Conformitatea întreprinderilor mici: Ghid detaliat

Una dintre cele mai comune minciuni în vremurile moderne? „Am citit și am fost de acord cu termenii și condițiile”. În plus, dacă cineva ar avea într-adevăr atâtea cookie-uri cât am fost de acord cu noi într-o oră medie de navigare pe web, ar apărea o nouă problemă de sănătate.

Totul ar putea părea inutil din perspectiva utilizatorului. Nimeni nu citește toți acești termeni și condiții sau acorduri privind cookie-urile pentru că „nimănui nu îi pasă” – până când există o încălcare a datelor.

Apoi, afacerile sunt atacate din toate părțile. Presă proastă, clienții care întorc spatele și guvernele gata să-i pedepsească cu amenzi.

Pare dur, dar cu valoarea pe care o constă date, totul are sens. Datele sunt noul aur și petrol și trebuie protejate.

În special pentru întreprinderile mici, acest lucru poate părea o bătaie de cap. Lumea rapidă a întreprinderilor mici este destul de dificil de navigat fără a fi nevoie să vă faceți griji cu privire la conformitatea cu reglementările, datele și confidențialitatea.

În calitate de proprietar de mică afacere, aveți sarcina de a vă asigura că afacerea dvs. rămâne funcțională. În plus, rămâne în conformitate cu lista în continuă extindere de reglementări, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) al Uniunii Europene și Legea consimțământului clienților din California (CCPA). Suspin.

Aceste legi au introdus recent și noi complexități și cerințe pentru proprietarii de întreprinderi mici care operează în jurisdicțiile lor, ca și cum nu ar fi încă destul de complicate.

Pe lângă aceste noi legi, proprietarii de întreprinderi mici sunt, de asemenea, obligați să respecte legile și reglementările federale, cum ar fi Legea privind raportarea echitabilă a creditului (FCRA) și Legea privind tranzacțiile de credit echitabile și corecte (FACTA), care sunt în vigoare de ani de zile. .

Toate aceste legi și reglementări pot părea copleșitoare, în special pentru proprietarii de afaceri mici care operează cu un buget limitat.

În acest articol, vom mări GDPR și CCPA. În primul rând, vă vom ajuta să înțelegeți despre ce este vorba, înainte de a oferi câteva sfaturi practice despre cum să gestionați conformitatea. Doriți să aflați mai multe? Citiți mai departe despre cum să vă protejați datele întreprinderii mici!

De ce există GDPR și CCPA?

Aceste reglementări sunt concepute pentru a proteja consumatorii, asigurând în același timp că aceștia sunt reprezentați în mod corect în procesul de colectare și utilizare a datelor.

Cu toate acestea, proprietarii de afaceri mici sunt adesea copleșiți de numărul mare de legi pe care trebuie să le respecte. Să ne uităm la ce implică cu adevărat jucătorii principali, GDPR și CCPA.

Ce este CCPA?

Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (CCPA), cunoscută sub denumirea de „Legea privind confidențialitatea datelor”, este o nouă lege care impune companiilor să fie transparente cu privire la modul în care folosesc datele personale ale clienților lor.

Denumirea „Data Privacy Bill” este un nume puțin greșit; în timp ce legea impune întreprinderilor să-și dezvăluie practicile de colectare a datelor, ea conține și alte câteva prevederi care afectează întreprinderile mici.

Aceste prevederi impun companiilor să obțină consimțământul consumatorilor înainte de a-și folosi sau vinde datele personale și, de asemenea, interzic întreprinderilor să colecteze anumite tipuri de date cu caracter personal fără acordul clientului.

Scopul CCPA este de a proteja drepturile de confidențialitate a datelor ale consumatorilor, solicitând în același timp anumitor companii să ofere clienților transparență și control asupra datelor lor.

CCPA este cea mai cuprinzătoare lege privind confidențialitatea datelor din Statele Unite și are potențialul de a schimba fundamental modul în care companiile interacționează cu clienții lor.

CCPA se aplică companiilor cu cel puțin un rezident din California și care colectează, utilizează și dezvăluie informații despre clienți în orice scop.

Dacă sunteți în căutarea unor informații mai specifice, Osano a împărtășit câteva informații utile pentru a rămâne în conformitate cu CCPA. Într-un limbaj clar și concis, veți afla totul despre aspectele practice ale CCPA. Deocamdată, iată câteva sfaturi pentru a începe să respectați conformitatea.

Ce este GDPR?

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), denumit uneori Legea generală privind protecția datelor (GDPR), este cel mai recent instrument juridic major al UE pentru a reglementa utilizarea și colectarea datelor cu caracter personal pentru a proteja confidențialitatea rezidenților UE.

Cere companiilor care operează în UE să respecte anumite standarde privind protecția datelor cu caracter personal. Face acest lucru prin codificarea principiilor fundamentale ale practicilor corecte de informare, inclusiv dreptul persoanelor vizate de a-și accesa datele personale deținute de operatorii de date.

Când majoritatea oamenilor se gândesc la GDPR, se gândesc la el în termeni de modul în care va afecta afacerile. În realitate, GDPR protejează și consumatorii.

Afectează GDPR doar afacerile din UE?

