Ce este operațiunile de vânzări? Ghid pentru strategie și structura echipei

Unele companii ar putea crede că au o echipă solidă de operațiuni de vânzări.

Când, în realitate, departamentul este doar un recipient pentru toată munca pe care liderii lor de vânzări nu găsesc timp să o facă.

Analiza vânzărilor, evaluarea software-ului, îmbunătățirea proceselor... transmiteți-le operațiunilor de vânzări!

Aceasta este o rețetă pentru haos care împiedică și supraîncărcă eficiența vânzărilor.

Este esențial să definiți rolul și structura echipei dvs. de operațiuni de vânzări înainte de implementare.

În acest articol, vă vom ajuta să înțelegeți operațiunile de vânzări, astfel încât să puteți dezvolta o strategie de operațiuni de vânzări care să se alinieze nevoilor organizației dvs.

Ce este operațiunile de vânzări?

Operațiunile de vânzări folosesc sisteme și tehnologie pentru a ajuta echipele de vânzări să-și atingă obiectivele. Se bazează pe date pentru a lua decizii, cum ar fi câți reprezentanți să angajeze și unde să-i plaseze. Obiectivele principale sunt eficiența, excelența și optimizarea continuă a procesului de vânzare.

Echipa de operațiuni de vânzări B2B se concentrează pe a face abordarea de vânzări a unei companii strategică, bazată pe date și deliberată, mai degrabă decât reactivă sau întâmplătoare.

Vă puteți gândi la șeful operațiunilor de vânzări ca fiind consilierul strategic al vicepreședintelui vânzărilor.

Se gândesc pe termen lung, adesea mai mult de 18 luni, în timp ce un VP de vânzări s-ar putea concentra mai mult pe obiectivele pe termen mai scurt.

În ceea ce privește responsabilitățile, puteți reduce operațiunile de vânzări la trei obiective generale:

1. Creați o strategie de vânzări și identificați obiectivele.
2. Sprijiniți reprezentanții de vânzări în atingerea acestor obiective.
3. Gestionați analiza vânzărilor pentru a îmbunătăți eficiența vânzărilor și pentru a menține conducerea actualizată.

În secțiunea următoare, vom aprofunda fiecare zonă de interes, împărtășind munca de zi cu zi la care vă puteți aștepta de la un profesionist în operațiuni de vânzări.

Ce fac operațiunile de vânzări?

Operațiunile de vânzări sunt o funcție critică în cadrul unei organizații care sprijină echipa de vânzări în generarea veniturilor și atingerea obiectivelor de afaceri.

Scopul principal al operațiunilor de vânzări este de a eficientiza și optimiza procesul de vânzări, crescând în cele din urmă eficiența și eficacitatea.

Cum realizează ei acest lucru?

Să trecem peste câteva dintre responsabilitățile-cheie ale echipei medii de operațiuni de vânzări, împărțite în trei zone de focalizare armonioase: strategie și operațiuni, analiză și performanță.

Strategia de vânzări și operațiuni

Profesioniștii în operațiuni de vânzări lucrează îndeaproape cu conducerea superioară pentru a dezvolta planuri strategice aliniate cu obiectivele companiei.

Aceasta include identificarea piețelor țintă, stabilirea obiectivelor de vânzări și dezvoltarea strategiilor de vânzări pentru a atinge aceste obiective.

Iată principalele sarcini de strategie și operațiuni ale echipei SO standard:

Definiți și îmbunătățiți procesul de vânzare

Ei determină etapele procesului de vânzare și le standardizează în CRM.

Determinați obiectivele de vânzări pe termen lung

Aflați ce teritorii să urmăriți, ce soluții să vă concentrați pe vânzare și alte obiective pe termen lung.

Găsiți și implementați cele mai bune practici și instrumente de vânzări

Operațiunile de vânzări caută întotdeauna cele mai bune practici de vânzări și industrie pe care le pot adopta și integra în procesul de vânzări .

Mențineți conducerea la curent cu privire la vânzări

Ei rulează rapoarte care îi ajută pe directori să rămână la curent cu toate aspectele legate de vânzări.

