Managementul riscului în relațiile de afaceri: patru sfaturi de bază pentru agenții și afaceri

Managementul riscului este esențial pentru succesul companiei dumneavoastră. Orice afacere mare durează ani pentru a construi și în tot acest timp pur și simplu nu te poți mișca fără relații de afaceri!. Aici nu sunt tolerate șlapi sau renegați. Partenerii de calitate sunt aleși pentru o perioadă lungă de timp, alianțele sunt construite strategic. Clienții s-au bazat întotdeauna pe profesioniști care își cunosc meseria, care sunt apți să studieze afacerea, care sunt de încredere în probleme financiare și fericiți să crească împreună.

Cu toate acestea, nu are sens să credem că a găsi partenerul potrivit este o „lucrare pe jumătate făcută”. O idee grozavă nu este nimic fără implementare, încheierea tratatului nu este nimic fără o colaborare puternică în timpul obiectivului general.

Există mai multe faze în procesul de gestionare a riscurilor atunci când se integrează o afacere și o agenție. Și acestea sunt strâns legate de etapele de dezvoltare a proiectului.

Prima etapă – Să ne cunoaștem

Fiecare parte își demonstrează punctele forte, își indică realizările profesionale și își împărtășește experiențele. Această fază urmează unei evaluări preliminare a potențialului celeilalte părți. Aceasta este prima conversație reală care ne poate arăta dacă vom fi un meci bun sau nu.

În mod firesc, agenția este interesată de o decizie în favoarea lor. Compania speră că misiunea și resursele lor vor fi transmise oamenilor potriviți, care nu vor dispărea sau vor trece la un alt proiect într-o săptămână. Compania va dori să se bazeze pe o agenție proactivă pentru a estima riscurile și a se asigura că acestea ies în evidență din mulțime, obținând în același timp rezultatele necesare pentru a crește veniturile.

Sfat pentru o agenție: nu înșelați o afacere care insuflă percepții false asupra muncii dvs. Examinați afacerea: site-ul lor, poziția pe piață, punctele slabe și tari, precum și principalii concurenți. Asigurați-vă că clientul are o sarcină distinctă și înțelege obiectivele. Gândește-te la riscurile tale financiare în afaceri. Fiți pozitiv cu privire la toate aceste puncte care se potrivesc cu profilul dvs. și aveți experiență în rezolvarea unor probleme similare. Pregătește o prognoză cu propria ta viziune asupra situației. Vorbește despre posibilitățile tale reale. Nu minti. Și nu da impresia că vrei să concurezi cu echipa de marketing internă a clientului – concentrează-te pe interacțiune. Discutați despre riscuri. Pregătiți o listă de KPI-uri și valori care vă vor ajuta pe amândoi să mergeți în direcția corectă.

Sfat pentru o afacere: nu cazi cu capul peste cap si incercati sa evitati asteptarile excesive. Examinați experiența agenției în rezolvarea unor sarcini similare, citiți recenziile celorlalți clienți cu privire la serviciile lor. Formulați sarcini specifice, non-abstracte, pe baza analizei situației dvs. reale. Încercați să evitați așteptările umflate, pentru că în perioada inițială nu va fi atât de ușor pentru echipa agenției să facă față nici măcar acelor sarcini pe care și le-au stabilit. Să nu mai vorbim de depășirea rezultatelor lor. Ar fi grozav să te descurci singur, altfel, nu te sfii să angajezi un departament de management al riscurilor.

A doua etapă – Începutul proiectului

În a doua fază a relațiilor, o afacere are adesea așteptări excesive. Și o agenție va întâmpina adesea primele probleme serioase. Managementul rațional al riscului poate face ambele părți câștigătoare. Acestea pot fi una sau două sarcini suplimentare cu o prioritate mai mare, erori în timpul estimat pentru sarcini sau necesitatea de a susține soluții anterioare care au fost implementate anterior. Acest lucru poate duce mai întâi la întârzierea termenului limită, a discrepanțelor dintre rezultatele așteptate și cele reale și la alte subtilități care sunt atât de minore pe termen lung, dar atât de tangibile la început.

