Ghidul vizual pentru planificarea unui proiect

Unele proiecte sunt ușor de gestionat, în timp ce altele necesită mult efort. În ambele cazuri, a avea un plan de proiect adecvat vă va ajuta să vă asigurați că acesta este finalizat fără cusur.

Dacă aveți o imagine clară asupra a tot ceea ce trebuie să se întâmple și a modului în care le veți realiza într-o anumită perioadă de timp, puteți minimiza – dacă nu elimina complet – șansa de eșec al proiectului.

În această postare, am compilat o listă de tehnici de planificare a proiectelor pe care le puteți folosi pentru a crea un plan de proiect solid și a-l executa cu succes. Vom analiza diferite domenii ale planificării proiectelor, cum ar fi procesul de planificare, planificarea resurselor, managementul cunoștințelor, maparea proceselor, luarea deciziilor și managementul riscurilor.

Procesul de planificare

În prima etapă a planificării proiectului, trebuie să stabiliți obiective, să creați o schiță a planului de proiect și să vă analizați nevoile bugetare. Puteți utiliza tehnicile de planificare a proiectelor de mai jos pentru a finaliza rapid aceste sarcini.

Obiective SMART

SMART este un criteriu de stabilire a scopurilor și obiectivelor pentru proiecte. Potrivit SMART, obiectivele proiectului dumneavoastră ar trebui să fie specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp.

Criterii ale obiectivelor SMART

Consultați Ghidul nostru SMART pentru eficientizarea procesului de planificare a proiectelor pentru a afla cum să utilizați corect criteriile SMART în planificarea proiectelor.

Structura de defalcare a muncii

Structura de defalcare a lucrărilor (WBS) este un instrument de management de proiect utilizat pentru a vizualiza rezultatele pe care le va oferi un proiect într-o structură ierarhică. Ajută managerii de proiect să descompună activitățile complexe ale proiectului în sarcini simple și ușor de gestionat.

Cum să-l folosească

Pasul 1 : Primul pas al creării unui WBS este înțelegerea domeniului proiectului. Aceasta înseamnă că trebuie să identificați obiectivele proiectului, livrabilele, sarcinile, termenele limită etc.

Pasul 2: Identificați rezultatele cheie. Aceste livrabile cheie sunt cele care sunt esențiale pentru succesul proiectului și ar trebui să apară la nivelul 2 al structurii dvs. de defalcare a muncii.

Pasul 3: Identificați pachetele de lucru sau livrabilele proiectului la cel mai de jos nivel al WBS. Adunați-vă echipa de proiect și părțile interesate pentru a afla toată munca necesară pentru a finaliza rezultatele cheie.

Pasul 4: Creați un dicționar WBS care conține definiția și domeniul de aplicare a elementelor (pachete de lucru) din diagramă.

Exemplu de structură de defalcare a lucrării (Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online)

Matricea priorităților de acțiune

Matricea priorităților de acțiune este un instrument de planificare a proiectelor care este utilizat pentru a determina activitățile pe care să le prioritizați și ce activități să evitați pentru a utiliza cât mai mult timpul și resursele dumneavoastră. Ajută la luarea unor decizii mai bune.

Cum să-l folosească

În matricea priorităților de acțiune, efortul activității ar trebui să fie marcat pe axa x și impactul acestuia pe axa y. Matricea priorităților de acțiune creează 4 posibilități;

1. Câștigări rapide/ Urgente – acestea sunt activitățile care au un impact mare și necesită un efort redus pentru a fi finalizate. Este mai bine să te concentrezi pe astfel de proiecte cât poți de mult.
2. Proiecte majore/ Nu sunt urgente – acestea sunt proiectele/activitățile care au un impact mare și necesită un efort mare. Deși nu ar trebui să lăsați aceste proiecte să umbrească câștigurile rapide, ar trebui să le planificați bine înainte de a le executa.
3. Fill-ins/ Delegate – acestea sunt proiectele cu prioritate redusă care au un impact redus și efort redus. Puteți lucra la ele atunci când aveți timp între câștiguri rapide și proiecte majore. Sau îi poți delega unei alte echipe.
4. Târguri grele/ Amânați sau ignorați – acestea sunt sarcinile care au un impact redus, dar necesită un efort mare. Se recomandă să evitați efectuarea acestora, sau dacă nu pot fi evitate, apelați la ajutorul unui expert care le poate finaliza eficient