Gestionați colaborarea interdepartamentală

Alte responsabilități ale operațiunilor de vânzări includ sprijinirea echipei de vânzări, ajutând la eficientizarea proceselor, oferind instruire și resurse și asigurându-se că SDR-urile au instrumentele de care au nevoie pentru a reuși.

Liderii de echipă se asigură că vânzările sunt aliniate cu obiectivele de marketing , produse și companie.

Date și analize de vânzări

Operațiunile de vânzări sunt responsabile pentru colectarea și analizarea datelor legate de performanța vânzărilor, comportamentul clienților și tendințele pieței. Aceste date ajută la identificarea zonelor de îmbunătățire și la luarea deciziilor informate cu privire la strategia de vânzări.

Gestionați prognoza vânzărilor

Ei folosesc date istorice și de piață pentru a prezice cum vor evolua vânzările pe termen scurt și lung.

Efectuați analize de câștig/pierdere

Uneori, ei vor conduce studiul ofertelor de vânzări pentru a determina ce activități duc de obicei la succes.

Determinați și urmăriți KPI-urile de vânzări

Operațiunile de vânzări identifică care sunt KPI-uri de urmărit; aceste indicatori îi ajută să evalueze și să repete eficient inițiativele și procesul de vânzare.

Configurați tablouri de bord de vânzări

Ei lucrează cu managerii de vânzări pentru a crea tablouri de bord pentru reprezentanți pentru a-și urmări valorile cheie și a progresa către obiective.

Este mult de gestionat pe cont propriu, așa că echipele SO lucrează adesea îndeaproape cu IT, în special în ceea ce privește igiena și curățarea datelor .

Performanta in vanzari

Operațiunile de vânzări joacă, de asemenea, un rol crucial în măsurarea performanței echipei de vânzări.

Ei urmăresc indicatorii cheie de performanță (KPI) pentru a evalua eficiența strategiilor de vânzări și pentru a identifica zonele de îmbunătățire. Această abordare bazată pe date le permite să ia decizii informate cu privire la alocarea resurselor și ajustările strategiei.

În plus, ei sunt responsabili pentru prognoza veniturilor și stabilirea obiectivelor realiste pentru echipa de vânzări. Analizând datele istorice despre vânzări și tendințele pieței, acestea pot oferi previziuni precise care ajută compania să planifice creșterea viitoare.

Găsiți și evaluați tehnologia de vânzări

Un specialist în operațiuni de vânzări este adesea responsabil pentru evaluarea și implementarea tehnologiei B2B , cum ar fi CRM-urile, software-ul de vânzări, instrumentele de prospectare și platformele de analiză.

Planificați și gestionați instruirea în vânzări

Echipa SO poate crea și implementa un plan de instruire în funcție de organizație.

Facilitează comunicarea de vânzări

Operațiunile de vânzări țin SDR-urile informate prin raportare, cum ar fi un raport privind pipeline, și împărtășind victoriile și schimbările cu echipa.

Identificați sarcinile de vânzări de automatizat

Managerii operațiunilor de vânzări sunt experți în tehnologia necesară pentru a eficientiza prospectarea și automatizarea vânzărilor B2B.

Amintiți-vă că unele dintre aceste sarcini de performanță ar putea cădea în mâinile unui departament de activare a vânzărilor - deși unele companii aduc activarea în operațiunile de vânzări.

În general, operațiunile de vânzări sunt funcții organizaționale cruciale care ajută la creșterea veniturilor, la îmbunătățirea eficienței și la sprijinirea echipei de vânzări în atingerea obiectivelor.

Concentrându-se pe strategie, suport, analiză, managementul tehnologiei și măsurarea performanței, profesioniștii operațiunilor de vânzări joacă un rol crucial în asigurarea succesului echipei de vânzări.

De ce sunt importante operațiunile de vânzări?

Implementarea unui proces de operațiuni de vânzări vă eficientizează activitățile de vânzări pentru a genera venituri eficiente și, la rândul său, vă asigurați că tot ceea ce face vânzările este în serviciul obiectivelor dumneavoastră organizaționale.

