9 moduri inteligente de a menține participanții virtuali implicați

Până acum, probabil, cu toții am trecut prin partea noastră echitabilă de evenimente virtuale. Cei mai mulți dintre noi ar putea, probabil, să numească o conferință virtuală care a fost inspirată și perspicace. În timp ce alții se grăbesc să arate un eveniment care i-a lăsat să se simtă plictisiți, neangajați și frustrați pentru că și-au pierdut timpul prețios.

Nu există nicio îndoială că evenimentele virtuale oferă un nou tip de oportunitate. Dar, la fel ca și evenimentele în persoană, acestea necesită încă multă planificare strategică pentru a fi eficiente. Deconectarea se formează adesea atunci când organizatorii de evenimente nu reușesc să surprindă același nivel de rețea, interacțiune și implicare care vine automat cu majoritatea evenimentelor în persoană.

Da, este nevoie de puțin mai multă creativitate pentru a recrea această experiență. Dar este posibil. Și dacă te înclini spre oportunitate, vei descoperi că evenimentele tale virtuale au un impact mult mai mare asupra participanților tăi.

Pe măsură ce vă construiți strategia de eveniment virtual, includeți aceste 9 moduri inteligente de a ajuta participanții virtuali să fie implicați înainte, în timpul și după evenimentul dvs. virtual.

Înainte de evenimentul dvs. virtual

O strategie de implicare completă începe cu mult înainte ca evenimentul tău virtual să înceapă efectiv. Fiind strategic în ceea ce privește planificarea dvs., nu numai că veți crea o experiență generală mai bună pentru participanți, dar veți încânta oamenii să participe în primul rând. Utilizați următoarele sfaturi pentru a vă construi strategia de implicare înainte de începerea evenimentului.

1. Decideți platforma și formatul dvs

Desigur, unul dintre primele lucruri de pe lista de lucruri de făcut atunci când planificați un eveniment virtual este să vă selectați platforma de găzduire. De asemenea, va trebui să decideți formatul evenimentului dvs. Iată câteva întrebări de luat în considerare:

• Vor fi difuzate în flux live sau preînregistrate?
• Vor putea participanții să vorbească și să pună întrebări?
• Cum vor fi puse aceste întrebări?
• Va exista un chat live?
• Cine va monitoriza aceste întrebări?

Nu există într-adevăr un răspuns greșit sau corect când vine vorba de format și platformă, dar pe baza unor evenimente și conferințe virtuale la care am participat, avem câteva sugestii pentru ceea ce funcționează cel mai bine pentru a stimula implicarea.

În primul rând, când vine vorba de alegerea unei platforme, am descoperit că cele mai captivante evenimente includ un anumit tip de comunitate online. Gândiți-vă la principalele motive pentru care majoritatea oamenilor participă la evenimente în persoană și încercați să recreați acest lucru cu comunitatea dvs. online. Amintiți-vă, puteți avea conținut grozav, vorbitori incredibili și informații valoroase, dar tot nu puteți oferi experiența captivantă pe care o caută participanții la eveniment.

Motivele populare pentru care oamenii participă la conferințe includ:

• Oportunități de creare de rețele
• Ascultați de la experți din industrie
• Perspective educaționale
• Pune întrebări colegilor și experților din industrie
• Adună resurse pentru a-și susține propriile nevoi de afaceri

Deci, cum procedați pentru a recrea acele experiențe virtual? Din fericire, tehnologia este în favoarea ta. Există destul de multe platforme diferite de găzduire a evenimentelor virtuale care oferă modalități unice de a realiza toate cele de mai sus. Iată doar câteva care merită analizate:

Platforma de evenimente virtuale Hubb - Această platformă este cea mai bună pentru cei care planifică un eveniment mai mare, cum ar fi o conferință anuală. Este extins și oferă o experiență de implicare exagerată, care nu este chiar necesară pentru webinarii lunare sau întâlniri recurente. Platforma Hubb va permite participanților să-și construiască propriile programe de evenimente, să viziteze standuri virtuale de expoziție și lobby-uri virtuale. De asemenea, oferă instrumente de bibliotecă de conținut în care vă puteți organiza toate sesiunile într-o resursă la cerere pentru participanții dvs.

