10 cele mai mari provocări în managementul proiectelor și cum să le evitați
Publicat: 2021-06-30Dacă proiectul este o navă, managementul proiectului este vela sa. Managementul de proiect este ceea ce oferă o directivă unui anumit proiect, astfel încât acesta să poată fi direcționat către succes. Cu toate acestea, s-ar putea confrunta cu provocări fără precedent în managementul proiectelor atunci când executați un proiect.
Creately, împreună cu echipa Proofhub și Chief Marketing Officer, Vartika Kashyap, a găzduit un chat pe Twitter, intenționând să facă lumină asupra celor mai mari 10 provocări de management de proiect și cum să le evite.
Mai jos este o listă organizată a provocărilor și răspunsurile participanților, cu privire la abordarea acestora.
Provocări
- Demontarea silozurilor și construirea unui mediu care încurajează colaborarea și comunicarea eficientă a proiectelor
- Contribuția unei planificări adecvate la succesul proiectului
- Gestionarea provocărilor de management de proiect care apar atunci când echipa de proiect nu are abilitățile necesare pentru a aborda problema în cauză
- Importanța unui plan de urgență în managementul proiectelor
- Crearea unui mediu de responsabilitate în care echipa își asumă responsabilitatea pentru acțiunile lor și își îndeplinește în mod corespunzător rolurile atribuite
- Îmbunătățirea implicării părților interesate și asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași pagină
- Stabilirea de obiective clare și criterii de succes pentru a asigura succesul proiectului
- Importanța obținerii software-ului potrivit de management de proiect
- Îmbunătățirea colaborării echipei de proiect și construirea încrederii
- Alocarea resurselor unui proiect
Cum să demontați silozurile și să construiți un mediu care să încurajeze colaborarea și comunicarea eficientă a proiectelor?
O echipă de proiect nu poate funcționa în silozuri. Execuția cu succes a unui proiect depinde de cât de eficient colaborează fiecare membru al echipei în îndeplinirea sarcinilor. În acest scop, echipa Proofhub a subliniat importanța realizării tuturor comunicărilor legate de proiect prin intermediul unui portal comun accesibil de către toți cei din echipă.
„Aduceți pe toată lumea pe același portal de comunicare și lăsați toate echipele nucleare să participe fără restricții creative. Fiecare, învață unul!”
Proofhub
Complimentând declarația lui Proofhub, și CMO Vartika Kashyap a declarat că utilizarea instrumentelor de comunicare și construirea de echipe interfuncționale poate asigura o colaborare eficientă și eficientă în proiect.
„Construiți echipe interfuncționale. Utilizare instrumente de comunicare. Permiteți o cultură mai deschisă și mai transparentă.”
Vartika Kashyap
Dar lucrul la distanță? Pandemia a propulsat o creștere rapidă a modelelor de lucru la distanță din cauza blocajelor și a restricțiilor de călătorie. Creately i-a adresat lui Kashyap o întrebare despre pașii suplimentari pe care ar trebui să-i facă o companie atunci când scapă de silozurile într-un mediu de lucru la distanță.
În răspuns, Kashyap a subliniat importanța culturii transparente a muncii.
„Faceți din transparență noua cultură. Tratați comunicarea ca pe o stradă cu două sensuri. Combateți gropile de productivitate/de implicare cu inițiative culturale virtuale.”
Vartika Kashyap
Un studiu afirmă că aproximativ 39% dintre proiecte eșuează din cauza deficiențelor în planificarea proiectelor. Cum contribuie planificarea la succesul proiectului?
Fostul președinte american Dwight D. Eisenhower a declarat odată că „Planurile nu sunt nimic; planificarea este totul.” Un plan este vital atunci când se realizează un proiect.
Proofhub a subliniat importanța de a avea un plan de proiect adecvat.
„Planificarea proiectului este asemănătoare cu busola și cârma de pe o navă cu pânze. S-ar putea să ajungi la destinație fără ei, va dura doar 100 de ani mai mult.”