De asemenea, oferiți mai mult timp vicepreședintelui și managerilor să se concentreze pe sarcinile de închidere a tranzacțiilor și de gestionare, mai degrabă decât să efectueze analize de câștig/pierdere sau să filtreze liste de clienți potențiali pentru noii reprezentanți.

Iată câteva dintre celelalte beneficii ale stabilirii unei structuri dinamice de echipă de operațiuni de vânzări:

• Eficientizați procesele de vânzări pentru a le face mai eficiente și mai scalabile.
• Creșteți performanța canalului de vânzări.
• Creați alinierea cu obiectivele de afaceri din cadrul departamentelor.
• Implementați strategii bazate pe date pentru a îmbunătăți eficiența echipei dvs. de vânzări.
• Introduceți noi tehnologii și cele mai bune practici în procesul de vânzare.

Efectele în aval ale unui departament de operațiuni de vânzări sunt cicluri de vânzări mai scurte, rate de câștig mai bune și, în cele din urmă, venituri mai mari pentru afacerea dvs.

Cum construiești o echipă profitabilă de operațiuni de vânzări?

Structura departamentului de operațiuni de vânzări vine în toate formele și dimensiunile. Depinde de tine să decizi ce structură funcționează cel mai bine pentru afacerea ta și pentru obiectivele tale viitoare.

Este posibil să aveți nevoie de un singur consultant în operațiuni de vânzări dacă sunteți un startup.

Organizațiile mid-to-intreprise vor avea nevoie de o echipă mai mare, deoarece vor avea mai multe SDR -uri de susținut și mult mai multe date de analizat.

Iată câteva exemple de structură organizatorică a operațiunilor de vânzări:

• Unele echipe ar putea avea o structură înaltă cu, în ordinea descrescătoare a autorității, un VP, manager și analist.
• Alții ar putea avea mai mult o structură plată, cu un cap honcho în vârf și toți ceilalți la același nivel.

De exemplu, Brian Chin , director de operațiuni de vânzări la Spring Health, are patru membri ai echipei și folosește un sistem de rotație trimestrial în care alternează funcțiile.

Acest lucru le permite să învețe unii de la alții, să stăpânească diferitele funcții ale operațiunilor de vânzări și să formeze o înțelegere holistică a disciplinei.

Între timp, alte companii își împart echipa de operațiuni de vânzări în două subdepartamente pe baza competențelor de bază - unul pentru know-how și suport tehnic și unul pentru strategia de ansamblu.

În ciuda acestor diferențe, există o structură standard de echipă de operațiuni de vânzări pe care o puteți folosi ca șablon. Modificați-l în funcție de nevoile dvs. de vânzări și de cele mai bune practici din industrie:

Defalcarea structurii unei echipe de operațiuni de vânzări

Mai jos este o defalcare a rolurilor semnificative ale operațiunilor de vânzări, în ordinea descrescătoare a experienței:

VP operațiuni de vânzări

AKA directorul operațiunilor de vânzări. Ei sunt consilierii strategici ai șefului dvs. de vânzări și liderului de echipă.

Ei vor defini strategia operațiunilor de vânzări, vor coordona cu alte departamente și vor prezenta conducerii.

Manager operațiuni de vânzări

Adesea, al doilea comandant, managerul supraveghează o echipă de analiști operaționali sau specialiști care îi ajută să îmbunătățească procesul de vânzări, să găsească noi tehnologii, să conducă proiecte de analiză și să îndeplinească alte sarcini de nivel înalt.

Analist operațiuni de vânzări

Analistul este competent în instrumentele de informații despre vânzări , Excel, modelarea datelor și alte tehnici de analiză.

Aceștia se concentrează pe utilizarea datelor pentru a răspunde la întrebări care vor ajuta echipa de vânzări să-și îmbunătățească strategia și procesul.

Reprezentant operațiuni de vânzări

Angajat de nivel de început, acest reprezentant lucrează de obicei mai strâns cu reprezentanții de vânzări decât cu celelalte roluri, sprijinindu-i în diferite moduri, de la ajutându-i să creeze un tablou de bord pentru vânzări până la oferirea automatizării vânzărilor .

