Ghidul dvs. complet pentru tehnicile de planificare a proiectelor

Majoritatea managerilor de proiect știu că crearea planului de proiect este doar începutul călătoriei de management de proiect. Toată planificarea și prognoza atentă nu contează prea mult dacă nu există o modalitate concretă de a executa planul proiectului. Și având în vedere că majoritatea proiectelor au atât de multe părți în mișcare, crearea unui program care să poată fi acționat și care ține cont de toate realitățile proiectului poate deveni partea cea mai critică a procesului de management al proiectului.

Ce este programarea proiectelor?

Un program de proiect este cronologia proiectului dvs., constă din toate sarcinile, activitățile și etapele succesive care trebuie finalizate într-un anumit interval de timp.

Crearea unui program de proiect este o modalitate de a comunica toate sarcinile care trebuie îndeplinite, clarificând în același timp ce resurse sunt necesare, în ce interval de timp.

Programarea eficientă a proiectului duce la succesul unui proiect, la reducerea costurilor și la creșterea satisfacției clienților

În linii mari, programarea proiectului constă din 3 pași

• Stabiliți ce trebuie efectuat
• Stabiliți cine trebuie să efectueze munca
• Stabiliți cât timp va dura executarea lucrării.

Crearea orarului de proiect

Chiar și proiectele mari și complexe trebuie să fie împărțite în sarcini mai mici, gestionabile, care au obiective și termene clare. Crearea unui program de proiect se poate face urmând acești pași:

1. Gestionarea programului de planificare: Aceasta include toate lucrările de bază implicate în stabilirea unui program. Constă în stabilirea tuturor politicilor, procedurilor și liniilor directoare care vor guverna proiectul dumneavoastră. Acesta identifică toate părțile interesate din procesul de management al proiectului, identifică cine trebuie să aprobe programul și cine are autoritatea de a face modificări la acesta.

2. Definiți activitățile proiectului: Aceasta constă din toate activitățile necesare pentru a fi finalizate pentru a finaliza proiectul. Aceasta implică declararea clară a naturii fiecărei sarcini, care sunt subsarcinile sub acestea și determinarea etapelor de referință pentru a urmări progresul proiectului pe parcurs. Activitățile ar trebui să fie măsurabile, ușor de estimat și legate atât de un livrabil al proiectului, cât și de un cost bugetat.

3. Determinați dependențe: Identificarea dependențelor implică enumerarea tuturor activităților care se bazează pe altele pentru a fi finalizate. Acest lucru vă ajută să vă structurați programul în funcție de sarcinile care trebuie făcute în paralel și care trebuie făcute secvenţial.

4. Secvențarea activităților : După ce ați identificat dependențele, puteți începe să ordonați activitățile dintr-un proiect. Aceasta nu implică alocarea de termene fiecărei sarcini, ci presupune crearea unui flux de lucru eficient în care este identificată ordinea sarcinilor.

5. Estimați resursele : Fiecare activitate din proiectul dumneavoastră necesită resurse. Acest lucru ar putea fi sub formă de personal, software, spațiu de lucru și multe altele. Estimarea resurselor asigură că cantitatea optimă de resurse este disponibilă în fiecare etapă a proiectului, astfel încât să nu întâmpinați întârzieri în timpul executării proiectului.

6. Stabiliți durate: documentarea cu acuratețe a cât timp va dura fiecare activitate este esențială pentru a vă asigura că proiectul în ansamblu rămâne pe drumul cel bun. Subestimarea cât timp va dura o sarcină poate avea efecte în cascadă asupra întregului program, în timp ce supraestimarea cât timp va dura un proiect poate duce la utilizarea în risipă a timpului și a resurselor.

7. Monitorizare și control : Acest proces are loc pe toată durata proiectului. Aceasta implică rularea de rapoarte și evaluarea progresului unui proiect în raport cu programul, gestionarea performanței și comunicarea cu echipa.

Tehnici de planificare a proiectelor

Programarea proiectelor include de obicei diverse tehnici, unele dintre cele mai comune tehnici sunt:

Metode matematice:

Aceste modele calculează data de început și de sfârșit a diferitelor sarcini din proiect pe baza domeniului lor cunoscut.

