5 instrumente puternice de colaborare pentru lucrul din echipe de acasă

Colaborarea este un element crucial care stimulează performanța forței de muncă.

Întărește munca în echipă și încurajează gândirea inovatoare și contribuția egală a membrilor echipei la atingerea eficientă a obiectivelor.

Un studiu de la Stanford de acum câțiva ani arată că chiar și simpla percepție de a lucra împreună cu o echipă crește performanța unui individ.

Pe măsură ce COVID-19 a afectat și a schimbat modul în care afacerile funcționează la nivel global, munca în echipă și colaborarea au devenit și mai importante.

Și dificil de executat datorită echipelor care lucrează de acasă. Drept urmare, companiile au ajuns să depind din ce în ce mai mult de instrumentele online de colaborare la distanță pentru a continua să impulsioneze inovația, să crească productivitatea angajaților și să rămână relevante.

Mai jos am enumerat 5 instrumente populare de colaborare la distanță pe care le puteți folosi pentru a îmbunătăți comunicarea și munca în echipă între angajați, în special între cei care lucrează în prezent de acasă.

Instrument de colaborare pentru documente și fișiere – Google Docs/ Google Drive

Aplicațiile de partajare a documentelor și a fișierelor joacă un rol major într-un set de instrumente de colaborare. Acestea ajută echipele să partajeze și să colaboreze cu ușurință la documente comune online.

Cercetările arată că echipele pot crea documente cu 33% mai rapid cu un instrument de gestionare a documentelor care elimină nevoia de atașamente .

Un jucător important din această categorie este Google Docs, cu ajutorul căruia puteți crea documente, le puteți edita/examina și le puteți partaja altora, de pe orice dispozitiv și de oriunde în lume.

De asemenea, puteți descărca documente în mai multe formate de fișiere, după cum este necesar. Integrat cu Google Drive, vă permite să vă organizați documentele în mod ordonat și să gestionați permisiunea pentru acestea în întreaga organizație.

Când să utilizați:

• În timpul întâlnirilor online pentru a lua notițe
• Pentru a dezvolta idei în colaborare în timpul unei sesiuni de brainstorming online
• Pentru a colabora în timp real la editarea unui document
• Urmăriți progresul documentului cu istoricul versiunilor
• Pentru a partaja documente importante cu membrii echipei, clienții sau părțile interesate
• Oferiți feedback instantaneu asupra documentelor sau faceți sugestii pentru modificări

Spațiu de lucru vizual pentru colaborare – Creately

Se estimează că peste 60% dintre generația X și Millennials colaborează mai mult prin mijloace vizuale.

Elementele vizuale îi ajută pe oameni să-și comunice mai bine ideile, procesele, fluxurile de lucru, design-urile etc. Acesta este motivul pentru care majoritatea sălilor de conferințe au tablă albă în ele; pentru a ajuta la adăugarea unui aspect vizual celor discutate.

Platformele de colaborare vizuală înlocuiesc această tablă tradițională cu o pânză infinită, bazată pe cloud, în care mai multe persoane pot lucra împreună la dezvoltarea ideilor și a design-urilor folosind elemente vizuale și diagrame.

Un gigant în industrie este Creately. Oferă o pânză online scalabilă, infinită, cu funcții intuitive de desen pentru a ajuta echipele să colaboreze în timp real la vizualizarea mai rapidă a conceptelor.

De asemenea, are 1000 de șabloane prefabricate bazate pe diverse scenarii pentru marketing, dezvoltare, design, inginerie, HR, management de proiect și echipe agile.

Integrarea sa perfectă cu Google Drive, Confluence și Slack ajută și mai mult la consolidarea colaborării între echipele interfuncționale.

Când să utilizați:

• Pentru a face brainstorming în jurul ideilor folosind hărți mentale, panouri de idei, diagrame cu oase de pește etc.
• Pentru a face Sprint Planning online cu echipa ta Scrum
• Pentru a colabora în timp real în jurul dezvoltării de idei/planuri folosind imagini și diagrame, de oriunde
• Pentru a planifica și a revizui fluxurile de utilizatori, wireframes și machete de UI
• Pentru a vizualiza statistici și informații pentru rapoarte, documente, prezentări etc.
• Pentru a partaja și a obține feedback cu privire la documente de la colegi, părți interesate și clienți

Aplicația de mesagerie pentru echipe – Slack

Colaborarea începe cu o comunicare adecvată între angajați.

Și există multe aplicații create special pentru a facilita comunicarea între echipe, indiferent dacă lucrează din aceeași locație sau de la distanță.

În timp ce Microsoft Teams este conceput pentru companii mai mari, este adesea considerat ca fiind dificil de configurat, spre deosebire de Slack, care este mai ușor de configurat și administrat.

