Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit? | # 34 Începeți cu managementul de proiect

Datele de proiect sunt un instrument puternic pe care managerii de proiect trebuie să învețe cum să îl gestioneze. Adunarea ei este doar începutul. Succesul proiectului constă și în monitorizarea constatărilor relevante și observarea relațiilor dintre acestea. Cum să decideți ce parametri merită observați? Citiți mai departe pentru a afla!

Monitorizarea proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Buget – monitorizarea resurselor
3. Programare – respectarea termenelor limită
4. Nivel de performanță – controlul calității
5. Control – intervale de parametri
6. rezumat

Introducere

Indiferent de metoda de management aplicată într-un proiect, una dintre sarcinile principale ale managerului de proiect pe parcursul proiectului este să monitorizeze progresul acestuia. Fără parametri și criterii de evaluare clar definiți, nu se poate determina dacă proiectul se îndreaptă către obiectivul potrivit în ritmul potrivit. Ce parametri trebuie respectați pentru a identifica cât mai curând posibil probleme și pentru a profita de oportunitățile care apar?

Buget – monitorizarea resurselor

În aproape toate proiectele, bugetul este cel mai esențial parametru observat. Prin urmare, managerul de proiect ar trebui să monitorizeze toate aspectele legate de finanțarea sarcinilor, printre altele:

• costurile forței de muncă,
• materiale,
• software,
• achiziționarea sau utilizarea de unelte și echipamente,
• consultație de specialitate,
• excursii și participare la evenimente din industrie.

Pentru a monitoriza cheltuielile, este cel mai ușor să utilizați software, de exemplu, Firmbee. Apoi toate abaterile de la bugetul stabilit sunt imediat vizibile. Cu toate acestea, nu merită să puneți prea multă greutate pe o cheltuială excesivă o singură dată. Este mai bine să presupunem o marjă de eroare pentru obiective sau etape. Apoi, puteți compensa costurile mai mari ale unei sarcini cu economii în altă zonă.

Metodele agile de management de proiect funcționează deosebit de bine în gestionarea flexibilă a bugetului. Potrivit raportului Pulse of Profession 2021 intitulat „Dincolo de agilitate”, ei păstrează până la 64% dintre proiecte în cadrul de finanțare asumat.

Programare – respectarea termenelor limită

Al doilea domeniu cheie este de a vedea dacă proiectul respectă intervalul de timp stabilit. Și aici, software-ul se dovedește util, deoarece puteți verifica nu numai progresul echipei în timp real, ci și să generați rapoarte. De asemenea, merită să folosiți tehnici dovedite de gestionare a timpului.

Mai presus de toate, nu uitați să urmăriți relația și interdependența dintre sarcini. Dacă coordonarea contează, trebuie să vă asigurați că termenul limită este respectat și că sarcinile mențin ordinea corectă.

Nivel de performanță – controlul calității

Controlul calității sarcinilor este ceva mai dificil de monitorizat decât bugetul și programul de implementare a acestora. Acest lucru se datorează faptului că aici este dificil nu numai pentru standardizare, ci și pentru criteriile de evaluare lipsite de ambiguitate.

Atunci când planificați monitorizarea nivelului de performanță a sarcinii, merită să faceți distincția între doi parametri utilizați în metodologia Scrum:

• Definiția done , and
• Criteriul de acceptare

Definiția finalizării se referă la calitatea performanței unei sarcini, adică dacă toate cerințele tehnice impuse acesteia au fost îndeplinite. Criteriile de acceptare, pe de altă parte, reprezintă o listă de așteptări plasate asupra acestuia de către părțile interesate.

Diferența dintre îndeplinirea definiției de finalizare și îndeplinirea criteriilor de acceptare poate fi ilustrată prin exemplul unei case în construcție. Îndeplinește definiția de finalizare atunci când pereții au fost cărămiți suficient de uniform și investiția a fost acceptată de directorul de construcție. Cu toate acestea, casa poate să nu corespundă așteptărilor constructorului, care se aștepta ca pereții să fie perfect uniformi și culoarea să fie ca în broșură.

Control – intervale de parametri

La fel de important ca monitorizarea parametrilor specifici este determinarea intervalelor lor, cu alte cuvinte, răspunsul la întrebarea „Câtă abatere de la normă ar trebui să provoace îngrijorare?”

Datorită diferențelor dintre cerințele organizațiilor și ale părților interesate, precum și nevoilor individuale ale fiecărui proiect, este dificil să vorbim despre recomandări de abatere. Cu toate acestea, fie că este vorba de 10 sau 25 la sută, în timpul planificării proiectului este o idee bună să stabiliți valori specifice cu părțile interesate, care se vor termina doar cu întâlniri suplimentare și acțiuni agitate și spontane.

rezumat

Monitorizarea unui proiect vă ajută să vă asigurați că acesta este pe cale să își atingă obiectivele. Am discutat mai sus domeniile cheie: buget, program, performanță și intervale de parametri.

Nu există o rețetă simplă pentru un set de parametri care să descrie în mod optim fiecare proiect. Cu toate acestea, în majoritatea proiectelor, extragerea eficientă a acestor elemente de bază va permite ca sarcinile să fie finalizate la timp, în limitele bugetului și la nivelul necesar.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor