Cum să faceți ca echipele de lucru de acasă să colaboreze mai bine

Vremurile s-au schimbat de când birourile obișnuiau să aibă cabine, ore fixe de lucru, birouri dedicate și angajați îmbrăcați în haine de clasă.

Lucrurile sunt mai flexibile acum.

Angajații pot alege unde vor să lucreze și pentru cât timp și ajung să lucreze de acasă purtând orice doresc.

Indiferent dacă echipa ta lucrează de acasă sau de la birou, aceste sfaturi de colaborare în echipă de la distanță îi vor ajuta să susțină munca în echipă.

Cele mai bune practici de colaborare la distanță în echipă

Iată câteva dintre cele mai bune practici pe care echipele care lucrează de acasă le pot folosi pentru a spori colaborarea între ele.

În postările noastre anterioare, am discutat, de asemenea, câteva subiecte mai importante la care se poate referi o echipă care lucrează de acasă;

Lucrul de acasă în modul corect

Cum să faci brainstorming online

Cum să rulați o întâlnire productivă la distanță

Planificare sprint cu echipe de lucru de acasă

Cum să gestionați eficient lucrul de la echipele de acasă

Setați linii directoare clare

Orientările sunt esențiale pentru a vă menține echipa de lucru de acasă bine organizată.

Clarificați și documentați regulile de conduită, comunicare și colaborare.

De exemplu, spuneți cum vă așteptați ca echipa dvs. să utilizeze instrumentele de comunicare;

• Vrei să-și actualizeze starea sarcinii pe platforma de chat în fiecare zi?
• Vrei ca ei să discute problemele pe un canal public, mai degrabă decât să le discute în privat între ei?
• Preferi un mesaj direct unui apel video sau un e-mail atunci când apare ceva urgent?

Păstrați documentul accesibil pentru toată lumea, astfel încât noii angajați, precum și membrii actuali ai echipei, se pot referi la el ori de câte ori nu sunt siguri cum să procedeze. Și asigurați-vă că îl actualizați în mod regulat, de asemenea, pe măsură ce vă adaptați la circumstanțele în schimbare de lucru de la distanță.

Oferă echipei tale instrumentele potrivite

Colaborarea eficientă este facilitată de un set bun de instrumente. Nu trebuie să utilizați mai multe instrumente aici; doar câteva care vă ajută să duceți treaba la bun sfârșit vor fi suficiente.

Există nenumărate instrumente și iată câteva pe care le veți găsi utile

Chat și videoconferințe : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Colaborare pentru documente : Google Docs, One Drive, Google Drive

Colaborare vizuală (tablă online) : Creately, Figma

Management de proiect : Asana, Favro, Trello

La fel de important este să stabilim reguli de bază privind modul și când să utilizați aceste instrumente. Și asigură-te că echipa ta știe cum să le folosească corect.

Mai multe instrumente pentru echipele de la distanță.

Folosiți video ori de câte ori puteți

Importanța videoclipurilor atunci când lucrați de acasă nu poate fi subliniată suficient.

Apeluri video

• oferă soluția pentru depășirea barierelor geografice
• sunt mai captivante
• ajuta la creșterea concentrației participanților
• ajuta la obținerea unei imagini mai bune asupra expresiilor participanților
• și reduce șansele de comunicare greșită

Și, cel mai important, apelurile video sunt cele mai apropiate de comunicarea în persoană pe care o poți avea atunci când lucrezi de la distanță, motiv pentru care trebuie să profiti de ele cât mai mult posibil pentru a consolida colaborarea între membrii echipei.

Faceți o întâlnire zilnică, scurtă, online

Aveți o oră fixă ​​în fiecare zi pentru a discuta despre ceea ce echipa a terminat de lucrat, ceea ce face în prezent și dacă există blocanți care le afectează sarcinile. Acest lucru se poate face la începutul fiecărei zile și puteți folosi platforma de chat pentru a partaja pur și simplu o actualizare a sarcinii cu restul echipei.