Nu, GDPR este un regulament care protejează drepturile de date ale UE, dar are și implicații majore pentru întreprinderile care operează peste granițe. Se aplică oricărei întreprinderi care manipulează datele cetățenilor UE, indiferent de locul în care se află afacerea.

Cum afectează GDPR întreprinderile mici?

Da, GDPR este un set complicat de legi, dar nu vă panicați: înțelegând despre ce este vorba și sfaturile care urmează, și dvs. puteți deveni și rămâne conform.

Acest lucru poate fi o problemă grea pentru unele companii, mai ales dacă accentul lor principal nu este pe managementul datelor. Indiferent de dimensiunea lor sau de obiectivul lor principal, toate companiile trebuie să respecte GDPR pentru a evita amenzi mari.

Ce trebuie să știți cu adevărat despre GDPR (într-un limbaj simplu)

Textul integral al GDPR conține 99 de articole individuale. Înțelegem că nu vei citi toate astea, cuvânt cu cuvânt. Chiar dacă o faci, s-ar putea să nu-ți amintești sau chiar să nu înțelegi totul.

Din fericire, există un rezumat mai simplu. GDPR se învârte în jurul a șapte principii principale: legalitate, corectitudine și transparență; limitarea scopului; minimizarea datelor; precizie; limitarea stocării; integritate și confidențialitate (securitate); și responsabilitate.

Iată ce presupun ele.

Legalitate, corectitudine și transparență

Puteți prelucra datele cu caracter personal numai dacă aveți un motiv temeinic pentru aceasta, care rezumă legalitatea. Unele dintre motive pot fi:

• Utilizatorul v-a dat consimțământul pentru a face acest lucru.
• Trebuie să o faci pentru a-ți face bine un contract.
• Este necesar să îndepliniți o obligație legală.
• Pentru protejarea intereselor vitale ale unei persoane fizice.
• Este o sarcină publică făcută în interes public.

De asemenea, trebuie să fii corect cu privire la motivul pentru care faci asta și să fii transparent.

Limitarea scopului

Motivul pentru care colectați și stocați date se extinde la principiul limitării scopului, ceea ce înseamnă că datele sunt „colectate doar în scopuri specificate, explicite și legitime”.

Scopul trebuie să fie clar, nu doar pentru dvs., ci și pentru consumatori - așa că trebuie să comunicați ceea ce se întâmplă într-o notificare de confidențialitate. În cele din urmă, nici nu vă puteți abate de la acest scop.

Minimizarea datelor

Nu trebuie să întrebați abonații la buletinele informative care este numărul lor de telefon. Colectați doar datele de care aveți nevoie.

Precizie

Datele pe care le colectați și le stocați trebuie să fie exacte și aceasta este responsabilitatea dvs. Trebuie să-l verificați și să scăpați de datele incorecte sau incomplete. Acest lucru aduce beneficii tuturor!

Limitarea stocării

Nu puteți stoca date pentru totdeauna. Trebuie să limitați timpul în care stocați datele și să justificați de ce ați ales această perioadă de timp

Integritate și confidențialitate

Depinde de tine să păstrezi datele pe care le colectezi în siguranță împotriva amenințărilor interne și externe.

Responsabilitate

Nu în ultimul rând: trebuie să îți asumi responsabilitatea și să fii capabil să dovedești cum lucrezi la conformitate. Aceste dovezi pot fi solicitate oricând de autorități, așa că asigurați-vă că documentați în mod corespunzător ceea ce faceți.

Sfaturi pentru a deveni și a rămâne conform, chiar și ca o afacere mică

Așa că, acum înțelegi despre ce este toată agitația, este timpul să devii mulțumit. Iată câțiva pași și sfaturi pe care nu ar trebui să le ratezi.

1. Creați și mențineți o listă cu toate activitățile dvs. de prelucrare a datelor și documentați-le: începeți prin a vă gândi mult și bine la ce date sunt de fapt în posesia dvs. și la ce veți colecta în viitor.
2. Înțelegeți-vă obligațiile ca organizație: ce reguli vi se aplică? Există nenumărate legi și poate fi dificil să afli în care se încadrează afacerea ta. Nu ezitați să contactați un expert pentru a vă asigura că nu respectați legile greșite.
3. Asigurați-vă că angajații dvs. sunt conștienți de obligațiile lor: protecția datelor și conformitatea este un efort de echipă. Fiecare persoană poartă responsabilitatea. De asemenea, puteți lua în considerare dacă trebuie să numiți un responsabil cu protecția datelor (DPO).
4. Asigurați-vă că aveți un acord cu furnizorii dvs. terți cu privire la modul în care aceștia utilizează datele clienților sau utilizați software care vă ajută să urmăriți acest lucru.
5. Utilizați un instrument pentru a face munca grea: un software de platformă de confidențialitate vă poate ajuta să țineți evidența tuturor datelor și a oricăror actualizări din acordurile cu furnizorii. A face acest lucru manual a devenit aproape imposibil fără cantitatea de date procesată.

Cât de încrezător ești în conformitatea ta?

Când vine vorba de respectarea tuturor acestor reglementări, cel mai bun sfat este: mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău.

Educați-vă cu privire la ceea ce trebuie făcut și dacă vi se pare prea mult de făcut „pe lângă conducerea afacerii dvs., luați în considerare externalizarea acesteia către un expert, care va fi întotdeauna mai ieftin decât plata unei amenzi!