Peste 10 motive pentru care afacerea dvs. mică rămâne fără hârtie

În lumea de astăzi, preponderent digitală, mai multe companii trec la birouri fără hârtie din mai multe motive. În același timp, există câteva dezavantaje în a deveni fără hârtie pe care ar trebui să le luați în considerare înainte de a crea comutatorul.

Cântărește factorii executivi și dezavantajele eliminării hârtiei, astfel vei putea verifica dacă este calea corectă pentru care afacerea ta o are nevoie.

Ce fel de afacere conduce cineva?

Prima problemă pe care trebuie să o luați în considerare o dată când decideți dacă nu faceți sau nu hârtie este tipul de afacere pe care o conduceți. Există unele industrii (cum ar fi contabilitatea sau asigurările) care ar profita enorm prin reducerea sau eliminarea înregistrărilor pe hârtie.

De exemplu, afacerea de îngrijire a sănătății a început să verifice avantajele implementării pe scară largă a tehnologiilor de gestionare a informațiilor despre sănătate, cum ar fi fișele medicale electronice, deoarece acestea permit furnizorilor să verifice istoricul complet al sănătății unui pacient și să partajeze cu instituțiile medicale alternative, dacă este necesar.

Cu toate acestea, dacă conduceți o afacere asociată de comerț electronic și doriți să încorporați facturi în transporturile dvs., utilizarea fără hârtie poate să nu fie la fel de convenabilă sau realistă.

A face fără hârtie Ajută atmosfera

Desigur, unul dintre cele mai multe motive pentru care numeroase companii se îndreaptă către operațiuni fără hârtie este proprietatea. Este o posibilitate mult mai ecologică decât hârtia de maltratare, deoarece hârtia adaugă până la douăzeci și cinci din deșeurile găsite în gropile de gunoi și provoacă emisii de o mulțime de gaze cu efect de seră.

Deoarece avem tendința de a ne îndrepta către schimbări de proprietate, un fel de economie circulară, aceste schimbări vor fi un avantaj enorm pentru atmosferă.

Hârtia nu este singurul pericol pentru mediu cauzat de imprimare. Cerneala în sine conține substanțe chimice și metale semnificative care vor cauza un risc pentru atmosferă dacă sunt lăsate să se întrerupă în timpul unei zone joase și să intre în sol. Producția de cerneală necesită, de asemenea, folosirea combustibililor fosili, care exercită presiune asupra atmosferei.

Nici măcar utilizarea nu este 100% curată. utilizarea necesită energie și combustibil pentru a metoda hârtia pentru utilizare. Nu toată hârtia va fi reciclată, astfel încât unii se pot regăsi în zonele joase, indiferent.

Ieftin și convenabil

Pe lângă faptul că este ecologic, utilizarea fără hârtie este rezonabilă și convenabilă pe o perioadă lungă de timp. Inițial, crearea de substituții și garantarea faptului că fiecare informație necesară este disponibilă digital va fi o metodă lentă și frustrantă, cu toate acestea, este mai convenabilă în timp.

acest lucru poate fi foarte adevărat dacă sunteți ca al optzecimea dintre directorii de afaceri care sunt pe cale să-și aprovizioneze sau să extindă afaceri la nivel internațional.

Imaginați-vă că gestionați și organizați toate acele documente! sau poate gândiți-vă ce proporție de numerar economisiți dacă nu trebuie să trimiteți documente înainte și înapoi. Orice companie care încearcă să reducă prețurile și să crească potența în 2018 ar trebui să ia în considerare crearea comutatorului.

Dacă nu aveți hârtie, sarcinile suplimentare vor fi automate, informațiile vor fi salvate și actualizările vor fi create rapid.

Riscuri de securitate, riscuri de incendiu

Desigur, hârtia de excizie nu este în timp ce dezavantajele sale. Atacurile cibernetice și încălcările cunoștințelor sunt în creștere și va fi supărător să rămânem cu un pas înaintea hackerilor. Majoritatea consultanților sunt de acord că nu este posibil să se oprească toate încălcările, ceea ce cel mai simplu pe care îl vor face companiile este să aplice măsuri de securitate și să aibă o configurație de control doar în cazul unei încălcări a cunoștințelor.

Dacă cunoștințele clienților sunt compromise, ei vor pierde rapid religia în timpul unei afaceri. Sau mai rău, informațiile pot fi șterse cu totul, întrerupând operațiunile tradiționale.

Majoritatea americanilor sunt victimele atacurilor cibernetice la adresa unor organizații importante, informații despre MasterCard și chiar numere de asigurări sociale în pericol.

deși șansa de pierdere a cunoștințelor fizice nu este la îndemână pentru cunoștințele digitale, documentele fizice pot fi în pericol de furt, incendiu sau daune alternative.

Motive pentru care să nu fii hârtie

1) Banca online

Configurarea unui cont de verificare web poate reduce volumul de hârtie pentru afacerea dvs., poate economisi timp și poate construi în mod convenabil gestionarea numerarului. Majoritatea serviciilor bancare online sunt adaptate pentru dispozitive mobile, astfel încât veți putea realiza tranzacții în timpul dvs.

Operațiunile bancare online vă oferă libertatea de a plăti facturile, de a transfera fonduri și de a vă gândi la soldurile contului, fără restricțiile unei locații fizice. aveți acces 24 de ore din 24 la conturile dvs. și nu există rânduri lungi sau formulare de completat manual. pur și simplu un număr de clicuri directe și ați terminat.

Separarea finanțelor de afaceri de cele private facilitează organizarea tranzacțiilor comerciale și declararea impozitelor. Deschideți un cont curent separat pentru afaceri și utilizați contul doar pentru tranzacții comerciale.

2) Păstrați cărțile cu pachet.

Ca un mic proprietar de afaceri, probabil că nu aveți o echipă de persoane care să vă țină registrele. Dar asta nu înseamnă că gestionarea înregistrărilor ar trebui să fie o povară enormă pentru umerii tăi. Utilizați un pachet de contabilitate online pentru a contura procesele contabile și a reduce hârtia.

Urmărirea numerarului manual va adăuga cheltuieli suplimentare afacerii dvs. decât ați putea recunoaște. lent este eficient. Dacă plătiți ore înregistrând intrări în fiecare săptămână, sunteți blocat care ar fi cheltuit pentru a genera venituri.

Costul pentru formarea și stocarea înregistrărilor contabile pe hârtie pune, în același timp, o presiune asupra registrului de buzunar. Și, înregistrările scrise sunt, în plus, pasibile de erori. Greșelile oferă unui asociat o imagine inexactă a finanțelor tale și pot cauza alegeri nesănătoase de afaceri. Declarațiile fiscale incorecte vă fac vulnerabil la penalități și taxe ale autorității pe tot parcursul sezonului fiscal.

Evitați prețurile suplimentare cu un program de contabilitate fără hârtie. Acest pachet este rapid și calculează cifre pentru tine. informațiile sunt păstrate în cloud, astfel încât aveți acces la acestea de pe orice dispozitiv care se conectează la rețea.

3) Folosiți instrumente de colaborare digitală

Comunicarea este o parte foarte importantă a unei forțe de muncă puternice. odată ce personalul colaborează pe tot parcursul zilei de lucru, afacerea dvs. funcționează ca o mașină bine unsă. Folosiți instrumente de colaborare digitală pentru a menține conversațiile fără a pierde hârtie.

Multe instrumente online vă permit să partajați documente, foldere și vine. veți putea folosi împreună aplicațiile de gestionare a sarcinilor și de chat video. în loc să faceți schimb de fișiere de hârtie, solicitați personalului să colaboreze în cloud.

4) Scanați copii digitale

Există o mică întrebare despre care doriți să rămâneți recorduri pentru afacerea dvs. Înregistrări contabile, contracte, facturi — lista poate continua. Reducerea cantității de exemplare epuizante pe care le stocați este o tehnică de a ține sub control documentele.

Pentru a reduce hârtia de maltratare în cadrul punctului geografic, scanați copii digitale. veți putea să importați documente într-un produs sau să le salvați ca fișiere pe computer. gândiți-vă la stocarea documentelor de afaceri în cloud. În acest fel, formularele nu se vor pierde dacă computerul se blochează.

5) Aveți acces la tot ce este la îndemână

„Când se scade factura mea?” întreabă clientul tău. Dacă doriți să apăreați prin cutii de pantofi pline cu documente mototolite pentru a găsi soluția, ar fi timpul să utilizați un sistem de fișiere fără hârtie.

Cu sistemele de afaceri fără hârtie, nu trebuie să fii obligat să treci prin munți de muncă pentru a căuta documente. Dacă utilizați un sistem de fișiere bazat pe cloud, veți putea accesa cunoștințele de pe orice dispozitiv cu o asociere online. de exemplu, dacă utilizați un pachet de contabilitate online, veți putea să vă actualizați cărțile oricând doriți, din orice locație doriți.

Sistemele fără hârtie vor genera informații despre clienți mai rapid și mai accesibile. Și, veți putea trimite clienților campanii de e-mail personalizate, în loc să trimiteți promoții prin poștă.