Proofhub
Participantul Nandini Sehedev a subliniat numeroasele beneficii ale unui plan de proiect.
„Planificarea proiectelor este vitală pentru a preveni sau a minimiza apariția riscurilor și ratele de eșec. Planificarea proiectelor ajută la ghidarea sponsorilor, echipelor, părților interesate; iar managerul de proiect navighează prin fazele dificile ale proiectului.”
Nandini Sehdev
Cum să faceți față provocărilor de management de proiect care apar atunci când echipa de proiect nu are abilitățile necesare pentru a aborda problema în cauză?
Este posibil să vă confruntați cu provocări sau probleme fără precedent atunci când lucrați la un proiect. În astfel de circumstanțe, este posibil să le puteți rezolva fără un impact notabil asupra progresului proiectului, dacă sunteți înarmat cu abilitățile necesare pentru a le aborda. Imaginează-ți un scenariu în care nu știi cum să rezolvi o problemă? Care este calea de urmat atunci?
Proofhub a subliniat că o colaborare în echipă pentru a vizualiza problema în cauză ar avea ca rezultat o perspectivă diferită și soluții probabile.
„Strângeți echipa, faceți-i să vorbească, ascultați-i și ajutați-i să vizualizeze ce este în neregulă. Majoritatea echipelor sunt capabile să rezolve probleme, dar întârzie să le ajungă din urmă. Dacă devii lumina lor călăuzitoare, ei vor găsi capătul tunelului.”
Proofhub
Spațiile de lucru vizuale, cum ar fi Creately, pot fi eficiente în urmărirea pașilor și reevaluarea proceselor. De exemplu, puteți folosi o diagramă cauză și efect pentru a afla cauzele rădăcină ale problemei și puteți utiliza hărți mentale pentru a gândi soluții.
Cum să rezolvi lacunele de competențe? Comunicați deschis și creați un mediu în care membrii echipei pot participa la experiențe de învățare captivante.
„Comunicarea deschisă este esențială dacă sperați să reduceți cu succes decalajele de competențe. De asemenea, puteți crea experiențe de învățare captivante și nu este suficient doar să desfășurați programe de învățare, ci să evaluați dacă strategiile dumneavoastră sunt eficiente sau nu.”
Proofhub
Cât de important este un plan de urgență în managementul proiectelor?
O velă lină se poate transforma în furtună în orice moment; iar dacă nu ești înarmat cu priceperea de a-i rezista, întreaga misiune s-ar putea opri. Un plan de urgență vă poate pregăti pentru a aborda cu succes circumstanțe neașteptate.
„Se spune adesea că planul tău A nu ar trebui să aibă niciodată nevoie de un plan B. Dar, în realitate, ai nevoie de planul C, D, E și F, pentru orice eventualitate. Contingerea înseamnă să vă faceți griji cu privire la problemele de astăzi, care au potențialul de a vă înnebuni mâine.”
Proofhub
Cum puteți crea un mediu de responsabilitate în care echipa își asumă responsabilitatea pentru acțiunile lor și își îndeplinește în mod corespunzător rolurile atribuite?
Primul pas în asigurarea responsabilității în managementul proiectelor este identificarea clară a obiectivelor proiectului și atribuirea responsabilităților membrilor echipei în consecință. Cu toate acestea, este important să rețineți că există o diferență între responsabilitate și responsabilitate.
De exemplu, o persoană care a fost repartizată unei anumite sarcini poate fi un membru responsabil al echipei. Responsabilitatea este împărtășită. Un membru responsabil al echipei este cel mai important factor de decizie al unei sarcini.
Kashyap crede că împuternicirea oamenilor cu abilitățile și resursele necesare pentru a-și face treaba îi va da putere să fie responsabili.
„Scopul tău ar trebui să fie de a oferi oamenilor abilitățile și resursele necesare pentru a-și face treaba și apoi de a crea un mediu în care să le fie ușor să-și asume responsabilitatea pentru deciziile și acțiunile lor.”