Sfaturi pentru o agenție: Acest lucru este esențial pentru a începe munca la proiect prin stabilirea unui calendar și împărțirea responsabilităților între membrii echipei de proiect. Fiecare ar trebui să-și înțeleagă zona de preocupare. Acordați atenție detaliilor și încercați să monitorizați în mod constant fluxul de lucru. Greșelile care pot trece neobservate șase luni mai târziu pot avea un efect de bulgăre de zăpadă la început. Prin urmare, aceasta va fi opțiunea perfectă dacă membrii echipei dumneavoastră își păstrează sarcinile într-un singur sistem colectiv de gestionare a sarcinilor, unde își pot nota rezultatele, problemele, solicita date suplimentare, prioritizează sarcinile sau lasă comentarii. Această soluție poate demonstra imaginea de ansamblu în orice etapă a cooperării, precum și poate găsi un „gât de sticlă” dacă ceva nu merge bine. Nu uitați să programați întâlniri regulate.

Sfat pentru o afacere: nu forțați prea tare. Evidențiați greșelile, oferiți sfaturi, împărtășiți-vă viziunea și oferiți feedback de calitate. Dar te rog, încearcă să fii cât mai politicos posibil. Spune-le că vei controla procesul, dar evită micromanagementul. O echipă din partea opusă chiar are nevoie de sprijinul tău. Este adevărat, loialitatea nu a fost câștigată încă, dar sprijinul tău poate fi o plată în avans care va dinamiza echipa. Crede în ele, iar încrederea ta va avea ca rezultat o consecință excelentă pentru tine.

A treia etapă – Prima piatră de hotar

O agenție va furniza un raport pentru o anumită perioadă: o lună sau un trimestru. Discutați despre realizările obținute. Cum diferă aceste rezultate de ceea ce a fost planificat inițial?

Este important să discutăm deschis toate problemele. Ce s-a făcut bine și de ce în această perioadă? Care parte a planului nu a reușit să fie implementată și de ce? Ce schimbări au avut loc în timpul procesului și care a fost reacția noastră la acestea? Cum a îndeplinit fiecare echipă sarcini specifice? Ce ar trebui îmbunătățit în perioada următoare? Toate acestea sunt exemple de riscuri pe care ar trebui să le țineți întotdeauna în minte.

Sfat pentru o agenție: monitorizează-ți rezultatele zilnic. Dacă ați observat o posibilă problemă, spuneți-i clientului despre aceasta, oferiți soluții și ajutorul dumneavoastră. Nu vă recomandăm să așteptați până când această problemă se rezolvă de la sine. Chiar dacă clientul tău nu îți oferă nicio informație, sau un manager de la biroul lor este supraîncărcat și nu poate răspunde la timp la întrebările pe care le pui, cel puțin 50% din responsabilitate revine ta. Așa că este timpul să acționezi pe propria ta autoritate, mai ales dacă știi cum să rezolvi această problemă în timp util.
În cele mai multe cazuri, acest lucru va avea un efect pozitiv dacă depășiți așteptările proprietarilor de afaceri și, prin urmare, vă confirmați calitatea și priceperea.

Faceți acest milă în plus, dedicați puțin mai mult timp detaliilor. Uitați-vă la miezul sarcinii în cauză. Dacă ați executat sau chiar supra-împlinit acordul, dacă ați reușit să eliminați riscurile – bravo, acum este timpul să vă gândiți la ce se mai poate face. Continuați să mergeți înainte!

Sfat pentru o afacere: evaluați situația. Performanța este aliniată cu ceea ce vă așteptați în schimb? Echipa ți-a îndeplinit așteptările? Ce perspective au fost obținute din colaborare? La ce se pricepe agenția? Ce merge prost și de ce?