Deci, pentru această postare, am decis să rămânem cu Slack, deși Microsoft Teams are o bază de utilizatori mai mare, din motivele pentru care este mai ușor de configurat și utilizat și este alegerea potrivită pentru mesageria instantanee pentru companii.

Slack este un instrument de comunicare excelent pentru echipe de toate dimensiunile, indiferent dacă sunt interne sau la distanță. Permite echipelor să se conecteze cu colegii prin mesaje instantanee, apeluri video și chiar să creeze canale separate, care nu au legătură cu munca, pentru a socializa.

Când să-l folosești;

• Acesta înlocuiește e-mailurile, apelurile telefonice și mesajele text atunci când doriți să comunicați cu echipa dvs
• Pentru a păstra informații importante, documente, link-uri către resurse etc. salvate în istoricul dvs. de chat. Le puteți descoperi rapid cu opțiunea de căutare
• Pentru a seta mementouri pentru tine și echipa ta pentru evenimente importante (de exemplu, scrum zilnic)
• Pentru a intra în legătură cu colegii tăi prin apel audio sau video
• Pentru a crea spații comunitare distractive pentru ca echipa dvs. să se relaționeze cu lucruri care nu sunt legate de muncă
• Pentru a rezolva probleme, a anunța alte persoane, a face brainstorming despre idei și a împărtăși actualizările sarcinilor/proiectului
• Pentru a vă împărtăși starea de disponibilitate în timpul programului de lucru

Instrument pentru întâlniri online – Zoom

Când lucrați de la distanță, întâlnirea și lucrul personal nu este posibil; dar videoconferința permite conversațiile „față în față” virtual.

Și pentru o echipă de la distanță, aceștia sunt esențiali pentru a construi încrederea și pentru a oferi indiciile vizuale necesare pentru o comunicare eficientă.

Există multe instrumente pe piață. Bloomberg raportează că piața globală de conferințe video se va extinde cu o rată de creștere anuală compusă de 9,2% până în 2025, crescând această piață la o valoare de 6,7 miliarde de dolari . De asemenea, se precizează că 51% dintre lucrători au preluat apeluri video pentru serviciu, de la un birou la domiciliu, în timp ce 33% au făcut acest lucru de la o facilitate de coworking .

Un instrument popular folosit în întreaga lume pentru conferințe video este Zoom. De la începutul pandemiei de COVID-19, Zoom și-a crescut baza de utilizatori la un nivel record. Se estimează că compania a adăugat 2,22 milioane de utilizatori activi lunar până acum în 2020, în timp ce în 2019 a adăugat 1,99 milioane .

Când să-l folosești;

• Pentru conferințe video și conferințe audio cu colegii de muncă
• Pentru desfășurarea de întâlniri la distanță cu membrii echipei, clienții, părțile interesate etc.
• Pentru desfășurarea de interviuri la distanță și desfășurarea sesiunilor de formare pentru noii angajați la distanță
• Pentru a desfășura seminarii web și alte evenimente de marketing
• Pentru a programa și înregistra întâlniri
• Pentru partajarea ecranului

Management de proiect – Favro

În ultimii ani, software-ul de management al proiectelor/sarcinilor a devenit extrem de popular, acum cu atât mai mult cu cât majoritatea echipelor au membri care lucrează de la distanță.

Indiferent dacă doriți să organizați pur și simplu sarcinile proiectului sau un sistem de nivel enterprise pentru a planifica și monitoriza proiecte, există o soluție pentru toată lumea.

Favro oferă un singur spațiu pentru echipele distribuite pentru a colabora la planificarea, organizarea și urmărirea progresului sarcinilor/proiectelor la care lucrează.

Când să-l folosești:

• Pentru a vizualiza lucrările în desfășurare folosind foi de parcurs, liste și foi, pentru a identifica blocajele și a rămâne sincronizat ca o echipă
• Pentru a crea și a colabora la conținutul necesar proiectelor din cadrul aplicației
• Să planifice proiecte și să atribuie sarcini și sarcini în rândul membrilor echipei
• Pentru a crea întârzieri de lucru de făcut în viitor și colecții (spații de lucru) pentru echipe separate
• Pentru a revizui și a lăsa feedback despre proiecte pentru colegi

Care sunt instrumentele tale preferate de colaborare la distanță?

Cheia unei colaborări fără întreruperi de la distanță este utilizarea instrumentului potrivit pentru scopul potrivit și utilizarea unui set limitat de instrumente pentru a evita crearea confuziei. Pentru a promova utilizarea mai eficientă a instrumentelor, aveți îndrumări clare despre când și cum să le utilizați, scrise și împărtășite cu echipa.

Sperăm că aceste 5 instrumente de colaborare la distanță vă vor ajuta să faceți treaba eficient.

Spune-ne feedback-ul tău în secțiunea de comentarii de mai jos.