Platforma virtuală de evenimente Hopin - Excelentă pentru afaceri sau evenimente mai mici, Hopin oferă o versiune de pornire la doar 99 USD pe lună. Ele oferă, de asemenea, versiuni mai extinse pentru afaceri sau pentru întreprinderi. Hopin provinces difuzare în direct pe scenă, rețele video 1:1, săli de lucru, precum și instrumente de marketing pentru evenimentul dvs.

Whova - Un alt instrument excelent pentru evenimente mai mici, deoarece prețul va varia în funcție de dimensiunea evenimentului. Whova este un instrument simplu și versatil care poate fi integrat cu alte instrumente precum Zoom, Google Hangout, Youtube și Vimeo. Puterea sa se găsește în dispozițiile sale de rețea. Oferind funcții precum întrebări și răspunsuri live, forumuri de discuții, meciuri de întâlnire și întâlniri virtuale, participanții vor putea cu ușurință să se întâlnească și să se conecteze cu colegii lor. În plus, organizatorii de evenimente pot oferi participanților acces la aplicația Whova înainte de eveniment, ceea ce le va permite oamenilor să socializeze virtual cu alți participanți la întâlnire din timp.

După ce te-ai hotărât asupra platformei tale, vei dori în continuare să iei în considerare formatul evenimentului tău virtual. Pentru a maximiza implicarea, vă recomandăm să preînregistrați majoritatea segmentelor și să permiteți vorbitorului să interacționeze activ cu publicul în timpul prezentării. Puteți utiliza funcționalitatea de chat live a platformei dvs. pentru a realiza acest lucru.

Această metodă ajută la menținerea participanților la audiență, în loc să stea cu liniștea pe parcursul unei prezentări.

O altă opțiune este să aveți o sesiune preînregistrată și să organizați o sesiune de întrebări și răspunsuri live după. Acest model hibrid va permite publicului să se concentreze asupra prezentării, dar îi va oferi și șansa de a se implica activ cu prezentatorul atunci când va veni momentul.

2. Stabiliți așteptări

Odată ce v-ați stabilit pe o platformă și un format, este important ca atât vorbitorii dvs., cât și publicul dvs. să știe și să fie confortabil cu ambele. Similar conceptului de a crea o prezentare virtuală convingătoare , este important ca toată lumea să înțeleagă la ce să se aștepte și care va fi rolul lor. Acest lucru va crea coeziune și confort, creând astfel un spațiu în care atât vorbitorii, cât și participanții nu le este frică să se implice atunci când va veni momentul.

Pregătiți difuzoarele

În primul rând, asigură-te că vorbitorii tăi înțeleg ce se așteaptă de la ei. Au mai vorbit vreodată la un eveniment virtual? Dacă este prima oară, veți dori să petreceți ceva timp exersând și pregătindu-vă cu ei sau să le oferiți câteva sfaturi pentru a-i ajuta să se pregătească singuri.

Rețineți că o mulțime de difuzoare puternice își obțin energia de la public. Deoarece evenimentele virtuale nu oferă aceeași buclă de feedback al publicului, vorbitorii pot fi deseori aruncați cu privirea și pot simți o deconectare de la publicul lor, care le poate afecta performanța. Țineți cont de acest lucru și pregătiți-vă difuzoarele în consecință. Acestea sunt câteva sfaturi grozave care le pot ajuta pe măsură ce își pregătesc prezentările virtuale.