Sau vă puteți porni videoclipul și faceți o scurtă întâlnire care vă va oferi șansa de a explora problemele pe larg.

Și videoclipul va oferi tuturor șansa de a se vedea și puteți aloca câteva minute la începutul întâlnirii pentru o discuție obișnuită pentru a menține lucrurile mai implicate.

Aveți procese clare

Procesele standard clare ajută la menținerea tuturor pe drumul cel bun.

Având în vigoare procese bine definite, va facilita, de asemenea, integrarea și formarea noilor angajați și va ajuta să mențineți pe toți pe aceeași pagină prin clarificarea rolurilor pe care trebuie să le joace și a modului în care trebuie să îi ajute pe ceilalți.

Diagramele de flux și hărțile proceselor ajută la documentarea eficientă a proceselor. Desenarea hărții procesului în sine poate fi o experiență educațională pentru echipă.

Puteți colabora la conturarea proceselor dvs. cu șablonul Creately de mai jos. Deschideți-l și oferiți tuturor acces pentru a-l edita cu un link care poate fi partajat.

Odată terminat, stocați-le într-un loc comun la care toată lumea are acces (de exemplu, într-un folder Google Drive sau într-un wiki intern).

Clarificați rolurile și responsabilitățile

O echipă bine organizată știe să lucreze împreună.

Să știi unde aparții în echipă și să fii conștient de ceea ce trebuie să faci pentru a duce lucrurile la bun sfârșit îi ajută pe membrii echipei să fie mai cooperanți.

O organigramă simplă care clarifică rolurile și responsabilitățile membrilor echipei poate ajuta în mare măsură toată lumea să înțeleagă acest lucru. De asemenea, va ajuta la evidențierea relațiilor de raportare între ele.

Comunicarea excesivă

Când nu vă puteți vedea, se întâmplă tot timpul greșeli de comunicare sau neînțelegeri.

Cea mai sigură modalitate de a evita acest lucru este fie întâlnirea personală cu colegul tău de muncă și explicarea lucrurilor, fie comunicarea excesivă cu platformele pe care le ai.

Dacă nu puteți efectua un apel video, recurgeți la supraexplicare prin furnizarea de informații detaliate în mesajul pe care îl introduceți sau prin elaborarea chestiunii printr-un apel audio. În acest fel, poți transmite clar celorlalți ceea ce gândești, fără ca aceștia să te înțeleagă greșit sau să te întrebe.

Lucrați spre un scop comun

Un obiectiv comun îi aduce pe toți împreună și le oferă o direcție clară spre care să se îndrepte. Chiar și atunci când stabiliți obiective individuale pentru angajați pe o bază zilnică, săptămânală sau lunară, legați-le de imaginea de ansamblu.

Ajutându-i să înțeleagă modul în care munca pe care o desfășoară contribuie la obiectivul general al organizației îi va motiva să performeze mai bine și să rămână productivi ca o echipă.

• Implicați întreaga echipă în stabilirea obiectivelor
• Furnizați în mod regulat feedback atât pozitiv, cât și constructiv asupra performanței, prin întâlniri individuale

Si distractie placuta

Creează spațiu pentru a sărbători zilele de naștere, a partaja fotografii cu animale de companie sau știri despre subiecte în tendințe în cadrul echipei. Acesta poate fi un grup Facebook, un grup WhatsApp sau un canal Slack separat.

Astfel, încurajarea echipei dumneavoastră să se conecteze social va consolida relația dintre ei și va îmbunătăți modul în care lucrează împreună.

Ai mai multe sfaturi?

Profitați de orice ocazie pentru a vă asigura că echipa dvs. lucrează împreună, chiar dacă sunt separate fizic. Folosind practicile de mai sus, puteți promova colaborarea eficientă în echipă de la distanță.

Ce alte practici ați încercat pentru a crește colaborarea la distanță în echipă între angajații dvs.? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.

Ai citit deja ghidul nostru practic pentru lucrul de acasă? Învață totul, de la instrumentele de care ai putea avea nevoie până la cum să faci brainstorming și să-ți planifici proiectele în mod eficient online.