Tablouri de bord de raportare pentru agenții: un ghid pas cu pas pentru automatizarea rapoartelor

Dacă dețineți sau lucrați la o agenție de marketing, știți că raportarea rezultatelor dvs. și furnizarea de informații de afaceri clienților într-un mod clar, concis și profesionist este la fel de importantă ca și valorile de performanță în sine.

Modul tradițional prin care agențiile de marketing creează rapoarte a fost să pună laolaltă o varietate de instrumente precum Documente Google, Foi de calcul și Prezentări și să creeze manual rapoarte pentru fiecare client care să fie trimise periodic. În timp ce această abordare poate funcționa atunci când abia la început, pe măsură ce creșteți, raportarea poate deveni o sarcină obositoare și consumatoare de timp, care nu contribuie de fapt la rezultatul final.

Dacă doriți să creați tablouri de bord de raportare pentru o abordare mai automată, acest articol este pentru dvs.

În acest articol, vom discuta:

1. Compensațiile dintre reunirea unei varietăți de instrumente de raportare manuală și utilizarea unui software de raportare de tablou de bord care poate automatiza întregul proces.
2. Un proces pas cu pas pentru crearea unui raport cu ReportGarden, inclusiv modul de automatizare a procesului de raportare și o revizuire a tipurilor comune de rapoarte pe care agențiile le folosesc.

Doriți să încercați noul ReportGarden? Vă puteți înscrie astăzi pentru perioada de încercare gratuită de 7 zile .

Compensații între crearea manuală a rapoartelor și utilizarea unui software de raportare cu tablou de bord

Când începeți cu agenția dvs. de marketing, trebuie să vă concentrați pe obținerea de noi clienți, obținerea de rezultate și raportarea într-un mod rentabil.

Cu toate acestea, pe măsură ce începeți să creșteți, raportarea poate deveni foarte consumatoare de timp și este posibil să începeți să simțiți că rapoartele pe care le trimiteți nu sunt atât de impresionante pe cât ați dori să fie. De asemenea, deoarece multe alte agenții trimit rapoarte similare, este posibil ca a ta să se integreze mai degrabă decât să iasă în evidență și să impresioneze.

Înainte de a detalia modul în care vă automatizați procesul de raportare, să trecem în revistă câteva dintre avantajele și dezavantajele raportării manuale față de utilizarea unui software de raportare de tablou de bord precum ReportGarden.

Raportare manuală

Profesionistii

Avantajul de a începe cu raportarea manuală este că este ieftin (în afară de costul de timp) și relativ ușor de a reuni instrumente precum Documente Google, Foi de calcul și Prezentări. Aceste instrumente vă permit să creați rapoartele de bază de care agenția dvs. are nevoie și, de asemenea, sunt ușor de partajat clienților dvs.

Cons

Principalul dezavantaj al acestei abordări a raportării este timpul necesar pentru a crea manual fiecare raport se adună rapid. Timpul pe care îl petreceți creând manual rapoarte ar putea fi cheltuit pe sarcini de valoare mai mare, generatoare de venituri, cum ar fi prospectarea sau îmbunătățirea rezultatelor pe care le obțineți pentru clienți.

Un alt dezavantaj este că multe alte agenții își vor raporta rezultatele în acest fel, așa că pierdeți ocazia de a utiliza raportarea ca un avantaj competitiv.

Raportarea tabloului de bord

Profesionistii

Unul dintre principalele avantaje ale utilizării unui software de raportare tablou de bord este capacitatea de a automatiza procesul. Desigur, va fi necesară o configurare inițială, dar după aceea este cu siguranță mai eficientă în timp.

Un alt avantaj este că puteți afișa o imagine mai completă cu tabloul de bord al afacerii dvs. Puteți raporta în continuare aceiași indicatori cheie de performanță (KPI) ca un raport manual, dar faptul că clientul dvs. se poate autentifica și examina rezultatele în timp real nu numai că îi îmbunătățește procesul de luare a deciziilor, ci și creează încredere prin transparență, în timp ce este posibil ca mulți dintre concurenții tăi să nu ofere această funcționalitate.

Cons

Unul dintre dezavantajele oferite clienților tăi acces 24/7 la rezultatele agenției tale este că este posibil ca aceștia să tragă la concluzii nefondate. Pentru a rezolva această problemă potențială, ReportGarden vă oferă posibilitatea de a oferi un context suplimentar alături de KPI-urile pe care le raportați, ceea ce se bazează pe încrederea și transparența pe care le oferă un tablou de bord de marketing.

După cum am menționat, dacă utilizați un tablou de bord care raportează SaaS, va fi necesară o configurare inițială, așa că acum vom acoperi un proces pas cu pas pe care îl puteți utiliza pentru a automatiza raportarea agenției.

Pas cu pas: Cum să configurați tablouri de bord de raportare cu ReportGarden

Este important să rețineți că, cu un software de raportare a tabloului de bord, puteți alege fie să oferiți clienților acces 24/7 la un tablou de bord, fie să adoptați o abordare mai tradițională și să exportați un raport PDF static pe care îl trimiteți periodic clienților. Indiferent de abordarea pe care o alegeți (și poate varia de la client la client), iată ghidul pas cu pas pentru automatizarea procesului cu ReportGarden.

Pasul 1: Crearea unui client

Pentru a începe să creați un nou client, tot ce trebuie să faceți este să introduceți adresa URL a acestuia, iar software-ul nostru extrage automat informații relevante despre entitate. Apoi puteți adăuga câteva preferințe specifice clientului, cum ar fi încărcarea unei fotografii, selectarea unui manager de cont și alegerea limbii și a fusului orar.