Pe măsură ce echipa dvs. de vânzări crește, veți descoperi noi nevoi operaționale. Ca rezultat, echipa ta de vânzări va crește și fiecare membru va deveni mai specializat.

La un moment dat, multe companii împart câteva dintre aceste roluri în două. Deci, de exemplu, ați putea avea un analist senior care gestionează un analist.

De asemenea, companiile pot angaja specialiști în operațiuni care se concentrează pe un obiectiv principal (de exemplu, îmbunătățirea vitezei de vânzări sau formarea echipei de vânzări).

Indicatori KPI al operațiunilor de vânzări: ce trebuie urmărit

Cum îți dai seama dacă strategiile tale de operațiuni de vânzări dau roade?

Va trebui să monitorizați performanța, urmărind în principal valorile cheie influențate de echipa dvs. de sistem de operare și valorile legate de funcțiile lor de bază.

Iată obiectivele operațiunilor de vânzări și KPI-urile de urmărit:

Rata medie de câștig

Acesta este unul dintre cei mai buni KPI pentru operațiunile de vânzări. O creștere a acestei metrici de performanță este, în general, un semn că abilitățile, ideile și schimbările de operațiuni de vânzări dau roade.

Durata medie a ciclului de vânzări

Operațiunile de vânzări petrec mult timp încercând să influențeze eficiența vânzărilor; lungimea medie a ciclului de vânzări indică dacă metodele lor funcționează sau nu în acest sens.

Timp de răspuns de plumb

Având în vedere cât de crucial este atragerea atenției unui client potențial asupra vânzărilor, echipele de operațiuni se concentrează mult pe sprijinirea reprezentanților cu date B2B , fluxuri de lucru și tehnologie pentru a implica clienții potențiali.

Timpul de răspuns la lead indică cât de bine funcționează totul.

Rate de utilizare a tehnologiei

Acesta este un KPI esențial pentru operațiuni de vânzări . Echipele SO trebuie să știe dacă SDR-urile folosesc tehnologia pe care o implementează și cum o folosesc.

Acest lucru îi ajută să detecteze eșecurile în optimizarea platformelor și îi indică cât de bine au funcționat. Dacă ratele de utilizare a tehnologiei sunt scăzute, echipa SO ar trebui să răspundă antrenând reprezentanți pe aceasta.

Acuratețea prognozei

Prognoza vânzărilor și analiza predictivă (identificarea potențialelor probleme) sunt aspecte semnificative ale operațiunilor de vânzări. Ei au nevoie de feedback cu privire la real versus cel prezis pentru a-și rafina metodele predictive.

Cu aceste informații, își pot repeta strategiile pentru a le face mai eficiente data viitoare.

Urmărirea constantă a acestor KPI vă va ajuta să vă îmbunătățiți departamentul de operațiuni și, la rândul său, tot ceea ce acestea afectează - de exemplu, productivitatea, eficiența vânzărilor și venitul anual.

Instrumente și software de care are nevoie fiecare echipă de operațiuni de vânzări

Mai multe instrumente pot ușura sarcinile operațiunilor de vânzări. Principalele instrumente de care are nevoie fiecare echipă SO sunt un CRM, instrument de prognoză a vânzărilor și instrumente de planificare a teritoriului.

Să le privim mai detaliat:

1. Software CRM (Customer Relationship Management).

Un sistem CRM este esențial pentru echipele SO pentru a gestiona eficient interacțiunile cu clienții, a urmări clienții potențiali și a eficientiza procesul de vânzări.

Acest instrument de operațiuni de vânzări ajută la:

• Organizați datele clienților .
• Urmăriți istoricul comunicării cu clienții.
• Gestionați sarcinile și programările.
• Analizați performanța vânzărilor.

2. Instrument de prognoză a vânzărilor

Instrumentele de prognoză a vânzărilor ajută la prezicerea tendințelor viitoare de vânzări pe baza datelor istorice și a condițiilor actuale de piață.

Acest lucru permite echipelor de operațiuni să:

• Luați decizii informate cu privire la alocarea resurselor.
• Buget.
• Plan.

