Cum se creează un diapozitiv de stare a proiectului [+ Șabloane]
Publicat: 2022-11-17Un diapozitiv privind starea proiectului este o parte vitală a prezentării proiectului dumneavoastră.
Indiferent dacă ați atins etapele de referință sau vă confruntați cu obstacole în proiectul dvs., acest diapozitiv vă ajută să comunicați clar ce trebuie să știe părțile interesate despre el.
Din păcate, de aici începe problema.
Crearea unui diapozitiv care „comunică clar” nu este atât de ușoară pe cât pare. Pentru a înrăutăți lucrurile, necunoașterea celor mai bune practici te va face să comiți greșeli în diapozitiv pe parcurs.
Din fericire, această postare va discuta despre modul în care vă puteți proiecta diapozitivul privind starea proiectului care atinge acest obiectiv.
Pe lângă discuțiile despre greșelile pe care ar trebui să le evitați, include șabloane Visme pe care le puteți utiliza pentru a ajuta la crearea mai rapidă a diapozitivelor de stare a proiectului. În acest fel, aduceți clienții la curent cu proiectul dvs. și stabiliți așteptări pentru eforturile dvs. viitoare.
Dar înainte de a începe, să punem bazele a ceea ce este un diapozitiv privind starea unui proiect și beneficiile sale.
Cuprins
- Ce este un diapozitiv de stare a proiectului?
- 5 moduri de a utiliza un diapozitiv de stare a proiectului
- 10 șabloane excelente de diapozitive pentru starea proiectului pentru tine
- Greșeli de diapozitiv privind starea proiectului de evitat
Ce este un diapozitiv de stare a proiectului?
Un slide despre starea proiectului este un raport despre proiectul dvs. Conține informații esențiale despre proiect și spune povestea proiectului dvs. - cum a apărut, beneficiile, dezavantajele, caracteristicile și multe altele.
Pe lângă actualizarea clienților cu privire la proiect, acest diapozitiv explică părților interesate de ce întârzii în cronologia proiectului sau nu reușiți să vă finalizați sarcinile.
De exemplu, au existat factori în afara controlului dumneavoastră care v-au împiedicat să finalizați proiectul la timp. Slide-ul ar trebui să împărtășească aceste informații clienților tăi, astfel încât aceștia să înțeleagă situația.
Iată lucrurile pe care ați putea dori să le includeți în slide-ul de stare:
- Titlul proiectului și introducere
- O versiune rezumată a proiectului dvs
- Progresul proiectului, calendarul și fazele de dezvoltare
- Repere și realizări notabile
- Probleme, riscuri și preocupări viitoare
Gestionați-vă proiectele cu stil
- Creați documente de marcă profesională , de la calendare ale proiectelor până la bugete
- Vizualizați valorile importante ale proiectului cu diagrame și infografice captivante
- Permiteți echipei dvs. să comenteze , să colaboreze și să treacă de la formatul schiță la cel final în cel mai scurt timp
5 moduri de a utiliza un diapozitiv de stare a proiectului
Gândiți-vă la diapozitivul privind starea proiectului dvs. ca la reprezentarea vizuală a proiectului dvs.
Prin proiectarea corectă a prezentării, publicul dumneavoastră va înțelege tot ce trebuie să știe despre proiect și va avea grijă de ceea ce este în joc.
Pentru a le actualiza în mod corespunzător despre modul în care se desfășoară proiectul, mai jos sunt modalități în care puteți utiliza un slide de stare a proiectului:
1. Îmbunătățiți planificarea proiectului
Practic, arată cum poți dezvolta proiectul. La urma urmei, o planificare îmbunătățită are ca rezultat o performanță îmbunătățită.
Există multe modalități de a vă planifica produsul în viitor folosind acest slide. Una dintre ele este să vă măsurați progresul folosind indicatori cheie de performanță (KPI).
Atunci când alegeți exemple de KPI, asigurați-vă că le selectați pe cele adaptate proiectului dvs. De exemplu, să presupunem că trebuie să finalizați un proiect într-un interval de timp. Exemplele de KPI pe care le puteți utiliza includ programul proiectului și fazele curente de dezvoltare și timpul estimat până la finalizare.
