Cum să gestionați eficient un proiect de la distanță

Gestionarea unui proiect în sine este o sarcină solicitantă. Și acum trebuie să o faci cu o echipă care nici măcar nu lucrează din aceeași locație ca și tine.

COVID-19 a schimbat considerabil modul în care lucrăm, iar când vine vorba de managementul proiectelor, există un set complet nou de obstacole de depășit.

În această postare, vom împărtăși cele mai bune practici pe care le urmează Creately atunci când gestionăm proiecte.

Procesul de management al proiectului

Practic, ciclul de viață al managementului de proiect include 5 etape; inițierea proiectului, planificarea proiectului, execuția proiectului, monitorizarea proiectului și închiderea proiectului. Am acoperit aceste etape în profunzime în Ghidul nostru pentru înțelegerea fazelor ciclului de viață al managementului de proiect.

Dar pentru a vă fi mai ușor, iată pașii generali în managementul proiectelor în fiecare fază.

Cele mai bune practici de management de proiect la distanță

Acum, provocarea este să efectuați acești pași în timp ce toată lumea lucrează de la distanță.

Metoda de gestionare a unui proiect de la distanță sau la fața locului poate diferi, de asemenea, de la companie la companie. Cu toate acestea, cu cele mai bune practici furnizate mai jos, vă puteți adapta propriul proces pentru a face lucrurile mai eficiente.

Investește în instrumentele potrivite de management de proiect la distanță

Importanța utilizării instrumentelor online potrivite atunci când lucrați de la distanță nu poate fi subliniată suficient. Cât de eficient colaborează echipa depinde de ce instrumente folosiți și de modul în care le utilizați.

Deși există multe instrumente de management de proiect, va trebui, de asemenea, să vă bazați pe instrumente de comunicare și colaborare. Câteva instrumente esențiale sunt enumerate mai jos.

Instrumente de gestionare a proiectelor/ sarcinilor – acestea ajută echipele de proiect de la distanță să colaboreze la împărțirea proiectelor în sarcini mai mici, stabilirea de repere, atribuirea responsabilităților și urmărirea progresului online.

• Trello
• Asana
• Favro

Instrumente online de tablă albă/pânză – cu o tablă online, vă puteți baza pe imagini, diagrame și schițe pentru a descrie ceea ce spuneți în timpul întâlnirilor sau sesiunilor de planificare.

Creately oferă un spațiu de lucru vizual avansat pentru care echipele de la distanță să poată colabora. Conferințele sale video în aplicație și funcțiile de urmărire în timp real a mouse-ului și de previzualizare a modificărilor fac colaborarea și mai fluidă.

Instrumente de gestionare a documentelor – păstrați toate documentele și resursele legate de proiecte într-o locație online centrală care este accesibilă de pe orice dispozitiv și de oriunde. Instrumente precum Google Drive, One Drive etc. facilitează, de asemenea, gestionarea permisiunii și accesul la toate fișierele companiei.

Instrumente de comunicare – trebuie să utilizați o platformă de chat și un instrument de videoconferință pentru a menține echipa conectată în timpul proiectului. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams și Skype sunt câteva dintre alegerile populare ale echipelor de proiect din întreaga lume.

În timp ce utilizarea acestor instrumente pentru a colabora online este necesară în timpul unui proiect, stabiliți reguli de bază cu privire la modul de utilizare pentru a elimina orice confuzie și pentru a promova eficiența.

Resurse:

5 instrumente puternice de colaborare pentru lucrul din echipe de acasă

29 Instrumente de lucru de la distanță pentru a rămâne productiv

Comunicați regulat cu echipa

Comunicarea este cheia pentru gestionarea cu succes a proiectelor de la distanță.

Unul dintre avantajele lucrului din aceeași locație este că comunicarea are loc în mod natural. Ori de câte ori doriți să clarificați ceva, puteți să vă întoarceți și să întrebați echipa.

Deși nu este același lucru atunci când lucrați de la distanță, vă puteți baza pe videoconferința pentru a emula acea comunicare bogată în persoană.

