5 aplicații care ne ajută să devenim la distanță și flexibili

În timp ce climatul actual poate fi înfricoșător pentru majoritatea, am observat câteva oportunități uimitoare de a ne îmbunătăți afacerea și am implementat deja 3 lucruri pozitive despre care vorbim în această postare.

Ca o afacere online, angajăm o mulțime de scriitori și liber profesioniști din toată lumea, așa că am fost întotdeauna în mare parte îndepărtați. Cu toate acestea, suportul, finanțele și operațiunile noastre de bază au fost întotdeauna strict bazate într-un birou într-un sens mai tradițional. Am crezut că acesta a fost întotdeauna răspunsul la o comunicare mai eficientă, o productivitate mai mare și o bază pentru a organiza întâlniri.

În lumina evenimentelor recente, am văzut o oportunitate de a schimba aceste convingeri de afaceri „vechi” și de a introduce un nou mod de lucru care ar beneficia atât de clienții noștri, cât și de personalul nostru.

Acum suntem la distanță (dar încă mai avem biroul dacă cineva trebuie să-l folosească) și am adoptat, de asemenea, orele flexibile, astfel încât personalul să poată alege orele de lucru.

Acest lucru a fost bun pentru că:

• Echipele de asistență sunt mai deschise să lucreze mai devreme sau mai târziu (pentru a se potrivi stilului lor de viață).
• … acest lucru înseamnă mai multă asistență telefonică și prin chat pentru clienții noștri și echipa de producție.
• Personalul este mai mulțumit cu mai multă flexibilitate, ceea ce înseamnă mai multă productivitate și clienți mai fericiți.
• Putem angaja o echipă de bază din oriunde în lume (nu sunt restricționate de locație).
• Ajungem să folosim aplicații interesante care ne permit să colaborăm de la distanță și să fim mai productivi decât oricând...

Acest lucru mă duce la miezul acestei postări pe blog. Aplicații care ne ajută să devenim la distanță și flexibili ...

Nu există link-uri afiliate mai jos, acestea sunt doar instrumente care ne plac și credem că vor ajuta alte companii în călătoria lor să fie la distanță!

Redirecționare și urmărire a apelurilor: Apel aerian

În mod jenant, am folosit întotdeauna telefoane tradiționale de birou încă din prima zi la birou, în 2013. Pentru că nu am avut niciodată nevoie de altă soluție, pur și simplu am rămas cu ea. După ce am decis să ne punem compania să lucreze de la distanță, am evaluat soluții posibile. Aircall a ieșit pe primul loc.

Aircall este o suită all-in-one pentru a crea în esență un centru de apeluri. Cu capacitatea de a crea noi numere de telefon funcționale pentru orice țară, în câteva secunde, am fost imediat atrași (și inspirați) de interfața simplu de utilizat. Proba lor gratuită de 7 zile vă oferă 40 de minute de timp pentru a apela.

Am stabilit un număr de telefon pentru fiecare dintre principalele țări din baza noastră de clienți (SUA, Marea Britanie și AU) și i-am atribuit fiecăreia membri ai echipei de asistență folosind interfața diagramă de flux foarte simplă. Am putea, de asemenea, să acordăm prioritate anumitor membri de asistență sau chiar să creăm un standard, astfel încât apelurile să poată fi redirecționate către persoana potrivită.

Încărcarea mesajelor de întâmpinare, răspunsul la mesaje telefonice și la mesajele după orele de program a fost la fel de simplă ca și încărcarea unui mp3 în interfață.

Apelurile sunt efectuate și primite printr-o aplicație de pe computer sau telefon (iOS și Android sunt disponibile). Am cumpărat inițial căști USB pentru această configurație, dar în cele din urmă am decis să folosim aplicațiile mobile, deoarece era mai puțin o interferență cu ecranul de lucru al tuturor atunci când a primit un apel.

De ce ne place Aircall

• Probă simplă gratuită – nu este nevoie să întrebați sau să vorbiți cu echipele de vânzări, pur și simplu înregistrați-vă și începeți.
• Ușor de adăugat numere locale sau de taxă pentru orice țară.
• Efectuați și primiți apeluri dintr-o aplicație pe un computer sau pe telefon - nu este nevoie de echipament suplimentar.
• Ușor de redirecționat, transferat și direcționat apelurile către persoanele potrivite, la momentul potrivit, folosind interfața cu diagrama de flux.
• Ușor de încărcat mesaje personalizate de bun venit și muzică de așteptare (ne poate scrie cineva un Jingle?).
• Apelurile sunt înregistrate și pot fi etichetate – așa că este excelent pentru rezolvarea problemelor dintre echipe și instruirea personalului.
• Analiză excelentă a apelurilor pentru a vă ajuta să luați decizii mai bune în viitor.