Crearea unei foi de parcurs realiste este o altă modalitate de a îmbunătăți planificarea produsului. Detaliați un proces pas cu pas care vă recunoaște obiectivele. Apoi, ajustați-vă diapozitivul pentru a vă concentra pe o imagine mai mare sau pe un obiectiv pe termen lung.
În cele din urmă, prezintă evoluții în diapozitiv care ar putea afecta progresul proiectului. De exemplu, dacă urmează să finalizați proiectul mai târziu decât data estimată, trebuie să enumerați factorii care justifică data de finalizare sugerată.
Același lucru este valabil dacă credeți că îl puteți termina mai devreme. Făcând milă suplimentară pentru a finaliza proiectul din timp, vă impresionați clienții și construiți un raport mai bun cu ei.
2. Încurajează comunicarea eficientă
Un proiect poate să nu ajungă la finalizare dacă o echipă nu poate comunica bine. Comunicarea slabă are ca rezultat disfuncționalitate, productivitate scăzută și mai multe efecte adverse.
Diapozitivele privind starea proiectului mențin comunicarea constantă și consecventă prin configurarea unui flux de lucru simplificat. Va ajuta la eliminarea neînțelegerilor, va reduce conflictele și va încuraja o comunicare eficientă.
Pentru început, acceptați comentariile sau întrebările și creați dialoguri deschise în timpul prezentărilor de proiect. Asigurați-vă că comunicarea este o stradă cu două sensuri. Dacă un membru al echipei dorește să împărtășească o idee, invitați-i pe ceilalți membri să asculte.
O altă cheie pentru o comunicare eficientă este îmbunătățirea accesibilității datelor. Folosind Visme, vă puteți centraliza datele pentru a le face accesibile fiecărui membru folosind funcțiile sale de colaborare.
De asemenea, utilizarea câmpurilor dinamice de la Visme ajută la informarea părților interesate care au lucrat cu dvs. cu privire la stadiul proiectului. Acest lucru vă permite să acordați credit persoanelor care s-au prezentat pentru a crea raportul.
3. Evidențiați Caracteristicile proiectului
Captivați publicul prin detalierea elementelor care vă fac proiectul unic. Spuneți-le cu ce vă diferențiați de concurență.
În primul rând, trebuie să vă concentrați pe beneficiile proiectului dvs. punând accent pe avantajele sale. Ideea este să-i convingi cum proiectul tău le poate îmbunătăți viața.
De asemenea, folosiți întotdeauna un limbaj puternic și descriptiv în prezentarea de diapozitive.
Descrieți-vă proiectul folosind termeni exacti. O abordare excelentă este să te pui în locul publicului tău și să folosești un limbaj pe care îl poate înțelege.
Dacă nu aveți timp să prezentați stadiul proiectului în detaliu, îndreptați publicul către resurse suplimentare relevante. Acestea ar putea fi articole despre un proiect similar și videoclipuri care conțin informații despre industrie.
De aici, publicul dvs. poate face citiri suplimentare chiar și după raport.
4. Bugetul prezent
Datele financiare pot avea o reputație pentru aspectul lor nedistractiv. Cu toate acestea, prezentarea ta poate fi mult mai distractivă și mai informativă dacă stăpânești povestirea datelor.
Iată sfaturi despre cum puteți utiliza un slide de stare a proiectului pentru a vă prezenta bugetul:
Pentru a face acest lucru, spuneți audienței fiecare detaliu financiar și invitați-i să pună întrebări. Apoi, pregătește-te să răspunzi la tot ce îți aruncă cu scrisoare.
Când raportați evaluarea bugetului, nu lăsați doar cifrele să vorbească de la sine. În schimb, creșteți atractivitatea lor vizuală transformându-le în diagrame, grafice, hărți și widget-uri folosind instrumentele de vizualizare a datelor de la Visme.
Puteți chiar să adăugați pictograme și fotografii de stoc pentru a oferi diapozitivului stării proiectului dvs. o senzație mai profesională.
Din datele adunate, puteți oferi un plan de acțiune conceput pentru a rămâne în limita bugetului. Faceți același lucru pentru eventualele deficite bugetare. Arată-le măsuri preventive. Și dacă rămâneți fără buget, împărtășiți o soluție propusă.
5. Controlul riscurilor
Majoritatea proiectelor vin cu riscuri. Și, deși s-ar putea să nu îi împiedicați să pună în pericol o operațiune fără întreruperi a proiectului, le puteți trece peste.
Mai întâi, definiți riscurile prin dezvăluirea tuturor pericolelor și situațiilor riscante. Ajutați publicul să înțeleagă aranjamentul pe care îl intră în cazul în care decide să investească în proiectul dvs.
Apoi, furnizați o evaluare cuprinzătoare a riscurilor. Detaliați cât de amenințătoare sunt riscurile. Includeți detalii despre efectele adverse ale riscurilor asupra proiectului.
În cele din urmă, prezentați un scenariu ipotetic fără riscuri în care ați atenuat și eliminat riscurile. Le crește încrederea în capacitatea dumneavoastră de a controla riscurile.
10 șabloane excelente de diapozitive pentru starea proiectului pentru tine
Pentru a vă ajuta să faceți diapozitivul pentru starea ideală a proiectului, nu ezitați să utilizați oricare dintre șabloanele Visme de mai jos. Înscrieți-vă pentru un cont și alegeți șablonul care surprinde cel mai bine proiectul dvs. De aici, editați detaliile și proiectați slide-ul pentru a se potrivi cu marca dvs.
După ce l-ați creat, nu uitați să vedeți tabloul de bord de analiză. Vedeți cine v-a văzut prezentarea, evaluați performanța slide-ului dvs. de stare, identificați părțile interesate și multe altele.
Mai jos este o serie de șabloane pe care le puteți personaliza cu ușurință.
1. Șablon de prezentare a raportului de stare a proiectului
Acest șablon este ideal pentru minimalisti. Îl puteți folosi pentru a afișa o prezentare simplă a sarcinilor proiectului finalizate - sau a celor încă în desfășurare.
Și, deoarece este complet personalizabil, îl puteți folosi așa cum doriți. Puteți schimba cu ușurință elemente de design, cum ar fi fontul și culoarea, pentru a se potrivi cu brandingul dvs. De asemenea, puteți adăuga imagini și transforma datele în diagrame și grafice pentru a ajuta clienții să proceseze informațiile mai rapid.
2. Șablon de consultanță de prezentare pentru actualizarea stării proiectului tehnologic
Prezentarea unei actualizări a stării unui proiect tehnologic poate fi o provocare. Trebuie să împărțiți raportul în bucăți digerabile. Din fericire, acest șablon vă poate ajuta să prezentați informații detaliate și ușor de înțeles despre proiectul dvs. tehnologic.
3. Magazin de comerț electronic UX/UI Design Project Infographic Template
Acest șablon infografic vă permite să comunicați vizual progresul echipei dvs. în diferite faze ale proiectului. Widgetul procentaj arată, de asemenea, cât de multă muncă necesită fiecare fază. Pur și simplu înlocuiți marca și textul din acest șablon și le puteți trimite clienților dvs. în câteva minute!
4. Instrument de management de proiect - Model manual de instruire
Cu acest șablon complet personalizabil, prezentarea noilor reguli de antrenament poate fi fără probleme. Puteți introduce reguli noi unul câte unul (sau pas cu pas). Dacă executați bine antrenamentul, vă puteți transmite eficient mesajul în mai puțin timp!
5. Financiar - Model Plan de proiect
Acest șablon vă poate ajuta să vă stabiliți planul financiar cu o abordare curată și structurată. Deoarece are alegeri simple de culoare, nu distrage atenția publicului. Drept urmare, îi ajută să absoarbă mesajul propunerii tale.
6. Șablon de raport privind starea proiectului corporativ
Acest șablon cuprinzător de 11 pagini acoperă tot ceea ce clienții ar dori să știe despre șablon. Acesta discută obiectivele proiectului, domeniul de aplicare, KPI-urile și reperele pentru a împărtăși realizările cu părțile interesate. De asemenea, împărtășește potențiale obstacole și sarcini viitoare pentru a ajuta clienții să-și tempereze așteptările în avans.