Alte subiecte importante de discutat cu vorbitorii dvs. includ fundalul camerei, iluminatul, codul vestimentar și tehnologia. Luând aceste conversații în prealabil, veți asigura o experiență perfectă pentru publicul dvs. și, prin urmare, una mai captivantă.

Pregătiți participanții

În continuare, veți dori să vă pregătiți publicul. Cum vă puteți aștepta să se implice în timpul evenimentului, dacă nu știu cum să o facă?

Spuneți-le că prețuiți feedbackul lor în timpul sesiunilor și clarificați cum îl pot oferi. Dacă toți participanții sunt dezactivați până la întrebările și răspunsurile live - anunțați-le! Când își pot exprima întrebările, spuneți clar unde ar trebui să le trimită sau să le faceți cunoscute.

Prin stabilirea unor așteptări clare, veți vedea o rată generală de implicare mai bună, pur și simplu pentru că participanții vor ști cum să se implice. Sună simplu, dar totuși este atât de ușor de uitat.

3. Creați entuziasm

Excitarea este calea către implicare. Pentru a-i face pe oameni să interacționeze, trebuie să-i faci să zbârnească. Este un principiu fiziologic de bază. Excitarea creează emoții mai puternice, care în schimb îi determină pe oameni să vorbească. Cu cât există mai multă zgomot despre evenimentul dvs., cu atât mai mulți oameni vor dori să se alăture. Nu numai că veți vedea o creștere a prezenței, dar participanții dvs. vor aștepta cu nerăbdare evenimentul dvs., ceea ce poate oferi un plus de marketing pentru eveniment.

Iată câteva sugestii pentru a crește entuziasmul înainte de eveniment:

Trimiteți o cutie Swag pentru evenimente virtuale personalizată

Cui nu-i place să primească prin poștă o cutie personalizată cu cadouri gratuite? Trimiterea unei cutii cu articole swag planificate strategic înainte de evenimentul dvs. este o modalitate ușoară de a face oamenii să vorbească înainte de începerea evenimentului. Am văzut emoția pe care swag-ul poate crea direct. Citiți despre succesul pe care unul dintre propriii noștri clienți l-a văzut în urma trimiterii unui eveniment virtual.

Vă recomandăm întotdeauna să creați un hashtag pentru evenimentul dvs. și să îl încorporați cumva în caseta dvs. de eveniment virtual. Acest lucru le va oferi participanților un loc în care să-și împărtășească entuziasmul, să posteze fotografii cu articolele lor swag și le va oferi o priză pentru a se conecta. De asemenea, va stimula implicarea față de evenimentul dvs. și va ajuta atunci când căutați să transmiteți cuvântul.

Atingeți FOMO

O altă modalitate simplă de a crește entuziasmul evenimentului este să apelezi la marketingul FOMO sau teama de a pierde. Folosiți rețelele sociale, e-mailurile, paginile site-ului web și postările de blog pentru a crea încet suspans pentru evenimentul dvs. Campaniile de picurare precum anunțul unui nou difuzor sau un nou segment adăugat datorită cererii populare sunt toate exemple excelente.

Videoclipuri și grafice promoționale

Luați în considerare investiția într-un videoclip promoțional bine realizat pentru evenimentul dvs. La fel ca un trailer pentru un nou film, videoclipurile creează un tip de entuziasm inegalabil. Veți dori să investiți în ceva profesional, care ar putea fi costisitor. Dar luați în considerare utilizarea scurtelor clipuri ale acestui videoclip promoțional pentru a extinde investiția. Le puteți partaja pe rețelele sociale, paginile de evenimente și prin campanii de e-mail. Ele pot fi folosite chiar și atunci când vă planificați următorul eveniment, mai ales utile dacă este o conferință anuală care se repetă în fiecare an.

În timpul evenimentului dvs. virtual

Planificarea strategică a agendei pentru a stimula implicarea este o cheie esențială a succesului. Iată câteva lucruri pe care veți dori să le includeți în timpul evenimentului dvs.