Verifică-l aici: Aircall.io

E-mail, chat live și bilete de asistență: Help Scout

Deci, când am început inițial, am configurat „e-mailurile de grup”. Support@, Accounts@, Publishers@ etc. Apoi vom trimite acele e-mailuri către mai mulți oameni relevanți din afacerea noastră. Așadar, support@ va trimite echipa de asistență individual în căsuța de e-mail Gmail.

Când te gândești la asta, e o nebunie...

Și mă surprinde că unele companii sunt încă înființate așa și astăzi. Dacă sunteți una dintre aceste companii, nu mai citiți și înființați Help Scout astăzi!

• E-mailurile au primit „dublu răspuns” de către doi membri diferiți de asistență.
• A existat o mulțime de comunicare verbală în birou, cu membrii de asistență clarificând cine s-a ocupat cu ce.
• Unele e-mailuri au fost lăsate mai mult decât ar fi trebuit, deoarece alți membri ai asistenței au presupus că altcineva s-a ocupat de asta.
• A început o mulțime de comunicare „unu la unu” între membrul de asistență și client, ceea ce înseamnă că o altă echipă de asistență nu ar putea sări și să rezolve problemele dacă ar fi trebuit.

Aceasta a însemnat că foarte devreme în afacerea noastră, a trebuit să găsim o soluție, iar acea soluție a fost Help Scout.

Help Scout este, în esență, un software „ticket de asistență” care funcționează ca e-mailul – dar cu o barcă încărcați mai multe funcții care îl fac (probabil) cea mai esențială piesă de software terță parte pe care o folosim.

În Help Scout, membrii de asistență relevanți pot avea acces la aceeași căsuță de e-mail sau mai multe căsuțe de e-mail - și știu exact când e-mailurile sunt tratate sau au fost tratate (în direct). E-mailurile pot fi atribuite, etichetate și mutate în căsuțe de e-mail diferite pentru rezolvare. Fluxurile de lucru automate pot fi chiar configurate pentru a se asigura că e-mailurile de aceeași natură sunt tratate în același mod, fără intervenție manuală.

Ei au, de asemenea, un Live Chat pe care l-am instalat pe site-ul nostru web, iar chaturile sunt tratate ca e-mailuri – și stocate în același mod pentru referințe viitoare.

Fără Help Scout, mersul la distanță ar fi fost imposibil. Asistența noastră este acum atât de eficientă și responsabilă datorită acestei interfețe foarte ușor de utilizat.

De ce ne place Help Scout

• Putem configura căsuțe de e-mail separate pentru fiecare aspect al afacerii noastre – clienți, finanțe, scriitori, bloggeri, echipe independente și multe altele.
• Fiecare membru al echipei de asistență poate vedea cine are de-a face cu ce e-mail live.
• E-mailurile pot fi etichetate, atribuite și mutate în căsuțele de e-mail relevante.
• Fluxurile de lucru automate pot fi declanșate astfel încât e-mailurile de o anumită natură să fie atribuite unei anumite persoane sau etichetate într-un anumit mod.
• Au o funcție de chat live care funcționează perfect cu căsuța de e-mail asociată.
• Au un tablou de bord grozav de analiză/raportare care ne ajută să identificăm personalul de asistență superstar și să luăm alte decizii importante în legătură cu asistența.

Verificați-l aici: HelpScout.net

Înregistrare timp și salarizare: Hubstaff

Folosim Hubstaff de câțiva ani, în principal pentru echipa noastră din Filipine. Hubstaff permite membrilor echipei să se „conecteze” și să înceapă lucrul și le va înregistra timpul, proiectele la care au lucrat și activitatea. Acest lucru este grozav din punct de vedere operațional, deoarece putem vedea unde este petrecut în cea mai mare parte timpul cu o vedere de ochi. De asemenea, putem vedea cine este online și când (cu funcția Programe), ceea ce demitizează o parte din imprevizibilitatea care poate apărea la începerea orelor flexibile.

Hubstaff are, de asemenea, o funcție de salarizare care va plăti personalului tariful orar pe baza orelor lucrate, automat, cu o serie de opțiuni de plată.

De când am devenit la distanță, am decis să lansăm Hubstaff pentru toată echipa noastră principală, să înregistrăm orele lucrate la fiecare proiect și să acordăm, de asemenea, puțină responsabilitate. Până acum acest lucru a funcționat grozav.

De ce ne place Hubstaff

• Abilitatea de a înregistra timpul alocat proiectelor și echipelor.
• Face ca salarizarea să fie ușoară și automată.
• Oferă operațiunilor o vizibilitate clară a proiectelor la care au lucrat, de cine și când.

Verifică-l aici: Hubstaff.com

Management de proiect: Trello

Cu operațiuni și dezvoltare, am adoptat anterior o abordare relaxată a managementului de proiect. Cu echipa de dezvoltare folosind propriul software de management al proiectelor și operațiunile folosind în mare parte comunicare verbală sau table albe pentru a gestiona proiecte, a funcționat OK într-un mediu de afaceri tradițional din lumea reală.

