Ghidul SMART pentru eficientizarea procesului de planificare a proiectelor

Abordarea ta sistematică a managementului de proiect este substanța care ține laolaltă întreaga operațiune a afacerii tale. Planificarea slabă poate semnifica moartea unui proiect înainte ca acesta să fie pus în funcțiune.

Potrivit Project Management Institute (PMI), managementul de proiect implică „aplicarea de cunoștințe, abilități, instrumente și tehnici la o gamă largă de activități pentru a îndeplini cerințele unei anumite sarcini”.

Datorită gamei imense de proiecte complexe și provocatoare din punct de vedere tehnic din lumea afacerilor de astăzi, dezvoltarea unui șablon de management puternic a devenit o abilitate din ce în ce mai critică.

Adevărul dur este că multe companii nu au găsit încă un ritm eficient care să se alinieze obiectivelor lor de afaceri. Pentru a pune acest lucru în perspectivă, pentru fiecare miliard de dolari investit doar în Statele Unite, 122 de milioane de dolari sunt irosite din cauza lipsei de performanță a proiectului.

Având în vedere acest lucru, pentru a vă asigura că proiectul dvs. este de succes, este crucial să utilizați SMART în planificarea proiectului.

În cele din urmă, includerea acestei strategii în abordarea dvs. ar trebui să funcționeze pentru a răspunde celor 4 W.

1. Ce trebuie realizat?
2. De ce facem asta?
3. Cine va fi implicat în proces?
4. De unde vor veni resursele necesare?

Deci, cum puteți utiliza obiectivele SMART în managementul proiectelor? Să ne scufundăm.

SPECIFIC

Schițați obiectivele

În primul rând, trebuie să cunoașteți obiectivele majore care conduc spre imaginea de ansamblu și cele mai mici necesare pentru a ajunge acolo. Aruncă o privire profundă în domeniul de aplicare al sarcinilor la îndemână și identifică exact ceea ce vrei să realizezi și modul în care acesta joacă în misiunea ta generală.

De exemplu, să presupunem că inițiezi o nouă funcție de chat live pe site-ul tău web. Deși vor exista multe obiective mai mici pentru a se asigura că noul sistem este implementat corespunzător, obiectivele generale ar fi probabil să îmbunătățească suportul pentru utilizatori și să se clarifice că sunteți o marcă care acordă prioritate succesului clienților.

Alte obiective generale pe care le-ați putea lua în considerare în cadrul oricărui proiect dat ar putea fi:

• Finalizarea lucrării în timp util
• Respectarea bugetului dat
• Îmbunătățirea livrării produselor

Pentru această parte a procesului, începeți prin a gândi mare. Stabilirea de obiective colosale pune bazele întregului proiect și face mai ușor să rămâneți pe drumul cel bun. De aici, obțineți detalii detaliate despre ceea ce trebuie făcut pentru a îndeplini obiectivele majore.

Pentru ajutor organizațional, Wunderlist este un instrument simplu, dar eficient pentru a contura obiectivele mai mari și a elimina sarcinile într-un mod sistematic. Puteți atribui rapid oamenilor sarcinile lor de făcut, toate actualizările fiind gestionate și sincronizate pe mai multe dispozitive mobile.

MASURABIL

Creați o listă de livrabile

Stabilirea unei cerințe pentru livrabile este viața și sângele unui proiect. Aruncă o privire mai profundă și vei vedea că livrabilele se extind cu mult dincolo de doar rezultate. Acestea servesc drept puncte de referință pentru modul în care sarcinile sunt planificate, gestionate și executate de la A la Z. În general, există două tipuri de livrabile de luat în considerare pe parcursul managementului de proiect: Proiect și Proces.

În general, există două tipuri de livrabile de luat în considerare pe parcursul managementului de proiect: proiect și proces.

Rezultatele proiectului se referă la rezultate bazate pe nevoi specifice. Acestea sunt de obicei obiecte tangibile. De exemplu, dacă proiectul proiectează un site web nou, livrabilele ar include lucruri precum paginile de destinație sau anumite elemente finalizate.

Rezultatele procesului sunt toate despre realizarea detaliilor rezultatului. Aceasta este în relație cu modul în care sunt derulate proiectele. Un exemplu ar fi în ceea ce privește cât de bine un proiect respectă intervalul de timp alocat sau calitatea generală a lucrării finalizate.

Primul pas ar fi identificarea rezultatelor proiectului. Cum vor fi produse? Ce articole au prioritate?

Urmează livrabilele procesului. Ce va determina dacă proiectul este sau nu finalizat eficient? Care sunt KPI-urile?

Aceste livrabile acționează ca model pentru întregul proces. Asigurați-vă că fiecare este bine definit, cu o cantitate minimă de zonă gri.

REALIZATĂ

Determinați plata contribuției

Simplu și simplu, fără o echipă calificată, proiectele tale nu au nicio șansă. Cu toate acestea, un echipaj de top este foarte alcătuit fără un sistem adecvat pentru plata sarcinilor. La urma urmei, managementul de proiect este de obicei un efort de grup.