4. Fii creativ cu activități

Utilizați-vă platforma la maximum. Există un motiv pentru care multe dintre instrumentele enumerate mai sus au întrebări și răspunsuri încorporate, chat-uri live și săli de întâlnire speciale. Totul este pentru a ajuta planificatorii de evenimente precum tine să-și mențină participanții implicați. Iată câteva activități interactive pe care le puteți include în agenda dvs.:

• Chat live - întrebări și răspunsuri în timpul prezentărilor

• Sondaje - o modalitate excelentă de a-ți cunoaște participanții

• Sondaje - indiferent dacă încercați să demonstrați un punct într-o prezentare sau doar să implicați participanții, sondajele sunt o modalitate excelentă de a menține oamenii la curent.

• Chestionare - găzduiește sesiuni de chestionare la sfârșitul fiecărui eveniment pentru a vedea dacă participanții au fost atenți

• Concursuri - du-ți chestionarele cu un pas mai departe făcându-le un concurs și luați în considerare să oferiți premii câștigătorilor

• Dezbateri - puneți doi dintre vorbitorii dvs. să „dezbate” unul pe altul în direct, apoi cereți feedback-ul publicului despre câștigător

• Panouri difuzoare - în loc de un singur difuzor, luați în considerare mai multe difuzoare care se pot alimenta unul de celălalt și creați mai mult o conversație în loc de o prezentare formală

În plus, luați în considerare includerea activităților care promovează crearea de rețele și conexiunea între participanți. Iată câteva exemple:

Sesiuni Ask Me Anything - O tactică care câștigă popularitate în rândul evenimentelor virtuale este sesiunile „întreabă-mă orice”. Aceste mici sesiuni de lucru folosesc un expert în materie (IMM) cu care, dacă la un eveniment în persoană, oamenii s-ar pune la coadă pentru a stabili relații și a pune întrebări. Vorbitorul găzduiește apoi o sesiune de tip „masă rotundă”, în care nu au o agendă, dar participanții conduc conversația cu întrebări specifice pe care le pun. Nu uitați să vă asigurați că IMM-ul dvs. are o listă de întrebări de rezervă, doar în cazul în care conversația durează să înceapă.

Sesiuni personale de întâlnire - Un alt stimulent de rețea îl reprezintă grupurile mici „meetup”. Creați o sesiune cu intrări limitate pentru a permite oamenilor să se conecteze mai bine virtual. Veți dori să încurajați oamenii cu interese similare sau cu funcții similare să se adune pentru a face întâlnirile mai atractive pentru a participa. Luați în considerare să aveți un lider în fiecare grup, cu întrebări de început sau activități pentru a sparge gheața. O altă modalitate de a face aceste sesiuni mai puțin intimidante este de a le marca „ora cafelei” sau „orele de cocktail”. Puteți chiar să includeți un articol de băutură de marcă în cutia dvs. de swag și să încurajați participanții de pe agendă să-și ia cana și să împartă o băutură virtual.

Standuri virtuale de expoziții comerciale - O mare parte a conferinței în persoană este expoziția comercială. Din fericire, multe platforme de găzduire a evenimentelor virtuale au găsit modalități creative de a recrea acest lucru online. Luați în considerare includerea furnizorilor care ar fi fost prezenți la evenimentul dvs. live, oferindu-le o pagină specială pentru a-și afișa propriul profil, imagini, logo-uri, postere sau orice altceva ar dori să includă. De asemenea, încurajați vânzătorii să aibă un membru al personalului prezent virtual pe pagină, astfel încât să poată interacționa cu toți participanții care le vizitează standul. Poate fi puțin greu să-ți înțelegi ideea unui târg virtual, dar mai jos este un exemplu despre cum arată un stand online pe platforma Whova.

