Ghid rapid pentru o planificare mai ușoară a creșterii programului de la distanță (PI).

PI Planning este o parte esențială a Scaled Agile Framework ^TM . Este o modalitate excelentă de a vă alinia echipele și de a vă concentra pe ceea ce este important. Cu toate acestea, poate fi dificil să știi de unde să începi. Acest ghid vă va prezenta elementele de bază ale PI Planning și ceea ce trebuie să includeți în agenda dvs. pentru a obține rezultate de planificare de succes.

Ce este planificarea PI?

Planificarea Programului Increment, sau planificarea PI, este un eveniment bazat pe cadență, care este esențial pentru execuția cu succes a versiunilor agile. Se află în centrul Agile Release Train (ART), aliniind toate echipele din ART la o misiune și viziune comune.

Sesiunile de planificare PI sunt evenimente programate în mod regulat, organizate pe tot parcursul anului, în care mai multe echipe din același Agile Release Train se întâlnesc pentru a discuta despre caracteristici, calea de urmat, foaia de parcurs și dependențele între echipe.

Evenimentul PI Planning este de obicei organizat de Release Train Engineer (Scrum Master) și are loc pe o perioadă de 2 zile care include 8 până la 12 săptămâni de incremente de program.

O organizație poate decide când să aibă sesiunile PI. De exemplu, multe companii programează planificarea PI la începutul unei creșteri de program și după iterația de inspectare și adaptare, în timp ce unele optează să aibă sesiunile trimestriale. Aceste sesiuni au loc în mod regulat pe un program fix, permițând managerilor de proiect sau echipelor relevante să planifice din timp.

SAFe sau Scaled Agile Framework ^TM este un set de linii directoare și practici care sprijină organizațiile mai mari să adopte agilitatea. Este format din patru pași; planificare, execuție, adaptare și reflecție. SAFe este acceptată ca o metodologie care crește vizibilitatea, alinierea și colaborarea între diferite echipe și niveluri, rezultând o productivitate și livrare mai bune.

Planificare PI de la distanță

Sesiunile de planificare PI sunt în mod tradițional ținute în persoană. Cu toate acestea, pandemia a schimbat locul de muncă în mod irevocabil, unde localizarea diferitelor echipe și membri ai echipei într-un singur loc, în persoană, nu este întotdeauna posibilă. Ca atare, prioritatea este de a aduna toate echipele relevante care fac parte din lucru în timp real pentru a fi prezente în planificare. Pentru a facilita și susține aceste sesiuni de la distanță, sunt utilizate o serie de instrumente online și tehnologii necesare.

De ce este importantă planificarea PI?

Planificarea PI este esențială pentru companiile de toate dimensiunile, dar este deosebit de valoroasă pentru organizațiile mari care pot avea 100-200 de echipe și 1000 de dezvoltatori. Înainte de introducerea planificării PI, aceste echipe nu aveau nicio comunicare între ele și, prin urmare, informațiile erau transmise în cascadă de la nivelul de conducere și management, ducând la conflicte în resurse, bugete și muncă.

Cu PI Planning, protocoalele de comunicare adecvate permit echipelor să se reunească și să discute despre ceea ce lucrează și să se asigure că dependențele sunt înțelese și gestionate eficient. De exemplu, ar putea fi evitate situațiile în care două echipe lucrează la funcții diferite fără a realiza că există o dependență care ar putea întârzia lansarea sau ar necesita o reluare semnificativă a codului.

În timpul sesiunilor de planificare PI, echipele și membrii echipei se întâlnesc față în față (de la distanță sau în persoană), deschizând calea pentru interacțiuni unu-la-unu care ar avea ca rezultat o mai bună cooperare în activitățile viitoare. La sfârșitul unei sesiuni de planificare PI, echipele sunt echipate cu un plan care include iterații, restanțe, obiective și riscuri pentru următorul program.

PI Planning, pe scurt, permite,

• comunicații structurate și vizibilitate
• colaborare și o mai bună sincronizare între diferite echipe
• munca eficientă, alinierea la sarcini și obiective
• capacitatea de a lansa funcții în mai puțin timp și de a rămâne în limita bugetului.

Planificarea evenimentului

Există trei pași pentru o planificare PI de succes.

1. Pregătirea organizațională: Asigurați-vă că toate părțile interesate și liderii din program sunt disponibili pentru a participa. Cel mai bine ar fi ca sesiunile de planificare PI să fie programate în avans și echipelor să li se trimită mementouri.
2. Pregătirea conținutului : Viziunea și scopul sesiunii PI și programul trebuie să fie bine pregătite și să fie la îndemână la timp pentru sesiune. Acest lucru ar trebui comunicat în mod clar tuturor participanților în prima zi.
3. Pregătirea logistică: Aranjați o cameră mare, dacă este în persoană, un apel Microsoft Teams sau Team Zoom care poate găzdui toți participanții. În sesiunile de la distanță, utilizați sălile de lucru pentru a împărți echipele în grupuri mici, astfel încât acestea să se poată interacționa mai mult între ele.