3. Instrumente de planificare a teritoriului

Aceste instrumente ajută echipele să își gestioneze și să optimizeze eficient teritoriile de vânzare.

Acestea permit echipelor să:

• Segmentează clienții.
• Atribuiți reprezentanți pentru anumite regiuni.
• Urmăriți performanța în fiecare teritoriu.

Ei se asigură că reprezentanții de vânzări au resurse care le susțin rolurile și sunt concentrați pe cele mai promițătoare oportunități.

Operațiuni de vânzări interne: strategie și provocări

Strategiile operațiunilor de vânzări au devenit din ce în ce mai populare în ultimii ani. De ce?

Pentru că tehnologia a permis modalități mai eficiente de a ajunge și de a interacționa cu potențialii.

Indiferent dacă creați o nouă echipă sau vă îmbunătățiți departamentul de operațiuni existent, veți găsi cele mai bune practici și provocările de mai jos pentru operațiunile de vânzări valoroase

Cele mai bune practici

Luați decizii bazate pe date

Când modificați procesul de vânzări sau perfecționați strategia generală, asigurați-vă că utilizați datele pentru a informa aceste decizii. Deși „simțirea instinctului” își are cu siguranță locul, statisticile ar trebui să o susțină.

Luarea deciziilor bazate pe date este crucială în operațiunile de vânzări. Permite companiilor să identifice tendințele, să urmărească performanța și să ia decizii informate care să conducă la creștere.

Analizând valorile operațiunilor de vânzări, cum ar fi ratele de conversie , costurile de achiziție a clienților și previziunile privind veniturile, companiile pot obține informații valoroase despre operațiunile lor și pot determina cele mai eficiente strategii pentru atingerea obiectivelor.

Îmbrățișează automatizarea

Adoptarea automatizării în operațiunile de vânzări poate aduce beneficii semnificative echipei dvs. prin creșterea eficienței, acurateței și productivității.

Automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi introducerea datelor sau programarea e-mailurilor ulterioare, poate elibera timp prețios petrecut mai bine pe inițiative strategice și construirea de relații cu clienții.

Există o multitudine de instrumente disponibile care vă pot ajuta să vă eficientizați procesele operațiunilor de vânzări.

Sistemele CRM precum Salesforce sau HubSpot pot automatiza sarcini precum scorul de clienți potențiali și urmărirea e-mailurilor, în timp ce instrumente precum Tableau pot ajuta la vizualizarea datelor și la identificarea tendințelor.

Încorporarea automatizării în operațiunile dvs. de vânzări poate îmbunătăți eficiența, reduce erorile și, în cele din urmă, poate obține rezultate mai bune.

Reprezentanți de vânzări din umbră

Umbrarea SDR-urilor este valoroasă pentru îmbunătățirea operațiunilor de vânzări. Petrecând timp cu reprezentanții pe teren, puteți obține o perspectivă asupra provocărilor și oportunităților de zi cu zi cu care se confruntă echipa de vânzări. Acest lucru permite SO-urilor dvs. să ofere sprijin și îndrumări mai eficiente.

Unul dintre beneficiile critice ale repetăților în umbră este capacitatea de a identifica nevoile de antrenament și zonele de îmbunătățire. Observând reprezentanții în acțiune, echipele SO pot identifica zonele în care sunt necesare antrenamente sau resurse suplimentare, ajutând la îmbunătățirea performanței generale și a productivității.

Provocări

Calitatea datelor

Datele exacte și fiabile sunt esențiale pentru luarea unor decizii informate. Calitatea slabă a datelor poate duce la informații incorecte și, în cele din urmă, poate afecta succesul operațiunilor.

Probleme de integrare

Un coordonator de operațiuni de vânzări se poate confrunta cu provocări în integrarea diferitelor instrumente și sisteme, ceea ce duce la gestionarea datelor și ineficiențe de comunicare.

Rezistenta la schimbare

Membrii echipei care se simt confortabil cu status quo-ul pot rezista noilor procese sau tehnologii implementate de echipa de operațiuni. Depășirea acestei rezistențe și asigurarea acceptării tuturor membrilor echipei este crucială pentru succesul oricărei inițiative de operațiuni de vânzări.