5. Asigurați-vă că acordați o pauză participanților

Pauzele par să fie naturale în timpul evenimentelor în persoană. De obicei, oamenii trebuie să meargă într-un loc nou între sesiuni. În plus, există de obicei un timp de prânz sau o gustare încorporat pentru socializare suplimentară.

Dar când suntem cu toții virtuali, poate fi ușor să planificăm o zi întreagă de sesiuni și să nu luăm în considerare construcția într-o pauză. În mod ironic, cea mai bună practică pentru evenimente virtuale este de a construi mai multe pauze. Deoarece distragerile din „lumea reală” nu dispar în timpul evenimentelor virtuale, participanții au o durată de atenție mult mai scurtă.

Un punct de referință bun este pentru fiecare oră de prezentare live, aproximativ jumătate din acest timp va funcționa într-un cadru virtual. Deci, un vorbitor principal de 60 de minute ar trebui împărțit virtual într-o sesiune de 30 de minute.

Luați în considerare și să fiți creativi cu pauzele. Acordați-vă un timp în care participanții își pot atinge nevoile personale, dar permiteți și câteva pauze interactive suplimentare.

Gândiți-vă cum ați distra oaspeții sau participanții la un eveniment în persoană. De ce să nu recreați acea experiență virtual. Iată câteva idei:

• Pauza de wellness - luați în considerare organizarea unei sesiuni de mediere, stretching sau yoga cu participanții dvs.

• Divertisment - luați în considerare includerea unui concert, muzică live sau o altă formă de divertisment care ar putea fi relevantă pentru industria dvs.

• Sesiune de trucuri magice - atingeți talentul companiei dvs. sau angajați un magician din exterior.

• Sesiune de gătit - folosește o pauză rapidă de „minte” pentru a preda o lecție de gătit sau o rețetă distractivă.

• Spectacol de talente - permiteți participanților să trimită videoclipuri înainte de eveniment și să le prezinte într-un spectacol de talente în timpul uneia dintre pauze. Aceasta este, de asemenea, o oportunitate grozavă de rețea și oferă oamenilor șansa de a râde și de a interacționa între ei.

6. Continuați conversațiile cu un prezentator virtual

Pauzele sunt extrem de eficiente în promovarea angajamentului, chiar dacă optezi doar pentru stilul tradițional de pauză. Dar este important să nu lăsați participanții să plece singuri, fără niciun fel de stimulent să se întoarcă. Din nou, distragerile sunt mari în timpul evenimentelor virtuale. Nu doriți să riscați ca participanții să fie prinși într-o sarcină fără legătură și să uitați complet să vă alăturați conferinței.

Notificările push pot fi o modalitate excelentă de a menține toată lumea la sarcină. Trimiteți mementouri despre cât de lungă este fiecare pauză și când vă întoarceți. De asemenea, puteți folosi notificări pentru a menține conversațiile pe parcursul evenimentului în sine.

Luați în considerare să trimiteți informații interesante în timpul zilei sau să strigeți câștigătorii concursului. Gândiți-vă la notificările push, la exploziile prin e-mail sau la postările pe rețelele sociale, ca la un animator de eveniment în persoană. Deși nu este o persoană reală, acest tip de corespondență în timpul evenimentului este o modalitate de a da voce conferinței tale, menținând toți împreună și implicați.

După evenimentul tău virtual

Strategia ta de implicare nu ar trebui să se încheie niciodată cu evenimentul. După eveniment, există o mulțime de oportunități de a continua conversația și de a menține participanții entuziasmați de experiența lor și de compania ta. Așa că menține focul aprins cu următoarele sfaturi de logodna.

7. Utilizați marketingul de conținut generat de utilizatori

Conținutul generat de utilizatori este una dintre cele mai puternice modalități de a conecta oamenii cu marca dvs. și, prin urmare, cu evenimentul dvs. Îți amintești hashtag-ul evenimentului despre care am vorbit mai devreme? Acum este timpul să accesezi el.