Matricea priorității acțiunilor (Faceți clic pe șablon pentru a edita online)

Structura de defalcare a costurilor

Structura de defalcare a costurilor (bazată pe WBS) este una dintre tehnicile de planificare a proiectelor care este utilizată pentru a aloca costurile diferitelor părți ale unui proiect (la activitățile de la nivelul cel mai de jos al structurii de defalcare a muncii). Este folosit pentru a compara costurile reale cu bugetul.

Cum să-l folosească

Pasul 1: În structura dvs. de defalcare a muncii, asigurați-vă că toate pachetele de lucru reprezintă o sarcină discretă și definibilă unul de celălalt. Și atribuiți fiecărui pachet de lucru o dată de început și de sfârșit.

Pasul 2: Oferiți fiecărui pachet de lucru pe care l-ați identificat o anumită sumă bugetară. Asigurați-vă că ați desemnat și un proprietar de buget responsabil pentru aceasta.

Pasul 3: Examinați costurile și determinați cât vă va costa proiectul la fiecare nivel al structurii de defalcare a lucrărilor.

Structura de defalcare a costurilor (Faceți clic pe șablon pentru a edita online)

Analiza tendințelor de referință

Analiza tendințelor de reper este o tehnică de planificare a proiectelor pentru urmărirea reperelor într-un proiect. Ajută la identificarea dacă munca legată de un jalon al proiectului este înainte sau în urmă programului.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Consultați programul proiectului și definiți reperele proiectului. Este mai bine să nu aveți o mulțime de repere, ca nu cumva ar părea confuz pe diagrama dvs. de analiză a tendințelor de reper.

Pasul 2: În diagrama MTA, axa y reprezintă scala de timp a proiectului, iar axa x reprezintă scala de timp a raportului. Puteți folosi o anumită linie cu o anumită culoare sau o anumită formă de marker pentru a simboliza reperul în diagramă. Adăugați reperele în grafic la sfârșitul fiecărei perioade de raportare.

Pasul 3: Consultați diagrama MTA pentru a identifica tendințele de reper în proiectul dvs.

Consultați această postare pentru a afla cum funcționează în detaliu analiza tendinței de reper.

Analiza tendințelor de referință (Faceți clic pe șablon pentru a-l edita online)

Planificarea resurselor

Pentru a executa proiecte mai eficient, trebuie să vă alocați resursele în mod corespunzător. În etapa de planificare a resurselor, trebuie să luați notă de tipurile de resurse de care aveți nevoie pentru sarcinile proiectului și să determinați durata fiecărei sarcini.

Diagramele Gantt

Diagramele Gantt sunt un instrument și o tehnică de planificare a proiectelor care sunt utilizate pentru programarea și monitorizarea sarcinilor. Ele pot fi, de asemenea, utilizate pentru a transmite costurile și cheltuielile la diferite etape ale unui proiect.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Împărțiți proiectul în sarcini individuale și atribuiți-le rânduri în diagrama Gantt.

Pasul 2: Fiecare sarcină are o cronologie și le puteți codifica pe culori după cum aveți nevoie. Suprapunerea cronologiei este o linie de progres și folosind-o, marcați cât de multă muncă a fost făcută pentru sarcină.

Consultați postarea noastră Cum să utilizați diagramele Gantt pentru a planifica proiecte ca un șef pentru a afla mai multe despre utilizarea diagramelor Gantt în planificarea proiectelor.