Traiectorie critică:

Metoda Calea Critică este un model care identifică timpul maxim și minim necesar pentru finalizarea unui proiect. De asemenea, ajută la identificarea tuturor sarcinilor critice care trebuie îndeplinite într-un proiect pentru ca acesta să rămână pe drumul cel bun. De asemenea, identifică și alte sarcini în care timpul de livrare nu afectează programul. CPM este implementat prin enumerarea sarcinilor necesare pentru finalizarea unui proiect și notând dependențele dintre ele.

O cale critică ajută la vizualizarea fluxului de proiect și la calcularea duratei acestuia atunci când sunt cunoscute toate dependențele și livrabilele.

Diagrama PERT:

La fel ca o diagramă a căii critice, o diagramă PERT ajută, de asemenea, la vizualizarea fluxului de sarcini într-un proiect și estimează o cronologie pe baza duratei lor presupuse. La fel ca în CPM, trebuie să definiți sarcinile și să le ordonați în funcție de calendarele proiectului. Puteți crea apoi o rețea care estimează diferite cronologie ale proiectului dvs., în funcție de diferite niveluri de încredere pentru a crea,

• Cronologie optimistă
• Cel mai probabil cronologie
• Cronologie pesimistă

Diagramele PERT utilizează o durată medie ponderată pentru a calcula eventualele cronologie.

Durata Compresie

Acestea sunt tehnici pentru a scurta un program, este folosit pentru a ajusta programul fără a schimba domeniul de aplicare.

Urmarire rapida

Acesta este un alt mod de a folosi o cale critică. Vă ajută să găsiți sarcini care ar putea fi realizate simultan sau parțial suprapuse pentru a accelera livrarea proiectului. Analizând Calea Critică, puteți identifica ce sarcini pot fi urmărite rapid.

Se prăbușește

Aceasta este o tehnică în care sunt aduse resurse suplimentare pentru a finaliza un proiect la timp. Acesta poate fi folosit în cazuri unice în care un proiect are resurse suplimentare de rezervat. Poate fi aplicat și în situațiile în care simpla adăugare a mai multor resurse poate accelera finalizarea unui proiect. Această tehnică crește semnificativ costul unui proiect.

Lista de sarcini:

Aceasta este cea mai simplă tehnică de planificare a proiectelor și presupune crearea unei foi de calcul sau a unui document cu toate sarcinile posibile implicate într-un proiect.

Diagrama Gantt

Este folosit de managerii de proiect de cele mai multe ori pentru a-și face o idee despre timpul mediu necesar pentru a finaliza un proiect. O diagramă Gantt a programului de proiect este o diagramă cu bare care reprezintă activitățile cheie în secvență din stânga în funcție de timp. Fiecare sarcină este reprezentată de o bară care reflectă începutul și data activității și, prin urmare, durata acesteia.

Sfaturi pentru a stăpâni planificarea proiectelor

Contribuții din partea părților interesate: Crearea unui program de proiect nu se poate face în mod izolat. Consultarea echipei și a altor părți interesate vă permite să identificați sarcinile, resursele și dependențele cu mai multă acuratețe, astfel încât să puteți estima duratele cu termene realiste.

Consultați proiectele anterioare: referirea la proiectele anterioare cu anvergură similară poate ajuta la crearea unui program mai cuprinzător, cu estimări realiste și o listă de sarcini mai exhaustivă.

Identificați riscurile: identificarea și documentarea proactivă a tuturor factorilor care ar putea să vă deraieze proiectul vă permite să creați un plan de management al riscurilor care ar putea atenua în mod eficient riscurile dacă acestea apar, fără a afecta drastic programul proiectului.

Ipoteze de planificare a înregistrării : definiți clar raționamentul pentru calcularea unei estimări. O mare parte a programării este realizarea de predicții, aceasta implicând realizarea de ipoteze bazate pe informațiile curente disponibile. Listarea acestor ipoteze facilitează identificarea modului în care întregul program se poate schimba dacă unele dintre ipotezele dvs. se schimbă pe parcurs.

Povestește-ne despre experiența ta cu programarea proiectelor

Tehnicile de planificare a proiectelor sunt în continuă evoluție. Aveți vreo experiență în implementarea tehnicilor de planificare a proiectelor, ne-ar plăcea să auzim de la dvs. Spune-ne despre opiniile tale în comentariile de mai jos.