Vartika Kashyap
Pe de altă parte, Proofhub a subliniat că o înțelegere clară a așteptărilor proiectului și a consecințelor responsabilităților fiecărui individ va crea un mediu de responsabilitate.
„Responsabilitatea este cel mai bine înțeleasă atunci când așteptările sunt clare, iar consecințele sunt mai clare. Arată-le întregul set de joc – ținta, săgeata, cum să lovească și ce se întâmplă când ratează.”
Proofhub
Creately a pus o întrebare cu privire la „ce se întâmplă când membrii echipei nu își îndeplinesc responsabilitățile?” În replică, Proofhub a opinat că primul pas este să vorbești cu persoana și, în consecință, să oferi feedback cu privire la modul în care trebuie schimbat cursul acțiunii.
„Primul tău pas este să vorbești cu persoanele în cauză. Apoi oferiți feedback, astfel încât indivizii să știe ce trebuie schimbat. Ceea ce înveți în discuția ta oferă contextul pentru următoarele acțiuni pe care le întreprinzi.”
Proofhub
Un client neimplicat poate cauza o mulțime de probleme. Cum să îmbunătățiți implicarea părților interesate și să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină?
Un alt factor cheie al succesului proiectului este implicarea părților interesate. Implicarea părților interesate este de a căuta sprijinul și feedbackul părților interesate ale proiectului pentru a se asigura că obiectivele acestuia sunt îndeplinite.
Un bun management al părților interesate include o analiză adecvată a părților interesate, folosind un registru al părților interesate pentru a identifica cerințele acestora. Implicarea părților interesate tinde să fie mai mare la începutul unui proiect și scade pe parcursul progresului proiectului. Pentru a evita acest lucru, este important să mențineți o comunicare constantă cu părțile interesate prin instrumente de colaborare, instrumente de comunicare la distanță și așa mai departe.
„Oferiți-le clienților actualizări min-cu-minut, informații din interior, rapoarte în timp util și discutați cu ei pe un program fix. Atrageți-i să se implice și nu va trebui niciodată să întoarceți pagina la ei. Acesta este ceea ce le place clienților noștri cel mai mult la utilizarea ProofHub!”
Proofhub
Scopurile și obiectivele prost definite ar putea scufunda un proiect. Cum să stabiliți obiective clare și criterii de succes pentru a asigura succesul proiectului?
Ar trebui să setați întotdeauna obiective SMART. Următorul pas constă în elaborarea unei strategii a unui plan de acțiune clar pentru atingerea acestor obiective, pe durata proiectului. Un astfel de plan de acțiune va oferi o înțelegere clară a cine este responsabil pentru ce, cu termene limită pentru fiecare sarcină.
„Un obiectiv clar este ceva asupra căruia clientul, managerul și angajatul - toți pot fi de acord. Cheia este să nu lăsați pe nimeni să se devanseze în întâlnirea de stabilire a obiectivelor.”
Proofhub
Sehdev a reiterat că stabilirea obiectivelor duce la definirea obiectivelor pentru atingerea acestui obiectiv. Aceasta va fi lumina ta de ghidare pe tot parcursul proiectului.
„Stabilirea unui obiectiv este înclinată spre elaborarea unei propuneri și apoi definirea obiectivelor care ar ajuta la atingerea scopului. Când vă cunoașteți obiectivele, puteți defini obiectivele – cum, de ce și ce trebuie să faceți pentru planificarea proiectului.”
Nandini Sehdev
Între timp, Kashyap a subliniat că combinația potrivită de planificare, control și monitorizare poate determina modul în care proiectul poate fi finalizat în termenul și bugetul său.
„Combinația potrivită de planificare, control și monitorizare poate face diferența în modul în care managerii de proiect finalizează proiectul la timp, la buget și cu rezultate de înaltă calitate.”
Vartika Kashyap
Cât de important este să obțineți software-ul potrivit pentru managementul proiectelor?
Software-ul potrivit pentru managementul proiectelor poate spori productivitatea și eficiența echipelor interfuncționale. Face comunicarea mai rapidă, mai ușoară și ajută procesul de luare a deciziilor.