• Rămâneți cu mesajele instantanee pentru nevoi urgente de comunicare, în timp ce activați video pentru conversații mai lungi sau serioase pentru a interacționa mai eficient cu echipa.
• Mențineți un canal comun separat pentru echipa de proiect.
• Partajați preocupările, resursele și documentele legate de proiect pe canalul comun, încurajând pe toată lumea să-și împărtășească feedback-ul.
• Comunicați excesiv pentru a evita confuzia și neînțelegerile. Când nu este posibil să vorbiți unul cu celălalt față în față, bazați-vă pe tastarea unor mesaje mai lungi care vă explică preocupările pentru a preveni ca cealaltă persoană să tragă la concluzii greșite. De asemenea, folosește emoji-urile pentru a adăuga o atingere umană.

Partajați actualizări de sarcini zilnic

Vă puteți baza pe platforma de management al sarcinilor pentru a monitoriza zilnic progresul proiectului, dar nu este întotdeauna cazul. Pe măsură ce echipa devine ocupată, adesea nu reușesc să-și actualizeze sarcinile folosind instrumentul.

Există modalități mai simple de a afla la ce lucrează echipa ta în prezent

• O întâlnire zilnică preprogramată, scurtă, în care echipa împărtășește ceea ce lucrează, a reușit să termine și blocanții care îi rețin
• Un fir de mesaje în platforma de chat în care echipa împărtășește aceste informații în fiecare zi
• O cronologie a proiectului sau diagramă Gantt care este actualizată în mod regulat de o singură persoană sau de echipă, astfel încât să ofere o imagine de ansamblu la nivel înalt a progresului realizat

Editați această cronologie a proiectului online și partajați-o cu restul echipei de proiect prin Slack; toate modificările efectuate vor fi reflectate în previzualizarea diagramei Slack în timp real. Sau deschideți-l dintr-o pagină Confluence relevantă pentru a o actualiza cu ușurință și pentru a oferi echipei dvs. acces rapid.

Resursa: Ghidul simplu pentru crearea unei cronologie de proiect eficiente

Aveți toate resursele într-o locație comună

Un lucru pe care o echipă de proiect lucrează într-o locație partajată este găsirea accesului la documente și resurse care nu sunt partajate cu ei.

Deși este esențial să aveți versiuni digitale ale tuturor documentelor, activelor și resurselor legate de proiectul dvs., păstrați-le într-o platformă bazată pe cloud, care va permite echipei să acceseze totul de oriunde și de pe oricare dintre dispozitivele lor.

Puteți utiliza un instrument de gestionare a documentelor sau un wiki intern precum Confluence aici.

Clarificați rolurile, responsabilitățile, așteptările și fluxurile de lucru

Nu lăsați nimic la voia întâmplării atunci când gestionați un proiect de la distanță. Deoarece dumneavoastră, în calitate de manager de proiect, nu sunteți disponibil să-i ghidați personal, depuneți un efort suplimentar pentru a clarifica ceea ce așteptați de la fiecare membru al echipei în parte.

• Creați și partajați o organigramă care evidențiază rolurile, responsabilitățile și relațiile de raportare dintre membrii echipei.

• Stabiliți așteptări clare. Atribuiți fiecărui membru al echipei obiective și repere. Explicați cum ar trebui să le atingă pas cu pas cu o diagramă a fluxului de lucru.

Resursa: Ghidul simplu pentru fluxurile de lucru

• Faceți check-in-uri regulate cu membrii echipei personal. Acest lucru vă va permite să aflați cum progresează și problemele cu care se confruntă.

• Stabiliți priorități clare. Pentru a evita eșecul proiectului și confuzia echipei dvs., acordați prioritate sarcinilor individuale la care ar trebui să lucreze membrii echipei. Dacă utilizați un instrument de management de proiect, puteți defalca și enumera sarcinile pentru fiecare individ în funcție de prioritate.

• Creați o foaie de parcurs pentru produse pentru a ajuta echipa să vadă modul în care munca pe care o desfășoară contribuie la obiectivele mai mari ale organizației.

Aveți mai multe sfaturi de management de proiect la distanță?

Managementul proiectelor este una dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă echipele de la distanță. Dar dacă combinați setul potrivit de abilități, instrumente și practici, acesta poate fi depășit eficient fără probleme. Respectați aceste bune practici pentru a vă face munca ca manager de proiect la distanță mai eficientă și mai ușoară.

Vrei să fii un manager de echipă de la distanță la care toată lumea admiră? Iată un ghid al managerului pentru managementul echipei de la distanță.

Doriți mai multe sfaturi utile despre gestionarea unei echipe la distanță? Iată ghidul nostru practic pentru lucrul de la echipe de acasă.