Înainte de un eveniment PI, pe lângă pașii de mai sus, asigurați-vă că elementele menționate mai jos sunt identificate și stabilite, de asemenea.

• Viziunea și obiectivele proiectului
• Domeniul de aplicare al proiectului, constrângeri, cronologie și repere
• Resurse necesare
• Roluri si responsabilitati

Agendă

Agenda evenimentului de planificare PI joacă un rol esențial. Este cadrul care ghidează participanții asupra a ceea ce trebuie acoperit pentru ca toți să înțeleagă rolul lor în construirea și executarea trenului de lansare agilă. Agenda ar trebui să fie întotdeauna simplă și simplă, astfel încât participanții să se poată concentra pe ceea ce contează cel mai mult: oferirea de valoare.

Deși planificarea PI sau planificarea PI la distanță pot fi diferite pentru fiecare organizație, există anumite asemănări. Mai jos este agenda standard pentru o sesiune de planificare PI de două zile pe care ați putea să o urmați.

Contextul de afaceri

O actualizare despre starea actuală a afacerii, viziunea portofoliului și cât de eficiente sunt soluțiile actuale în abordarea nevoilor clienților. Acesta este de obicei prezentat de proprietarul afacerii sau de un director executiv.

Viziune produs/soluție

Aceasta implică viziunea actuală, care include primele 10 funcții viitoare, orice modificări față de evenimentul anterior de planificare PI și etapele de referință viitoare. Viziunea produs/soluție este de obicei prezentată de Product Management.

Viziunea arhitecturii și practicile de dezvoltare

Viziunea arhitecturii și modificările legate de agilitate pentru îmbunătățiri ale infrastructurii, procesului de dezvoltare și comunicațiilor în viitorul PI. Departamentul de Arhitectură/Inginerie preia conducerea în prezentarea viziunii arhitecturii și a practicilor de dezvoltare.

Fundal de planificare

O schiță a modului în care funcționează procesul de planificare și a ceea ce este de așteptat.

Sesiuni Breakout

Mai multe sesiuni breakout, cel puțin două, s-au desfășurat pe parcursul celor două zile. Pentru prima sesiune, echipele vor lucra pentru a-și identifica capacitățile, restanțele, riscurile și dependențele pentru a elabora proiecte de planuri care să includă obiectivele inițiale ale PI ale echipei pentru a fi împărtășite altora. Aceste obiective PI constau în obiective care sunt incluse în plan, dar nu sunt angajate din cauza unor factori sau riscuri necunoscute.

În cea de-a doua sesiune, care are loc de obicei în a doua zi, echipele vor continua să lucreze la planuri și să facă ajustări după cum este necesar. Obiectivele pentru PI sunt finalizate de echipe înainte de a fi predate proprietarilor de afaceri sau conducerii superioare pentru a atribui valorile afacerii.

Revizuirea proiectului de plan

Echipele prezintă proiecte de planuri pentru feedback. Aici echipele sunt încurajate să comunice și să identifice dependențele asociate cu alte echipe sau trenuri de lansare agile. Sesiunea este o ședință strânsă, în care echipele prezintă rezultate cheie de planificare, proiecte de obiective PI, riscuri potențiale și dependențe. Proprietarii de afaceri și alte echipe oferă informații după prezentarea fiecărei echipe.

Analiză de management

Proprietarii de afaceri, părțile interesate și conducerea se vor întâlni pentru a aborda provocările prezentate în proiectul de plan pentru a propune soluții sau schimbări. O atenție specială va fi acordată provocărilor în domeniul de aplicare, problemelor legate de resurse și dependențelor. În timpul ședinței de revizuire a conducerii și de rezolvare a problemelor, conducerea va analiza sortarea modificărilor domeniului de aplicare, rezolvarea diferitelor probleme și efectuarea ajustărilor.

Revizuirea planului final

Fiecare echipă își prezintă planurile grupului. După fiecare prezentare, fiecare echipă evidențiază riscurile, dependențele și barierele. Planul este prezentat proprietarului afacerii și conducerii spre aprobare. Dacă planul este aprobat, obiectivele PI sunt prezentate pentru ca toată lumea să le vadă. Dacă conducerea are anumite preocupări, echipei i se oferă timp pentru a aborda preocupările și a prezenta planul revizuit.