Vorbește, feedback-ul tău este important. Dacă unele trivialități ți se par evidente, ar putea fi ceva nou pentru partea opusă.

Spune-le despre planurile tale. Spune-le ce s-a întâmplat de partea ta în această perioadă de timp. Ce s-a schimbat în compania dumneavoastră, ce schimbări sunt planificate pentru viitorul apropiat?
În această fază, ambele părți convin de obicei asupra obiectivelor pe termen lung: șase luni, an sau mai mult. Așadar, fiecare parte trebuie să aibă încredere că strategia se mișcă în direcția corectă cu suficiente resurse și că comunicarea este clară. Este extrem de important să se convină asupra reperelor: luni, trimestre. Dacă există probleme cu colaborarea, acestea trebuie aduse la lumină, discutate și soluționate. Majoritatea problemelor pe care le conțin un proiect obișnuit sunt în comunicare. Problemele mici și neînțelegerile evoluează adesea în conflicte de lungă durată. Și acest lucru duce la pierderea eficacității.

A patra etapă – o colaborare de succes

Proiectul evoluează, KPI-urile funcționează conform planului, echipele au elaborat un model de colaborare de succes.

Sfat pentru o agenție: în afară de munca bună creată acum, ar trebui să oferi o imagine a viitorului. Investește timp în dezvoltarea clientului tău. Analizați-vă rezultatele, prezentați-le noi oportunități, oferiți noi instrumente. Pregătește o listă de recomandări și arată-le „numerele” de noi profituri posibile. Acesta este momentul să vă propuneți alte servicii.
Amintiți-vă că doar să vă faceți treaba corect nu este suficient. Tuturor le pasă de viitor. Și ai puterea de a lua parte la crearea acestui viitor, împărtășit împreună de tine și partenerul tău.

Sfat pentru afaceri: continuați să mergeți mai departe. Continuați să organizați întâlniri regulate, să puneți întrebări, să împărtășiți informații și știri despre afacerea dvs. Căutați câteva beneficii pentru echipa dvs. internă din colaborarea cu agenția. Aveți încredere în partenerul dvs., dar nu uitați să observați deoparte și să oferiți feedback.

Ultimele cuvinte despre managementul riscului

Nu se poate nega că fiecare relație de afaceri are propriile ei specificități. Cu siguranță nu vă putem oferi un scenariu general perfect care să vă ajute să cooperați cu clientul sau agenția dvs. de externalizare cu succes și să evitați toate greutățile. Relațiile dvs. cu un client de afaceri mici vor fi complet diferite de un client de afaceri mari, relația cu o companie europeană va fi diferită de cea americană sau asiatică. Și există milioane de alți factori care vă influențează relațiile de afaceri chiar și în cadrul companiei dvs.

Sfaturi pentru o agenție:
– Analizați amănunțit afacerea clientului
– Analizează-ți cu atenție puterea echipei
– Nu începe lucrul dacă clientul tău are o sarcină prea abstractă
– Rămâneți sincer cu clientul dumneavoastră în orice situație
– Atribuiți responsabilități între echipa dvs. pe baza abilităților lor reale
– Monitorizează constant procesul de lucru
– Întâlnește și discută rezultatele și problemele tale cu un client în mod sistematic
– Faceți tot posibilul pentru a atinge obiectivele clientului
– Încercați să păstrați relația cu un client după finalizarea proiectului dacă realizați o perspectivă largă în parteneriat

Sfaturi pentru afaceri:
Analizează-ți afacerea și definește-ți adevăratele puncte slabe și zonele de îmbunătățit
Stabiliți-vă obiectivele și pregătiți o listă de anchete tehnice lizibile
Fii la curent, coordonează-le strategia dacă acest lucru nu se potrivește complet cu propria ta viziune
Controlați procesul, dar evitați micromanagementul
Încercați agenția pentru mărime, dacă sunt foarte bune - ar putea ajuta echipa dvs. internă să progreseze și să vă îmbunătățiți celelalte domenii de activitate