7. Șablon de raport privind starea managementului proiectului site-ului web
Acest șablon conține pagini în care puteți enumera starea proiectului dvs. de dezvoltare a site-ului. Puteți partaja o listă cu sarcinile dvs. curente, prioritățile viitoare și progresul echipei.
8. Șablon de raport privind starea managementului proiectului de construcție
Dacă sunteți în industria construcțiilor, acest șablon curat este pentru dvs. Detaliază KPI-urile de construcție și progresul, precum și cerințele legale, deciziile în așteptare și multe altele. Sunt incluse imagini de stoc cu substituenți pe care le puteți utiliza pentru prezentarea dvs. În schimb, puteți încărca propriile fotografii pentru un diapozitiv mai personalizat pentru clienții dvs.
9. Pagina de destinație Raport privind starea proiectului
Șablonul este ideal pentru monitorizarea performanței paginii de destinație. Mai întâi ajută la identificarea obiectivelor sale, cum ar fi actualizarea copiei web, adăugarea de dovezi sociale și altele. De aici, puteți determina starea proiectului, reperele, KPI-urile și altele. Șablonul are un design foarte minimalist, dar îi puteți personaliza aspectul folosind funcția de design a lui Visme.
10. Raport săptămânal privind starea proiectului
Acest șablon vine cu o combinație elegantă de culori, fonturi ușor de citit și un aspect de design cu mult spațiu alb. Este grozav pentru oricine dorește să prezinte un raport atractiv conducerii superioare.
Greșeli de diapozitiv privind starea proiectului de evitat
Făcând greșeli în diapozitivul privind starea proiectului poate duce la consecințe teribile. Vă puteți pierde publicul și respectul pentru marca dvs.
Mai jos sunt greșeli comune de diapozitive privind starea proiectului și modalități în care le puteți rectifica.
Greșeala #1 - Crearea unui slide greu de navigat
Nu ghidați publicul prin prezentarea dvs. îl poate face să-și piardă interesul față de propunerea dvs. Dacă acești oameni nu pot înțelege cu ușurință un diapozitiv privind starea unui proiect, ar putea să renunțe la oferta dvs.
O modalitate de a rezolva această greșeală este identificarea mărimii, tipului, culorii și contrastului potrivite de font. Alegeți un stil de font foarte ușor de citit.
Apoi, stabiliți un contrast ridicat între fundal și text.
Vă puteți personaliza cu ușurință prezentarea folosind gama largă de opțiuni de design Visme.
În ceea ce privește a face ca starea proiectului să alunece mult mai convenabil de navigat și înțeles, împărțiți textele în secțiuni. Folosiți și propoziții scurte, liste numerotate și puncte cu marcatori.
De asemenea, utilizați titluri informative și descriptive pentru fiecare secțiune. Pe lângă faptul că prezentați cuvinte cheie, faceți-vă titlurile în evidență pentru a atrage atenția celor care răsfoiesc informațiile.
Greșeala nr. 2 - Nu urmează un proces
Realizarea unei diapozitive de proiect pentru prima dată poate fi copleșitoare. De asemenea, poate fi tentant să deveniți necinstiți, să ignorați utilizarea șabloanelor și să nu creați și să urmați un proces.
O soluție simplă a acestei probleme este să descrii diapozitivul de stare a proiectului și ceea ce vei discuta în el. Acest lucru vă permite să oferiți publicului o idee despre ce să se aștepte.
O parte din descriere ar trebui să fie, de asemenea, pentru a clarifica obiectivul proiectului. Împărtășiți ceea ce doriți ca proiectul să realizeze. De asemenea, alocați timp pentru a răspunde întrebărilor și preocupărilor.
Când rezumați raportul dvs., faceți-l pe scurt subliniind doar părțile sale cele mai importante. Acest lucru ajută la jogging memoria publicului și le permite să se concentreze pe ceea ce este cu adevărat important.
Greșeala #3 - Prezentarea informațiilor irelevante și incorecte
Parcurgeți fiecare diapozitiv și vedeți lucrurile din perspectiva publicului dvs. Dacă informația este de înțeles, este o veste bună. Dacă nu, raportul dvs. de stare trebuie revizuit.
