Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia | # 38 Începeți cu managementul de proiect

Analiza de risc ajută la creșterea șanselor de finalizare cu succes a unui proiect. Dar ce tipuri de riscuri pot amenința un proiect? Ce instrumente să folosești pentru a le identifica la timp?

Analiza riscurilor – cuprins:

1. Introducere
2. Tipuri de risc în proiecte
3. Riscuri tehnice
4. Riscul resurselor
5. Riscurile mediului de afaceri
6. Instrumente de analiză a riscurilor
7. Diagrama Ishikawa
8. Matricea de risc
9. rezumat

Introducere

Analiza riscurilor este o componentă cheie a managementului de proiect deoarece permite:

• Identificare,
• evaluarea si
• răspunzând la riscuri potențiale, a căror trecere cu vederea ar putea eșua întregul proiect.

Potrivit raportului 2021 al Project Management Institute (PMI), aproape jumătate dintre proiecte nu reușesc să-și atingă obiectivele, iar mai mult de jumătate sunt în întârziere sau peste buget.

Tipuri de riscuri în proiecte

Cele mai frecvente trei riscuri care afectează majoritatea proiectelor companiei sunt:

• Riscul tehnic – se referă la probleme legate de software, hardware sau procese care pot împiedica implementarea proiectului
• Riscul de resurse – include probleme legate de disponibilitatea resurselor, cum ar fi angajații, bugetul sau timpul
• Riscul mediului de afaceri – se referă la probleme precum schimbările reglementărilor sau concurența.

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre ele pentru a vedea cum să identificăm, să analizăm și să răspundem la fiecare tip de risc.

Riscuri tehnice

Pentru a identifica și analiza eficient riscurile tehnice, trebuie să efectuați o analiză detaliată a specificațiilor tehnice ale proiectului, răspunzând la aceste întrebări:

• Ce sarcini vor necesita utilizarea tehnologiei inovatoare?
• Are organizația o echipă care să dezvolte, să implementeze și să opereze partea tehnologică a proiectului? Dacă nu,
• Ce furnizor de soluții să alegeți și cum să formulați un contract cu contractorii?

De asemenea, ar trebui să efectuați o analiză de risc bazată pe scenarii pentru a identifica problemele potențiale și consecințele acestora. Pentru a minimiza riscurile tehnice, acordați o atenție deosebită controlului calității în proiect și asigurați testarea și întreținerea regulate. Poate fi luat în considerare și un plan de urgență. Managerul de proiect ar trebui, de asemenea, să fie la curent cu inovațiile tehnologice și să se consulte cu experți în domeniul în care este implementat proiectul.

Riscuri legate de resurse

Minimizarea riscurilor legate de resurse necesită o analiză a disponibilității specialiștilor și a lucrătorilor calificați, a disponibilității realiste a bugetului și a timpului pentru executarea neîntreruptă a sarcinilor.

Atunci când analizează acest tip de risc, Managerul de proiect ar trebui să pună următoarele întrebări:

1. Are organizația suficienți specialiști în domenii cheie ale proiectului , cum ar fi programare, proiectare sau finanțare, de exemplu?
2. Există proceduri și instrumente adecvate pentru managementul resurselor , cum ar fi planificarea sau raportarea resurselor?
3. Bugetul proiectului include fonduri suficiente pentru recrutarea sau externalizarea resurselor după cum este necesar?

Riscuri legate de mediul de afaceri

Riscurile de afaceri sunt legate în principal de apariția dezvoltării dinamice a concurenței. De asemenea, se pot referi la noi reglementări care afectează bugetul sau calendarul proiectului. Exemple bune sunt necesitatea certificării soluțiilor sau procedurilor oficiale premergătoare introducerii rezultatului pe piață sau necesitatea continuării proiectului.

Exemple de întrebări care îl pot ajuta pe managerul de proiect să analizeze riscurile de afaceri sunt următoarele:

1. Suntem conștienți de potențialele schimbări de reglementare în industria în care operează proiectul nostru?
2. Am analizat potențialele amenințări ale concurenților , cum ar fi noi produse sau servicii?
3. Avem un plan de urgență în cazul unor schimbări adverse în mediul de afaceri , cum ar fi o scădere a cererii pentru produsul sau serviciul nostru?

Instrumente de analiză a riscurilor

Pentru analiza inițială a riscului, un SWOT aplicat pe scară largă va funcționa bine. Cu toate acestea, atunci când efectuați o diagnoză amănunțită a riscurilor tehnologice, de resurse și de afaceri, este mai bine să optați pentru instrumente specializate dedicate. Următoarele sunt renumite pentru eficacitatea lor:

• Diagrama Ishikawa numită și diagramă de pește datorită formei sale distincte și
• Matricea de risc.

Diagrama Ishikawa

Diagrama Ishikawa este un instrument de identificare și analiză a cauzelor problemelor și a riscurilor potențiale. A fost dezvoltat de Dr. Kaoru Ishikawa, un inginer japonez și consultant de calitate. Ishikawa a fost un lector binecunoscut și expert în managementul calității și creatorul multor alte instrumente și metode legate de calitate, cum ar fi diagrama Pareto și diagrama histogramei. Ishikawa a lucrat în primul rând în industrie, dar instrumentele și metodele sale și-au găsit aplicații și în alte domenii, inclusiv în managementul proiectelor.

Diagrama Ishikawa prezintă o problemă sub forma unui grafic cauză-efect, din care puteți extrage cauzele cheie ale problemei. Printre altele, poate oferi o evaluare care vizează descoperirea riscurilor tehnice. Acest lucru se datorează faptului că poate identifica potențiale deficiențe sau probleme legate de tehnologie și poate determina cauzele acestora.

Matricea de risc

Matricea de risc a apărut pentru prima dată în anii 1950 în industria aerospațială, unde a fost aplicată pentru a evalua riscurile pentru siguranța zborului. Instrumentul este popular nu numai în managementul proiectelor, ci și în afaceri, știință sau analiza siguranței.

Matricea de risc vă permite să determinați nivelul de risc pentru fiecare pericol, atribuindu-i o pondere pe baza probabilității de apariție și a efectelor sale. Este un tabel simplu în care rândurile reprezintă diferitele riscuri, iar coloanele reprezintă probabilitatea de apariție și impact.

Diagrama matricei de risc este formată din pătrate care reprezintă riscuri individuale. Fiecare pericol este atribuit unuia dintre cele patru pătrate care corespund nivelului de risc:

• scăzut,
• mediu,
• înalt sau
• foarte inalt.

Pătratele oferă informații despre probabilitatea apariției și consecințele riscului. Prin folosirea matricei de risc, managerul de proiect poate identifica ce riscuri sunt asociate cu proiectul și poate lua în considerare ce acțiuni să întreprindă pentru a le minimiza.

rezumat

Analiza riscurilor identifică, evaluează și răspunde la riscurile potențiale care ar putea afecta succesul unui proiect. Cu toate acestea, volatilitatea mediului de afaceri de astăzi face din ce în ce mai dificilă analiza și tragerea de concluzii cu precizie. Apar noi tipuri de riscuri legate, de exemplu, de securitatea cibernetică, inflație sau disponibilitatea materiilor prime. Prin urmare, merită să ne amintim că analiza riscului este un proces continuu, repetat și actualizat care are loc pe tot parcursul proiectului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor