proiect va scrie un cadru schițat pentru afacere. Deși încă lipsite de detalii, aceste două documente sunt cele care vor servi pentru a convinge părțile interesate că noul proiect merită urmărit.

Dar cine trebuie convins? Acest lucru este determinat și de faza de inițiere a proiectului, în care se întocmește registrul părților interesate . Aceasta este o listă de persoane direct legate de proiect , adică reprezentanți ai clientului, consiliul de administrație al organizației sau potențiali contractori, printre alții. Totuși, părțile interesate pot include persoane care vor fi indirect afectate de implementarea proiectului nostru. Aceștia ar putea fi, de exemplu, locuitorii străzii în care vom efectua lucrarea sau angajații departamentului de servicii pentru clienți unde vom implementa automatizarea. Ei nu vor fi implicați în proiect, dar acțiunile noastre le vor schimba mediul de viață sau de lucru.

Stabiliți cum să gestionați noul proiect

Dar cine este implicat în pregătirea planurilor pentru noua afacere? Managerul de proiect este responsabil în primul rând pentru acestea . Acesta stabilește contactul cu persoanele care vor supraveghea execuția proiectului și stabilește cu aceștia, printre altele, aspecte precum:

• responsabilități
• moduri de comunicare – formale, cum ar fi raportarea, și informale, cum ar fi adresarea de întrebări despre problemele aflate în curs de desfășurare în planificarea și implementarea proiectului
• intervale de toleranță – de exemplu, pentru bugetul și timpul de execuție al unui proiect planificat sau riscurile asumate.

Dacă mai multe persoane din consiliu vor fi implicate în proiect, uneori se organizează o întâlnire numită ședință de inițiere în acest scop . De obicei, are loc atunci când Managerul de proiect a terminat deja de lucrat la primele versiuni ale documentelor despre care am scris mai sus:

• studiu de fezabilitate
• carte de proiect
• registrul părților interesate și, uneori, o versiune preliminară a
• registrul factorilor de risc.

De la inițiere până la planificare

Cel mai simplu mod de a indica diferența dintre inițierea proiectului și planificare este de a pune întrebările cheie la care trebuie să se răspundă în ambele etape. Comparația lor este prezentată în tabelul de mai jos:

Planificarea este mai detaliată – tinde să răspundă la întrebări despre cum să faci ceva, precum și la date despre momentul implementării și bugetul. Inițierea, pe de altă parte, se concentrează pe întrebări despre scopul și sensul general, precum și fezabilitatea proiectului în ansamblu.

Deși planificarea are loc adesea concomitent în faza de inițiere și înainte ca proiectul să fie lansat oficial , aceste două domenii ale proiectului au un domeniu de aplicare diferit. Etapa de planificare se poate repeta de multe ori pe parcursul proiectului. Acest lucru se datorează faptului că se referă la modul în care și în ce ordine au loc sarcinile specifice și sunt implementate obiectivele care conduc la atingerea obiectivului proiectului. Etapa de inițiere, pe de altă parte, se concentrează pe definirea scopului proiectului și pe evaluarea dacă implementarea acestuia este posibilă și sensibilă. Dacă da, o parte a acestei etape include și convingerea părților interesate cheie.

rezumat

În faza de inițiere a proiectului, puneți în mod repetat cea mai fundamentală întrebare: are sens să implementăm acest proiect? La urma urmei, odată dat, răspunsul final se va finaliza și va bloca, ca să spunem așa, etapa de inițiere. Aceasta va determina direcția și sfera de activitate a echipei de proiect pe întreaga durată a activităților planificate.

Pentru a face alegerea corectă, merită să dedicați energie pregătirii cu sârguință a documentelor și stabilirii unei modalități clare de gestionare a noului proiect. Aceste investiții vor fi cu siguranță răsplătite în următoarele etape de implementare.

Ești interesat de managementul proiectelor? Urmărește seria noastră pentru a nu pierde niciun articol.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor