Cum să creezi o cronologie a proiectului în 6 pași simpli (cu șabloane)

Managementul proiectelor vine cu multe provocări. O modalitate eficientă de a vă asigura că vă atingeți obiectivul, totuși, este crearea unei cronologie de management de proiect. Este un instrument simplu, dar îi ajută pe toți să fie pe aceeași pagină și să simplifice procesele de planificare și gestionare a unui proiect.

Poate vă reproiectați procesul de management al proiectelor sau abia vă începeți cariera în acest domeniu. În ambele cazuri, lăsați acest ghid simplu să vă ajute să stăpâniți cum să creați o cronologie eficientă de management de proiect.

Iată câteva alte resurse pe care le-ați putea găsi utile în managementul proiectelor;

Ghidul simplu pentru crearea unei carti de proiect de succes

Ghidul simplu pentru înțelegerea fazelor ciclului de viață al managementului de proiect

Ghidul vizual pentru planificarea unui proiect

Ghidul SMART pentru eficientizarea procesului de planificare a proiectelor

Ce este o cronologie a proiectului?

O cronologie este un instrument pe care îl folosim pentru a vizualiza o succesiune de evenimente în ordine cronologică. Și o cronologie a proiectului reprezintă o imagine de ansamblu vizuală la nivel înalt a pașilor proiectului de la început până la sfârșit. Evidențiază ce sarcini au fost deja finalizate, ce sarcini sunt în curs și ce urmează a fi făcut în viitor.

Elementele care intră în cronologia unui proiect pot varia în funcție de dimensiunea proiectului și de cantitatea de detalii pe care doriți să le prezentați cu acesta. Ar putea fi o cronologie foarte detaliată, cu mai multe sarcini și subsarcini sau una simplă cu informații de nivel înalt.

Cu toate acestea, cronologia unui proiect ar trebui să conțină, de obicei, o listă a sarcinilor, datele de început și de sfârșit și durata sarcinilor și dependențele sarcinilor.

O cronologie de management de proiect poate lua mai multe forme, deși diagramele Gantt au fost cel mai popular tip de cronologie de-a lungul deceniilor.

Diagrama Gantt vs. Cronologia proiectului

O diagramă Gantt este un instrument care oferă o privire detaliată asupra unui proiect, evidențiind dependențele sarcinilor și progresul sarcinii și proiectului.

Pe de altă parte, o cronologie descrie progresul general al proiectului.

În timp ce o diagramă Gantt vă va oferi o privire mai atentă asupra sarcinilor individuale ale proiectului, cronologia proiectului vă va oferi doar o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului. Deși poate afișa dependențe de sarcini, poate sări peste asta, spre deosebire de diagrama Gantt care trebuie să arate relația dintre sarcini.

O cronologie a unui proiect poate arăta ca o diagramă Gantt, deși o diagramă Gantt nu poate arăta ca o cronologie a proiectului.

De ce aveți nevoie de o cronologie a proiectului

• Este modalitatea simplă de a comunica managerilor și părților interesate informații de nivel înalt despre proiectul dvs
• Îi menține pe toți pe aceeași pagină și își aliniază obiectivele și scopurile
• Ajută la identificarea priorităților proiectului și la luarea deciziilor eficiente
• Simplifica procesele de menținere a proiectelor pe cale și de monitorizare a progresului
• Ajută la alocarea resurselor și la gestionarea timpului

Cum se creează o cronologie de management de proiect

O cronologie de management de proiect oferă o imagine completă a unui proiect, inclusiv evenimente și date semnificative. Deși poate părea ușor de realizat și de înțeles, crearea unuia implică câțiva pași pe care cineva nou i-ar considera greu.

Dar am defalcat procesul și le-am enumerat mai jos. Urmați acești 6 pași pentru a vă simplifica sarcina de a crea o cronologie a proiectului.

Pasul 1: Definiți declarația și obiectivele domeniului proiectului

Înainte de a începe cu cronologia proiectului, trebuie să fi definit domeniul de aplicare al proiectului.

Declarația de aplicare, care joacă un rol critic în planul proiectului, definește acțiunile pe care trebuie să le întreprindeți pentru a produce rezultatele așteptate ale proiectului. De asemenea, evidențiază obiectivele proiectului, termenele limită și costurile asociate.

Scopul va face, de asemenea, lumină asupra reperelor cheie ale proiectului dvs. pe care va trebui să le cunoașteți atunci când vă creați cronologia.

În funcție de sfera proiectului, proiectul dumneavoastră poate avea unul sau mai multe obiective care pot fi externe (contează cel mai mult pentru sponsorul proiectului) sau interne (contează cel mai mult pentru părțile interesate interne). Trebuie să ai și obiectivele bine stabilite înainte de a trece la pasul următor.

În același timp, acordați atenție preferințelor părților interesate, deoarece poate fi necesar să vă asigurați că cronologia proiectului le satisface și pe aceștia.

Pasul 2: Identificați livrabilele proiectului

Enumerați rezultatele specifice produse ca rezultate ale muncii pe care echipa o desfășoară în timpul proiectului. Acestea sunt livrabilele proiectului.

Defalcarea obiectivelor proiectului în livrabile vă va ajuta să enumerați cu ușurință sarcinile proiectului și să estimați timpul pentru ele. Un instrument pe care îl puteți utiliza pentru a simplifica acest pas este structura de defalcare a lucrărilor (WBS).

Structura de defalcare a muncii vă va ajuta să identificați sarcinile dependente, costurile și riscurile asociate și să atribuiți responsabilități.

Puteți consulta ghidul nostru simplu pentru a lucra structuri de defalcare pentru a afla cum să creați una în 6 pași simpli.

Pasul 3: Creați o listă a activităților

Priviți livrabilele din structura dvs. de defalcare a activității și identificați activitățile (pachetele de lucru) pe care trebuie să le finalizați pentru a le produce.

În acest pas, trebuie să specificați și sarcinile care depind de altele și sarcinile care pot fi efectuate simultan.

Pasul 4: Estimați timpul necesar pentru sarcini

Acum că știți pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a finaliza fiecare livrabil, concentrați-vă pe determinarea timpului necesar pentru a le realiza.

Aici, trebuie să fii cât mai precis posibil, pentru că estimarea greșită a timpului pentru sarcini va duce la o cronologie eronată. Pentru a evita asta poți

• Consultați proprietarii sarcinilor sau experții în domeniu din echipa dvs
• Consultați proiectele anterioare și aflați timpul necesar pentru a finaliza livrabile similare
• Evitați supraestimarea sau subestimarea intervalelor de timp

În același timp, poate fi necesar să acordați atenție disponibilității resurselor, în special membrilor echipei. Dacă lucrează la alte proiecte, poate fi necesar să luați în considerare extinderea intervalului de timp desemnat pentru activitățile pentru care sunt responsabili.

Pasul 5: Stabiliți reperele

Etapele proiectului vă ajută să identificați cât de mult progresați ați făcut și cât de mult trebuie să mergeți mai departe.

Rezultatele proiectului pe care le-ați identificat mai devreme pot servi drept repere în cronologia dvs. sau puteți selecta repere în funcție de modul în care doriți să evidențiați începutul și sfârșitul unei sarcini. De exemplu, ar putea fi sfârșitul unei etape de proiect și începutul alteia.

Pasul 6: Creați-vă cronologia de gestionare a proiectelor

Până acum știți care sunt livrabilele și sarcinile proiectului, cât timp vor dura și etapele cheie ale proiectului care indică progresul proiectului.

Grozav! Acestea sunt de fapt de care aveți nevoie pentru a începe să vă construiți cronologia de management al proiectelor.

• Pe baza duratei proiectului, selectați un interval de timp (adică zile, săptămâni, luni etc.)
• Adăugați sarcinile în funcție de prioritatea acestora. Evidențiați durata sarcinilor ajustând lungimea acestora.
• Adăugați reperele pentru a prezenta progresul în timpul proiectului

Mai jos sunt câteva șabloane prefabricate pentru a vă ajuta să începeți

Ești gata pentru următorul tău proiect?

Gestionarea unui proiect este dificilă, dar dacă utilizați instrumentele potrivite, multe provocări pot fi depășite cu ușurință. Timpul de management al proiectelor este un astfel de instrument creativ care te va ajuta pe tine și echipa ta să progresezi eficient.

Care este instrumentul tău preferat de management de proiect? Ai ceva de adăugat la postare? Împărtășește-l cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.