Dacă v-ați promovat hashtag-ul pe parcursul evenimentului, probabil că aveți un stoc de conținut încărcat de la participanții dvs. pe care îl puteți distribui și promova. Folosiți acest conținut pe paginile dvs. de socializare, în urmăririle prin e-mail și pe paginile site-ului dvs. web. Adresați-vă unora dintre acești oameni care au oferit feedback pozitiv și întrebați dacă le puteți folosi într-o mărturie. Acestea pot fi valoroase atunci când mergeți să vă construiți campania de marketing pentru următorul eveniment.

8. Partajați resurse

Principalul scop al evenimentului tău virtual a fost probabil să-ți educe și să-ți inspire participanții. Așa că păstrați această inspirație după eveniment, împărtășind resursele pe care le pot lua cu ei și le pot folosi de-a lungul vieții.

Unul dintre cele mai mari beneficii ale evenimentelor virtuale este modalitatea ușoară prin care oamenii pot reveni și viziona sesiunile pe care fie le-au ratat, fie le-au considerat deosebit de valoroase. Asigurați-vă că le oferiți această oportunitate făcând biblioteca dvs. de conținut accesibilă tuturor celor care au participat.

Puteți folosi, de asemenea, clipuri ale acestor sesiuni sau anumite diapozitive pentru difuzoare, pentru a ajuta publicul să continue să învețe pe tot parcursul anului, păstrând entuziasmul proaspăt. Reutilizați sesiunile în clipuri de dimensiuni mici pe care le puteți partaja prin e-mail sau rețele sociale. Aceasta poate fi, de asemenea, o altă modalitate de a-i face pe oameni entuziasmați de următorul eveniment din calendar.

9. Solicitați feedback

În cele din urmă, cel mai bun lucru pe care îl puteți face pentru a vă îmbunătăți implicarea în evenimentul virtual este să cereți feedback. Publicul dvs. este cel care se confruntă cu evenimentul dvs. și va avea cele mai bune informații despre domeniile pe care le puteți îmbunătăți.

Luați în considerare trimiterea unui sondaj după eveniment pentru a colecta feedback despre cele mai bune sesiuni și activități. Iată câteva întrebări sugerate pe care ați dori să le includeți:

• De ce ai participat la evenimentul nostru și ce sperai să scoți din el?
• Ai luat ceea ce sperai să iei?
• Ce am făcut cel mai bine?
• În ce domenii ale evenimentului credeți că putem îmbunătăți?
• Ce sesiune a fost preferata si de ce?
• Ce tip de sesiuni ai vrea să avem mai multe?

Accesați răspunsurile pe care le primiți. Un anumit subiect sau format a rezonat mai bine cu participanții? Acest lucru vă va oferi informații valoroase despre ceea ce se bucură publicul dvs. și despre cum vă puteți îmbunătăți formatul, activitățile și tacticile generale de implicare pentru următoarea conferință.

Următorul - Creșteți-vă evenimentele virtuale

Pe măsură ce vă planificați următorul eveniment virtual, amintiți-vă că concurența este mare. Companiile de pretutindeni își schimbă strategiile de evenimente pentru a valorifica mișcarea virtuală. Folosiți aceste cunoștințe pentru a vă alimenta partea competitivă, în timp ce gândiți modalități de a oferi o experiență mai bună participanților la eveniment.

Poate fi nevoie de ceva reimaginare, dar implicarea publicului este cu siguranță încă realizabilă în lumea virtuală. De fapt, cu puțină creativitate vă puteți inspira participanții în moduri pe care le-au văzut înainte. Și nu uitați, dacă este făcut corect, evenimentul dvs. virtual poate ajunge și implica oameni pe care nu i-ați fi capturat niciodată la un eveniment fizic.

Oportunitățile sunt nesfârșite, așa că folosiți ideile de mai sus pentru a vă construi strategia de implicare și pentru a vă extinde publicul în timp ce o faceți.