În funcție de obiectivele și dimensiunea operațiunii, cel mai probabil va fi nevoie de colaborare interdepartamentală pe parcursul unui proiect. Odată ce sarcinile au fost prioritizate, managerul va fi responsabil de delegare pe toată durata proiectului.

De exemplu, să presupunem că obiectivul general este de a îmbunătăți ratele de conversie pe site. Procesul ar necesita probabil informații despre întrebările de asistență pentru clienți transmise departamentului de proiectare pentru a ajuta la eliminarea blocajelor.

Din fericire, trăim într-o eră cu resurse fenomenale disponibile pentru a ajuta la eficientizarea acestor tipuri de sarcini și pentru a promova comunicarea deschisă.

Pentru o colaborare eficientă între departamente și urmărirea dependențelor, Workzone este un instrument de management al proiectelor bazat pe funcții, care se situează între Basecamp simplist și complexul JIRA, care vă oferă o imagine completă a tuturor proiectelor în derulare, cu ETA-uri, roluri atribuite și stări. de sub-sarcini într-un singur loc.

REALIST

Identificați factorii de risc

Nu contează cât de multă planificare anterioară ai pus într-un proiect, aproape întotdeauna va exista ceva neașteptat care va apărea și va arunca totul din drum. Deci, ce face un bun manager de proiect în aceste situații? Ei rămân calmi și continuă să se miște. De ce? Pentru că au plănuit pentru neașteptat!

De exemplu, dacă lucrați cu o nouă echipă, un risc comun ar fi ca oamenii să nu fie pe deplin familiarizați cu procedurile și anumiți factori ar putea trece prin fisuri. Un alt mare ar putea fi în relație cu clientul. Poate că nu ați mai lucrat niciodată cu ei și nu sunteți familiarizat cu dinamica sau așteptările lor.

Începe prin a-ți identifica toate necunoscutele. De acolo, gândiți-vă la cât mai multe riscuri potențiale. Joacă în cel mai rău caz. Apoi dezvoltați un protocol despre ce să faceți dacă aceste probleme apar din nou.

Acum, ar fi imposibil să planificați fiecare pericol potențial care ar putea face ravagii în activitatea dumneavoastră. Elaborarea unui plan solid pentru a contracara sughițul este echivalentul utilizării unei plase de siguranță pentru a vă asigura că problemele nu se transformă în dezastre în toată regula.

CONTRA CRONOMETRU

Setați cronologii

Crearea de termene limită provoacă inevitabil un sentiment de urgență în rândul lucrătorilor. Cel mai important lucru de făcut aici este să fii realist. Stresul de a îndeplini termene ridicole poate duce la nemulțumirea lucrătorilor sau la sacrificarea calității pentru viteză.

Efectuați un studiu amănunțit al proiectului și a tot ceea ce presupune acesta. Cu cât acest proces este mai detaliat, cu atât cronologia va fi mai precisă.

Luați în considerare implementarea diagramelor Gantt în primele etape ale afacerii dvs. Aceste diagrame sunt unul dintre cele mai populare și eficiente șabloane pentru a transmite progresul proiectului și reperele atinse. Fiecare job este reprezentat de o bară corespunzătoare unui interval de date, astfel încât durata sarcinii este comunicată clar.

O înțelegere a sistemelor și proceselor de management al proiectelor, precum și a variabilelor și a riscurilor implicate, este esențială pentru pregătirea diagramelor Gantt precise. Creately oferă diagrame Gantt echipate cu această funcție, astfel încât să puteți configura cu ușurință intervale de timp pentru finalizare și să le asociați cu repere și dependențe.

De asemenea, nu strica să lași personalul să decidă termenele, atâta timp cât valorile sunt în limitele rezonabile. De exemplu, dacă adăugați o funcționalitate completă de comerț electronic pe site-ul companiei dvs., cel mai probabil va exista o serie de activități, integrări și intrări necesare de la mai multe departamente - doar uitați-vă la toate elementele care compun comerțul electronic. Începeți prin a lăsa echipele de proiectare și dezvoltare să aleagă date provizorii pentru colectarea informațiilor necesare.

Odată ce ați stabilit cronologia, faceți tot posibilul să le respectați. Asigurați-vă că sunt bine-cunoscute și marcate pe calendarul tuturor. De asemenea, pregătește-te să fii un executor. A fi prea îngăduitor nu va încuraja decât amânarea și performanța insuficientă.

Ce părere aveți despre SMART în planificarea proiectelor?

Utilizarea SMART în managementul proiectelor este una dintre cele mai bune modalități de a asigura succesul. Cu toate acestea, indiferent de cât de bine este premeditată fiecare sarcină, probabil că va fi nevoie de câteva încercări pentru ca echipa ta să-și atingă pe deplin pasul. Asigurați-vă că oferiți feedback critic. După finalizare, nu strică niciodată să te așezi și să evaluezi ce a mers bine și ce poate fi îmbunătățit în viitor.

Aveți experiență în utilizarea obiectivelor SMART în planificarea proiectelor? Utilizați alt instrument pentru a vă eficientiza proiectul? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.

Biografia autorului

Raymond Crain este agent de marketing digital la E2M, o agenție de marketing de conținut cu sediul în San Diego, California. El este specializat în marketing de conținut și servicii de social media marketing.