Lipsa alinierii între echipe

Este posibil ca echipele de vânzări și operațiuni să nu fie întotdeauna aliniate în ceea ce privește obiectivele, strategiile sau comunicarea. Această lipsă de aliniere poate duce la ineficiențe și oportunități ratate.

Evitarea distragerilor

O echipă de operațiuni de vânzări poate face atât de multe! Prioritizarea și respectarea celor mai importante proiecte este adesea o provocare, mai ales atunci când o echipă de vânzări B2B solicită în mod constant mici favoruri.

Confruntarea cu creșterea companiei

Pe măsură ce companiile cresc, se schimbă, la fel și cadrele și tehnologia de analiză predictivă. Acest lucru poate fi frustrant pentru echipele de operațiuni de vânzări; ei trebuie întotdeauna să învețe și să se adapteze.

Standardizarea proceselor de vânzare

Fluxurile de lucru automatizate în CRM îi pot ajuta pe agenții de vânzări să respecte procesul, dar știm cu toții că unii reprezentanți vor să facă lucrurile în felul lor. Acest lucru poate afecta analiza procesului de vânzări și poate afecta eficiența vânzărilor.

Pentru a aborda aceste provocări, operațiunile de vânzări trebuie să prioritizeze calitatea datelor prin:

• Auditarea și curățarea periodică a datelor
• Investind în instrumente și tehnologii care eficientizează procesele de integrare.
• Comunicarea eficientă cu membrii echipei pentru a obține acceptarea noilor inițiative.
• Promovarea colaborării între echipe pentru a asigura alinierea la obiective și strategii.

Întrebări frecvente privind operațiunile de vânzări

Î: Care este diferența dintre operațiunile de venituri și operațiunile de vânzări?

R: În timp ce echipele de venituri și operațiuni de vânzări sunt interesate să sporească eficiența echipelor și activităților generatoare de venituri, operațiunile de vânzări sunt mai specializate și se concentrează în primul rând, dacă nu numai, pe sprijinirea echipei de vânzări.

Între timp, operațiunile de venituri au o abordare mai holistică, aliniind și asistând vânzările, marketingul și succesul clienților pentru a crește creșterea veniturilor și a îmbunătăți experiența clienților.

Cu alte cuvinte, distrugerea silozurilor între echipele generatoare de venituri este scopul final al RevOps. Și împuternicirea echipei de vânzări este scopul final al operațiunilor de vânzări.

Î: Care este diferența dintre activarea vânzărilor și operațiunile de vânzare?

R: Ambele funcții lucrează împreună îndeaproape pentru a asigura succesul și eficacitatea echipei de vânzări.

Activarea vânzărilor oferă echipelor de vânzări resurse pentru a vinde eficient, cum ar fi ghiduri de produse sau videoclipuri de marketing.

Pe de altă parte, operațiunile de vânzări se concentrează pe optimizarea procesului de vânzări, utilizarea tehnologiei și creșterea eficienței în cadrul organizației de vânzări.

În timp ce un reprezentant de activare a vânzărilor poate trimite un raport al industriei pe care reprezentantul îl poate folosi pentru a angaja un nou client potențial, un SO ar putea configura o automatizare pentru el în CRM-ul său.

Încercați inteligența de vânzări premium de la Cognism

Operațiunile de vânzări ar trebui să fie mereu în căutarea unor noi instrumente care vor îmbunătăți productivitatea echipei lor de vânzări.

Datele proaste despre clienții potențiali sunt una dintre cele mai frecvente blocaje în procesul de vânzare.

Determină reprezentanții să trimită e-mailuri la adrese greșite, să parcurgă web într-un efort zadarnic de a găsi clienți potențiali ideali și să piardă timp.

Prin urmare, este logic să vă înarmați reprezentanții de vânzări cu cele mai bune date despre clienții B2B din jur. Pentru asta, există Cognism.

Faceți clic pe banner pentru a rezerva o demonstrație și pentru a permite vânzărilor să aibă mai multe conversii cu persoanele de contact potrivite