Când efectuați o bancă online, nu sunteți restricționat de orele bancare. aveți acces 24/7 la conturile dvs., oferindu-vă libertatea de a consulta soldurile contului și de a plăti facturile oricând doriți. Acest lucru vă economisește timp, deoarece nu trebuie să fiți obligat să luați o decizie de fiecare dată când doriți să verificați fondurile.

6) Transfer de informații între personal.

Împărtășirea informațiilor între angajații dvs. poate fi o parte cheie a unei afaceri prospere. cu toate acestea, odată ce totul este mâzgălit pe notecards, transferul de informații va fi deranjant.

Folosirea instrumentelor de colaborare digitală nu reduce doar hârtia la locul de muncă, dar va facilita schimbul de informații și fluxul de informații. acest lucru ar putea îmbunătăți cooperarea, ar putea încuraja inovația și ar putea preveni semnele de informare.

Instrumentele online permit personalului să partajeze documente, dosare, asociate cu maltratarea unui sistem economic. personalul va colabora în cloud, mai degrabă decât să aștepte cu nerăbdare colegii la îndemână pentru fișierele de hârtie.

7) Primiți plățile clientului mai repede

Dacă acordați credit clienților, doriți să fiți obligat să le facturați într-un scop sau altul. mai degrabă decât facturi pe hârtie de cauzalitate, veți putea trece la facturi electronice, economisind numerar pe hârtie, plicuri și poștă. în afară de economiile de preț oferite, există și posibilitatea de a accelera plata.

Când trimiteți o factură prin e-mail asociat, clientul dvs. o poate primi probabil acum, ceea ce se poate accelera, însă în curând va plăti. Dacă utilizați un pachet care vă permite să produceți și să urmăriți facturile, veți putea gestiona facturile neplătite suplimentar rapid prin cauzalitatea cererilor de plată ulterioare, odată ce vor fi acceptate.

Rețineți că este posibil ca facturarea online să nu funcționeze pentru fiecare client. Unii clienți preferă primirea de facturi fizice. trebuie să aveți posibilitatea de asociat care să permită clienților să prefere facturarea electronică dacă doresc.

8) Responsabilitățile proprietarului de afaceri Contour

Reținerea și remiterea impozitelor poate fi o sarcină de care nu va scăpa un proprietar de afaceri. în ciuda structurii dvs. de afaceri, datorați impozite guvernului. Și dacă aveți personal, s-ar putea să datorați chiar și taxe suplimentare.

Pentru a vă modifica responsabilitățile de plată a impozitelor, vă veți putea înregistra la Sistemul electronic de plată a impozitelor federale (EFTPS). maltratarea EFTPS este gratuită și vă simplifică plățile fiscale. Și veți putea accesa pur și simplu istoricul plăților.

Căutați alternative digitale la responsabilitățile alternative ale proprietarului de afaceri. de exemplu, veți putea aplica pentru EIN asociat (Numărul de identificare a angajatorului) online, în loc să depuneți o hârtie de tip SS-4. după ce depuneți depunerea online și sunteți aprobat, autoritatea vă oferă acum EIN-ul. cu toate acestea, după ce trimiteți prin fax sau poștă tipul SS-4, nu veți primi EIN-ul dumneavoastră timp de zile sau săptămâni.

Loc de muncă fără hârtie Avantaje pentru afaceri

Reducerea ocupării hârtiei în cadrul punctului geografic va avea mai multe efecte pozitive. Iată doar o serie de avantaje la locul de muncă fără hârtie:

Economisește timp: natura automată a documentelor electronice economisește timp de la informațiile scrise de mână.

Informații accesibile: ca urmare a stocării cunoștințelor în cloud, le veți putea accesa de pe orice dispozitiv cu o asociere online.

Serviciu îmbunătățit pentru clienți: un loc de muncă fără hârtie vă ajută să gestionați rapid informațiile despre clienți și comunicațiile suplimentare.

Soluții ușoare de stocare: Înregistrările digitale ocupă mai puțin spațiu decât dulapurile de depozitare pline de muncă.

Date securizate: sistemele online rulează pe servere securizate, astfel încât numai utilizatorii autorizați vor accesa informațiile.

Concluzie

Este extrem de puțin probabil ca afacerea ta să fie complet fără hârtie. Dar, reducând cantitatea de hârtie, utilizați operațiuni simplificate. Cu procese mai practice, veți putea începe să călătoriți fără hârtie, să vă dezvoltați compania și să reduceți prețurile.

Iată infograficul care conține cele mai bune informații despre motivul pentru care să nu faci hârtie. Citiți mai jos infografică pentru mai multe

Surse suplimentare