Riscurile programului

Echipele vor identifica riscurile care împiedică atingerea obiectivelor în timpul sesiunii de planificare. Riscurile identificate vor fi prezentate întregului grup și abordate cu transparență. În timpul acestui proces, riscurile vor fi clasificate după cum urmează.

• Rezolvat: riscul nu mai este o preocupare și a fost rezolvat
• Deținut: un membru al grupului își asumă proprietatea asupra riscului, care nu poate fi rezolvat în timpul discuției
• Acceptat: unele riscuri sunt înțelese și acceptate ca probleme potențiale sau realitatea situației
• Atenuat: este identificat un plan pentru a reduce impactul riscului

Retrospectiv

Se organizează o scurtă retrospectivă pentru a obține feedback cu privire la eveniment și ceea ce trebuie îmbunătățit pentru evenimentele viitoare.

Intrări și ieșiri ale PI Planning (Șabloane utile)

Intrări

• Contextul de afaceri

• Foaie de parcurs și viziune

• Top 10 caracteristici ale programului în așteptare

Ieșiri

• Obiective PI angajate: aceasta include un set de obiective SMART create de echipe cu valoarea afacerii atribuită de proprietarii afacerii.

• Tabloul programului: includeți datele când vor fi lansate noile funcții, dependențele dintre echipe și reperele.

Sfaturi pentru o planificare reușită a PI de la distanță

Evenimentele de planificare PI la distanță sunt ideale pentru echipele distribuite. Este rentabil și permite tuturor echipelor să participe, indiferent de locația lor. Pe lângă cei trei pași importanți menționați în „Planificarea evenimentului”, ar fi important să rețineți următoarele pentru un eveniment de la distanță fără sughiț.

Instrumentele online sunt platforma ta de bază

Utilizați instrumente online pentru a confirma participarea, a partaja informații, a organiza întâlniri și a interacționa în timp real. De asemenea, aveți o echipă dedicată care să faciliteze sesiunile și să ofere sprijin.

Creați un program și înscrieți-vă foile cu mult timp în avans

Creați programul evenimentului de planificare a PI și informați părțile interesate cu mult timp în avans. Cereți participanților să se înscrie pentru a confirma participarea lor.

Selectați momentul potrivit

Cu echipe distribuite, este posibil ca membrii echipei să fie împrăștiați în întreaga lume în diferite fusuri orare. Când selectați ora pentru eveniment, fiți atenți la diferențele de timp și asigurați-vă că evenimentul nu depășește 6-8 ore.

Etichete de urmat

Pentru a evita greșelile de comunicare și întreruperile inutile, distribuiți o listă de etichete de urmat. De exemplu, solicitați tuturor membrilor echipei să aibă camerele pornite și să participe activ. De asemenea, asigurați-vă că îi spuneți când este acceptabil să vorbească și când să-și păstreze microfoanele dezactivate.

Evită monotonia și construiește încredere

Oferă participanților un răgaz prin includerea mai multor pauze de 5 minute și, de asemenea, sesiuni de spărgător de gheață pentru a menține lucrurile interesante și pentru a construi încredere.

Înregistrați sesiunea

Transmite în direct și înregistrează sesiunea. Acest lucru este util pentru membrii echipei care pot pierde sesiunea din cauza unor circumstanțe inevitabile sau dacă trebuie să vă trimiteți înapoi.

Evita surprizele

Respectați agenda comună și comunicați cu participanții cu privire la rolurile și așteptările lor.

Sesiunile de planificare PI sunt o parte esențială a managementului agil al versiunilor. Asigurați-vă că participați la câteva sesiuni în fiecare an pentru a rămâne pe drumul cel bun și pentru a asigura livrarea de succes a produsului.

Utilizați Creately pentru planificarea dvs. PI la distanță

Creately are o serie de instrumente pentru a vă face planificarea PI practic fără probleme încă de la început.

• Tablă albă și capabilități de desen cu mână liberă pentru a face brainstorming și a colabora la idei importante, riscuri și dependențe.
• Peste 1.000 de șabloane și forme pentru a începe pregătirea agendei și a altor formate necesare pentru sesiunile de planificare PI din timp, pentru a le împărtăși membrilor trenului agil.
• Conferințe audio și video în aplicație pentru a menține legătura cu alți membri ai echipei pentru a face brainstorming și a discuta despre pregătiri.
• Partajați spații de lucru și dosare cu colegii și colegii. Acces multiplu și niveluri de rol pentru a gestiona, partaja, edita și revizui, împreună cu capabilități multiplayer pentru a colabora în timp real.
• Integrare cu MS Teams pentru a vă conduce întâlnirea și a gestiona consiliul de proiect într-un singur loc

Inițiază următoarea sesiune de planificare PI sau Planificare PI la distanță cu Creately pentru a experimenta cel mai bun management vizual al proiectelor!