Diagramă Gantt pentru planul de proiect la nivel înalt (faceți clic pe șablon pentru a-l edita online)

Mai multe șabloane de diagramă Gantt

Organigrame

Organigramele sunt tehnici de planificare a proiectelor pe care le puteți utiliza pentru a vizualiza echipa de proiect – rolurile și responsabilitățile acestora. Folosind-o, nu numai că puteți evidenția ierarhia și structura de raportare, dar o puteți utiliza de fapt atunci când atribuiți sarcini persoanelor.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Examinați resursele disponibile pentru dvs. și asociați-le cu sarcinile.

Pasul 2: Înțelegeți ierarhia/structura de raportare a echipei de proiect.

Pasul 3: Folosind un șablon de organigramă precum cel de mai jos, puteți atribui fiecărui individ un loc în diagramă. Puteți adăuga informațiile necesare, cum ar fi rolurile și responsabilitățile, disponibilitatea etc. în organigrama. Referindu-ne la acesta, puteți atribui fiecărei sarcini relevante individuale.

Organigrama de management de proiect (faceți clic pe șablon pentru a-l edita online)

Mai multe șabloane de organigramă

Management de cunoștințe

Atunci când lucrează la proiecte, echipa trebuie să se refere la diferite resurse, cum ar fi tutoriale, procese verbale de întâlnire, documente de proces etc. pentru a-și îndeplini anumite domenii. Dacă există un singur loc – ceva de genul unei baze de date – unde pot accesa toate informațiile, ar economisi mult timp.

Hărți de cunoștințe/ Hărți mentale

Hărțile mentale sunt un instrument care este folosit pentru organizarea informațiilor. Echipele de proiect folosesc hărți mentale în timpul sesiunilor de brainstorming pentru a capta fluxul liber al ideilor și pentru a le structura într-un mod ușor de înțeles. Ele pot fi folosite și ca hărți de cunoștințe care stochează informațiile necesare.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Adunați resursele la care echipa are nevoie pentru a se referi și clasificați-le. De exemplu: într-un proiect de construire a site-ului web, postările de blog, videoclipurile, infograficele despre planificarea site-ului web pot fi clasificate ca Tutoriale de planificare a site-ului web.

Pasul 2: Folosind Creately, puteți adăuga link-urile relevante. Pur și simplu faceți clic pe formă, accesați Proprietăți și adăugați linkul sub Link către o adresă URL sau o diagramă

Pasul 3: Dacă încorporați diagrama într-o pagină web, publicați-o ca diagramă interactivă cu Creately Viewer.

Harta mentală a resurselor proiectului

Maparea proceselor

Dacă ați clarificat cum să executați o anumită sarcină pas cu pas, ar fi ușor pentru oricine, fie că este familiarizat cu procesul sau nu, să o ducă mai departe fără nicio luptă. Aici intervine maparea proceselor tale.

Hărți de proces

Hărțile de proces sunt un instrument care este folosit pentru a vizualiza pașii unei activități de muncă și persoanele care sunt responsabile pentru aceasta.

Pentru a afla ce sunt hărțile de proces, simbolurile hărților de proces, tipurile de hărți de proces și cum să desenați o hartă de proces, consultați Ghidul nostru simplu pentru maparea proceselor.

Șablon de hartă a procesului de management al proiectului (faceți clic pe șablon pentru al edita online)

Diagrama PERT

PERT înseamnă Tehnica de revizuire a evaluării proiectelor. Vă ajută să vă mapați procesele de la început până la sfârșit.

Diagrama PERT ajută echipele să identifice rapid „blocurile” din proiecte care pot fi apoi rezolvate instantaneu. Acest lucru vă ajută să economisiți atât de mult timp pe termen lung, mai degrabă decât să așteptați ca problemele să apară.

În acest ghid detaliat pentru diagramele PERT, am explicat cum să utilizați această tehnică de planificare a proiectelor și ce beneficii puteți obține prin utilizarea acesteia.