În acest scop, Proofhub a subliniat că este una dintre cele mai importante decizii atunci când vine vorba de derularea unui proiect.
„De departe, una dintre cele mai importante decizii. Majoritatea echipelor au întârziat să-și dea seama cât de mult se pot îmbunătăți cu instrumentul potrivit de management de proiect pe care îl au la dispoziție. Peste 85.000 dintre utilizatorii noștri ar fi de acord!”
Proofhub
Care sunt principalii factori de care trebuie să luați în considerare atunci când cumpărați un instrument de management de proiect? O analiză a cerințelor și obiectivelor proiectului stabilite de echipă vă va ajuta să determinați software-ul de management al proiectelor care funcționează cel mai bine pentru dvs.
„Cunoașteți provocările, astfel încât să vă puteți contura mai bine nevoile, să înțelegeți cum vă pot ajuta instrumentele și să definiți criteriile de evaluare a instrumentelor.”
Proofhub
Cum să îmbunătățiți colaborarea echipei de proiect și să construiți încrederea?
Comunicarea este esențială în îmbunătățirea colaborării la proiect și în construirea încrederii. Este important să se creeze un mediu în care membrii echipei să poată împărtăși cunoștințele și să lucreze împreună pentru a depăși provocările.
„Împărtășește cunoștințele în mod liber. Învățați unul de la altul. Schimbați sarcinile de lucru în mod flexibil pentru a elimina blocajele neașteptate, pentru a vă ajuta unul pe altul să finalizeze sarcinile și să respecte termenele limită și pentru a împărți resursele.”
Vartika Kashyap
De asemenea, Proofhub a subliniat că o comunicare mai bună va duce la o colaborare mai bună, deoarece toată lumea are voie să-și împărtășească ideile.
„Colaborarea înseamnă a vorbi și a încuraja oamenii din echipa ta să se exprime. Managerii trebuie să încurajeze idei noi și să lase pe toți să se exprime liber. Va urma o colaborare mai bună.”
Proofhub
Instrumente precum Creately vă pot ajuta să colaborați mai bine, în timp real, chiar dacă lucrați de la distanță. Astfel de instrumente asigură o colaborare interfuncțională fără probleme.
Există câteva tehnici de spărgător de gheață care pot fi folosite pentru a construi încrederea?
„Transparență, oferă încredere echipei tale, cere comunicare și feedback și răspunde la comunicare și feedback”
Proofhub
Ce factori ar trebui să fie luați în considerare la alocarea resurselor unui proiect?
Alocarea eficientă a resurselor urmărește alocarea resurselor limitate în cel mai adecvat și economic mod posibil. Această responsabilitate revine adesea managerului de proiect pentru a se asigura că fiecare resursă este alocată și contabilizată în mod corespunzător.
Subliniind în continuare deficitul de resurse, Kashyap a menționat că managementul de proiect înseamnă a obține mai mult în mai puțin.
„Alocarea resurselor în managementul proiectelor se referă la a obține mai mult în mai puțin. Analizați-vă domeniul de aplicare al proiectului Identificați resursele Aveți un plan de rezervă pentru modificările clientului Împărțiți proiectul în sarcini mai mici”
Vartika Kashyap
Proofhub, pe de altă parte, a subliniat importanța de a avea un instrument de management de proiect pentru a face managementul de proiect mai eficient.
„ Disponibilitatea sursei Cerințe de competențe ale proiectului obiectivele proiectului Sarcinile existente la îndemână Încărcarea proiectului Deși toate acestea sunt necesare, un instrument inteligent de gestionare a proiectelor vă poate ajuta să faceți ca aceste puncte să fie mai puțin îngrijorătoare.”
Proofhub
Sunteți obligat să vă confruntați cu provocări și bariere neprevăzute atunci când vă gestionați proiectul. Important este că sunteți echipat cu priceperea și instrumentele potrivite pentru a depăși astfel de provocări și pentru a finaliza proiectul cu succes.