Puteți începe prin a verifica fiecare detaliu din diapozitiv și a vă asigura că conține informații actuale. Dacă nu, înlocuiți-l sau actualizați-l.
Apoi, faceți marca dvs. proeminentă în prezentarea dvs. Aliniați-vă marca cu diapozitivele privind starea proiectului pentru a vă ajuta publicul să vă asocieze prezentarea de top cu marca dvs. de înaltă calitate.
Utilizarea Brand Wizard de la Visme vă permite să încorporați fără probleme elementele dvs. precum sigla, tipul de font și schemele de culori în orice proiect.
În mod similar, utilizarea combinațiilor de culori eficiente care se corelează cu marca dvs. ajută la stabilirea unei teme pentru prezentarea dvs.
În cele din urmă, menționați în mod clar cât timp durează un proiect pentru a se finaliza pe diapozitivul de stare. Pentru a face acest lucru, trebuie să prezentați date simplificate în cronologia dvs. concentrându-vă pe durata fiecărei sarcini și de ce va dura atât de mult timp.
Greșeala #4 - Folosirea inconsecventă a culorilor
În raport cu punctul anterior, modul în care utilizați culoarea în diapozitive determină cât de eficient transmiteți un mesaj publicului.
Utilizarea inconsecventă a culorii poate dezorienta și împiedica părțile interesate să vă înțeleagă prezentarea.
Puteți începe să rezolvați această greșeală folosind culoarea în funcție de sentimentele și emoțiile asociate. De exemplu, roșul este sinonim cu avertismente și riscuri. Deci, atașarea unui alt sens culorii va deruta publicul.
Puteți utiliza același concept de culoare pentru a determina starea proiectului. De exemplu, „verde” înseamnă că sarcina este activă și este în curs de finalizare la timp. Dacă o sarcină este activă, dar necesită o monitorizare atentă, utilizați „chihlimbar”. În cele din urmă, „roșu” indică faptul că sarcina este activă, dar necesită o corecție majoră.
În același timp, culorile singure nu fac raportul tău, chiar dacă servesc drept indicii vizuale importante.
Înțelegeți că unii oameni au percepții limitate asupra culorilor, în special cei cu deficiență de vedere a culorilor. Dacă nu pot percepe o culoare prezentată în prezentarea dvs., este posibil să nu înțeleagă raportul dvs.
Greșeala #5 - Afișarea datelor neexcitante
Atenția este în scădere. Nimănui nu-i place să fie atent la smocuri pe jumătate coapte și la cele care conțin date obișnuite.
Pentru a face rapoartele dvs. mai atractive, organizați datele în diapozitiv. Păstrați-le curate și curate. De asemenea, evitați supraîncărcarea publicului cu informații.
De asemenea, încorporarea elementelor interactive, cum ar fi animațiile 3D, vă face prezentarea mai interesantă. Puteți chiar să încorporați un videoclip pe care l-ați creat, astfel încât să vă uimiți și mai mult publicul.
Creșteți și mai mult interactivitatea prezentării dvs. creând sesiuni de întrebări și răspunsuri și jocuri. Ideea este de a implica publicul pentru a ajuta prezentarea ta să iasă în evidență și să devină de neuitat.
Creați diapozitive impresionante de stare a proiectului folosind Visme
Crearea unui slide de stare a proiectului necesită o înțelegere clară a ceea ce clienții trebuie să vadă și a ceea ce doriți să le împărtășiți. De aici, ar trebui să puteți comunica starea proiectului într-o manieră clară.
Acest lucru face ca afacerea ta să arate mai bine în ochii clienților. În același timp, clienții ar fi mai mult decât bucuroși să vă dea frâiele pentru a duce acest proiect până la linia de sosire.
Așadar, ești pregătit pentru un diapozitiv genial de stare a proiectului fără a fi nevoie să pornești de la zero?
Apoi, utilizați Visme și consultați șabloanele de diapozitive privind starea proiectului de mai sus. De asemenea, puteți alege dintre șabloanele noastre gratuite de design grafic, puteți construi diapozitive profesionale privind starea proiectului și puteți afla mai multe despre acest subiect.