Diagrama PERT pentru planificarea proiectelor (Faceți clic pe diagramă pentru a edita online)

Mai multe șabloane de diagrame PERT

Brainstorming/Luarea deciziilor

Sesiunile de brainstorming și de luare a deciziilor tind să dureze mult timp în timpul procesului de planificare a proiectului și pe tot parcursul proiectului. În timp ce brainstormingul este necesar pentru a veni cu idei creative, este o tehnică indispensabilă atunci când luați decizii și rezolvați probleme.

Diagrame de afinitate

Diagramele de afinitate sunt folosite pentru a grupa un set mare de idei/date/opinii sub o anumită temă sau categorie, în funcție de relevanța lor una pentru cealaltă. Poate fi folosit pentru a aranja ideile generate de o sesiune de brainstorming, într-o manieră logică.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Reunește o echipă competentă pentru sesiunea de brainstorming

Pasul 2: Înregistrați fiecare idee/opinie împărtășită în timpul sesiunii

Pasul 3: Sortați ideile în funcție de asemănările lor

Pasul 4: Grupați-i împreună și dați fiecărui grup un nume pentru identificare

Șablon de diagramă de afinitate (faceți clic pe diagramă pentru a o edita online)

Graficul PICK

PICK chart este o altă tehnică de planificare a proiectelor pe care o puteți folosi pentru a organiza ideile după o sesiune de brainstorming. Vă ajută să identificați ce idei sunt ușor de implementat și care are un profit mare sau, cu alte cuvinte, care idei sunt cele mai utile.

Cum să-l folosească

Conform diagramei PICK, vă puteți eticheta ideile ca

• Posibil: acestea sunt ideile care sunt ușor de implementat, dar au un profit scăzut
• Implementare: ideile din această secțiune a diagramei sunt ușor de implementat și au un profit mare
• Provocare: aici ideile sunt mai greu de implementat, iar profitul este greu de determinat
• Ucide: aceste idei sunt mai greu de implementat și au un profit scăzut

Odată ce ați plasat ideile de brainstorming pe matrice, va deveni mai clar ce idee ar trebui să lucrați mai întâi și care ar trebui evitată.

Alegeți diagrama pentru planificarea proiectului (faceți clic pe șablon pentru a-l edita online)

Arborele de decizie

Când vi se prezintă mai multe cursuri de acțiune, puteți utiliza un arbore de decizie pentru a analiza diferitele rezultate ale alegerii acelor opțiuni.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Identificați și definiți decizia și plasați-o la începutul diagramei

Pasul 2: Notați soluțiile posibile pe liniile conectate la următorul nivel de forme al arborelui de decizie.

Pasul 3: Puneți rezultatul acestor soluții pe formele conectate la linii. Puteți folosi un oval pentru a reprezenta rezultate sigure. Și dacă un rezultat duce la o nouă decizie, plasați-l pe un dreptunghi.

Pasul 4: Adunați-vă echipa de factori de decizie și revizuiți analiza pentru a face o alegere finală

Șablon de diagramă a arborelui de decizie (Faceți clic pe diagramă pentru a o edita online)

Mai multe exemple de arbore de decizie

Managementul riscurilor

Riscurile sunt un element inevitabil în proiecte, iar cea mai bună modalitate de a minimiza impactul pe care l-ar putea avea asupra obiectivelor tale este să te pregătești pentru ele în avans. Prin identificarea și analizarea riscurilor în prealabil, puteți evita rezultatele negative care pot afecta rezultatele proiectului.

În Lista noastră finală de tehnici vizuale de management al riscului am acoperit 11 tehnici eficiente de management al riscului pe care le puteți utiliza pentru a identifica, evalua și controla riscurile.

Extindeți lista tehnicilor de planificare a proiectelor

Aici am acoperit tehnici vizuale utile pe care le puteți folosi ca tehnici de planificare a proiectelor. Ele nu sunt doar ușor de utilizat, ci și eficiente atunci când vine vorba de planificarea proiectelor, luarea deciziilor, rezolvarea problemelor, gestionarea cunoștințelor etc.

Aveți mai multe tehnici de planificare a proiectelor de adăugat la listă? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.