După aceea, sunteți gata să începeți să vă conectați sursele de date și să alegeți șablonul de tablou de bord. De-a lungul timpului, puteți începe, de asemenea, să vă creați propriile șabloane personalizate pentru fiecare client, după cum credeți de cuviință.

Pasul 2: Conectarea surselor dvs. de date

Indiferent dacă veți utiliza un șablon sau veți crea un tablou de bord personalizat pentru clientul dvs., fiecare va avea propriile cerințe pentru sursa de date. Pentru a conecta o sursă de date, faceți clic pe „Conectați o nouă sursă de date” , autorizați conexiunea, iar ReportGarden va furniza apoi o listă de entități din care puteți extrage.

Un aspect unic al ReportGarden este că în fiecare sursă de date puteți accesa diferite profiluri de date. De exemplu, dacă un client are două conturi de anunțuri Google separate, puteți accesa surse de date din mai multe conturi conectate.

Pasul 3: Crearea unui tablou de bord

Acum că ați creat un client și ați conectat sursele de date, sunteți gata să începeți să creați un tablou de bord. Indiferent dacă alegeți să utilizați un șablon sau un tablou de bord personalizat, ReportGarden va extrage automat date din sursele selectate și le va popula în tabloul de bord.

Una dintre superputeri   platformei este că puteți extrage din mai multe surse de date într-un singur tablou de bord. De exemplu, dacă doriți să faceți referințe încrucișate Google Analytics cu datele dvs. Facebook Ads, este la doar câteva clicuri distanță.

Pasul 4: Alegerea unui șablon de raport (sau crearea unui raport personalizat)

După ce ați completat tabloul de bord și ați introdus KPI-urile pe care doriți să le raportați, puteți alege să exportați fie un șablon de raport, fie să vă creați propriul raport personalizat.

Dacă doriți să creați rapoarte statice pentru a le trimite clienților periodic, trebuie doar să selectați intervalul de date și KPI-urile pe care doriți să le raportați și, în câteva secunde, aveți un raport pregătit pentru client de trimis.

Dacă alegeți să creați un raport personalizat de la zero, puteți mai întâi să îl creați cu date eșantion, până când totul este configurat după bunul plac, apoi pur și simplu conectați raportul la API-uri de date live sau la o anumită sursă de date. În comparație cu crearea de rapoarte personalizate în Excel, de exemplu, puteți vedea cât timp se poate economisi folosind un tablou de bord de raportare, față de a trebui să importați manual datele, să le sortați și să vă creați propriile vizualizări de date.

În ceea ce privește modul în care sunt prezentate datele, aveți o gamă largă de capabilități din care să alegeți. Puteți fie să extrageți întreaga bibliotecă conectată de puncte de date, fie să adăugați widget-uri de date pentru un anumit raport.

În plus, puteți selecta unul dintre numeroasele noastre șabloane de design care extrag date din tabloul de bord și au o prezentare familiară în stil PowerPoint. Nu trebuie să fii designer pentru a face aceste rapoarte să iasă în evidență față de concurenții tăi.

Pasul 5: Programarea rapoartelor cu ReportGarden

În funcție de tipul de serviciu pe care îl oferiți clienților dvs., după ce ați creat tablourile de bord pentru clienți și ați generat rapoarte pentru aceștia, puteți automatiza întregul proces programând ca acestea să fie trimise periodic.

În plus, puteți oferi și acces la tabloul de bord al clientului, astfel încât acesta să poată urmări progresul dvs. după convenție.

Pasul 6: Oferiți clientului dvs. acces la tabloul de bord

Dacă alegeți să oferiți clientului dvs. acces 24/7 la tabloul de bord, puteți personaliza aspectul ReportGarden cu schema de culori a mărcii dvs. De îndată ce tabloul de bord este pregătit pentru client, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe „Invitați” din cadrul tabloului de bord, iar clientul va primi o invitație prin e-mail cu datele de conectare. Clientul dvs. va avea apoi acces numai pentru vizualizare la tabloul de bord și va putea ajusta intervalele de date după cum consideră de cuviință.

Rezumat: Utilizarea tablourilor de bord de raportare pentru a crește eficiența și a impresiona clienții

După cum am discutat, există compromisuri între crearea manuală a propriilor rapoarte ad-hoc și utilizarea unui software de raportare de tablou de bord. Când sunteți la început, folosirea instrumentelor gratuite este adesea cea mai bună alegere, dar pe măsură ce vă creșteți agenția, este timpul să vă gândiți la automatizarea procesului de raportare.

În afară de timpul pe care îl economisiți la crearea manuală a rapoartelor, unul dintre principalele avantaje ale utilizării unui software de raportare tablou de bord este că clienții dvs. au acces 24/7 la rezultatele lor. Acest lucru creează încrederea pe care alte agenții de marketing digital „cutie neagră” pur și simplu nu o vor avea.

Și, important, oferind un context suplimentar alături de KPI-urile raportate în tablourile de bord de marketing, puteți, de asemenea, să spuneți o poveste mai completă a rezultatelor pe care le obțineți pentru clienți.

Combinate cu capacitatea de a programa și automatiza livrarea rapoartelor dvs., toate aceste funcții funcționează împreună pentru a vă elibera timp pentru a vă concentra pe ceea ce contează: creșterea profitului clienților dvs.

Dacă doriți să vedeți singur cum ReportGarden vă poate automatiza procesul de raportare a agenției de marketing, puteți începe proba gratuită de 7 zile aici.