Cu lucrul de la distanță, știam că trebuie să avem vizibilitate asupra proiectelor de la toate echipele. Trebuia să știm ce este în curs, la ce se lucrează, cât de departe este și ce a fost finalizat pentru a putea fi testat. Într-un mediu tradițional de birou, este la fel de ușor ca să țineți o întâlnire săptămânală sau să strigați prin cameră. De la distanță, aveam nevoie de software de management de proiect, iar alegerea noastră, după ce am încercat o mulțime de soluții, a fost Trello.

Interfața Trello funcționează ca o placă Kanban, care oferă o imagine minunată asupra a tot ceea ce se întâmplă într-un anumit proiect, departament sau chiar companie în ansamblu.

Interfața funcționează cu „tablete”, „liste” și „cărți”.

• Fiecare consiliu poate reprezenta un departament precum Dezvoltare. Sau poate fi la fel de concentrat pe laser ca un anumit proiect sau caracteristică a unui proiect.
• Fiecare listă dintr-un panou poate reprezenta o fațetă a acelui panou. De exemplu, ar putea fi „Pipeline”, „Doing” și „Done”. Sau „Proiect 1”, „Proiect 2”, „Proiect 3” etc.
• Fiecare card dintr-o listă va avea apoi detalii despre o anumită sarcină sau de făcut.

Trello este foarte, foarte versatil și are multe moduri în care îl poți folosi. Așa că voi vedea cum îl folosim pentru compania noastră.

Avem un consiliu pentru operațiuni . Aici avem o perspectivă a proiectelor, fie că este vorba de marketing, dezvoltare, idei noi de postări pe blog, idei video etc. Totul este acolo și fiecare listă reprezintă un tip diferit de proiect. În fiecare card se află fiecare proiect sau sarcină, iar apoi în cadrul cardurilor se află detaliile acelei sarcini, cu liste de verificare pentru fiecare micro-to-do.

Avem, de asemenea, un consiliu pentru Dezvoltare . Aici avem fiecare dezvoltare și listele reprezintă stadiul de dezvoltare; Conductă, lucru, testare și finalizare.

Deci, după cum puteți vedea, două cazuri de utilizare diferite pentru plăci, dar ambele sunt eficiente pentru propriile mijloace.

Trello are, de asemenea, capacitatea de a comunica prin carduri, de a actualiza progresul, de a eticheta alți membri ai echipei, de a încărca capturi de ecran, atașamente și multe altele.

De ce ne place Trello

• Extrem de versatil pentru a fi folosit ca instrument de gestionare a proiectelor grele sau chiar ca o listă simplă de activități.
• Posibilitatea de a adăuga mai multe panouri pentru mai multe echipe.
• Vizualizarea proiectelor cu o vedere de ochi sau extrem de focalizate cu laser pe o anumită fațetă a unui proiect este ușor cu câteva clicuri.
• Comunicarea este ușoară în cadrul software-ului.
• Este gratis.

Verifică-l aici: Trello.com

Comunicare internă și documente: G Suite

Am folosit G Suite de la început, dar recent, de când am devenit la distanță, ne-am bazat mult mai mult pe el.

Folosim G Suite ca „hub” – totul, de la adrese de e-mail, chat intern, calendare partajate, documente ale companiei și întâlniri video, sunt folosite zilnic.

Nu-mi vine să cred când aud că companiile încă folosesc Outlook când există G Suite, care are un cost scăzut per utilizator.

În primul rând, suntem cu toții pregătiți pentru e-mail – chiar dacă toate e-mailurile noastre de asistență vin la Help Scout, ne bazăm în continuare pe e-mailul intern pentru a comunica.

În al doilea rând, există Google Hangouts, pe care îl folosim pentru chat rapid cu echipă, precum și apeluri video, în care putem organiza întâlniri virtuale.

În al treilea rând, deținem toate documentele companiei noastre în „Drive”. Totul, de la certificatul nostru de înmatriculare, până la documentele de asigurare și contractele, sunt securizate în Drive-ul nostru pe cloud, accesibil de pe orice computer. Nu într-un dulap de dosare dintr-un birou.

Și, în sfârșit, ne putem ocupa de evenimente de afaceri, concedii anuale și multe altele folosind calendarele partajate, la care toată lumea are acces.

De ce ne place G Suite

• Ușor și intuitiv de utilizat.
• Totul important într-un singur loc (e-mailuri, chat-uri, documente, calendare).
• Accesibil de pe orice dispozitiv.
• Date sigure și securizate stocate.
• Universal – majoritatea oamenilor folosesc Gmail și Hangouts.

Verifică-l aici: GSuite.Google.com

Gânduri finale

Sper că v-a plăcut postarea noastră despre aplicațiile noastre preferate care ne ajută să devenim la distanță și flexibilitate! Ne-ar plăcea să aflăm ce aplicații și instrumente vă ajută compania. Trimiteți-ne un e-mail la support@fatjoe.com sau comentați pe oricare dintre canalele noastre sociale și haideți să discutăm